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Les rapports récapitulatifs de feuilles vous permettent de regrouper facilement les champs récapitulatifs d’une ou de plusieurs feuilles dans un seul rapport, de sorte que vous pouvez rapidement visualiser les informations essentielles dans un affichage au niveau du portefeuille.
Les informations du Récapitulatif de feuille sont ressorties en fonction des critères du rapport. Elles peuvent ensuite être rapidement combinées en groupes et récapitulées en utilisant des fonctions qui permettent de totaliser des colonnes du rapport.
Les rapports récapitulatifs de feuilles peuvent être ajoutés directement à un tableau de bord, ou visualisés dans un diagramme, afin de communiquer aux parties prenantes, en temps réel, l’avancement réalisé.
Créer un rapport récapitulatif de la feuille
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Prérequis
Pour créer une vue de portefeuille, vous avez besoin des éléments suivants :
- Vos feuilles sources. Les informations contenues dans chaque récapitulatif de feuilles sont celles que vous pouvez intégrer dans le rapport.
- Un rapport récapitulatif de feuilles.
Créer votre rapport récapitulatif de feuilles
- Dans la barre de menu de gauche, sélectionnez Créer (icône Plus).
Faites défiler la page vers le bas et sélectionnez Rapport > Rapport récapitulatif de feuilles.
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Votre nouveau rapport s’ouvre et vous pouvez commencer à le modifier !
Définir ce que vous souhaitez voir dans le rapport
Dans la barre d’outils du rapport, vous pouvez utiliser les outils décrits dans le tableau ci-dessous pour définir ce que vous souhaitez voir dans le rapport et comment.
| Utiliser cet onglet | Pour exécuter cette action |
|---|---|
| Feuilles sources | Indiquez les feuilles et les récapitulatifs que vous souhaitez intégrer dans ce rapport. Si vous sélectionnez un espace de travail, vous intégrez toutes les feuilles qu’il contient et le rapport est mis à jour à mesure que des feuilles sont ajoutées et supprimées de l’espace de travail. Si vous sélectionnez un dossier, vous intégrez uniquement les feuilles à l’intérieur du dossier et le rapport ne se met pas à jour automatiquement lorsque le contenu du dossier change. |
| Colonnes à afficher | Sélectionnez les champs récapitulatifs ou les colonnes système que vous souhaitez afficher dans ce rapport. |
| Critères de filtre | Définissez les paramètres des informations récapitulatives affichées dans le rapport. |
| Grouper | Combinez des valeurs similaires en groupes, de sorte que les lignes peuvent être organisées en catégories ou classifications logiques. |
| Récapituler | Extrayez les informations clés de votre rapport, telles que le décompte des projets terminés. |
| Trier | Définissez la manière dont les informations récapitulatives sont triées dans le rapport. |
La première étape consistera toujours à sélectionner vos feuilles sources. Sélectionnez ensuite les colonnes que vous souhaitez afficher.
Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez utiliser les outils Critères de filtre, Grouper, Récapituler et Trier pour organiser les informations comme vous le souhaitez.
Modifier les champs récapitulatifs de feuilles personnalisés à partir du rapport
Vous pouvez modifier les champs de votre rapport de vue de portefeuille directement dans le rapport ; vous n’avez pas besoin de revenir au champ récapitulatif dans la feuille sous-jacente pour apporter des modifications.
- Sélectionnez le menu kebab
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sur la cellule de gauche de la ligne que vous voulez modifier. - Sélectionnez Modifier. Le formulaire Modifier s’ouvre si la feuille source contient des champs personnalisés. Dans le cas contraire, le message « Cette feuille ne contient pas de champs récapitulatifs personnalisés définis » s’affiche.
- Saisissez vos modifications et sélectionnez Enregistrer.
Gardez à l’esprit ce qui suit
- Assurez-vous que tous les noms de vos champs sont cohérents dans les feuilles.
Utilisez le même type de champ pour tous les champs récapitulatifs utilisés pour recueillir le même type de données. Par exemple, si vous regroupez des informations budgétaires, assurez-vous que les budgets sont affichés au format de devise dans l’ensemble des colonnes de toutes les feuilles incluses. Si vous avez différents types de champs (certains contenant des devises et d’autres des valeurs numériques), vous obtiendrez une colonne pour chaque type de champ.
Le rapport récapitulatif de feuilles n’est pas disponible pour les applications Premium. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser de rapport de type Récapitulatif de feuilles comme source pour votre Dynamic View.
Calculer les métriques clés du projet à l’aide de formules récapitulatives de la feuille
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Dans un récapitulatif de feuille en mode Grille, vous pouvez utiliser des formules pour afficher les métriques critiques et résumer les données de la feuille pour en faciliter l’accès.
Créer une formule récapitulative de la feuille
Dans le récapitulatif de votre feuille : saisissez le signe égal (=) et la fonction souhaitée dans un champ récapitulatif de la feuille.
- Utilisez le tableau ci-dessous pour obtenir des exemples de référencement d’autres champs récapitulatifs de la feuille dans vos formules récapitulatives de la feuille.
Notez que vous ne pouvez pas saisir de formules dans les champs de cases à cocher.
Exemples de formules récapitulatives de la feuille
Le tableau ci-dessous contient des exemples de formules récapitulatives de la feuille.
| Lorsque vous faites référence à | Utilisez cette syntaxe | Exemple de formule |
|---|---|---|
| Autres champs récapitulatifs (même feuille) | [Nom du champ]# | =SUM([Budget 2024]2, [Budget 2025]2) |
| Cellules de la feuille | [Nom de la colonne] | =SUM(Dépenses1:Dépenses3) |
Les références des champs récapitulatifs de la feuille ([Nom du champ]#) pour les formules peuvent être utilisées à la fois dans les champs récapitulatifs de la feuille et les cellules de la feuille. Pour plus d’informations, consultez l’article Base sur les formules.
Pour obtenir la liste complète des fonctions, consultez la page sur les fonctions.
Référencement croisé d’autres données de feuille dans des formules
Dans les formules de champ récapitulatif de la feuille, vous pouvez créer des références croisées de données provenant d’autres feuilles.
Découvrez comment dans l’article Créer des références de feuilles croisées.
Fournir un contexte aux symboles avec une légende récapitulative de la feuille
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Les symboles dans Smartsheet offrent un moyen rapide de visualiser les informations, mais leur signification peut varier en fonction du contexte de votre feuille.
Ajouter une légende récapitulative fournit une référence pour chaque symbole, ce qui facilite la compréhension correcte des données et le maintien de l'alignement.
Créer une légende récapitulative de la feuille
- Sélectionnez l'icône Récapitulatif
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dans le panneau de droite. - Pour créer un résumé de légende, sélectionnez le + Nouveau champ. Nommez votre champ et sélectionnez Texte/Numéro comme type. Le nouveau champ apparaît dans le récapitulatif de la feuille.
- Entrez un résumé pour votre légende de symboles dans le champ de texte.
- Sélectionnez + Nouveau champ. Nommez le champ et sélectionnez le type Symboles... Dans la section Symbole visuel, sélectionnez le symbole que vous souhaitez décrire.
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- Sélectionnez OK. Le champ de symbole apparaît dans le Récapitulatif de la feuille.
- Dans le champ de symbole que vous venez de créer, sélectionnez le symbole à afficher.
Verrouillez ces champs pour empêcher les éditeurs de les modifier. Pour verrouiller un champ, sélectionnez l'icône de menu
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à droite du champ et sélectionnez Verrouiller le champ.
- Répétez les étapes 4 et 5 pour chaque symbole que vous souhaitez décrire.
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