Automatisation

Accélérez le travail d’équipe et gagnez un temps précieux grâce aux flux de travail automatisés qui associent plusieurs scénarios ou actions. Automatisez les tâches manuelles répétitives, comme les approbations, l’actualisation des statuts et les rappels. Créez, gérez et collaborez facilement sur les flux de travail à l’aide d’un éditeur visuel.

Les flux de travail automatisés comportent trois éléments : les déclencheurs, les conditions et les actions.

Blocs et chemins : anatomie d'un flux de travail automatisé

La génération d'un flux de travail automatisé est similaire à celle d'un diagramme de flux. Vous devrez grouper des déclencheurs, des conditions et des actions d'un bloc de départ vers un ou plusieurs blocs finaux.

Dans le générateur de flux de travail :

  1. Sélectionnez le bouton Ajouter Bouton Ajouter  
  2. Choisissez ce que vous souhaitez ajouter (condition, chemin de condition, action). 

Pour conceptualiser l'automatisation, pensez les flux de travail dans le cadre suivant : lorsqu'une modification déclenche le flux de travail, si la ligne correspond aux conditions définies, l'action choisie est effectuée.

Consultez le tableau ci-dessous pour plus d'informations quant au rôle des éléments suivants.

ÉlémentÀ utiliser pour
Bloc de déclencheursLa date et l'heure définies, la configuration de la récurrence, ou les activités sur la feuille qui déclenchent le flux de travail automatisé. 
Bloc de conditionsUtilisé pour filtrer les lignes incluses dans l'action du flux de travail sur le même chemin
Bloc d'actionsLe type d'automatisation souhaitée (alerte, approbation, requête, etc.) lancée suite au déclencheur et aux conditions précédentes. Plus d'informations quant aux différents types d'automatisation proposées sont disponibles ici.
Chemin de conditionsUne ligne reliant les blocs afin de décrire différents itinéraires que votre flux de travail peut emprunter en fonction des conditions définies. Votre flux de travail peut avoir un chemin unique du déclencheur à l'action, ou plusieurs chemins pour indiquer plusieurs actions en fonction des conditions précédentes.

Meilleures pratiques en matière de flux de travail automatisé

Lorsque vous définissez votre flux de travail, gardez les points suivants à l'esprit :

  • Entrez un nom pour votre flux de travail dans le coin supérieur droit du générateur de flux de travail
  • Assurez-vous d'enregistrer votre flux de travail (cliquez sur enregistrer dans le coin inférieur droit) après la configuration ou après avoir apporté des modifications. Vous pouvez revenir et apporter d'autres modifications à votre flux de travail quand vous le désirez.

Blocs de déclencheurs : définissez le moment où votre flux de travail est exécuté

Lorsque vous créez des flux de travail d’automatisation, vous pouvez définir les critères qui les déclenchent. Les déclencheurs peuvent notamment être les suivants :

  • ajout ou modification de lignes
  • modification de lignes
  • ajout de lignes (le déclenchement n’aura pas lieu si des lignes existantes sont modifiées)
  • échéance d’une date

    bloc de déclencheurs

Vous pouvez saisir les critères de déclenchement du flux de travail à côté de Quand dans le bloc de déclencheurs afin d’être certain que seuls les changements souhaités dans les champs que vous choisissez déclenchent le flux de travail. Vous pouvez créer un flux de travail qui est uniquement déclenché lorsque le statut d’un élément passe à « Terminé », par exemple.

Tenez compte des points suivants lorsque vous configurez votre bloc de déclencheurs :

  • si votre flux de travail est déclenché par la condition « est modifié en Toute valeur », cela comprend le cas où une cellule devient vide ;

  • les actions qui modifient automatiquement la feuille ne peuvent pas être déclenchées par des liens de cellule entrants ou des formules de feuilles croisées. Ceci concerne notamment Demander une approbation, Déplacer des lignes, Copier des lignes, Verrouiller des lignes et Déverrouiller des lignes. Si le statut de la cellule sur la ligne est renseigné par un lien dont la valeur provient d’une autre feuille, toute modification apportée à cette valeur par le lien ne déclenche pas un flux de travail qui verrouille la ligne lorsque le statut passe à Terminé.

Blocs de conditions : filtrez ce que vos flux de travail automatisés envoient

Entre le bloc de déclencheurs et les blocs d'actions de vos flux de travail d'automatisation, vous pouvez définir des conditions pour filtrer les lignes incluses dans l'alerte ou l'action obtenue. Vous pouvez également ajouter des chemins conditionnels pour gérer différents scénarios pour l'automatisation d'actions dans un flux de travail en fonction des critères choisis. 

Créez une logique conditionnelle dans un bloc de conditions en cliquant sur et pour permuter entre les deux états :

  • Seule une condition doit être remplie (Ou)
  • Toutes les conditions doivent être remplies (Et) lors du déclenchement des actions suivantes

cliquez sur Et

Par exemple, lorsqu'une nouvelle demande de ticket informatique est ajoutée à une feuille via un formulaire, vous pouvez envoyer diverses alertes et demandes à des destinataires spécifiques en fonction du service, de la priorité et du type de demande indiqués dans le ticket.

Combinez les logiques « Et » et « Ou » sur le même chemin de conditions

Si vous souhaitez combiner des conditions de logiques Et et Ou, ajoutez plusieurs blocs de conditions (par exemple, un pour votre condition Et et un autre pour votre condition Ou) sur le même chemin de conditions.

logique combinée

Les exemples ci-dessus nécessitent que les critères de Conditions (1) soient remplis avant l'évaluation des critères de Conditions (2).  


À quoi s'attendre en cas de chevauchement des chemins de conditions

Il est possible de configurer des chemins de conditions qui se chevauchent. Cela signifie que des conditions similaires ou identiques ont été définies pour différents chemins de conditions. Dans de tels cas, Smartsheet évalue les conditions de gauche à droite. Les actions seront lancées en fonction du chemin de conditions (dont les conditions sont remplies) se trouvant le plus à gauche, puis vers la droite. Smartsheet ne lancera aucune action des chemins similaires dont les conditions sont remplies. 

Par exemple, imaginons un flux de travail automatisé doté de deux chemins de conditions, Conditions (1) et Conditions (2) :

Logiques se chevauchant

  • Conditions (1) se trouve le plus à gauche, et sa condition indique que le prix est inférieur ou égal à 100. (une alerte est directement envoyée au Directeur des finances)
  • Conditions (2) se trouve à droite du chemin de conditions A, et sa condition indique que le prix se trouve entre 50 et 250. (cela déclenche une demande d'approbation aux parties prenantes stratégiques listées dans une cellule Contact de la feuille.)

Lorsque le flux de travail est déclenché pour une cellule dont le prix est inférieur ou égal à 100, l'action de Conditions (1) est lancée car sa condition est remplie et parce qu'elle se trouve le plus à gauche des deux conditions se chevauchant. (l'action pour Conditions (2) ne sera pas lancée sauf si le prix se situe entre 101 et 250.)
 

Blocs d’actions : indiquer le type d’automatisation déclenché

Les blocs d’actions vous permettent de choisir le type d’automatisation que votre flux de travail exécute lorsqu’il est déclenché. Utilisez le tableau suivant comme référence pour les différents types d’actions.

Utiliser ce type d’alerte ou d’actionDans cette situation
Alerter quelqu’un

Alerter les personnes de changements importants dans certains champs

 Pour alerter une personne à laquelle une nouvelle tâche est attribuée

 Pour savoir si une valeur donnée est définie pour certains champs (« Bloqué » est défini pour un champ déroulant Statut, par exemple)

Remarque : les pièces jointes ne seront envoyées que si elles sont actualisées ou ajoutées à la ligne après que l’alerte a déjà été définie.

Définir un rappelPour alerter les personnes (à partir d’un champ Contact ou d’une saisie manuelle) à une date importante, avant ou après celle-ci (à partir d’un champ date ou d’une saisie manuelle)
Demander une actualisationPour obtenir des détails de la part d’un propriétaire d’un élément de travail si sa date est dépassée (la date d’échéance est antérieure à la date du jour est le statut n’est pas Terminé)

 Pour rechercher automatiquement les dernières informations d’une personne à laquelle un élément de travail a été attribué lorsqu’une valeur change dans un champ donné (par exemple, lorsque le statut d’une ligne passe à « En cours », demandez-lui d’actualiser la date de début)
Paramétrer un flux de travail d’approbationPour obtenir l’approbation d’une partie prenante clé pour une tâche donnée

 Pour qu’une personne approuve ou refuse un élément (par exemple, l’approbation par le directeur d’une proposition de projet afin de passer son statut à Approuvé ou Refusé)

 Pour l’approbation d’un élément qui répond à certains critères (par exemple, approbation du service financier lorsque le coût d’un élément est supérieur à un certain montant)
Déplacer ou copier des lignes dans une autre feuillePour déplacer ou copier une ligne dans une autre feuille lorsqu’elle est indiquée comme étant terminée.

 Pour rediriger automatiquement les éléments de travail entrants vers différentes feuilles en fonction de leurs caractéristiques (par exemple, si une tâche est attribuée au responsable du service, la déplacer vers la feuille de réception de ce service).
Verrouiller des lignesPour empêcher d’autres modifications lorsqu’un élément a été approuvé ou terminé

 Pour empêcher d’autres modifications après un moment donné
Déverrouiller des lignesPermet de garantir la cohérence du processus en n’autorisant la modification des éléments que si des étapes préalables sont terminées

Lorsque vous ajoutez un bloc d’actions, vous devez choisir le type d’action que vous souhaitez utiliser. Si vous sélectionnez un type d’action et que vous souhaitez le modifier, sélectionnez l’icône Menu en haut à droite du bloc.

Dans le bloc de déclencheurs de votre flux de travail automatisé, sélectionnez Menu > Options avancées pour configurer les champs affichés dans l’alerte ou la demande, ou Statut d’approbation et les détails du nom du bouton pour les demandes d’approbation.

Options avancées

Sélectionner vos destinataires

Configurez le bloc d’actions pour vous assurer que les alertes et les demandes sont bien envoyées aux personnes impliquées dans un élément de travail donné. Vous définir la configuration pour qu’elles soient envoyées :

aux personnes figurant dans un champ Contact pour cette ligne (exemple : la personne à laquelle l’élément est attribué)

à toute personne partagée sur la feuille

aux personnes que vous indiquez manuellement

aux membres d’un canal dans une application tierce, comme Slack ou Microsoft Teams

Si vous avez configuré une alerte avec vous-même comme destinataire, mais n’êtes pas averti lorsque vous modifiez la feuille, activez les notifications pour les modifications que vous apportez. Reportez-vous à Ajuster les paramètres personnels afin d’obtenir des informations complémentaires sur la modification des préférences de notification et d’autres paramètres de votre compte.

Créer un message personnalisé

Vous pouvez créer un objet et un corps personnalisés pour les messages transmis par les actions de type alerte ou demande afin de vous assurer que le destinataire dispose de toutes les informations et du contexte dont il a besoin pour être pleinement informé, ou prendre les mesures appropriées.

Reportez-vous à Ajouter dynamiquement les données d’une cellule à l’objet et au corps des messages d’alerte et de demande pour que vos messages personnalisés encore plus performants.