Automatisation

Accélérez l’exécution des tâches d’équipe et gagnez un temps précieux en remplaçant les tâches manuelles et répétitives par des flux de travail flexibles et automatisés : 

  • Envoyer des alertes importantes sur les modifications ou des rappels sur les échéances à venir.
  • Demander des actualisations et des approbations sur le contenu. 
  • Verrouiller et déverrouiller des lignes, ou les déplacer entre différentes feuilles.
  • Affecter des personnes à des tâches et enregistrer la date actuelle lorsque des jalons sont atteints.
  • Combiner plusieurs scénarios et actions pour répondre à vos besoins avec moins d’efforts.

Vous pouvez facilement collaborer avec votre équipe sur les flux de travail dans l’éditeur visuel : sans programmation.

Les flux de travail automatisés comportent trois éléments : les déclencheurs, les conditions et les actions.
 

Blocs et chemins : Anatomie d’un flux de travail automatisé

La création d’un flux de travail automatisé est semblable à la création d’un organigramme. Vous placerez ensemble les déclencheurs, les conditions et les actions, d’un bloc de départ à un ou plusieurs blocs de fin.

Dans l’outil de création de flux de travail :

  1. Sélectionnez le bouton Ajouter bouton Ajouter
  2. Choisissez ce que vous voulez ajouter (condition, chemin de conditions, action).

Pour conceptualiser l’automatisation, pensez aux flux de travail à travers le cadre suivant : lorsqu’une modification déclenche le flux de travail, si la ligne remplit les conditions que vous avez définies, faire alors l’action spécifiée.

Voir le tableau ci-dessous pour plus de détails sur l’action de ces éléments.

Élément Utilisation pour
Bloc de déclencheurs La date et l’heure spécifiées, la configuration de la périodicité ou les activités de la feuille qui définissent le flux de travail automatisé.
Bloc de conditions Utilisé pour filtrer les lignes qui sont incluses dans les actions de flux de travail sur le même chemin
Bloc d’actions Le type d’automatisation (alerte, approbation, demande, etc.) que vous souhaitez mettre en place à la suite du déclencheur et des conditions précédentes. Vous trouverez plus de détails sur les différents types d’automatisation ici.
Chemin de conditions Une ligne qui relie des blocs pour représenter les différentes voies que votre flux de travail peut emprunter en fonction des conditions que vous avez définies. Votre flux de travail peut avoir un seul chemin du déclencheur à l’action ou plusieurs chemins pour indiquer différentes actions en fonction des conditions précédentes.

Bonnes pratiques pour les flux de travail automatisés

Gardez à l’esprit les points suivants lorsque vous configurez votre flux de travail :

  • Saisissez un nom pour votre flux de travail dans le coin supérieur gauche de l’outil de création de flux de travail.
  • Veillez à enregistrer votre flux de travail (cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit) après l’avoir configuré ou après toute modification. Vous pouvez revenir et apporter d’autres modifications à votre flux de travail à tout moment.
  • Une feuille peut inclure jusqu’à 150 flux de travail.
  • Chaque flux de travail peut avoir jusqu’à 100 blocs. Cela comprend les blocs Déclencheur, Condition et Action.
  • Chaque flux de travail peut comporter jusqu’à 30 blocs d’actions.
  • Les blocs de conditions peuvent comporter jusqu’à 20 déclarations de conditions (20 lignes dans le bloc).
  • Les liens de pièces jointes inclus dans les e-mails de flux de travail automatisé expirent après 14 jours.