Automatisation

 

Accélérez le travail d'équipe et gagnez un temps précieux grâce aux flux de travail automatisés constitués de scénarios et d'actions multiples. Automatisez les tâches répétitives et manuelles comme les approbations, les mises à jour de statuts et les rappels. Créez, gérez, et collaborez facilement sur les flux de travail à l'aide d'un éditeur visuel.

Les flux de travail automatisés s'articulent autour de trois composants : les déclencheurs, les conditions et les actions.

Blocs et chemins : anatomie d'un flux de travail automatisé

La génération d'un flux de travail automatisé est similaire à celle d'un diagramme de flux. Vous devrez grouper des déclencheurs, des conditions et des actions d'un bloc de départ vers un ou plusieurs blocs finaux.

Dans le générateur de flux de travail :

  1. Sélectionnez le bouton Ajouter Bouton Ajouter  
  2. Choisissez ce que vous souhaitez ajouter (condition, chemin de condition, action). 

Pour conceptualiser l'automatisation, pensez les flux de travail dans le cadre suivant : lorsqu'une modification déclenche le flux de travail, si la ligne correspond aux conditions définies, l'action choisie est effectuée.

Consultez le tableau ci-dessous pour plus d'informations quant au rôle des éléments suivants.

ÉlémentÀ utiliser pour
Bloc de déclencheursLa date et l'heure définies, la configuration de la récurrence, ou les activités sur la feuille qui déclenchent le flux de travail automatisé. 
Bloc de conditionsUtilisé pour filtrer les lignes incluses dans l'action du flux de travail sur le même chemin
Bloc d'actionsLe type d'automatisation souhaitée (alerte, approbation, requête, etc.) lancée suite au déclencheur et aux conditions précédentes. Plus d'informations quant aux différents types d'automatisation proposées sont disponibles ici.
Chemin de conditionsUne ligne reliant les blocs afin de décrire différents itinéraires que votre flux de travail peut emprunter en fonction des conditions définies. Votre flux de travail peut avoir un chemin unique du déclencheur à l'action, ou plusieurs chemins pour indiquer plusieurs actions en fonction des conditions précédentes.

Meilleures pratiques en matière de flux de travail automatisé

Lorsque vous définissez votre flux de travail, gardez les points suivants à l'esprit :

  • Entrez un nom pour votre flux de travail dans le coin supérieur droit du générateur de flux de travail
  • Assurez-vous d'enregistrer votre flux de travail (cliquez sur enregistrer dans le coin inférieur droit) après la configuration ou après avoir apporté des modifications. Vous pouvez revenir et apporter d'autres modifications à votre flux de travail quand vous le désirez.

Blocs de déclencheurs : choisissez quand votre flux de travail est exécuté

Lorsque vous créez des flux de travail d'automatisation, vous pouvez définir les critères qui les déclencheront. Déclencheurs inclus :

  • Lorsque des lignes sont ajoutées ou modifiées
  • Lorsque des lignes sont modifiées
  • Lorsque des lignes sont ajoutées (ne se déclenche pas pour les modifications des lignes existantes)
  • Lorsqu'une date est atteinte

    bloc de déclencheurs

Vous pouvez saisir les critères du déclencheur du flux de travail à côté de Quand dans le bloc de déclencheurs pour vous assurer que seules les modifications souhaitées dans les champs que vous avez choisis déclencheront le flux de travail. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail exclusivement déclenché lorsque le statut d'un élément passe sur « Terminé ».

Blocs de conditions : filtrez ce que vos flux de travail automatisés envoient

Entre le bloc de déclencheurs et les blocs d'actions de vos flux de travail d'automatisation, vous pouvez définir des conditions pour filtrer les lignes incluses dans l'alerte ou l'action obtenue. Vous pouvez également ajouter des chemins conditionnels pour gérer différents scénarios pour l'automatisation d'actions dans un flux de travail en fonction des critères choisis. 

Créez une logique conditionnelle dans un bloc de conditions en cliquant sur et pour permuter entre les deux états :

  • Seule une condition doit être remplie (Ou)
  • Toutes les conditions doivent être remplies (Et) lors du déclenchement des actions suivantes

cliquez sur Et

Par exemple, lorsqu'une nouvelle demande de ticket informatique est ajoutée à une feuille via un formulaire, vous pouvez envoyer diverses alertes et demandes à des destinataires spécifiques en fonction du service, de la priorité et du type de demande indiqués dans le ticket.

Combinez les logiques « Et » et « Ou » sur le même chemin de conditions

Si vous souhaitez combiner des conditions de logiques Et et Ou, ajoutez plusieurs blocs de conditions (par exemple, un pour votre condition Et et un autre pour votre condition Ou) sur le même chemin de conditions.

logique combinée

Les exemples ci-dessus nécessitent que les critères de Conditions (1) soient remplis avant l'évaluation des critères de Conditions (2).  


À quoi s'attendre en cas de chevauchement des chemins de conditions

Il est possible de configurer des chemins de conditions qui se chevauchent. Cela signifie que des conditions similaires ou identiques ont été définies pour différents chemins de conditions. Dans de tels cas, Smartsheet évalue les conditions de gauche à droite. Les actions seront lancées en fonction du chemin de conditions (dont les conditions sont remplies) se trouvant le plus à gauche, puis vers la droite. Smartsheet ne lancera aucune action des chemins similaires dont les conditions sont remplies. 

Par exemple, imaginons un flux de travail automatisé doté de deux chemins de conditions, Conditions (1) et Conditions (2) :

Logiques se chevauchant

  • Conditions (1) se trouve le plus à gauche, et sa condition indique que le prix est inférieur ou égal à 100. (une alerte est directement envoyée au Directeur des finances)
  • Conditions (2) se trouve à droite du chemin de conditions A, et sa condition indique que le prix se trouve entre 50 et 250. (cela déclenche une demande d'approbation aux parties prenantes stratégiques listées dans une cellule Contact de la feuille.)

Lorsque le flux de travail est déclenché pour une cellule dont le prix est inférieur ou égal à 100, l'action de Conditions (1) est lancée car sa condition est remplie et parce qu'elle se trouve le plus à gauche des deux conditions se chevauchant. (l'action pour Conditions (2) ne sera pas lancée sauf si le prix se situe entre 101 et 250.)
 

Blocs d'actions : précisez le type d'automatisation déclenchée

Avec un bloc d'actions, vous pouvez choisir le type d'automatisation que votre flux de travail exécute lorsqu'il est déclenché. Utilisez le tableau suivant comme référence pour les différents types d'actions.

Utilisez ce type d'alerte ou d'actionDans cette situation
AlertePour alerter les personnes quant aux modifications clés dans des champs spécifiques
Pour alerter une personne lorsqu'une nouvelle tâche lui est assignée
Pour savoir quand les champs sont définis sur une valeur donnée (par exemple, le statut d'un champ déroulant est défini sur « Bloqué »)
RappelPour alerter les gens (du champ Contact ou saisis manuellement) à/avant/après une date clé (du champ Date ou saisie manuellement)
Demande d'approbationAfin qu'un participant stratégique donne son approbation pour une tâche donnée
Afin que qu'une personne approuve ou refuse un élément (approbation d'une proposition de projet par le directeur afin de mettre son statut sur Approuvé ou Décliné, respectivement)
Afin de demander l'approbation d'un élément qui répond à certains critères (approbation financière lorsque le prix d'un élément dépasse un certain montant, par exemple
Demande d'actualisationPour afficher les détails du propriétaire d'un élément de travail lorsque son échéance est dépassée (l'échéance est dépassée et le statut n'est pas Terminé)
Afin de rechercher les dernières informations relatives à l'attributaire d'un élément de travail lorsque la valeur d'un champ donné change (quand le statut d'une ligne passe à « En cours », demander à ce que l'attributaire mette à jour la date de début, par exemple)
Verrouillage automatique des lignesAfin d'empêcher tout autre modification lorsque qu'un élément a été approuvé ou terminé
Afin d'empêcher toute autre modification après une certaine date
Déverrouillage automatique des lignesPermet d'assurer la cohérence du processus en permettant aux éléments d'être modifiés uniquement si les étapes préalables requises sont terminées

Lorsque vous ajoutez un bloc d'actions, vous choisissez le type d'action que vous souhaitez utiliser. Si vous sélectionnez un type d'action et que vous souhaitez le modifier, sélectionnez l'icône Menu dans le coin supérieur droit du bloc pour modifier l'action.

Dans le bloc de déclencheurs de votre flux de travail automatisé, sélectionnez Menu > Options avancées pour configurer les champs affichés dans l'alerte ou la demande, ou les détails du statut d'approbation et du nom des boutons pour les demandes d'approbation.

Options avancées

Sélectionnez vos destinataires

Configurez le bloc d'actions pour vous assurer que les alertes et les demandes sont envoyées aux personnes impliquées dans un élément de travail précis. Vous pouvez les configurer afin qu'elles soient envoyées à :
Des personnes dans le champ Contact de cette ligne (par exemple, l'attributaire)
Toutes les personnes avec lesquelles la feuille est partagée.
Des personnes que vous définissez manuellement
Les membres d'un canal d'une application tierce comme Slack ou Microsoft Teams

Si vous avez configuré une alerte dont vous êtes le destinataire, mais ne la recevez pas quand vous modifiez la feuille, vous devez activer les notifications pour les changements que vous effectuez. Reportez-vous à Régler les paramètres personnels afin d'obtenir de plus amples informations sur la modification des préférences de notifications et d'autres paramètres de votre compte.

Créer un message personnalisé

Vous pouvez créer un objet et un corps personnalisé pour les messages envoyés en fonction d'actions de type alerte ou demande, et ce afin de vous assurer que le destinataire dispose de toutes les informations et du contexte nécessaires à une bonne connaissance et à une prise d'action avisée.

Consultez Ajouter dynamiquement les données de cellules dans l'objet et le corps des messages d'alerte ou de demande pour rendre vos messages personnalisés encore plus impactants.