Gestion de projets - Tutoriel

Les paramètres du projet sont désormais des paramètres de feuille en mode Table, Tableau et Chronologie. Découvrez-en davantage sur l’utilisation des paramètres de feuille.

Vous pouvez accéder aux paramètres du projet depuis le mode Gantt, Grille ou Table :

• En mode Gantt : cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de colonne en mode Gantt et sélectionnez Paramètres du projet, ou sélectionnez l’icône de Paramètres du projet  Brandfolder Image  dans le coin supérieur droit de la feuille.

  Les paramètres de l’échelle de temps Gantt n’apparaissent que lors de la modification des paramètres du projet en mode Gantt.

• En mode Grille : cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de colonne dans la feuille et sélectionnez Modifier les paramètres du projet.

• En mode Table : sélectionnez les paramètres de la feuille Brandfolder Image dans la barre d’outils et modifiez la date de début ou de fin.

  Passez en mode Gantt ou Grille pour modifier d’autres paramètres du projet. 

Paramètres des interdépendances

L’image suivante montre les paramètres d’interdépendance d’un projet.

Brandfolder Image

Affichage de la plage de dates  

Utilisez les colonnes Date de début et Date de fin pour suivre les dates de début et de fin. 

Pour utiliser le mode Gantt, votre feuille doit avoir à la fois une date de début et une date de fin, et ces dates ne peuvent pas être calculées avec des formules. Si votre feuille comporte plusieurs colonnes de date, vous devez définir une date de début et une date de fin dans les paramètres du projet pour que le mode Gantt fonctionne. 

Le mode Chronologie est plus flexible : il n’a besoin que d’une seule colonne de date pour s’afficher, tant que vous n’utilisez pas les paramètres du projet. 

% terminé de la colonne

L’automatisation du pourcentage terminé est facultative. Sélectionnez la colonne que vous souhaitez définir comme % terminé de la colonne. Cette colonne superpose un indicateur % terminé dans les barres de tâches uniquement pour le diagramme de Gantt, ce qui vous permet de voir les calculs automatisés du % terminé. 

Si vous activez les interdépendances et utilisez la hiérarchie dans votre feuille, Smartsheet calcule automatiquement le pourcentage d’achèvement dans les lignes parent en fonction des valeurs de durée et de pourcentage d’achèvement de leurs lignes enfant. Pour mettre en forme les valeurs de cette colonne en pourcentages, sélectionnez l’en-tête de colonne en haut, puis sélectionnez l’icône % dans la barre d’outils de gauche.

Interdépendances

Pour activer les interdépendances, vous devez attribuer les colonnes Prédécesseur et Durée.  Si votre feuille ne comporte pas encore ces colonnes, Smartsheet les crée automatiquement pour vous.

• Prédécesseur : cette colonne crée des interdépendances entre les tâches du planning.
• Durée : cette colonne automatise la planification des dates de début et de fin d’une tâche. Elle représente le nombre de jours ouvrables requis par la tâche pour être terminée.

L’activation des interdépendances a un impact sur les dates de début et de fin d’une ligne, car elle calcule et ajuste automatiquement ces valeurs de date en fonction des modifications apportées aux valeurs de durée et de prédécesseur de la ligne.

Lorsque les interdépendances sont activées, vous pouvez définir les jours ouvrables et les heures travaillées et exclure des dates spécifiques telles que les jours fériés. Par défaut, Smartsheet considère que chaque jour ouvrable compte 8 heures.

Une fois les interdépendances activées :

• Les dates de début et de fin des lignes présentant des valeurs Durée et/ou Prédécesseur sont automatiquement calculées.

  Le système ajoute automatiquement la durée spécifiée à la date de début pour calculer les dates de fin (en tenant compte des jours non travaillés).

• Si un prédécesseur détermine la date de début ou de fin d’une tâche, vous pouvez la modifier manuellement en cliquant dans la cellule et en sélectionnant une nouvelle date.
  
  Cette action ignore l’association avec le prédécesseur et supprime la valeur Prédécesseur de la ligne.
• Si une ligne parent dispose d’une valeur de prédécesseur, cette relation d’interdépendance influe sur les dates de début de chaque ligne enfant.
  
  La suppression de la valeur de prédécesseur sur la ligne parent permet de modifier les lignes enfant, de sorte que vous pouvez changer les dates manuellement.
• Les dates de début et de fin des tâches dépendantes du prédécesseur ne peuvent pas être modifiées à partir d’un rapport, d’une demande d’actualisation de ligne ou de toute application mobile. Pour contourner cette restriction, mettez manuellement à jour la date de début ou la durée d’une tâche pour actualiser automatiquement la date de fin pour vous.

Consultez cet article qui explique en détail comment activer les interdépendances et utiliser les prédécesseurs. 

Paramètres de l’échelle de temps Gantt

L’image suivante montre les paramètres de l’échelle de temps Gantt.

Brandfolder Image

Modifiez les paramètres d’échelle de temps suivants utilisés en mode Gantt :

• Configurez l’apparence des en-têtes Principale et Secondaire. Ces derniers apparaissent le long de l’échelle de temps en haut du mode Gantt. Basculez entre les jours, les semaines, les mois, les trimestres et les années, et sélectionnez le style des dates.
• Sélectionnez le Premier jour de la semaine et le mois qui commence l’année fiscale.
• Choisissez n’importe quelle colonne à afficher comme étiquette à droite de la barre Gantt. Par exemple, définissez une colonne Liste des contacts comme étiquette d’affichage pour voir une liste des personnes affectées à chaque tâche à côté de chaque barre Gantt.
• Indiquez si le mode Gantt s’ouvre à la date du jour.
  • Cette option est uniquement disponible pour le propriétaire et les administrateurs de la feuille.
  • Ce paramètre correspond à votre préférence et n’influence pas la façon dont vos collaborateurs voient le mode Gantt.
  • Si une personne disposant d’autorisations Éditeur ou Spectateur souhaite ouvrir le mode Gantt à la date du jour, vous pouvez créer un rapport à partir de votre feuille. Tout utilisateur ayant accès au rapport peut accéder aux paramètres de l’échelle de temps Gantt pour activer l’option Ouvrir à la date du jour.

Paramètres de Resource Management

La section Resource Management n’est disponible que pour les forfaits Affaire ou Entreprise.

Pour en savoir plus sur les paramètres de Resource Management, consultez l’article Resource Management project settings (paramètres de projet Resource Management).

En mode Gantt et Chronologie, un losange représente un jalon. 

Brandfolder Image

Créer un jalon

Mode Gantt

1. Activez les interdépendances à partir des paramètres de votre feuille.

• En mode Gantt, les jalons ne peuvent s’afficher que si vous activez les interdépendances. Sinon, tous les éléments s’afficheront sous forme de barres.

2. Vous pouvez créer un jalon en définissant la valeur de durée de l’élément sur zéro (et en vous assurant que les dates de début et de fin ont la même valeur).

Mode Chronologie

1. Si les interdépendances sont désactivées dans votre feuille :

• S’il n’y a qu’une seule colonne de date, toutes les lignes de la feuille apparaissent sous forme de jalons.
• S’il y a deux colonnes de date ou plus, vous pouvez créer un jalon en indiquant une date de début OU de fin.

2. Si les interdépendances sont activées dans votre feuille :

• Indiquez une date de début OU de fin pour l’élément.
• Définissez la valeur de durée de l’élément sur zéro (et assurez-vous que les dates de début et de fin ont la même valeur).

Les pourcentages d’achèvement de regroupements ne sont pas disponibles pour les tâches parent qui contiennent des sous-tâches correspondant à des jalons.

Vous pouvez créer des lignes parent en ajoutant un retrait positif à d’autres lignes situées en dessous. Ces lignes en retrait deviennent des lignes enfant. Pour en savoir plus, consultez l’article Hiérarchie : ajouter un retrait positif et un retrait négatif aux lignes.

Date de début, Date de fin, Durée et Pourcentage d’achèvement pour les lignes parent

La Date de début pour une ligne parent correspond à la date de début la plus ancienne parmi toutes ses lignes enfant. De même, la Date de fin correspond à la dernière date de fin parmi toutes ses lignes enfant.

La Durée de la ligne parent indique le nombre de jours ouvrables entre la Date de début et la Date de fin de cette ligne parent. Elle fournit une plage de temps complète allant du début de la première sous-tâche à la fin de la dernière, plutôt que d’additionner leurs durées.

Le Pourcentage d’achèvement de la ligne parent calcule un pourcentage pondéré en fonction de la durée et du pourcentage d’achèvement saisi sur chaque ligne enfant. De cette manière, les lignes enfant terminées de durée plus courte n’affectent pas le pourcentage d’achèvement de la ligne parent de la même manière qu’une ligne enfant terminée de durée plus longue.

Le regroupement de lignes parent inclut les sous-tâches ayant des valeurs Durée et % d’achèvement données.

Les lignes parent ne calculent pas les regroupements % d’achèvement lorsque les lignes enfant contiennent des jalons (durée = 0).

Conseils sur la fonctionnalité de regroupement parent

• Vous ne pouvez pas modifier les colonnes Date de début, Date de fin, Durée et % d’achèvement dans les lignes parent avec les interdépendances activées. Pour modifier ces valeurs, vous pouvez désactiver la fonctionnalité d’interdépendance sur la feuille ou créer des colonnes supplémentaires non affectées par les interdépendances pour vos calculs.
• Vous ne pouvez pas utiliser de formules personnalisées pour modifier l’affichage ou les barres en mode Gantt.
• Les barres de tâches parent des feuilles pour lesquelles les interdépendances sont activées présentent un arrière-plan de couleur grise dans les modes Agenda et Gantt.
• Les lignes parent reflètent toujours la durée en jours ouvrables partiels, même si vous utilisez d’autres formats pour afficher la durée des lignes enfant.