Gestion de projets - Tutoriel

Smartsheet fournit des outils essentiels pour une gestion de projets efficace permettant à vos équipes d'être rapides et responsabilisées dans l'exécution, de façon à obtenir plus rapidement des résultats positifs.

Suivez ces instructions détaillées pour modifier les paramètres du projet.

Modifier les paramètres du projet

Avec les paramètres du projet de feuille, vous pouvez personnaliser certains aspects de la feuille tels que le temps de travail et le temps non travaillé, les paramètres d'affichage de Gantt et la gestion des ressources.

REMARQUE : Vous devez être le propriétaire de la feuille ou avoir les autorisations de partage au niveau Administrateur pour modifier les paramètres du projet de la feuille.


Accéder aux paramètres du projet pour une feuille

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête d'une colonne dans la vue Grille et le Mode Gantt de votre feuille et sélectionnez Modifier les paramètres du projet.

Le formulaire Paramètres du projet apparaît.
 
Paramètres du projet
 

REMARQUES :

  • Vous ne verrez les paramètres d’Affichage du calendrier qu'après avoir basculé votre feuille en Mode Gantt.
  • La section Gestion des ressources est disponible uniquement avec les forfaits multi-utilisateurs. Vous n’êtes pas sûr du type de forfait que vous utilisez ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet.

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Modifier les paramètres d’interdépendance et les jours ouvrables

Afficher la plage de dates

Colonne Date de début et date de fin : lorsque vous utilisez plusieurs colonnes de dates, vous pouvez sélectionner les colonnes que vous voulez utiliser pour effectuer le suivi des dates de début et de fin. Ces colonnes sont requises pour ajouter un diagramme de Gantt à une feuille lorsque vous utilisez la fonctionnalité d'interdépendance.

Options

Colonne Pourcentage d’avancement : si vous souhaitez adjoindre un indicateur de pourcentage d'avancement terminé dans les barres de tâches du diagramme de Gantt et que vous voyez des calculs de pourcentage d'avancement automatisés s'effectuer dans les lignes parentes (récapitulatives), sélectionnez la colonne contenant l'information Pourcentage d'avancement dans votre feuille.

REMARQUE : Les calculs de pourcentage d'avancement automatisés des lignes parentes sont basés sur le pourcentage de remplissage des lignes enfant, ajouté manuellement, ainsi que sur la durée des tâches de la ligne enfant.

Interdépendances

Activées : en cochant la case Interdépendances activées, la fonctionnalité d'interdépendance automatisée est ajoutée à la feuille. La fonction d'interdépendance permet l'utilisation des colonnes Prédécesseur et Durée, ainsi que la possibilité d'exclure les jours non travaillés de votre programme et de modifier la durée (en heures) des jours ouvrables. Il en résulte également une automatisation au niveau des colonnes Durée, Date de début, Date de fin et Pourcentage d’avancement dans toutes les lignes parentes si bien que les lignes parentes indiquent un récapitulatif automatisé des tâches enfant à retrait positif.

Colonne Prédécesseur : sélectionnez la colonne que vous souhaitez utiliser en tant que colonne Prédécesseur dans la feuille. Utilisez la colonne sélectionnée pour créer des interdépendances entre les tâches dans le programme.

Colonne Durée : la colonne Durée sélectionnée sera utilisée en combinaison avec les Jours ouvrables pour automatiser la programmation des dates de début et de fin de la tâche.

Jours ouvrables  

Jours ouvrables et jours non travaillés : après avoir activé les interdépendances sur la feuille, vous pourrez cliquer sur Modifier pour sélectionner les jours de la semaine considérés comme des jours non travaillés dans le cadre du projet. Ces paramètres écraseront les paramètres de tout compte global. Vous en saurez plus sur l’impact de ces paramètres sur la programmation automatisée dans notre article Définir des jours non travaillés et des jours fériés.

Durée d’une journée (heures) : définissez la durée en heures des jours ouvrables sur la feuille du projet. Par défaut, Smartsheet considère que chaque jour ouvrable compte 8 heures. La durée de chaque jour ouvrable est prise en considération dans le calcul des dates des tâches. Par exemple, si vous créez une tâche avec une date de début et une durée de 9 heures, par défaut, Smartsheet programme automatiquement la date de fin le jour ouvrable suivant. Si vous modifiez le nombre d'heures de manière à ce qu'un jour ouvrable compte 9 heures, Smartsheet programme la date de fin de la tâche au même jour que la date de début.


Personnaliser l'affichage et le comportement du diagramme de Gantt

Dans la section Affichage du calendrier des paramètres du projet, vous pouvez modifier les intervalles du calendrier de Gantt et le formatage de l'affichage, le début de l'année fiscale et les informations des colonnes qui apparaissent à droite des barres de Gantt dans le diagramme de Gantt. Par exemple, définissez une colonne Liste des contacts comme étiquette pour voir une liste des personnes affectées à des tâches à côté de chaque barre de Gantt.

   Affichage du calendrier

Cochez Ouvrir à la date du jour pour visualiser plus rapidement les tâches en cours dans votre projet lorsque vous ouvrez la feuille.

Notez que le paramètre Ouvrir à la date du jour n'est disponible que pour le propriétaire et les administrateurs sur la feuille. Ce paramètre est désactivé par défaut et n'est pas conservé lors de la copie de la feuille. En outre, la vue est uniquement appliquée selon votre préférence et n'affectera pas la façon dont les autres collaborateurs voient la feuille. Si quelqu'un ayant les droits d'éditeur ou de spectateur a besoin d’ouvrir le diagramme de Gantt à la date du jour, vous pouvez créer un rapport à partir de votre feuille en Mode Gantt et le partager avec le rapport.

Suivez ces instructions détaillées pour créer des jalons dans votre feuille de projet.

Créer un jalon

Un jalon est une action ou un événement marquant une étape ou un changement significatif d’un projet. Activez les interdépendances sur votre feuille pour créer ce type d'événement.

Saisissez une durée de tâche de zéro (0) et une date de début pour créer un jalon. La date de fin d'un jalon est similaire à la date de début. Les jalons sont représentés par un losange gris sur le diagramme de Gantt, centré sur l'heure de début fournie. Si le jalon fait partie du chemin critique d'un projet, le losange est de couleur rouge. La couleur et la forme ne peuvent être modifiées.

Saisissez une durée de tâche de ~0 et une date de début pour créer un jalon étendu. La date de fin d'un jalon étendu correspond à un jour entier travaillé après sa date de début. Cependant, il est toujours représenté par un losange sur le diagramme de Gantt.





ASTUCE : cliquez sur l'icône Mode diagramme de Gantt   dans la barre d'outils de gauche pour ajouter un diagramme de Gantt à votre feuille. Pour obtenir des instructions détaillées et consulter une vidéo de démonstration, consultez notre article Travailler avec des diagrammes de Gantt.

 Consultez nos astuces d'assistance sur le blog Smartsheet : Quand utiliser des jalons au sein de votre plan de projet, Démarrer d'une date d'événement    

Suivez ces instructions détaillées pour configurer votre fonctionnalité de regroupement parent dans une feuille de projet.

Fonctionnalité de regroupement parent

Lorsque les interdépendances sont activées sur la feuille d’un projet, les lignes parentes regroupent automatiquement les informations dans plusieurs des colonnes de la feuille de projet.

La date de début d'un parent sera automatiquement définie selon la première date de début de toutes ses lignes enfant. De même, la date de fin sera définie selon la dernière date de fin de toutes ses lignes enfant.

La Durée du parent indique le nombre de jours ouvrables entre la date de début et la date de fin sur cette ligne. Elle fournit le laps de temps englobé par cette section des tâches, de la première sous-tâche à la dernière, contrairement à la somme de ces durées.

Le pourcentage d'avancement de la ligne parente calculera un pourcentage pondéré en fonction de la durée et du pourcentage d’avancement saisi sur chaque ligne enfant. De cette manière, les lignes enfant complétées de durée plus courte n'affecteront pas le pourcentage d'avancement de la ligne parente de la même manière qu'une durée plus longue complétée à une autre ligne enfant. De par la méthode de calcul, seules les sous-tâches présentant un certain paramètre Durée et une certaine valeur Pourcentage d’avancement seront incluses dans la compilation des lignes parentes.

REMARQUES :
  • lorsque les interdépendances sont activées, les lignes parentes ne sont pas modifiables dans les colonnes susmentionnées. Si vous voulez utiliser vos propres calculs, vous pouvez désactiver la fonctionnalité d'interdépendance sur la feuille ou créer votre formule dans l'une des colonnes non utilisées dans la fonctionnalité d'interdépendance. Vous ne pouvez pas utiliser de formules personnalisées pour modifier l'affichage ou les barres du diagramme de Gantt.

  • Les lignes parentes des feuilles pour lesquelles les interdépendances sont activées présentent toujours un arrière-plan de couleur grise dans les affichages agenda et Gantt.

  • Même s'il est possible de saisir la durée des sous-tâches dans différents formats notamment en semaines, en jours ouvrables complets (par exemple, 4j), en jours ouvrables partiels (3.5j), en jours écoulés (é3j), en heures (7h), en minutes (90m), en secondes (500s) et en millisecondes (50000ms), les lignes parentes indiquent toujours la durée en jours ouvrables partiels.