Déplacer et copier des lignes

Lorsqu’un projet s’étend sur de multiples feuilles, les flux de travail automatisés de déplacement et de copie des lignes vous aident à éviter les retards liés au déplacement manuel des éléments de travail d’une feuille à l’autre :

  • Distribuez immédiatement les nouvelles demandes, commandes et autres, dès qu’elles arrivent.

  • Passez sans problème à la phase ou à l’équipe suivante du projet, aux moments appropriés.

  • Archivez automatiquement les travaux terminés.

Le déplacement de lignes permet de rationaliser vos feuilles, afin que votre équipe puisse se concentrer sur les éléments de travail les plus pertinents. Les lignes déplacées seront ajoutées dans votre feuille de destination et supprimées de votre feuille source.

Lorsque vous devez tenir un enregistrement des éléments de travail sur des feuilles multiples, la copie de lignes ajoute des doublons à la feuille de destination, sans supprimer les lignes de votre feuille source.

Déplacer ou copier automatiquement des lignes d’une feuille vers une autre

Les actions Déplacer une ligne et Copier une ligne vous permettent de déplacer ou de copier automatiquement une ligne d’une feuille vers une autre lorsque les conditions sont remplies. En voici un exemple :

  1. Une demande d’achats est soumise à votre feuille par le biais d’un formulaire.
  2. Après avoir ajouté les informations à la demande, vous l’attribuez à votre équipe informatique.
  3. Le responsable informatique approuve la demande.
  4. La ligne contenant la demande d’achats est automatiquement déplacée vers une feuille de projet informatique active pour action ultérieure.

Pour créer un flux de travail qui déplace ou copie automatiquement des lignes, vous et le propriétaire de la feuille source devez avoir des autorisations de partage de niveau Propriétaire ou Administrateur pour la feuille de destination.


Configurer une action automatisée de déplacement ou de copie de lignes

Dans votre feuille source :

REMARQUE : Pour qu'une feuille apparaisse dans la fenêtre Sélectionner une feuille, vous et le propriétaire de la feuille source devez avoir des autorisations de partage de niveau Propriétaire ou Administrateur pour la feuille de destination.

  1. Créez un nouveau flux de travail en sélectionnant Automatisation > Créer un flux de travail. (Pour plus d’informations sur la création de flux de travail, reportez-vous à Gagnez du temps et travailler plus rapidement grâce aux flux de travail automatisés.)
  2. Sous Sélectionner une action, sélectionnez Déplacer des lignes.

    Image du bloc d’actions du flux de travail
  3. Dans Déplacer des lignes ou Copier des lignes, choisissez Sélectionner une feuille.

    La fenêtre Sélectionner une feuille apparaît.

    image de sélection d’une feuille
    REMARQUE : Pour qu’une feuille apparaisse dans la fenêtre Sélectionner une feuille, vous et le propriétaire de la feuille source devez avoir des autorisations de partage de niveau Propriétaire ou Administrateur pour la feuille de destination.
  4. Choisissez votre feuille de destination, puis cliquez sur OK.

Maintenant que vous avez ajouté l’action Déplacer des lignes ou Copier des lignes à votre flux de travail, vous pouvez l’enregistrer. Vous pouvez également ajouter des conditions, modifier le déclencheur du flux de travail et apporter des modifications supplémentaires à d’autres aspects du flux de travail si nécessaire.
 


 

Comportement de Déplacer ou Copier des lignes

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous déplacez ou copiez des lignes d’une feuille vers une autre :

  • Lorsqu’une ligne est déplacée, elle est supprimée de la feuille source et ajoutée à la feuille de destination. Lorsqu’une ligne est copiée, elle est conservée dans la feuille source et ajoutée à la feuille de destination.
  • La ligne est placée au bas de la feuille de destination. Il est ensuite possible de la déplacer à un autre endroit.
  • Les pièces jointes ou les commentaires associés à la ligne sont automatiquement déplacés vers la feuille de destination.
  • Lors du déplacement des lignes entre les feuilles, l’historique des cellules de la ligne reste disponible (cliquez sur une cellule avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Afficher l’historique de la cellule où vous voyez « La ligne a été déplacée depuis une autre feuille »).
  • L’historique de la cellule n’est pas conservé lors de la copie des lignes entre les feuilles.
  • Toutes les formules de la ligne sont remplacées par des valeurs statiques dans la feuille de destination.
  • Si la feuille source contient des colonnes qui sont absentes de la feuille destination, ces colonnes sont créées dans cette dernière lorsque la ligne est déplacée ou copiée.
  • Si la colonne existe sur la feuille de destination mais n’existe pas sur la feuille source, alors la colonne Créée aura la date et l’heure auxquelles la ligne a été déplacée ou copiée.
  • La colonne Créé par indique l’utilisateur qui a déplacé ou copié la ligne. Si la ligne a été déplacée ou copiée par l’automatisation, elle affichera automation@smartsheet.com
  • Si la colonne existe à la fois sur la feuille de destination et la feuille source, la valeur de la feuille source sera reportée sur la feuille de destination. Contrairement aux autres types de colonnes, il n’est pas nécessaire que les noms des colonnes correspondent.

Pour éviter des boucles d’approbation infinies, les cellules qui contiennent les formules de feuille croisée ou les liens de cellule ne déclencheront pas d’automatisation qui change automatiquement la feuille (Déplacer la ligne, Copier la ligne, Verrouiller la ligne, Déverrouiller la ligne, Demande d’approbation). Pour contourner ce problème, envisagez d’utiliser l’automatisation basée sur le temps ou les flux de travail récurrents.

Si une de vos feuilles contient une colonne système dont le nom correspond à une colonne d’un type différent (liste déroulante, texte/nombre, etc.), vous pouvez rencontrer les erreurs suivantes :

  • Des lignes ne peuvent pas être ajoutées à la feuille de destination car une colonne a le même nom qu’une colonne système sur la feuille source.
  • Les lignes ne peuvent pas être ajoutées à la feuille de destination car une colonne système a le même nom qu’une colonne de la feuille source.

Pour résoudre ce problème, vous pouvez soit renommer une des colonnes, soit changer le type de colonne pour qu’elle corresponde à la feuille source. (Pour plus d’informations sur les colonnes système, voir l’article Colonnes système.)