Gestion des ressources

La gestion des ressources fournit la visibilité requise dans le cadre d'activités d'équipe en vous évitant la saisie de nombreuses données ou toute charge de travail supplémentaire allant généralement de pair avec les outils de gestion des ressources.

Obtenez des informations en temps-réel à partir des feuilles de projets utilisées par votre équipe, examinez et profitez de vues détaillées de l'attribution des utilisateurs. L'information est affichée dans un tableau de bord clair montrant la disponibilité de l'équipe.

Gestion des ressources

Obtenez de la visibilité quant à la charge de travail de chacun, en temps réel, en fonction des utilisateurs et des projets.

Suivez ces instructions détaillées pour configurer la gestion des ressources sur une feuille de projet.

Vérifiez comment attribuer les ressources.

Gestion et affectation des ressources

La gestion des ressources vous permet de suivre et d'analyser la manière dont les personnes sont affectées aux projets afin de procéder à des ajustements et de prendre des décisions relatives à leur charge de travail.

REMARQUE : cet article aborde l'activation de la gestion des ressources au niveau de la feuille. Reportez-vous à l'article Paramètres du compte global si vous souhaitez activer la gestion des ressources au niveau du compte.

Voici les grandes lignes du fonctionnement de la gestion des ressources (les éléments de la liste à puces ci-dessous vous proposent des liens vers d'autres articles de l'aide) :

  • configurer les ressources et les spectateurs de ressources à l'aide de Gestion des utilisateurs (administrateurs système uniquement).
  • Activez la gestion des ressources dans les paramètres des interdépendances de la feuille de votre projet.
  • Utilisez les vues des ressources d'un projet et de tous les projets afin de vous procurer un aperçu général de l'affectation des ressources.
  • Lorsque vous attribuez des tâches aux utilisateurs de votre compte, Smartsheet vous alerte si une ressource est surchargée. Vous pouvez alors gérer le pourcentage d'allocation de la ressource pour chaque activité afin qu'elle puisse travailler sur plusieurs tâches en parallèle.
  • Les personnes désignées comme étant des spectateurs de ressources peuvent également accéder aux vues des ressources qui leur permettent de voir l'affectation de tous les membres de l'équipe Smartsheet aux différentes tâches d'une feuille ou de toutes les feuilles d'un projet.

REMARQUE :cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les types de forfait à utilisateur unique (vous ne savez pas de quel forfait vous disposez ? Consultez Identifier votre type d'utilisateur et votre forfait Smartsheet.) 


Configurer les personnes de votre compte comme des ressources

La gestion des ressources permet uniquement de suivre les personnes qui ont été ajoutées à votre compte, notamment celles qui disposent d'une licence ou non, les invités et les personnes actives. Tout administrateur système peut utiliser la fenêtre de gestion des ressources afin de passer en revue, d'ajouter et de gérer les utilisateurs pour garantir que les personnes correctes font partie du compte. 

ASTUCE : si une personne de votre compte n'a pas besoin de créer des feuilles, décochez la case Utilisateur sous licence lorsque vous envoyez l'invitation. Elle sera invitée dans votre compte en tant que membre gratuit et ne sera pas prise en compte pour le calcul de votre nombre maximal d'utilisateurs.

Configurer les spectateurs de ressources

Vous devez avoir été nommé spectateur de ressources afin de pouvoir consulter l'affectation des personnes aux différents projets. Tout administrateur système peut le faire dans Compte > Gestion des utilisateurs (remarque : vous devez avoir une licence pour être spectateur de ressources).

Contactez votre administrateur système Smartsheet si vous souhaitez pouvoir consulter les ressources. Pour plus d'informations, consultez Gérer les utilisateurs dans un forfait multi-utilisateur.


Activer la gestion des ressources afin de prendre des décisions quant aux charges de travail

Les propriétaires d'une feuille et les membres de l'équipe du même compte disposant d'une autorisation Administrateur peuvent activer la gestion des ressources de celle-ci afin que les spectateurs de ressources puissent suivre les charges de travail et prendre les décisions appropriées.

Procédez de la manière suivante afin d'activer la gestion des ressources pour un projet :

  1. vérifiez que votre feuille dispose d'une colonne liste de contacts afin que vous puissiez affecter des ressources à une tâche (vous trouverez des informations complémentaires dans Attribuer des personnes à une tâche).
  2. saisissez les contacts dans la colonne Liste de contacts afin d'affecter les membres de l'équipe à chaque tâche. 
  3. Cliquez sur la flèche du menu déroulant située sous l'en-tête de toutes les colonnes et sélectionnez Modifier les paramètres du projet. Vérifiez que la case Interdépendances activées est cochée
  4. Sélectionnez maintenant l'onglet Gestion des ressources .

    Le formulaire Gestion des ressources apparaît.

    formulaire de gestion des ressources
     
  5. Cochez la case Gestion des ressources activée et sélectionnez une colonne Liste de contacts dans le menu déroulant afin de désigner votre colonne Ressource affectée.
  6. Cliquez sur OK.

Les tâches attribuées aux membres de l'équipe sur cette feuille apparaissent désormais dans les vues de ressources. Pour obtenir des instructions, des astuces et les bonnes pratiques, consultez Attribuer des personnes à une tâche.

REMARQUES :


Suivre et affecter des ressources 

Les spectateurs de ressources peuvent afficher les vues des ressources pour les différents projets dans l'onglet Accueil et les vues concernant un projet spécifique dans la feuille de ce dernier.

Afficher les vues des ressources dans l'onglet Accueil

Cliquez sur Vues Ressource > Tous les utilisateurs dans le panneau gauche de votre onglet Accueil afin :

  • de voir une icône rouge pour les ressources surallouées et des barres rouges pour les jours suralloués.
  • de développer chaque ressource afin de voir tous les projets auxquels elle est affectée.
  • de cliquer afin d'ouvrir un projet pour résoudre les problèmes d'allocation.
  • d'enregistrer une nouvelle vue personnalisée de certaines personnes ou de certains projets.

REMARQUE : si vous n'avez pas accès à la feuille d'un projet auquel une ressource est attribué, vous voyez « Autre » à la place du nom du projet.

Afficher les vues des ressources à partir de la feuille d'un projet

Pour ouvrir la vue des ressources sur une feuille, passez en mode Gantt, puis sélectionnez l'icôneIcône de vue des ressources de projetVue Ressource qui se trouve en haut à droite.

REMARQUE : contactez votre administrateur système afin de devenir un spectateur de ressources si vous ne voyez pas l'icône Vue ressource.

L'icône d'alerte d'allocation Icône de surallocation vous informe lorsque des personnes du projet sont surallouées. En tant que spectateur de ressources, cliquez sur l'icône d'alerte d'allocation pour ouvrir la Vue des ressources du projet qui répertorie les feuilles dans lesquelles des tâches sont affectées aux ressources de votre projet.

Fenêtre de vue des ressources d'un projet

ASTUCE : cliquez sur le nom d'une ressource surallouée afin de consulter son affectation pour chaque projet. Cliquez sur le nom d’une feuille à laquelle vous avez accès pour l'ouvrir. Si un utilisateur est suralloué, vous pouvez envisager de réattribuer quelques-unes de ses tâches à une autre ressource ou de modifier l'allocation d'une tâche.

Allouer des ressources

L'allocation est le pourcentage du temps qu'une ressource consacre à une tâche donnée par jour. Par défaut, Smartsheet considère que les tâches nécessitent 100 % des journées d'une ressource que vous y affectez, mais vous pouvez modifier cette valeur en saisissant une nouvelle valeur dans la cellule. 

Si une ressource se voit attribuer plusieurs tâches qui entraînent une allocation totale supérieure à 100 % pour un jour donné, Smartsheet affiche l'icône rouge d'alerte d'alerte d'allocation dans la colonne Indicateurs d'action des lignes. Survolez-la afin de voir les détails de l'alerte et d'aller dans la vue des ressources.

survolez l'icône de surallocation

Définissez une colonne % d'allocation dans les paramètres du projet si vous souhaitez indiquer des pourcentages d'allocation inférieurs à 100 % afin que vos ressources puissent travailler sur plusieurs tâches par jour. Les ressources seront affectées à chaque tâche avec le pourcentage indiqué.

Vous devez créer une colonne % d'allocation afin d'affecter une ressource à plusieurs tâches :

  1. Ajoutez une colonne de texte / nombre à votre projet. Nommez-la de telle sorte que vous sachiez qu'elle est utilisée comme colonne de % d'allocation.
  2. Définissez pourcentage (%) dans les propriétés de la colonne. Reportez-vous aux Options de mise en forme pour plus de détails.
  3. Allez dans Modifier les paramètres du projet > Gestion des ressources et choisissez votre nouvelle colonne comme la colonne % d'allocation. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne avec le bouton droit de la souris afin de sélectionner Modifier les paramètres du projet dans le menu.
  4. Modifiez l'allocation de tâches qui se chevauchent : modifiez l'allocation et passez-la à 50 % pour deux tâches simultanées.

tâches simultanées

REMARQUE : l'icône d'alerte d'allocation ne s'affiche pas sur les lignes surallouées si la date de fin de la tâche est antérieure à la date du jour, mais elle s'affiche dans les vues des ressources.

ASTUCE : si vous autorisez l'affectation de plusieurs contacts à une tâche, le pourcentage d'allocation de cette dernière sera appliqué à toutes les ressources affectées. Si vous souhaitez affecter toutes les ressources à la même tâche avec des allocations différentes, vous pouvez la répertorier sur plusieurs lignes de votre feuille et attribuer chaque ligne à une personne différente. Reportez-vous à Insérer ou supprimer des lignes pour obtenir de plus amples informations.