Créer et gérer des filtres

Pour nommer et enregistrer un filtre, vous devez être au moins éditeur de la feuille.

Vous devez être le propriétaire ou l’administrateur de la feuille pour partager un filtre.

Les filtres font office d’objectifs personnalisés, vous permettant d’éliminer les interférences et de faire apparaître uniquement les lignes importantes pour votre tâche actuelle.

Par exemple, vous pouvez créer un filtre pour afficher toutes les tâches qui arrivent à échéance à une date spécifique, tout ce qui vous est actuellement attribué ou tous les éléments d’une étape particulière d’un flux de travail. Vous pouvez appliquer un filtre à une feuille à l’aide du menu Filtre.

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Le partage de filtres est disponible pour les forfaits Affaire et supérieurs. Pour en savoir plus sur les forfaits et les tarifs, veuillez consulter la page Tarifs.

Filtres sans nom et filtres nommés

Il existe deux types de filtres : les filtres sans nom et les filtres nommés. Le filtre utilisé dépend des autorisations de partage que vous avez sur la feuille et de vos objectifs :

• Filtre sans nom :Toute personne ayant accès à une feuille peut créer un filtre sans nom (sans nom) dans cette feuille. Votre filtre sans nom vous est propre et vous pouvez le configurer comme vous le souhaitez.
  
  Vous pouvez réutiliser et mettre à jour un filtre sans nom, mais vous ne pouvez avoir qu’un seul filtre sans nom à la fois.  
• Filtre nommé : toute personne disposant d’une autorisation Éditeur ou supérieure sur une feuille peut créer et nommer des filtres dans cette feuille. Si vous êtes le propriétaire de la feuille ou si vous disposez des autorisations d’administrateur sur la feuille, vous pouvez partager des filtres nommés avec tous les autres utilisateurs qui ont accès à la feuille.  

Filtres supplémentaires

Dans les modes Table, Tableau et Chronologie, vous pouvez davantage filtrer vos données en ajoutant des filtres temporaires supplémentaires. Vous pouvez utiliser ces filtres ponctuels seuls ou avec les filtres enregistrés.

1. Sélectionnez Ajouter un filtre.
2. Dans la liste déroulante de colonne, sélectionnez la colonne et les critères.

Vous pouvez créer et partager ces filtres comme vous le souhaitez.

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Filtres appliqués à votre feuille

Les filtres ont un impact sur toutes les vues de la feuille. Les lignes masquées avec un filtre en mode Grille sont également masquées dans les modes Carte , Agenda et Gantt.

• Pour savoir si un filtre est appliqué à votre feuille, vérifiez l’étiquette sur le menu Filtre. L’image ci-dessous montre une feuille avec un filtre actif nommé « Contenu modifié et actualisé ». 

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• Si une ou plusieurs lignes enfant d’une ligne parent réduite répondent aux critères du filtre actuel, Smartsheet affiche ces lignes enfant.

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• Si vous passez le curseur sur le nom du filtre, le nombre de lignes correspondantes et le nombre total de lignes apparaissent.

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Vous avez maintenant une compréhension de base des filtres de feuille.

Vous pouvez filtrer les lignes de la feuille selon des colonnes qui correspondent aux conditions spécifiques qui vous intéressent. Voici quelques-unes des conditions que vous pouvez vérifier par rapport à une colonne :

• Correspond à une valeur spécifique ou à une valeur contenue dans une liste.
• Ne correspond à aucune des valeurs contenues dans une liste.
• Supérieur à, inférieur à ou égal à.
• Vide.
• N’est pas un nombre.
• N’est pas une date.

Si vous définissez plusieurs conditions, vous pouvez choisir d’afficher les lignes qui correspondent à

• toutes les conditions ;
• au moins une condition.

Avec les autorisations appropriées, vous pouvez créer des filtres pour vous-même ou les partager avec d’autres personnes. 

La fonctionnalité Filtre partagée présentée dans cet article est incluse dans les forfaits Affaire et Entreprise. Pour plus d’informations sur les forfaits et les tarifs, veuillez consulter notre page Tarifs.

Autorisations requises

Les actions que vous pouvez effectuer avec les filtres dans une feuille dépendent des autorisations de partage dont vous disposez par rapport à cette feuille.

Le filtre sans nom d’une feuille vous est propre. Vous pouvez le configurer comme vous le souhaitez.

Consultez cet article pour savoir comment créer un filtre en mode Table, Tableau ou Chronologie. 

Créer un filtre en mode Grille, Carte, Gantt ou Agenda

1. Dans la barre d’outils, accédez à Filtre > Nouveau filtre. L’éditeur de filtre apparaît. 

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2. Pour créer un filtre avec nom, remplissez le champ Nom (nécessite une autorisation Éditeur ou supérieure pour la feuille)

   Ou,

   Pour créer un filtre sans nom, laissez le champ Nom vide.

3. Sous Afficher les lignes correspondant à : , définissez une ou plusieurs conditions pour filtrer les données souhaitées.

   Le type de données d’une colonne détermine les opérateurs conditionnels disponibles. Par exemple, l’option contient ne peut être utilisée qu’avec des chaînes de texte et des contacts, et l’option est compris(e) entre ne peut être utilisée qu’avec des dates et des nombres.

4. Cliquez sur le lien à côté de Afficher les lignes correspondant à : pour basculer entre une correspondance avec toutes les conditions et au moins une condition.
5. Pour partager le filtre avec d’autres collaborateurs d’une feuille (nécessite des autorisations Administrateur ou supérieures pour cette feuille), cochez la case Partager le filtre.
6. Si votre feuille utilise une hiérarchie, vous pouvez filtrer les lignes parent en cochant la case Inclure les lignes parent.
7. Sélectionnez Appliquer pour voir les résultats du filtrage.

Les lignes correspondant à votre filtre apparaissent, tandis que les autres lignes sont masquées.

Dans le menu Filtre, le nom de votre filtre apparaît. Si le filtre n’a pas de nom, il s’affiche en tant que Filtre sans nom. Si vous avez partagé le filtre, l’icône de partage   apparaît à côté du nom du filtre.

Modifier un filtre

Vous pouvez toujours revenir en arrière et modifier les conditions d’un filtre existant :

1. Dans le menu Filtre, survolez le nom du filtre existant, puis sélectionnez l’icône Modifier  .
    

   L’intitulé du formulaire affiche le nom du filtre que vous modifiez. Vérifiez l’intitulé pour vous assurer que vous modifiez le bon filtre.

2. Dans le formulaire Modifier le filtre, modifiez les critères selon vos besoins
3. Sélectionnez Appliquer.

Le filtre mis à jour est appliqué à la feuille.

Si vous ne disposez pas d’autorisations Éditeur ou supérieures, vous ne pouvez modifier que les filtres sans nom.

Désactiver un filtre

Pour arrêter l’application du filtre actuel d’une feuille, sélectionnez le nom du filtre dans la barre supérieure. Le nom de l’élément de menu devient Filtre désactivé.

Supprimer un filtre

Voici comment supprimer un filtre de la feuille :

1. Dans le menu Filtre, survolez le nom du filtre existant, puis sélectionnez l’icône de suppression  .
2. Sélectionnez Supprimer.

Astuces pour travailler avec des critères

À mesure que vous définissez les critères de vos filtres, peut-être déterminerez-vous comment configurer ceux que vous trouvez les plus utiles. Voici quelques idées pour vous lancer :

• Pour faire en sorte qu’un filtre utilise tous les critères spécifiés ou seulement l’un d’entre eux, sélectionnez le lien à côté de Afficher les lignes correspondant à : pour basculer entre toutes les conditions et au moins une condition.
• Recherchez les lignes où des données peuvent manquer avec la condition est vide .
• Si votre feuille utilise une hiérarchie, vous pouvez choisir d’inclure les lignes parent dans votre filtre en cochant la case Inclure les lignes parent.
• Ciblez les collaborateurs avec des tâches attribuées en créant un filtre Utilisateur actuel. Pour plus de détails, consultez la rubrique Consulter vos tâches attribuées.  
• Utilisez le critère de filtrage Ligne pour filtrer selon les données de chemin critique, les pièces jointes, les commentaires et les lignes verrouillées. 

• Pour trouver les lignes contenant une valeur numérique pure à l’aide d’un filtre, vous devez convertir le nombre en texte. Pour ce faire, créez une nouvelle colonne et la formule suivante : 

  =[NuméroColonne]1 + ""

où [NuméroColonne] est le nom de la colonne et le numéro de ligne est 1. Copiez cette formule dans le reste de la nouvelle colonne.

Les filtres ne trouvent pas de valeurs numériques pures. 

Filtrer selon les données de chemin critique, les pièces jointes, les commentaires et les lignes verrouillées

Utilisez le critère de filtrage Ligne pour filtrer selon les tâches de chemin critique, les pièces jointes et les commentaires sur lesquels vous devez agir, ainsi que les lignes verrouillées afin d’empêcher que certaines personnes apportent des modifications.

Sélectionnez Ligne dans le premier champ déroulant pour voir ces options.
 

Isoler vos données de chemin critique

Si vous avez configuré votre feuille de façon à mettre en surbrillance les lignes de chemin critique, vous pouvez appliquer un filtre avec est sur le chemin critique ou n’est pas sur le chemin critique pour afficher ou masquer les lignes de chemin critique. Les étapes d’activation du chemin critique dans votre feuille sont disponibles dans la rubrique Suivre le chemin critique dans un projet.

Trouver rapidement des lignes avec des pièces jointes et des commentaires

Vous pouvez créer un filtre avec le critère Ligne qui affiche ou masque les lignes qui contiennent des pièces jointes ou des commentaires. Utilisez possède des pièces jointes ou possède des commentaires pour isoler uniquement les lignes afin de télécharger les pièces jointes ou de répondre rapidement aux fils de commentaires. Le critère ne possède pas de pièces jointes ou ne possède pas de commentaires masque les lignes contenant des pièces jointes ou des commentaires. 

Rechercher des lignes verrouillées et déverrouillées

Utilisez La ligne est verrouillée ou La ligne n’est pas verrouillée pour afficher ou masquer des lignes qui ne peuvent être modifiées que par des personnes disposant d’autorisations de partage Administrateur par rapport à une feuille. Cela peut aider les personnes disposant d’autorisations Éditeur à réduire le nombre de lignes qu’elles sont autorisées à modifier.

Un moyen efficace pour les utilisateurs d’afficher des informations qui leur sont propres est de créer un rapport qui utilise le filtre Utilisateur actuel, par exemple un rapport Liste des tâches.

Smartsheet identifie l’utilisateur connecté et recoupe ses coordonnées avec les données des colonnes Liste des contacts. Cela vous permet de générer un rapport unique qui s’applique de manière dynamique à tous les utilisateurs avec lesquels le rapport et ses feuilles associées sont partagés.

Créer un rapport sur l’utilisateur actuel 

Pour créer un rapport sur l’utilisateur actuel :

1. Ouvrez Smartsheet et créez votre rapport :
   • Accédez à Accueil ou à l’espace de travail souhaité.
   • Sélectionnez Créer > Rapport.
2. Choisissez votre type de rapport :
   • Sélectionnez Rapport de lignes pour créer un rapport qui affiche les lignes d’une ou de plusieurs feuilles.
3. Feuilles sources
   • Choisissez les feuilles à partir desquelles vous souhaitez extraire des données. Vous pouvez sélectionner plusieurs feuilles si nécessaire.
4. Ajouter un filtre
   • Dans le générateur de rapports, accédez à l’onglet Filtre.
   • Sélectionnez Ajouter un filtre et choisissez la colonne qui contient les coordonnées de l’utilisateur (par exemple, Attribué à ou Liste des contacts).
5. Appliquer un filtre d’utilisateur actuel :
   • Définissez une condition de filtre sur a l’un des ou a tout de, et sélectionnez Utilisateur actuel dans le menu déroulant. Cela garantit que le rapport affiche de manière dynamique les informations relatives à l’utilisateur connecté.
6. Personnalisez vos colonnes et votre mise en page :
   • Ajustez les colonnes pour afficher les informations pertinentes dont vous avez besoin dans le rapport.
   • Vous pouvez également réorganiser les colonnes, appliquer un tri et ajuster la mise en page en fonction de vos préférences.
7. Enregistrez et partagez votre rapport :
   • Sélectionnez Enregistrer et donnez un nom à votre rapport.
   • Partagez le rapport avec des utilisateurs ou des groupes, le cas échéant. Le filtre de l’utilisateur actuel adapte automatiquement le rapport à chaque utilisateur en fonction de ses informations de connexion.

Vérifiez que votre filtre fonctionne en vous connectant en tant qu’utilisateurs différents, ou demandez aux membres de votre équipe de vérifier le rapport pour s’assurer qu’il affiche les informations correctes en fonction du filtre Utilisateur actuel.