Récapitulatif de la feuille

Grâce au récapitulatif de la feuille, vous et votre équipe passez moins de temps à rechercher les informations clés, à lancer vos projets et à créer des rapports sur les indicateurs-clés. Vous agissez et prenez de meilleures décisions, plus vite.

Si les informations stratégiques sont difficiles à gérer directement dans vos feuilles, le récapitulatif de la feuille permet de les organiser et de les transformer en rapports de façon robuste et standardisée. Depuis le panneau de droite, vous pouvez personnaliser les champs du récapitulatif de la feuille et inclure du texte, des symboles, des images, des liens et des formules détaillées pour lier les données d'une feuille à l'autre.

Définissez votre travail à l’aide du récapitulatif de feuille

Le récapitulatif de feuille fournit un emplacement par défaut pour définir et organiser les informations personnalisées relatives aux projets, à l’entreprise et aux synthèses, ainsi que pour rendre compte de celles-ci. Explorez le contexte du récapitulatif de votre feuille à partir du panneau de droite, à côté des données de votre feuille.

Image d’un exemple de récapitulatif de feuille

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

icône des autorisations Les propriétaires et les administrateurs de feuilles (qui ont également une licence) peuvent ajouter de nouveaux champs récapitulatifs à une feuille, modifier les propriétés de champs et renseigner les champs existants, verrouillés ou déverrouillés. Les propriétaires, les administrateurs et les éditeurs peuvent renseigner les champs existants non verrouillés. Toute personne disposant d’un partage sur une feuille peut consulter son récapitulatif.
icône des forfaits disponibles Forfaits Affaire, Entreprise et Premier.


Accéder au récapitulatif d’une feuille

Cliquez sur l’icône du récapitulatif icône du récapitulatif de feuille dans le panneau de droite pour développer le panneau du récapitulatif de la feuille.

Les champs récapitulatifs vous permettent de saisir différentes informations récapitulatives.

Créer de nouveaux champs récapitulatifs de feuille

Dans le récapitulatif de la feuille ouvert :

  1. Cliquez sur le bouton Ajouter un champ en bas du récapitulatif de la feuille.
  2. Choisissez le type de champ correspondant à l’information que vous souhaitez afficher. Utilisez le tableau des types de champs récapitulatifs ci-dessous pour vous aider à sélectionner les champs que vous souhaitez.
  3. Saisissez le nom de votre champ et cliquez sur OK. Un nouveau champ vide apparaît sur le récapitulatif de la feuille.
  4. Effectuez les autres modifications souhaitées (ajoutez de nouveaux champs, modifier les propriétés, ajoutez des données à un champ) et cliquez sur le bouton Enregistrer dans la barre d’outils en haut de votre feuille.

Vous devez enregistrer votre feuille pour conserver les modifications apportées au récapitulatif de la feuille. Vous trouverez plus d’informations dans l’article Enregistrer et actualiser les feuilles.

Le récapitulatif de votre feuille est prêt ! Vous pouvez y revenir quand vous le souhaitez pour modifier sa structure, les propriétés des champs récapitulatifs, leur appliquer une mise en forme ou leur ajouter des données.

Types de champs récapitulatifs

Type de champ Description
Texte/nombre Descriptions textuelles ou nombres (exemple : résumé du projet, budget global)
Liste des contacts Affichez une personne figurant dans vos contacts disponibles (exemple : le chef de projet ou un interlocuteur)
Date Une date importante (exemple : la date de début ou de fin d’un projet)
Liste déroulante Choisissez une option de liste déroulante à partir d’une liste personnalisée (exemple : nom du service, type du projet, statut du projet)
Case à cocher Une case à cocher peut être cochée ou décochée.
Symboles Collections d’icônes visuels (exemple : sphères de Harvey, étoiles, barres de signaux)

Le récapitulatif de feuille prend en charge :

  • jusqu’à 200 champs (ceux dans les colonnes de la feuille ne sont pas comptés)
  • jusqu’à 50 caractères pour le nom des champs
  • des valeurs de champs égales aux tailles des cellules
  • jusqu’à 500 options pour les listes déroulantes

Modifier la mise en forme, les propriétés des champs et ajouter des liens ou des images aux champs

Les nouveaux champs récapitulatifs peuvent contenir des données, des liens hypertexte, des images, et bien plus encore.

Pour modifier la mise en forme et les paramètres des champs récapitulatifs, existants ou nouveaux, cliquez sur l’icône du menu qui se trouve à côté de l’intitulé d’un champ récapitulatif (exemple : mise en forme des nombres et des devises ou propriétés de verrouillage).

image de l’icône du menu du récapitulatif de feuille
 

Optimiser l'utilisation du récapitulatif de votre feuille

Vous pouvez profiter du récapitulatif de feuille pour fournir des métriques de projet, étiqueter les feuilles avec des métadonnées personnalisées pour une meilleure recherche et plus encore !

Représenter les détails clés du projet à l'aide de formules ou de colonnes de symboles

L'une des nombreuses utilisations du récapitulatif de feuille est la représentation de l'intégrité de la feuille, un exemple étant l'intégrité du projet s'il figure sur un plan de projet. Vous pouvez effectuer cette opération et même effectuer des mises à jour automatiquement en plaçant une formule dans un champ Récapitulatif de la feuille.

Insérez une formule dans un champ de récapitulatif, en faisant référence à des données de la grille ou d'un autre champ de récapitulatif, pour calculer automatiquement les informations clés. Les cellules de la grille et les plages de cellules peuvent être sélectionnées par cliquer-déplacer dans la grille pour créer rapidement une formule. Les cellules référencées dans une formule seront mises en évidence pendant la construction de la formule.

Lors du référencement... Utiliser cette syntaxe Exemple de formule
...d'autres champs de récapitulatif (même feuille) [Nom de champ]# =SUM([Budget 2016]#, [Budget 2017]#)
...de cellules dans une grille (même feuille) [Nom de colonne]éro> =SUM(Dépenses1:Dépenses3)
...de cellules dans une grille (d'une autre feuille) {cross-sheet reference name} =COUNT({Warehouse B Inventory})

Faciliter la recherche en catégorisant les feuilles

Vous pouvez créer des champs de récapitulatif de feuille qui contiennent des valeurs clés qui peuvent être facilement recherchées. En voici quelques exemples :

  • Identifier le service auquel une feuille se rapporte à l'aide d'un champ de liste déroulante ou d'un champ textuel ou numérique.
  • Ajouter des mots-clés à un champ textuel ou numérique qui peuvent être recherchés. Par exemple : construction, électrique, ingénierie 

Consultez Effectuer des recherches dans Smartsheet pour obtenir des détails sur la fonctionnalité de recherche.

Créer une légende pour expliquer la manière d'utiliser les symboles

Créez une légende dans le récapitulatif de la feuille pour décrire le sens de chaque icône ou symbole sur votre feuille.
Pour créer une légende :

  1. Ajoutez un champ textuel ou numérique en haut du récapitulatif de votre feuille avec une description de la légende.
  2. Ajoutez des champs de symbole au récapitulatif de la feuille, un pour chaque symbole. Dans le nom du champ, tapez l'objet du symbole. Assurez-vous de sélectionner le groupe de symboles en cours d'utilisation sur la feuille pour chaque champ individuel.
  3. Dans chaque champ de symbole, définissez l'icône qui correspond à votre description.

Légende de récapitulatif de la feuille

Copier par lot pour normaliser les récapitulatifs de feuilles à travers les feuilles

Maintenez la cohérence avec vos métadonnées et vos données de portefeuille en copiant la structure des récapitulatifs de feuilles, les formules et d'autres contenus sur un maximum de 20 feuilles existantes à la fois.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des autorisations Les propriétaires et les administrateurs des feuilles (qui ont aussi une licence) sur à la fois les feuilles de source et de destination peuvent copier par lot les structures de récapitulatif de feuille. 
Icône de disponibilité du type de forfait Forfaits Affaire, Entreprise et Premier.

Copier le récapitulatif de la feuille

Dans le récapitulatif de la feuille qui contient les champs que vous souhaitez copier : 

  1. Cliquez sur l'icône menu Icône menu à droite du récapitulatif de la feuille.
  2. Sélectionnez Copier le récapitulatif dans d'autres feuilles.
  3. Sélectionnez jusqu'à 20 feuilles pour la copie. Vous pouvez choisir de copier uniquement les noms de champ ou d'inclure toutes les valeurs et formules dans les champs.

    Sélectionner les feuilles pour la copie par lot
     
  4. Cliquez sur Copier.

La copie d'un récapitulatif de feuille sur d'autres feuilles est un processus permanent et ne peut être annulée. Vous recevrez un message avant de commencer le processus de copie par lot pour savoir si les données peuvent être écrasées.

Et voilà ! Le récapitulatif de votre feuille a été copié.