Déplacer et copier des lignes

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

The sheet Owner and Admins on both the source and destination sheets can create an automated move or copy rows action. A license is required.

Anyone who can make edits to the sheet (either directly, through a report, or through an update or approval request) can potentially trigger an automated move or copy rows action.
 

Lorsqu’un projet s’étend sur de multiples feuilles, les flux de travail automatisés de déplacement et de copie des lignes vous aident à éviter les retards liés au déplacement manuel des éléments de travail d’une feuille à l’autre :

  • Distribuez immédiatement les nouvelles demandes, commandes et autres, dès qu’elles arrivent.

  • Passez sans problème à la phase ou à l’équipe suivante du projet, aux moments appropriés.

  • Archivez automatiquement les travaux terminés.

Le déplacement de lignes permet de rationaliser vos feuilles, afin que votre équipe puisse se concentrer sur les éléments de travail les plus pertinents. Les lignes déplacées seront ajoutées dans votre feuille de destination et supprimées de votre feuille source.

Lorsque vous devez tenir un enregistrement des éléments de travail sur des feuilles multiples, la copie de lignes ajoute des doublons à la feuille de destination, sans supprimer les lignes de votre feuille source.

Déplacer ou copier automatiquement des lignes entre différentes feuilles

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Les propriétaires et les administrateurs des feuilles source et de destination peuvent créer une action automatisée de déplacement ou de copie de lignes. Une licence est requise.

Quiconque pouvant apporter des modifications à la feuille (directement, par le biais d’un rapport ou par le biais d’une demande d’actualisation ou d’approbation) peut potentiellement déclencher une action automatisée de déplacement ou de copie de lignes.
 

Les actions Déplacer des lignes et Copier des lignes vous permettent de déplacer ou de copier automatiquement une ligne d’une feuille vers une autre lorsque les conditions sont remplies. En voici un exemple :

  1. Une demande d’achats est soumise à votre feuille par le biais d’un formulaire.
  2. Après avoir ajouté les informations à la demande, vous l’attribuez à votre équipe informatique.
  3. Le responsable informatique approuve la demande.
  4. La ligne contenant la demande d’achats est automatiquement déplacée vers une feuille de projet informatique active pour action ultérieure.

Pour créer un flux de travail qui déplace ou copie automatiquement des lignes, vous et le propriétaire de la feuille source devez avoir des autorisations de partage de niveau Propriétaire ou Administrateur pour la feuille de destination.


Configurer une action automatisée de déplacement ou de copie de lignes

Dans votre feuille source :

  1. Créez un nouveau flux de travail, puis configurez les déclencheurs et les conditions du flux de travail.
  2. Dans la case Sélectionner une action, sélectionnez Déplacer des lignes ou Copier des lignes.
  3. Dans Déplacer des lignes ou Copier des lignes, choisissez Sélectionner une feuille.
  4. Dans la boîte de dialogue Sélectionner une feuille, choisissez votre feuille de destination, puis sélectionnez OK.

Pour éviter des boucles d’approbation infinies, les cellules qui contiennent des formules de feuilles croisées ou des liens de cellule ne déclencheront pas d’automatisation qui change automatiquement la feuille (Déplacer la ligne, Copier la ligne, Verrouiller la ligne, Déverrouiller la ligne ou Demande d’approbation). Pour contourner ce problème, envisagez d’utiliser l’automatisation basée sur le temps ou les flux de travail récurrents.


Important à connaître à propos du déplacement de lignes et de la copie de lignes entre différentes feuilles

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous déplacez ou copiez des lignes d’une feuille vers une autre :

  • Lorsque vous déplacez des lignes entre des feuilles :
  • Lorsque vous copiez des lignes entre des feuilles : 
    • les lignes copiées sont conservées dans la feuille source et ajoutées à la feuille de destination ; et
    • l’historique des cellules ne sera pas conservé dans la feuille de destination.
  • Vous trouverez les lignes déplacées ou copiées au bas de la feuille de destination, que vous pouvez sélectionner et faire glisser vers un autre emplacement.
  • Les pièces jointes ou les commentaires associés à la ligne sont automatiquement déplacés vers la feuille de destination.
  • Toutes les formules de la ligne sont remplacées par des valeurs statiques dans la feuille de destination.
  • Si la feuille source contient des colonnes qui sont absentes de la feuille destination, ces colonnes sont créées automatiquement dans cette dernière lorsqu’une ligne est déplacée ou copiée.

Lorsque vous déplacez ou copiez des lignes avec des colonnes système ou de référence

  • Si une colonne existe sur la feuille de destination mais pas sur la feuille source, la colonne Créée par indique la date et l’heure auxquelles la ligne a été déplacée ou copiée.
  • La colonne Créée par indique l’utilisateur qui a déplacé ou copié la ligne. Si la ligne a été déplacée ou copiée par l’automatisation, elle affichera automation@smartsheet.com.
  • Si une colonne existe à la fois sur la feuille de destination et la feuille source, la valeur de la feuille source sera reportée sur la feuille de destination. Contrairement aux autres types de colonnes, il n’est pas nécessaire que les noms des colonnes correspondent.

Si une colonne système ou une colonne de référence possède un nom qui correspond à une colonne d’un type différent (liste déroulante, texte/nombre, etc.), vous pouvez rencontrer les erreurs suivantes :

  • Des lignes ne peuvent pas être ajoutées à la feuille de destination car une colonne a le même nom qu’une colonne système sur la feuille source.
  • Les lignes ne peuvent pas être ajoutées à la feuille de destination car une colonne système a le même nom qu’une colonne de la feuille source.

Pour résoudre ce problème, vous pouvez soit renommer une des colonnes, soit changer le type de colonne pour qu’elle corresponde à la feuille source.