Resource Management additional features

APPLIES TO

  • Resource Management

In this section, we’ve outlined how to get your account set up with the features listed below. All feature settings are available within account settings.

Ajouter des champs personnalisés pour les personnes et les projets

APPLIES TO

  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Vous devez être administrateur Resource Management pour ajouter des champs personnalisés.

Les champs personnalisés des personnes permettent d’ajouter différentes propriétés aux profils, dont les compétences, les certifications, les responsables et la structure organisationnelle. Pour les projets, utilisez des champs personnalisés afin d’ajouter des critères spécifiques à vos projets et de spécifier des propriétés telles que l’éditeur de portefeuille, la priorité du projet, la probabilité de clôture, l’unité commerciale, les ID de projet et l’emplacement. 

Lorsque vous intégrez Resource Management avec d’autres outils ou systèmes métier, ajoutez des champs personnalisés à l’aide des mêmes balises ou identifiants que ceux utilisés dans vos autres outils.

Les projets et les personnes peuvent avoir plusieurs champs personnalisés. Vous pouvez filtrer ces champs sur le planning, la page du portefeuille de projets ou les rapports.

Création de champs personnalisés

Seuls les administrateurs Resource Management peuvent ajouter des champs personnalisés.

  1. Sélectionnez Paramètres dans le coin supérieur droit. 
  2. Sélectionnez Paramètres du compte dans la liste déroulante.
  3. Sélectionnez Champs personnalisés du projet ou Champs personnalisés des personnes dans le menu de navigation de gauche.
  4. Sélectionnez Ajouter, et renseignez les informations suivantes :
    • Nom du champ : nom d’affichage du champ personnalisé et de ses filtres.
    • Description du champ : décrit comment ce champ personnalisé doit être utilisé (facultatif).
    • Type de champ : sélectionnez Champ de texte, Menu déroulant ou Menu déroulant à choix multiples. Le menu déroulant et le menu déroulant à choix multiples vous permettent de spécifier les options qui s’afficheront.
    • Valeur par défaut : valeur que les nouveaux projets ou nouvelles personnes auront pré-rempli dans ce champ. Sélectionnez Appliquer la valeur par défaut aux projets/personnes existants pour que cette valeur soit utilisée dans les affectations existantes.
    • Comment ce champ est-il utilisé ?Indiquez si vous souhaitez :
      • Que cette valeur soit visible sur le projet ou la page personnelle
      • Avoir une option de filtre dans l’ensemble du compte et une option d’affichage sur la vue des personnes dans le planning
      • Que cette valeur soit modifiable uniquement par les administrateurs (champs personnalisés des personnes uniquement)
  5. Sélectionnez Enregistrer pour créer votre champ personnalisé. Le nouveau champ apparaîtra sur tous les projets ou personnes ayant les valeurs par défaut, le cas échéant. Les administrateurs Resource Management et les éditeurs de portefeuille peuvent modifier les champs personnalisés dans les paramètres du projet ou les paramètres de profil, selon le cas.

Mises à jour des champs personnalisés

Si vous mettez à jour un champ personnalisé dans les paramètres du compte, la mise à jour apparaîtra sur tous les projets et toutes les personnes qui utilisent le champ.

Si vous supprimez un champ personnalisé des paramètres du compte, le projet ou la personne conservera cette valeur dans ses paramètres. Tant qu’au moins un projet ou une personne a cette valeur liée à ses paramètres, l’option apparaîtra toujours dans les options de filtrage sur le planning et dans les rapports.

Filtrage

Le filtrage d’un champ personnalisé dans les rapports vous permet d’afficher des éléments spécifiques dans un ensemble de données. Par exemple, vous pouvez filtrer les projets prioritaires ou les projets appartenant à un éditeur de portefeuille particulier. Vous pouvez appliquer plusieurs filtres. Vous ne verrez que les filtres disponibles dans les données que vous avez regroupées.

 

L’authentification unique (SSO) pour Resource Management

APPLIES TO

  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Les administrateurs Resource Management peuvent activer l’authentification SSO sur leurs comptes.

Resource Management fournit l’authentification unique à l’aide du protocole SAML 2.0, compatible avec tous les fournisseurs majeurs, y compris ADFS, Azure AD, OKTA et Google. Resource Management prend en charge le profil SSO sur navigateur Web. L’authentification unique initiée par un fournisseur d’identité (IdP) n’est pas prise en charge.

Avant de commencer

Tout d’abord, créez ou désignez un compte d’utilisateur qui utilisera un nom d’utilisateur et un mot de passe (et non la SSO) pour se connecter. 

Ce compte vous fournit une stratégie de secours au cas où des modifications apportées à votre configuration SSO empêcheraient les utilisateurs SSO de se connecter.

Le compte de secours vous permet de vous connecter en cas d’échec de la SSO. Si vous n’avez pas de compte de secours, vous ne pourrez peut-être pas vous connecter.

Configurer l’authentification unique (SSO) pour votre compte

Pour migrer votre fournisseur d’identité SSO vers https://rm.smartsheet.com :

Assurez-vous qu’un administrateur confirme ces modifications sur la page Paramètres du compte > Configuration SSO immédiatement après avoir mis à jour le fournisseur d’identité.

  1. Dans votre fournisseur d’identité (IdP) SSO, configurez Resource Management comme une application (partie de confiance) en utilisant les valeurs de configuration SSO pertinentes de https://rm.smartsheet.com/saml/metadata.

    URL ACS : https://rm.smartsheet.com/saml/acs
    EntityID (audience) : https://rm.smartsheet.com/saml/metadata
    NameID: urn:oasis:names:tc:SAML:1.1:nameid-format:emailAddress
  2. Connectez-vous à https://rm.smartsheet.com en tant qu’administrateur. Accédez à https://rm.smartsheet.com/settings et cliquez sur la section SSO. Si la SSO n’a pas encore été activée, cliquez sur Configurer l’authentification unique (SSO) ou cliquez sur Modifier.
  3. Ajoutez l’URL à vos métadonnées IdP. Choisissez ensuite parmi l’un des deux modes de configuration disponibles : Automatique ou Manuelle.
    • Configuration automatique : saisissez l’URL des métadonnées fournies par votre IdP. Les métadonnées fournies par votre IdP contiennent l’URL d’authentification unique, l’ID d’entité et le fichier de certificat x.509 requis par Resource Management.  La configuration automatique (recommandée) est plus simple que la configuration manuelle et elle évite d’avoir à extraire et à charger un certificat.  Le mode Configuration automatique SSO dans Resource Management recherche de manière dynamique les derniers certificats et les URL d’authentification unique lorsque les utilisateurs se connectent à Resource Management. Ce mode fonctionne également si vous possédez plusieurs certificats associés à votre application SSO (c’est-à-dire, en alternant les certificats agilement). Votre fournisseur d’identité doit fournir une URL de métadonnées disponibles publiquement au format XML.
    • Configuration manuelle : entrez votre certificat de signature SAML 2.0 et les URL.

      Utilisez cette option si votre IdP ne fournit pas d’URL de métadonnées disponible publiquement, si le XML de métadonnées est incomplet/incorrect et/ou si votre organisation n’est pas favorable aux paramètres mutables. Obtenez le certificat x.509, l’URL cible d’authentification unique et l’URL cible de déconnexion auprès de votre IdP. Si vous ne savez pas quelles URL sont nécessaires, contactez votre service IT ou l’administrateur IdP pour obtenir de l’aide. Votre certificat de signature SAML 2.0 doit être codé en PEM. Le codage DER n’est pas pris en charge.
      Capture d’écran de la configuration automatique montrant différentes options pour la configuration SAML

    4. Sélectionnez l’option Provisionner automatiquement les utilisateurs authentifiés qui ne sont pas dans le compte pour autoriser les utilisateurs à contourner le processus d’invitation.
    Si vous cochez cette case, les nouveaux utilisateurs n’auront pas besoin d’accepter d’invitation pour rejoindre l’application. Ils peuvent visiter la page de connexion et saisir leur adresse e-mail pour être reconnus comme utilisateurs dans le système. Ils auront alors la possibilité de se connecter à votre compte d’entreprise.
    Cette option de provisionnement automatique ne provisionne pas automatiquement les nouveaux comptes utilisateurs. Les nouveaux comptes utilisateurs doivent être créés via l’application. 

    5. Cliquez sur Enregistrer.

    Attributs obligatoires

    Pour une authentification unique réussie, une revendication NameID au format d’une adresse e-mail doit être transférée à Resource Management. Le format de l’identifiant de nom requis, fourni par le fournisseur d’identité est :

    urn:oasis:names:tc:SAML:1.1:nameid-format:emailAddress

    Après la configuration

    Une fois qu’un utilisateur s’est connecté avec l’authentification unique, il ne peut plus se connecter avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. L’adresse e-mail de son profil sera verrouillée dans l’application. Pour mettre à jour son adresse e-mail de connexion, veuillez nous contacter pour obtenir de l’aide.

    Si votre authentification unique dans Resource Management est définie sur le mode Configuration manuelle et si vous devez apporter des modifications à vos paramètres SSO dans l’application, vous devez activer la Configuration automatique d’abord en suivant les étapes ci-dessus. Si votre SSO est configurée sur Automatique, Resource Management détectera automatiquement les modifications apportées à votre configuration SSO de l’IdP. 

    Si vous utilisez le mode Configuration manuelle et apportez des modifications à votre configuration SSO, faites-le avec précaution. Avant d’apporter des modifications à votre configuration SSO active, vérifiez qu’il y a au moins un utilisateur administrateur qui n’est pas connecté avec l’authentification unique et qui possède toujours une connexion avec nom d’utilisateur/mot de passe. Vous pourrez vous connecter avec ce profil si vous devez annuler des modifications.

    Une fois que l’authentification unique est activée pour votre organisation, cliquez sur le lien intitulé Se connecter en utilisant votre mot de passe dans Resource Management pour vous connecter avec le nom d’utilisateur et le mot de passe.

    Si vous rencontrez des problèmes, contactez l’assistance ici.

    Terminologie courante

    Terme

    Définition

    EntityID

    L’identifiant pour le prestataire de services. Chez certains IdP, il est désigné par « audience ». Il est fourni dans les métadonnées du prestataire de services.

    Fournisseur d’identité (IdP)

    L’autorité qui vérifie et revendique l’identité d’un utilisateur et l’accès à une ressource demandée (le « prestataire de services »)

    Prestataire de services (SP)

    Le service de Resource Management auquel les utilisateurs veulent accéder

    Métadonnées

    Un ensemble d’informations fournies par l’IdP au prestataire de services et vice versa, au format xml

    Métadonnées IdP

    Fournit l’URL d’authentification unique, l’ID d’entité et le fichier de certificat x.509 requis par le prestataire de services pour déchiffrer l’assertion. Indiquez l’URL de ce fichier pour configurer automatiquement l’authentification unique dans Resource Management.

    Métadonnées du prestataire de services

    Fournies par Resource Management à l’adresse
    https://rm.smartsheet.com/saml/metadata, elles contiennent l’URL ACS, la restriction d’audience (ou EntityID), le format NameID et un certificat x.509 si l’assertion doit être chiffrée

    NameID

    Un attribut dans l’assertion qui est utilisé pour spécifier l’adresse e-mail de l’utilisateur. L’authentification unique de Resource Management nécessite un format NameID urn:oasis:names:tc:SAML:1.1:nameid-format:emailAddress

    URL ACS (Assertion Consumer Service) :

    Le point de terminaison du prestataire de service qui est dédié au traitement des transactions SAML. Chez certains IdP, il s’agit de l’URL d’authentification unique (URL SSO).

    Appliquer une personnalisation liée à la marque sur votre compte

    APPLIES TO

    • Resource Management

    RELATED CAPABILITIES

    Who can use this capability?

    Les administrateurs Resource Management peuvent personnaliser l’image de marque d’un compte.

    Vous pouvez effectuer cette personnalisation liée à la marque dans Paramètres du compte > Personnalisation liée à la marque.

    • Sélectionnez Choisir un fichier pour télécharger une nouvelle image de logo.  Votre image doit être un type de fichier image valide (PNG ou GIF) et avoir une taille inférieure à 1 Mo.
    • Utilisez les sélecteurs de couleurs pour sélectionner de nouvelles couleurs d’arrière-plan ou de texte d’en-tête.
    • Utilisez le paramètre d’ombre portée pour ajuster le rendu du texte afin de le rendre plus lisible.
    • Un aperçu s’affiche au fur et à mesure que vous effectuez vos modifications. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
    • Cliquez sur Supprimer la marque personnalisée pour revenir à la personnalisation d’origine de Resource Management. Toutes les modifications de personnalisation liée à la marque seront perdues, vous ne pouvez pas annuler cette action.

     

    Gérer plusieurs devises

    APPLIES TO

    • Resource Management

    Resource Management ne prend actuellement pas en charge plusieurs devises.

    Le symbole de la devise est une visualisation qui n'est pas convertie en valeur réelle pour afficher l'agrégat combiné dans les rapports. L'intérêt des rapports dynamiques dépend de la possibilité de regrouper toutes les données financières dans une même vue combinée et dans une seule devise. De plus, si vous partagez des membres d'équipe entre plusieurs bureaux, chacun de leurs taux facturables doit être converti dans la devise qui correspond au projet.

    Scénario à plusieurs devises :

    • Votre client est au Royaume-Uni. Votre contrat pour ce projet a un budget de 65 000 £.
    • Vous convertissez ce budget en USD (ou toute devise) et saisissez le montant dans Resource Management. Selon un exemple de taux de change, 65 000 £ = 98 000 $.
    • Vos taux facturables dans Resource Management sont en USD.
    • Chaque taux facturable est déterminé par le coût par membre d'équipe, les frais généraux et la marge ciblée. Le projet à 98 000 $ et tous les taux facturables liés à votre projet ont une marge de 30 %.
    • Votre équipe travaille sur le projet pendant 3 mois et produit les livrables attendus pour 105 000 $ de temps, soit 7 000 $ de plus, ce qui réduit votre marge bénéficiaire à 27 %.
    • Vous devez facturer le client en livres, ce qui vous met à la merci du taux de change. Heureusement pour vous, la valeur de la livre sterling a augmenté depuis que vous avez rédigé le contrat. À la fin du projet, 65 000 £ = 110 000 $.
    • Vous terminez le projet avec une marge bénéficiaire de 31 %.

    Autres options dans le cas de devises multiples :

    1. Configurez un compte pour chaque bureau régional (avec sa monnaie locale) et utilisez l'API pour extraire les données de tous les comptes dans un seul tableau de bord.
    2. N'utilisez pas le budget des frais des projets. Suivez plutôt les heures et fixez pour votre équipe un objectif qui n'est pas lié à la devise.