Gestion de projets - Tutoriel

Smartsheet fournit des outils essentiels pour une gestion de projets efficace permettant à vos équipes d'être rapides et responsabilisées dans l'exécution, de façon à obtenir plus rapidement des résultats positifs.

Suivez ces instructions détaillées pour modifier les paramètres du projet.

Modifier les paramètres du projet

La feuille des paramètres du projet vous permet de personnaliser certains aspects de la feuille, comme le temps travaillé ou non travaillé, les paramètres d'affichage du diagramme de Gantt et la gestion des ressources.

REMARQUE : vous devez être le propriétaire ou avoir les autorisations de partage au niveau Administrateur pour la feuille afin de modifier la feuille des paramètres du projet.

Pour en savoir plus sur les fonctions des paramètres de cette feuille, consultez ces articles :


Accéder aux paramètres du projet pour une feuille

Cliquez sur l'en-tête d'une colonne lorsque vous êtes en en mode Grille ou Diagramme de Gantt, puis sélectionnez Modifier les paramètres du projet.

Le formulaire Paramètres du projet apparaît.
 
Paramètres du projet
 

REMARQUES :

  • Vous ne voyez les paramètres Affichage du calendrier que si vous passez votre feuille est en Mode Diagramme de Gantt.
  • La section Gestion des ressources ne s'affiche que si vous disposez d'un forfait multi-utilisateur. Vous ne savez pas de quel forfait vous disposez ? Consultez Identifier votre type d'utilisateur et votre forfait Smartsheet.

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Modifier les paramètres d’interdépendance et les jours ouvrables

Affichage de la plage de dates  

Colonne Date de début et date de fin : lorsque vous utilisez plusieurs colonnes de dates, vous pouvez sélectionner les colonnes que vous voulez utiliser pour effectuer le suivi des dates de début et de fin. Ces colonnes sont requises pour ajouter un diagramme de Gantt à une feuille lorsque vous utilisez la fonctionnalité d'interdépendance.

Options  

Colonne Pourcentage d’avancement : si vous souhaitez adjoindre un indicateur de pourcentage d'avancement terminé dans les barres de tâches du diagramme de Gantt et que vous voyez des calculs de pourcentage d'avancement terminé s'effectuer dans les lignes parentes (récapitulatives), sélectionnez la colonne contenant l'information Pourcentage d'avancement dans votre feuille.

REMARQUE : les calculs du pourcentage d’avancement dans les lignes parents se basent sur le pourcentage d'avancement des lignes enfants que vous avez saisis manuellement et sur la durée des tâches des lignes enfants.

Interdépendances

Activé : en cochant la case Interdépendances activées, la fonctionnalité d'interdépendance automatisée est ajoutée à la feuille. La fonction d'interdépendance permet l'utilisation des colonnes Prédécesseur et Durée, ainsi que la possibilité d'exclure les jours non travaillés de votre programme et de modifier la durée (en heures) des jours ouvrables. Il en résulte également une automatisation au niveau des colonnes Durée, Date de début, Date de fin et Pourcentage d’avancement dans toutes les lignes parents si bien que les lignes parentes indiquent un récapitulatif automatisé des tâches enfants à retrait positif.

Colonne Prédécesseur : sélectionnez la colonne que vous souhaitez utiliser en tant que colonne Prédécesseur dans la feuille. Utilisez la colonne sélectionnée pour créer des interdépendances entre les tâches dans le programme.

Colonne Durée : la colonne Durée sélectionnée sera utilisée en combinaison avec les Jours ouvrables pour automatiser la programmation des dates de début et de fin de la tâche.

Jours ouvrables  

Jours ouvrables et non ouvrables : après avoir activé les interdépendances dans la feuille, vous pouvez cliquer sur Modifier pour sélectionner les jours de la semaine considérés comme des jours non travaillés dans le cadre du projet. Ces paramètres écraseront les paramètres de tout compte global. Pour en savoir plus sur l'impact de ces paramètres sur la programmation automatisée, consultez notre article Désigner des jours non travaillés et des jours fériés.

Durée de la journée (heures) : définissez la durée en heures des jours ouvrables sur la feuille du projet. Par défaut, Smartsheet considère que chaque jour ouvrable compte 8 heures. La durée de chaque jour ouvrable est prise en considération dans le calcul des dates des tâches. Par exemple, si vous créez une tâche avec une date de début et une durée de 9 heures, par défaut, Smartsheet programme automatiquement la date de fin le jour ouvrable suivant. Si vous modifiez le nombre d'heures de manière à ce qu'un jour ouvrable compte 9 heures, Smartsheet programme la date de fin de la tâche au même jour que la date de début.


Personnaliser l'affichage et le comportement du diagramme de Gantt

Dans la rubrique Affichage du calendrier des paramètres du projet, vous pouvez modifier les intervalles du calendrier de Gantt, la mise en forme, le début de l'exercice financier et les informations affichées à droite des barres dans le diagramme de Gantt. Définissez une colonne Liste de contacts comme étiquette à afficher afin de voir la liste des personnes affectées aux tâches à côté de chaque barre du diagramme, par exemple.

   Affichage du calendrier

ASTUCE : cochez Ouvrir à la date du jour afin de voir plus rapidement les tâches en cours pour votre projet lorsque vous ouvrez la feuille.

Suivez ces instructions détaillées pour créer des jalons dans votre feuille de projet.

Créer un jalon

Un jalon est une action ou un événement marquant une étape ou un changement significatif d’un projet. Activez les interdépendances sur votre feuille pour créer ce type d'événement.

Saisissez une durée de tâche de zéro (0) et une date de début pour créer un jalon. La date de fin d'un jalon est similaire à la date de début. Les jalons sont représentés par un losange gris sur le diagramme de Gantt, centré sur l'heure de début fournie. Si le jalon fait partie du chemin critique d'un projet, le losange est de couleur rouge. La couleur et la forme ne peuvent être modifiées.

Saisissez une durée de tâche de ~0 et une date de début pour créer un jalon étendu. La date de fin d'un jalon étendu correspond à un jour entier travaillé après sa date de début. Cependant, il est toujours représenté par un losange sur le diagramme de Gantt.





ASTUCE : cliquez sur l'icône Mode diagramme de Gantt  dans la barre d'outils de gauche pour ajouter un diagramme de Gantt à votre feuille. Pour obtenir des instructions détaillées et consulter une vidéo de démonstration, consultez notre article Travailler avec des diagrammes de Gantt.

 Consultez nos astuces d'assistance sur le blog Smartsheet :Quand utiliser des jalons au sein de votre plan de projet, Démarrer d'une date d'événement    

Suivez ces instructions détaillées pour configurer votre fonctionnalité de regroupement parent dans une feuille de projet.

Fonctionnalité de regroupement parent

Lorsque les interdépendances sont activées sur la feuille d’un projet, les lignes parentes regroupent automatiquement les informations dans plusieurs des colonnes de la feuille de projet.

La date de début d'un parent sera automatiquement définie selon la première date de début de toutes ses lignes enfant. De même, la date de fin sera définie selon la dernière date de fin de toutes ses lignes enfant.

La Durée du parent indique le nombre de jours ouvrables entre la date de début et la date de fin sur cette ligne. Elle fournit le laps de temps englobé par cette section des tâches, de la première sous-tâche à la dernière, contrairement à la somme de ces durées.

Le pourcentage d'avancement de la ligne parente calculera un pourcentage pondéré en fonction de la durée et du pourcentage d’avancement saisi sur chaque ligne enfant. De cette manière, les lignes enfant complétées de durée plus courte n'affecteront pas le pourcentage d'avancement de la ligne parente de la même manière qu'une durée plus longue complétée à une autre ligne enfant. De par la méthode de calcul, seules les sous-tâches présentant un certain paramètre Durée et une certaine valeur Pourcentage d’avancement seront incluses dans la compilation des lignes parentes.

REMARQUES :
  • lorsque les interdépendances sont activées, les lignes parentes ne sont pas modifiables dans les colonnes susmentionnées. Si vous voulez utiliser vos propres calculs, vous pouvez désactiver la fonctionnalité d'interdépendance sur la feuille ou créer votre formule dans l'une des colonnes non utilisées dans la fonctionnalité d'interdépendance. Vous ne pouvez pas utiliser de formules personnalisées pour modifier l'affichage ou les barres du diagramme de Gantt.

  • Les lignes parentes des feuilles pour lesquelles les interdépendances sont activées présentent toujours un arrière-plan de couleur grise dans les affichages agenda et Gantt.

  • Même s'il est possible de saisir la durée des sous-tâches dans différents formats notamment en semaines, en jours ouvrables complets (par exemple, 4j), en jours ouvrables partiels (3.5j), en jours écoulés (é3j), en heures (7h), en minutes (90m), en secondes (500s) et en millisecondes (50000ms), les lignes parentes indiquent toujours la durée en jours ouvrables partiels.