Gestion de projets - Tutoriel

La section Resource Management n’est disponible que pour les forfaits Affaire ou Entreprise.

Vous pouvez accéder aux Paramètres du projet depuis le mode Gantt, Grille ou Table :

• En mode Gantt : cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de colonne en mode Gantt et sélectionnez Paramètres du projet, ou accédez au bouton Paramètres dans la barre d’outils dans le coin supérieur droit de la feuille.

  Les paramètres de l’échelle de temps Gantt n’apparaissent que lors de la modification des Paramètres du projet en mode Gantt.

• En mode Grille : cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de colonne dans la feuille et sélectionnez Modifier les paramètres du projet.

• En mode Table : sélectionnez les paramètres de la feuille  Brandfolder Image dans la barre d’outils et modifiez la date de début ou de fin.

  Pour modifier d’autres paramètres du projet, passez en mode Gantt ou Grille. 

Paramètres des interdépendances

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Affichage de la plage de dates 

Utilisez les colonnes Date de début et Date de fin pour suivre les dates de début et de fin. 

Le mode Gantt nécessite une date de début et de fin (non associée à des formules de colonne) pour être chargé. Cependant, le mode Chronologie n’a besoin que d’une seule colonne de date pour se charger lorsqu’il n’utilise pas les Paramètres du projet. Si votre feuille comprend plusieurs colonnes de date, les Paramètres du projet nécessitent à la fois une date de début et une date de fin.

% terminé de la colonne

L’automatisation du % terminé de la colonne est facultative. Sélectionnez la colonne que vous souhaitez définir comme % terminé de la colonne. Cette colonne superpose un indicateur % terminé dans les barres des tâches uniquement pour le diagramme de Gantt, ce qui vous permet de voir les calculs automatisés du % terminé. 

Lorsque les interdépendances sont activées et que vous utilisez la hiérarchie dans votre feuille, Smartsheet calcule automatiquement le pourcentage d’achèvement dans les lignes parent en fonction des valeurs de durée et de pourcentage d’achèvement des lignes enfant. Pour mettre en forme les valeurs de cette colonne en pourcentages, sélectionnez l’en-tête de colonne en haut, puis sélectionnez l’icône % dans la barre d’outils de gauche.

Interdépendances

Pour activer les interdépendances, vous devez attribuer les colonnes Prédécesseur et Durée.  Si votre feuille ne comporte pas de colonnes Prédécesseur ou Durée, Smartsheet les crée automatiquement pour vous.

• Prédécesseur : cette colonne crée des interdépendances entre les tâches du planning.
• Durée : cette colonne automatise la planification des dates de début et de fin d’une tâche. Il représente le nombre de jours ouvrables requis par la tâche pour être terminée.

L’activation des interdépendances a un impact sur les dates de début et de fin d’une ligne, car elle calcule et ajuste automatiquement ces valeurs de date en fonction des modifications apportées aux valeurs Durée et Prédécesseur de la ligne.

Lorsque les interdépendances sont activées, vous pouvez configurer les jours ouvrables et non travaillés, définir les heures et exclure des dates spécifiques telles que les jours fériés. Par défaut, Smartsheet considère que chaque jour ouvrable compte 8 heures.

Une fois les interdépendances activées :

• Les dates de début et de fin des lignes présentant des valeurs Durée et/ou Prédécesseur sont automatiquement calculées.
  • Le système ajoute automatiquement la durée spécifiée à la date de début pour calculer les dates de fin (en tenant compte des jours non travaillés).
• Si un prédécesseur détermine la date de début ou de fin d’une tâche, vous pouvez la modifier manuellement en cliquant dans la cellule et en sélectionnant une nouvelle date. Cette action ignore l’association avec le prédécesseur et supprime la valeur Prédécesseur de la ligne.
• Si une ligne parent dispose d’une valeur de prédécesseur, cette relation d’interdépendance influe sur les dates de début de chaque ligne enfant. La suppression de la valeur de prédécesseur sur la ligne parent permet de modifier les lignes enfant, de sorte que vous pouvez changer les dates manuellement.
• Les dates de début et de fin des tâches qui dépendent d’un prédécesseur ne sont pas modifiables à partir d’un rapport, d’une demande d’actualisation de ligne ou d’une application mobile. Pour contourner ce problème, mettez manuellement à jour la date de début ou la durée d’une tâche pour mettre à jour automatiquement la date de fin.

Consultez cet article qui explique en détail comment activer les interdépendances et utiliser les prédécesseurs. 

Paramètres de l’échelle de temps Gantt

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Modifiez les paramètres d’échelle de temps suivants utilisés en mode Gantt :

• Configurez l’apparence des en-têtes Principale et Secondaire. Ces derniers apparaissent le long de l’échelle de temps en haut du mode Gantt. Basculez entre les jours, les semaines, les mois, les trimestres et les années, et sélectionnez le style des dates.
• Personnalisez le jour de début de la semaine et le mois qui commence l’année fiscale.
• Choisissez n’importe quelle colonne à afficher comme étiquette à droite de la barre Gantt. Par exemple, définissez une colonne Liste des contacts comme étiquette d’affichage pour voir une liste des personnes affectées à chaque tâche à côté de chaque barre Gantt.
• Indiquez si le mode Gantt s’ouvre à la date du jour.
  • Cette option est uniquement disponible pour le propriétaire et les administrateurs de la feuille.
  • Ce paramètre correspond à votre préférence et n’influence pas la façon dont vos collaborateurs voient le mode Gantt.
  • Si une personne disposant d’autorisations Éditeur ou Spectateur souhaite ouvrir le mode Gantt à la date du jour, vous pouvez créer un rapport à partir de votre feuille. Tout utilisateur ayant accès au rapport peut accéder aux paramètres de l’échelle de temps Gantt pour activer l’option Ouvrir à la date du jour.

Paramètres de Resource Management

En savoir plus sur les paramètres de projet de Resource Management

En mode Gantt et Chronologie, un losange représente un jalon. 

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Créer un jalon

Mode Gantt

1. Activez les interdépendances à partir des paramètres de votre feuille.

• En mode Gantt, les jalons ne peuvent s’afficher que si vous activez les interdépendances. Sinon, tous les éléments s’afficheront sous forme de barres.

2. Vous pouvez créer un jalon en définissant la valeur de durée de l’élément sur zéro (et en vous assurant que les dates de début et de fin ont la même valeur).

Mode Chronologie

1. Si les interdépendances sont désactivées dans votre feuille :

• S’il n’y a qu’une seule colonne de date, toutes les lignes de la feuille apparaissent sous forme de jalons.
• S’il y a deux colonnes de date ou plus, vous pouvez créer un jalon en indiquant une date de début OU de fin.

2. Si les interdépendances sont activées dans votre feuille :

• Indiquez une date de début OU de fin pour l’élément.
• Définissez la valeur de durée de l’élément sur zéro (et assurez-vous que les dates de début et de fin ont la même valeur).

Les pourcentages d’achèvement de regroupements ne sont pas disponibles pour les tâches parent qui contiennent des sous-tâches correspondant à des jalons.

Date de début, Date de fin, Durée et % d’achèvement pour les lignes parent

La Date de début pour un parent est déterminée par la date de début la plus ancienne parmi toutes ses lignes enfant. De même, la Date de fin est déterminée par la dernière date de fin parmi toutes ses lignes enfants.

La Durée sur le parent indique le nombre de jours ouvrés entre la Date de début et la Date de fin dans cette ligne. Elle fournit une plage de temps complète allant de la première sous-tâche à la dernière, plutôt que de simplement totaliser leurs durées.

Le Pourcentage d’avancement de la ligne parent calculera un pourcentage pondéré en fonction de la durée et du pourcentage d’achèvement saisi sur chaque ligne enfant. De cette manière, les lignes enfant terminées de durée plus courte n’affecteront pas le pourcentage d’achèvement de la ligne parent de la même manière qu’une ligne enfant terminée de durée plus longue.

Le regroupement de lignes parent inclut uniquement les sous-tâches ayant des valeurs Durée et % d’achèvement données.

Conseils sur la fonctionnalité de regroupement parent

• Vous ne pouvez pas modifier les lignes parent avec les interdépendances activées dans les colonnes Date de début, Date de fin, Durée et % d’achèvement. Vous pouvez utiliser vos calculs si vous désactivez la fonctionnalité d’interdépendance sur la feuille ou si vous créez une formule personnalisée dans une colonne qui n’est pas utilisée dans la fonctionnalité d’interdépendance.
• Vous ne pouvez pas utiliser de formules personnalisées pour modifier l’affichage ou les barres du diagramme de Gantt.
• Les lignes parent des feuilles pour lesquelles les interdépendances sont activées présentent toujours un arrière-plan de couleur grise dans les modes Agenda et Gantt.
• Les lignes parent reflètent toujours la durée en jours ouvrés partiels, même si vous utilisez d’autres formats pour afficher la durée des lignes enfant.
• Les lignes parent ne calculent pas les regroupements % d’achèvement lorsque leurs lignes enfants contiennent des jalons (durée = 0).