Automatisation

Accélérez le travail d’équipe et gagnez un temps précieux grâce aux flux de travail automatisés qui associent plusieurs scénarios ou actions. Automatisez les tâches manuelles répétitives, comme les approbations, l’actualisation des statuts et les rappels. Créez, gérez et collaborez facilement sur les flux de travail à l’aide d’un éditeur visuel.

Les flux de travail automatisés comportent trois éléments : les déclencheurs, les conditions et les actions.

Blocs et chemins : Anatomie d’un flux de travail automatisé

La création d’un flux de travail automatisé est semblable à la création d’un organigramme. Vous placerez ensemble les déclencheurs, les conditions et les actions, d’un bloc de départ à un ou plusieurs blocs de fin.

Dans l’outil de création de flux de travail :

  1. Sélectionnez le bouton Ajouter bouton Ajouter
  2. Choisissez ce que vous voulez ajouter (condition, chemin de conditions, action).

Pour conceptualiser l’automatisation, pensez aux flux de travail à travers le cadre suivant : lorsqu’une modification déclenche le flux de travail, si la ligne remplit les conditions que vous avez définies, faire alors l’action spécifiée.

Voir le tableau ci-dessous pour plus de détails sur l’action de ces éléments.

Élément Utilisation pour
Bloc de déclencheurs La date et l’heure spécifiées, la configuration de la périodicité ou les activités de la feuille qui définissent le flux de travail automatisé.
Bloc de conditions Utilisé pour filtrer les lignes qui sont incluses dans les actions de flux de travail sur le même chemin
Bloc d’actions Le type d’automatisation (alerte, approbation, demande, etc.) que vous souhaitez mettre en place à la suite du déclencheur et des conditions précédentes. Vous trouverez plus de détails sur les différents types d’automatisation ici.
Chemin de conditions Une ligne qui relie des blocs pour représenter les différentes voies que votre flux de travail peut emprunter en fonction des conditions que vous avez définies. Votre flux de travail peut avoir un seul chemin du déclencheur à l’action ou plusieurs chemins pour indiquer différentes actions en fonction des conditions précédentes.

Bonnes pratiques pour les flux de travail automatisés

Gardez à l’esprit les points suivants lorsque vous configurez votre flux de travail :

  • Saisissez un nom pour votre flux de travail dans le coin supérieur gauche de l’outil de création de flux de travail.
  • Veillez à enregistrer votre flux de travail (cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit) après l’avoir configuré ou après toute modification. Vous pouvez revenir et apporter d’autres modifications à votre flux de travail à tout moment.
  • Une feuille peut inclure jusqu’à 150 flux de travail.
  • Chaque flux de travail peut avoir jusqu’à 100 blocs. Cela comprend les blocs Déclencheur, Condition et Action.
  • Chaque flux de travail peut comporter jusqu’à 30 blocs d’actions.
  • Les blocs de conditions peuvent comporter jusqu’à 20 déclarations de conditions (20 lignes dans le bloc).
  • Les liens de pièces jointes inclus dans les e-mails de flux de travail automatisé expirent après 14 jours.

Blocs de déclencheurs : définissez le moment où votre flux de travail est exécuté

Lorsque vous créez des flux de travail d’automatisation, vous pouvez définir les critères qui les déclenchent. Les déclencheurs peuvent notamment être les suivants :

  • ajout ou modification de lignes
  • modification de lignes
  • ajout de lignes (le déclenchement n’aura pas lieu si des lignes existantes sont modifiées)
  • échéance d’une date

    bloc de déclencheurs

Vous pouvez saisir les critères de déclenchement du flux de travail à côté de Quand dans le bloc de déclencheurs afin d’être certain que seuls les changements souhaités dans les champs que vous choisissez déclenchent le flux de travail. Vous pouvez créer un flux de travail qui est uniquement déclenché lorsque le statut d’un élément passe à « Terminé », par exemple.

Tenez compte des points suivants lorsque vous configurez votre bloc de déclencheurs :

  • si votre flux de travail est déclenché par la condition « est modifié en Toute valeur », cela comprend le cas où une cellule devient vide ;

  • les actions qui modifient automatiquement la feuille ne peuvent pas être déclenchées par des liens de cellule entrants ou des formules de feuilles croisées. Ceci concerne notamment Demander une approbation, Déplacer des lignes, Copier des lignes, Verrouiller des lignes et Déverrouiller des lignes. Si le statut de la cellule sur la ligne est renseigné par un lien dont la valeur provient d’une autre feuille, toute modification apportée à cette valeur par le lien ne déclenche pas un flux de travail qui verrouille la ligne lorsque le statut passe à Terminé.

Blocs de conditions : filtrez ce que vos flux de travail automatisés envoient

Entre le bloc de déclencheurs et les blocs d'actions de vos flux de travail d'automatisation, vous pouvez définir des conditions pour filtrer les lignes incluses dans l'alerte ou l'action obtenue. Vous pouvez également ajouter des chemins conditionnels pour gérer différents scénarios pour l'automatisation d'actions dans un flux de travail en fonction des critères choisis. 

Créez une logique conditionnelle dans un bloc de conditions en cliquant sur et pour permuter entre les deux états :

  • Seule une condition doit être remplie (Ou)
  • Toutes les conditions doivent être remplies (Et) lors du déclenchement des actions suivantes

cliquez sur Et

Par exemple, lorsqu'une nouvelle demande de ticket informatique est ajoutée à une feuille via un formulaire, vous pouvez envoyer diverses alertes et demandes à des destinataires spécifiques en fonction du service, de la priorité et du type de demande indiqués dans le ticket.

Combinez les logiques « Et » et « Ou » sur le même chemin de conditions

Si vous souhaitez combiner des conditions de logiques Et et Ou, ajoutez plusieurs blocs de conditions (par exemple, un pour votre condition Et et un autre pour votre condition Ou) sur le même chemin de conditions.

logique combinée

Les exemples ci-dessus nécessitent que les critères de Conditions (1) soient remplis avant l'évaluation des critères de Conditions (2).  


À quoi s'attendre en cas de chevauchement des chemins de conditions

Il est possible de configurer des chemins de conditions qui se chevauchent. Cela signifie que des conditions similaires ou identiques ont été définies pour différents chemins de conditions. Dans de tels cas, Smartsheet évalue les conditions de gauche à droite. Les actions seront lancées en fonction du chemin de conditions (dont les conditions sont remplies) se trouvant le plus à gauche, puis vers la droite. Smartsheet ne lancera aucune action des chemins similaires dont les conditions sont remplies. 

Par exemple, imaginons un flux de travail automatisé doté de deux chemins de conditions, Conditions (1) et Conditions (2) :

Logiques se chevauchant

  • Conditions (1) se trouve le plus à gauche, et sa condition indique que le prix est inférieur ou égal à 100. (une alerte est directement envoyée au Directeur des finances)
  • Conditions (2) se trouve à droite du chemin de conditions A, et sa condition indique que le prix se trouve entre 50 et 250. (cela déclenche une demande d'approbation aux parties prenantes stratégiques listées dans une cellule Contact de la feuille.)

Lorsque le flux de travail est déclenché pour une cellule dont le prix est inférieur ou égal à 100, l'action de Conditions (1) est lancée car sa condition est remplie et parce qu'elle se trouve le plus à gauche des deux conditions se chevauchant. (l'action pour Conditions (2) ne sera pas lancée sauf si le prix se situe entre 101 et 250.)
 

Blocs d’actions : indiquent le type d’automatisation déclenché

Les blocs d’actions vous permettent de choisir le type d’automatisation que votre flux de travail exécute lorsqu’il est déclenché. Utilisez le tableau suivant comme référence pour les différents types d’actions.

Utilisez ce type d’alerte ou d’action Dans cette situation
Alerter quelqu’un

Alerter les personnes de modifications importantes dans des champs spécifiques
Pour alerter une personne lorsqu'elle est affectée à une nouvelle tâche
Pour savoir si des champs sont définis pour une valeur spécifique (par exemple, un champ déroulant Statut est défini pour « Bloqué »)

Remarque : Les pièces jointes ne sont pas envoyées avec des flux de travail basés sur le temps. Les pièces jointes ne sont envoyées que si elles sont ajoutées ou actualisées en même temps que le déclencheur du flux de travail.

Définir un rappel Pour alerter les personnes (à partir d’un champ Contact ou d’une saisie manuelle) à une date importante, avant ou après celle-ci (à partir d’un champ date ou spécifiée manuellement)
Demander une actualisation Pour obtenir des détails de la part d’un propriétaire d’un élément de travail si sa date est dépassée (la date d’échéance est antérieure à la date du jour et le statut n’est pas Terminé)
Pour rechercher automatiquement les dernières informations d’une personne à laquelle un élément de travail a été affecté lorsqu’une valeur change dans un champ donné (par exemple, lorsque le statut d’une ligne passe à « En cours », demandez-lui d’actualiser la date de début)
Paramétrer un flux de travail d’approbation Pour obtenir l’approbation d’une partie prenante clé concernant une tâche donnée
Pour qu’une personne approuve ou refuse un élément (par exemple, l’approbation par le directeur d’une proposition de projet, afin de passer son statut à Approuvé ou Refusé)
Pour l’approbation d’un élément qui répond à certains critères (par exemple, approbation du service financier, lorsque le coût d’un élément est supérieur à un certain montant)
Déplacer ou copier des lignes dans une autre feuille Pour déplacer ou copier une ligne dans une autre feuille lorsqu’elle est indiquée comme étant terminée.
Pour rediriger automatiquement les éléments de travail entrants vers différentes feuilles en fonction de leurs caractéristiques (par exemple, si une tâche est affectée au responsable du service, la déplacer vers la feuille de réception de ce service).
Verrouiller des lignes Pour empêcher d’autres modifications lorsqu’un élément a été approuvé ou terminé
Pour empêcher d’autres modifications après un moment donné
Déverrouiller des lignes Permet d’assurer la cohérence du processus, en n’autorisant la modification des éléments que si des étapes préalables sont terminées

Lorsque vous ajoutez un bloc d’actions, vous devez choisir le type d’action que vous souhaitez utiliser. Si vous sélectionnez un type d’action et que vous souhaitez le modifier, sélectionnez l’icône Menu en haut à droite du bloc.

 

Sélectionner vos destinataires

Configurez le bloc d’actions pour vous assurer que les alertes et les demandes sont bien envoyées aux personnes impliquées dans un élément de travail donné. Vous pouvez définir la configuration pour qu’elles soient envoyées :

  • aux personnes figurant dans un champ Contact pour cette ligne (exemple : la personne à laquelle l’élément est affecté)
  • à toute personne partagée sur la feuille
  • aux personnes que vous spécifiez manuellement
  • aux membres d’un canal dans une application tierce, comme Slack ou Microsoft Teams

Si vous avez configuré une alerte avec vous-même comme destinataire, mais n’êtes pas averti lorsque vous modifiez la feuille, activez les notifications pour les modifications que vous apportez. Reportez-vous à Ajuster les paramètres personnels afin d’obtenir des informations complémentaires sur la modification des préférences de notification et d’autres paramètres de votre compte.

Modifier la visibilité des champs et créer un message personnalisé

Vous pouvez contrôler quels champs sont affichés, et ce, en créant un objet et un corps personnalisés pour les messages transmis par les actions de type alerte ou demande, afin de vous assurer que le destinataire dispose des informations et du contexte les plus pertinents dont il a besoin pour être pleinement informé, ou prendre les actions appropriées. Pour plus d’informations sur les messages personnalisés et le contenu des alertes, voir Personnaliser le contenu de vos alertes et demandes.

Si vous souhaitez inclure des informations sur les lignes directement dans vos messages personnalisés, consultez la section Ajouter dynamiquement les données d’une cellule à l’objet et au corps des messages d’alerte et de demande pour rendre vos messages personnalisés encore plus performants.