Lorsqu’un projet s’étend sur de multiples feuilles, les flux de travail automatisés de déplacement et de copie des lignes vous aident à éviter les retards liés au déplacement manuel des éléments de travail d’une feuille à l’autre :
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Distribuez immédiatement les nouvelles demandes, commandes et autres, dès qu’elles arrivent.
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Passez sans problème à la phase ou à l’équipe suivante du projet, aux moments appropriés.
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Archivez automatiquement les travaux terminés.
Le déplacement de lignes permet de rationaliser vos feuilles, afin que votre équipe puisse se concentrer sur les éléments de travail les plus pertinents. Les lignes déplacées seront ajoutées dans votre feuille de destination et supprimées de votre feuille source.
Lorsque vous devez tenir un enregistrement des éléments de travail sur des feuilles multiples, la copie de lignes ajoute des doublons à la feuille de destination, sans supprimer les lignes de votre feuille source.
Utiliser l’action Copier les lignes
Pour créer un nouveau flux de travail permettant de copier une cellule :
- Allez sur Automation > Create workflow from template… (Automatisation > Créer un flux de travail à partir d’un modèle…).
- Dans la section de modification de la feuille, sélectionnez Copy a row to another sheet when specified criteria are met > Use Template (Copier une ligne vers une autre feuille lorsque les critères spécifiés sont remplis > Utiliser le modèle).
- Saisissez le nom que vous voulez donner à votre flux de travail.
- Configurez les paramètres qui déclenchent votre flux de travail.
- Sélectionnez votre feuille de destination.
- Sélectionnez Save (Enregistrer).
Pour éviter des boucles d’approbation infinies, les cellules qui contiennent des formules de feuilles croisées ou des liens de cellule ne déclenchent pas d’automatisation modifiant automatiquement la feuille (Déplacer la ligne, Copier la ligne, Verrouiller la ligne, Déverrouiller la ligne, Demande d’approbation, Enregistrer une date, Affecter des personnes, Modifier une cellule, Effacer une cellule, Générer le document). Pour contourner cela, envisagez d’utiliser l’automatisation basée sur le temps ou les flux de travail récurrents.
Choses à savoir lorsque vous copiez des lignes sur plusieurs feuilles
- Les lignes copiées sont conservées dans la feuille source et ajoutées à la feuille de destination.
- L’historique des cellules n’est pas conservé dans la feuille de destination.
- Les lignes copiées apparaissent en bas de la feuille de destination. Vous pouvez les faire glisser vers un autre emplacement.
- Les pièces jointes ou les commentaires associés à la ligne sont automatiquement déplacés vers la feuille de destination.
- Les formules de la ligne sont remplacées par des valeurs statiques dans la feuille de destination.
- Si la feuille source contient des colonnes qui sont absentes de la feuille de destination, ces colonnes sont automatiquement créées dans cette dernière lorsque la ligne est déplacée ou copiée.
Lorsque vous déplacez des lignes copiées comprenant des colonnes système ou de référence
- Si une colonne existe sur la feuille de destination mais pas sur la feuille source, alors la colonne Created Date (Date de création) mentionne la date et l’heure auxquelles la ligne a été déplacée ou copiée.
- La colonne Created Date (Date de création) mentionne l’utilisateur qui a déplacé ou copié la ligne. Si la ligne a été déplacée ou copiée automatiquement, elle affichera automation@smartsheet.com.
- Si la colonne existe à la fois sur la feuille de destination et la feuille source, la valeur de la feuille source est reportée sur la feuille de destination. Contrairement aux autres types de colonnes, il n’est pas nécessaire que les noms des colonnes correspondent.
Si une colonne système ou une colonne de référence porte un nom qui correspond à une colonne d’un type différent (liste déroulante, texte/nombre, etc.), vous pouvez rencontrer les erreurs suivantes :
- Des lignes ne peuvent pas être ajoutées à la feuille de destination, car une colonne a le même nom qu’une colonne système sur la feuille source.
- Des lignes ne peuvent pas être ajoutées à la feuille de destination, car une colonne système a le même nom qu’une colonne de la feuille source.
Pour résoudre ce problème, vous pouvez soit renommer l’une des colonnes, soit changer le type de colonne pour qu’elle corresponde à la feuille source.