Formules multi-feuilles

Découvrez comment faire rapidement et facilement référence à d'autres feuilles dans vos formules. Connecter vos données Smartsheet à l'aide de formules multi-feuilles vous donne la flexibilité d'organiser l'information plus efficacement, de prendre des décisions mieux informées et d'agir plus vite.

Suivez ces instructions détaillées pour configurer une formule multi-feuilles.

Formules : données de référence tirées d’autres feuilles

Dans Smartsheet, vous pouvez effectuer des calculs sur des données stockées dans une autre feuille. Vous ferez cela avec des formules de feuilles croisées. Vous pouvez par exemple utiliser la fonction VLOOKUP pour chercher une valeur dans une table de recherche existant dans une autre feuille à laquelle vous avez accès, ou créer une formule SUMIF qui résume les valeurs que vous avez stockées dans une autre feuille.

Pour créer des formules de feuilles croisées (faisant référence à des données d’autres feuilles), nous vous recommandons tout d’abord d’apprendre à créer des formules dans Smartsheet. Pour en savoir plus sur la création de formules, consultez l’article du centre d’assistance Créer et modifier des formules dans Smartsheet.

Autorisations requises

Voici le détail des autorisations de partage que les personnes peuvent avoir sur les feuilles source et destination lorsqu’elles travaillent avec des formules sur plusieurs feuilles. Reportez-vous à Niveaux d’autorisation de partage pour en savoir plus sur les autorisations de partage de feuilles.

  Feuille contenant les données que vous souhaitez référencer Feuille sur laquelle vous souhaitez insérer une formule
Propriétaire Oui Oui
Administrateur Oui Oui
Éditeur Oui Oui
Spectateur Oui Non

Avant de commencer

Voici quelques points à garder à l’esprit lorsque vous travaillez avec des formules de feuilles croisées :

  • Toutes les données de la plage référencée sont disponibles et potentiellement visibles dans la feuille de destination, ce qui signifie que vous ne devez pas inclure dans la référence des données que vous ne souhaitez pas voir figurer dans la feuille de destination.
  • Chaque feuille ne peut comporter plus de 100 références de feuilles croisées distinctes.
  • Il existe une limite de 100 000 cellules entrantes pouvant être référencées dans une seule feuille à partir d’autres feuilles.
  • Lorsque vous créez une référence à une autre feuille, vous ne pouvez référencer que des données d’une seule feuille. Si vous devez référencer des données de plusieurs feuilles, vous devrez créer plusieurs références à l’aide des étapes suivantes.
  • Les fonctions suivantes ne prennent pas en charge les références d’une autre feuille : CHILDREN, PARENT, ANCESTORS. L’utilisation d’une référence d’une autre feuille avec ces fonctions entraînera une erreur #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA dans la cellule contenant la formule. Pour en savoir plus sur cette erreur et d’autres erreurs de formule, reportez-vous à la rubrique Messages d’erreur de formule.

Données de référence tirées d’une autre feuille

Pour référencer des données d’une autre feuille dans votre formule :

  1. Commencez à écrire votre formule en tapant le signe égal (=), le nom de la fonction et la parenthèse gauche dans la cellule souhaitée. Par exemple, tapez =VLOOKUP(

    Après avoir saisi le nom de la fonction et la parenthèse gauche, la fiche d’aide sur les formules apparaît au-dessus ou en dessous de votre cellule. (Consultez Créer et modifier des formules dans Smartsheet pour en savoir plus sur la création de formules.)
     
  2. Dans la fiche d’aide, cliquez sur Référencer une autre feuille.

    fiche-aide
     
  3. Dans le formulaire Référencer une autre feuille, sélectionnez la feuille où les données existent, puis sélectionnez la plage de cellules contenant les données que vous souhaitez référencer.

    Référencer une autre feuille

    REMARQUE : actuellement, seule une plage contiguë est autorisée.
    ASTUCE : sélectionnez un en-tête de colonne pour faire référence à l’ensemble de la colonne, même si des lignes sont ajoutées ou supprimées de la source. Pour référencer plusieurs colonnes, maintenez la touche Majuscule enfoncée et sélectionnez la première et la dernière colonne que vous souhaitez référencer. Toutes les colonnes intermédiaires seront sélectionnées.
  4. Vous pouvez éventuellement saisir un nom pour votre référence. (Si vous ne saisissez pas de nom, la référence se verra attribuer un nom par défaut, basé sur le nom de la feuille et le nombre de références de cette feuille.)

Et voilà ! Votre référence apparaîtra dans vos formules, entourée d’accolades. Par exemple :
=COUNT({ma_feuille1 Plage1}) 

 

Gérer les références de feuilles croisées

Afficher, modifier et supprimer des références avec le gestionnaire de références de feuilles

Avec le Gestionnaire de références de feuilles, vous pouvez voir et modifier toutes les références de feuilles croisées et de liens de cellules dans votre feuille. Pour l'ouvrir, faites un clic droit sur n'importe quelle cellule de votre feuille et sélectionnez Gérer les références...

Gestionnaire des références de la feuille

Vous serez dirigé vers le Gestionnaire des références de la feuille par défaut, mais vous pouvez passer au Gestionnaire des références de liens de cellules en utilisant le panneau de gauche. Consultez Liens de cellules : consolider ou maintenir la cohérence des données pour plus d'informations sur les liens entre les cellules.

Utilisez le tableau suivant pour obtenir des détails sur chacune des fonctionnalités du Gestionnaire des références de la feuille :

Utiliser cette fonctionnalité

Pour exécuter cette action

Recherche

Dans l’angle supérieur gauche, tapez dans la barre de recherche pour trouver des références par nom.

ASTUCE : comme meilleure pratique, utilisez une structure de dénomination conventionnelle pour vos références, telle que { - }

Filtre

Sélectionnez l'icône de filtre à côté de la barre de recherche pour filtrer à Actif, En cours de traitement, Rompu, En service, ou Références inutilisées.

Les références actives sont à jour, et les références de traitement chargent les mises à jour à partir des données sources.

Les références peuvent être rompues si les lignes, colonnes ou cellules sources ont été supprimées. Vous pouvez effectuer des modifications pour faire référence à des données valides ou supprimer complètement la référence.

Les références qui ne figurent actuellement dans aucune formule de votre feuille apparaîtront avec le filtre Références inutilisées. En outre, vous pouvez supprimer ces références si vous ne prévoyez pas de les utiliser. Pour utiliser une référence inutilisée, tapez une formule dans une cellule et entrez le nom de la référence entouré d'accolades.

Créer

Sélectionnez +Créer dans l’angle supérieur droit pour créer une nouvelle référence. Vous pouvez utiliser cette référence plus tard lorsque vous créez de nouvelles formules.

Menu > Modifier la référence

Passez le curseur sur une référence de la liste pour afficher l'icône du menu à droite, puis choisissez Modifier la référence pour modifier le nom, la plage de cellules référencées ou la feuille source. Si cette référence est actuellement utilisée, toutes les instances de cette référence dans vos formules seront mises à jour.

Menu > Dupliquer la référence

Choisissez Dupliquer la référence dans le menu pour en faire une copie. Le nom de la référence copiée sera Copie de :

Menu > Supprimer la référence

Choisissez Supprimer la référence pour supprimer la référence de la feuille. Si la référence est actuellement utilisée, les formules peuvent renvoyer des erreurs #INVALID REF

Modifier une référence directement dans votre formule

Vous pouvez modifier une référence directement dans votre formule sans ouvrir le Gestionnaire des références de la feuille.

Vous devez disposer d’autorisations de partage de niveau Éditeur ou supérieur sur une feuille pour modifier la référence. Vous devez également disposer d’autorisations de partage de niveau Spectateur ou supérieur sur la feuille contenant les données que vous souhaitez référencer.

  1. Sélectionnez la cellule contenant votre formule. Un résumé de la formule apparaît à gauche ou à droite de la cellule.

    résumé-référence
     
  2. Cliquez sur le nom de la référence que vous souhaitez modifier. Le formulaire Référencer une autre feuille apparaît.

Une fois que vous êtes dans le formulaire Référencer une autre feuille, vous pouvez modifier le nom de la référence, ou sélectionner une nouvelle feuille ou une nouvelle plage de cellules. Lorsque vous modifiez une référence, toutes les instances de cette référence sur la feuille sont automatiquement actualisées pour refléter la modification.

Conseils d’utilisation des références

Voici quelques conseils qui peuvent vous être utiles pour créer et utiliser des références à d’autres feuilles dans vos formules :

  • Une fois que le sélecteur de plage est ouvert et que la feuille est sélectionnée, vous pouvez sélectionner la cellule concernée, la plage de cellules ou les colonnes complètes que vous souhaitez référencer.
  • Les lignes ajoutées en dessous d’une plage référencée ne seront pas incluses dans la référence. Pour inclure toutes les lignes, sélectionnez les colonnes en tant que référence.
  • Vous pouvez utiliser plusieurs références à d’autres feuilles dans la même formule.
  • Pour utiliser une référence déjà créée, vous pouvez saisir ou copier le nom de la référence entre {accolades} dans une nouvelle formule.
  • Les références sont propres à la feuille sur laquelle elles sont créées et ne peuvent pas être utilisées sur d’autres feuilles sans les recréer.
  • Lorsque vous modifiez une formule, vous pouvez placer votre curseur sur le nom de la référence pour afficher un lien « Modifier la référence » dans la fiche d’aide en ligne. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour ouvrir le formulaire Référencer une autre feuille.

bouton-modifier-référence

Pour éviter des boucles d’approbation infinies, les cellules qui contiennent les formules de feuille croisée ou les liens de cellule ne déclencheront pas d’automatisation qui change automatiquement la feuille (Déplacer la ligne, Copier la ligne, Verrouiller la ligne, Déverrouiller la ligne, Demande d’approbation). Pour contourner ce problème, envisagez d’utiliser l’automatisation basée sur le temps ou les flux de travail récurrents.