Salesforce

Le connecteur Smartsheet pour Salesforce confère à toutes vos équipes une visibilité en temps réel sur les données de Salesforce, grâce à une synchronisation effectuée dans les deux sens. Cela permet aux équipes d'automatiser les processus critiques comme le transfert des ventes aux services, la révision et la prévision du pipeline, et les mises à jour en masse.

Découvrez comment configurer votre connecteur Salesforce.

Connecteur Salesforce et Service Cloud : Configuration de l’administrateur

Utilisez le Connecteur Salesforce pour obtenir des informations précieuses à partir de vos données de vente et renforcer l’efficacité de vos équipes. Le connecteur peut automatiser et simplifier différentes méthodes métiers, notamment le transfert entre le service commercial et les services professionnels, l’analyse et la prévision des opportunités de vente, le calcul et l’approbation des commissions et la gestion des zones.

Utilisez le Connecteur Service Cloud pour suivre les données du service client de votre organisation et effectuer des calculs, comme le suivi précis des cas pour lesquels une procédure de remontée a eu lieu, la visibilité des interactions avec les principaux comptes et contacts, ainsi que la durée de traitement des dossiers, afin de garantir que votre équipe respecte les contrats de niveau de service (SLA).

Le connecteur Salesforce et le connecteur Salesforce sont disponibles en tant qu’offres Premium séparées. Pour obtenir des informations sur les tarifs et sur l’achat, veuillez contacter notre équipe commerciale.

Cet article fournit des informations sur les derniers connecteurs. Si vous recherchez des informations sur l’ancienne l’intégration de Smartsheet à Salesforce à l’aide de liens, reportez-vous au guide de configuration.

Sujets abordés dans cet article :

Se connecter aux connecteurs
Avant de commencer :Exigences
Autorisations d’administrateur pour les connecteurs
Configurer une connexion entre Salesforce ou Service Cloud et Smartsheet
Gérer l’accès aux connecteurs et les autorisations des flux de travail
Créer et modifier des flux de travail
Régler la fréquence d’interrogation

Se connecter aux Connecteurs

Après avoir acheté le connecteur Smartsheet pour Salesforce ou le connecteur Smartsheet pour Service Cloud, utilisez l’URL suivante pour vous connecter et y créer des flux de travail de synchronisation :

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

Avant de commencer :Exigences

Pour configurer un Connecteur, vous devez au moins disposer des autorisations suivantes dans les applications Salesforce ou Service Cloud :

  1. API activée
  2. Afficher l’installation et la configuration
  3. Afficher toutes les données

Vous devez également avoir les autorisations suivantes dans Smartsheet :


Configurer une connexion entre Salesforce ou Service Cloud et Smartsheet

  1. Dans un navigateur Web, allez sur la page de connexion du connecteur et cliquez sur Se connecter avec Smartsheet.
     
  2. Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur Autoriser pour autoriser l’accès à votre compte Smartsheet,
     
  3. Cliquez sur l’icône du menu en haut à gauche de la page et sélectionnez Administrateur de compte.

    Administrateur de compte
     
  4. Cliquez sur Enregistrer une nouvelle organisation Salesforce > Organisation Salesforce

    La page de connexion Salesforce s’affiche.

    Se connecter à Salesforce
     
  5. Connectez-vous à votre compte Salesforce ou Service Cloud (si ce n’est pas déjà le cas) et cliquez sur Autoriser quand vous y êtes invité.

Félicitations ! Vous avez terminé ! Vous devez maintenant vous trouver sur la page Administrateur de compte, où vous pouvez accéder à tous les outils dont vous avez besoin pour créer et gérer les flux de travail entre Smartsheet et l’instance de Salesforce ou de Service Cloud à laquelle vous venez de vous connecter.

Le nom de votre organisation Salesforce ou Service Cloud s’affiche sur la page Administrateur de compte.

Org. Salesforce

Reportez-vous à l’article d’aide Créer et modifier des flux de travail pour obtenir des détails sur la création de flux de travail qui synchronisent les données entre Smartsheet et Salesforce ou Service Cloud.


Gérer les autorisations d’accès aux connecteurs et les autorisations pour les flux de travail

Les actions que vous pouvez exécuter dans le connecteur dépendent des restrictions qui ont été définies pour vous et des autorisations dont vous disposez sur les éléments de Smartsheet (autorisations de partage sur les feuilles) et de Salesforce ou de Service Cloud (autorisations de lecture/écriture sur les objets).

Les flux de travail du connecteur respectent les autorisations spécifiques de l’application

Le connecteur respecte les autorisations qui vous ont été accordées dans les applications Salesforce ou Service Cloud et Smartsheet. Il peut donc lire, écrire, actualiser et supprimer les données, conformément aux autorisations accordées dans les deux applications.

Si la personne qui a créé un flux de travail dans le connecteur n’a pas les autorisations requises pour modifier les données d’un objet donné dans l’application Salesforce ou Service Cloud par exemple, le flux de travail ne peut pas modifier ces dernières dans le connecteur.

Gérer les utilisateurs pouvant accéder au connecteur

Les administrateurs système et les administrateurs du connecteur de Smartsheet peuvent contrôler les utilisateurs ayant accès au connecteur. Les administrateurs système de Smartsheet doivent restreindre l’accès au connecteur, afin que seuls certains utilisateurs soient autorisés à créer et à modifier leurs flux de travail.

ASTUCE : les utilisateurs des connecteurs peuvent modifier les données de Smartsheet et de Salesforce ou de Service Cloud grâce aux flux de travail qu’ils y ont créés. Pour cette raison, les administrateurs système et les administrateurs des connecteurs peuvent souhaiter limiter l’accès aux seules personnes de l’organisation qui disposent de bonnes connaissances pratiques des applications Smartsheet et Salesforce ou Service Cloud.

Pour activer le paramètre permettant de restreindre l’accès à l’intégration :

  1. Connectez-vous au Connecteur (https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce) à l’aide de vos identifiants Smartsheet.
  2. Cliquez sur l’icône du menu en haut à gauche de la page et sélectionnez Gestion des utilisateurs.
  3. Cochez la case Restreindre les utilisateurs pouvant accéder à l’intégration Smartsheet pour Salesforce.restreindre l’accès à Salesforce
    L’adresse e-mail de toute personne ayant déjà créé des flux de travail est automatiquement ajoutée à la liste des utilisateurs autorisés à accéder au connecteur. Vous pouvez restreindre leur accès au connecteur en supprimant leur adresse e-mail de cette liste, si besoin est.
     
  4. Ajoutez l’adresse e-mail de toute personne qui doit pouvoir accéder au connecteur.

Supprimer l’accès d’un utilisateur au connecteur

Les administrateurs système de Smartsheet et les administrateurs des connecteurs peuvent également supprimer des utilisateurs de ces derniers en cliquant sur l’icône de suppression de l’utilisateur qui se trouve à droite des informations concernant le compte de cette personne.

Tout utilisateur retiré de la liste ne peut plus créer ou modifier de flux de travail.

salesforce-connector-user

REMARQUE : si un utilisateur ayant déjà créé des flux de travail est supprimé de la liste d’accès, ces derniers restent actifs pendant 10 minutes au maximum. Ils sont automatiquement désactivés au bout de cette durée.

Si vous êtes un administrateur système de Smartsheet, vous pouvez également gérer les administrateurs du connecteur Salesforce et les utilisateurs de Salesforce dans l’application Smartsheet. Pour plus d’informations sur la gestion des utilisateurs à partir de l’application Smartsheet, veuillez vous reporter à l’article Gérer les utilisateurs.


Smartsheet pour Salesforce - Types d’autorisations

Trois types d’utilisateurs peuvent interagir avec le connecteur :

  • Administrateurs système de Smartsheet : gèrent les administrateurs et les utilisateurs du connecteur à partir de l’application Smartsheet. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’article Gérer les utilisateurs. Les administrateurs système peuvent également activer un paramètre pour restreindre l’accès à l’intégration.
  • Administrateur du connecteur Salesforce : un type d’utilisateur spécifique à l’intégration, qui peut établir une connexion entre une organisation Salesforce et le Connecteur. Si un administrateur système de Smartsheet active le paramètre de la liste de restriction d’accès, les administrateurs du connecteur Salesforce peuvent également contrôler qui peut utiliser celui-ci. Pour obtenir des informations sur la liste de restriction d’accès, reportez-vous à Gérer les utilisateurs pouvant accéder au connecteur.
  • Utilisateur du connecteur Salesforce : un type d’utilisateur spécifique à l’intégration. Il peuvent créer des flux de travail qui synchronisent les informations entre Smartsheet et Salesforce.

Fonctionnalités par type d’autorisation

Utilisez ce diagramme comme référence pour les fonctionnalités basées selon les types d’utilisateurs qui peuvent accéder au connecteur.

  Administrateur système Smartsheet Administrateur du connecteur Salesforce Utilisateur du connecteur Salesforce
Créer des flux de travail dans Smartsheet pour Salesforce Oui* Oui* Oui
Modifier leurs propres flux de travail Oui* Oui* Oui
Désactiver ses propres flux de travail Non Non Oui
Consulter les flux de travail d’autres personnes Oui Oui Non
Désactiver les flux de travail d’autres personnes Oui Oui Non
Activer ou exécuter les flux de travail d’autres personnes Non Non Non
Définir une personne en tant qu’utilisateur du connecteur Salesforce Oui Oui Non
Définir une personne en tant qu’administrateur du connecteur Salesforce Oui Non Non
Activer le paramètre de restriction d’accès Oui Oui Non
Ajouter des personnes à la liste de restriction d’accès (après l’activation des restrictions) Oui Oui Non

*Les administrateurs système de Smartsheet et les administrateurs du connecteur peuvent créer et modifier leurs propres flux de travail si la fonctionnalité de liste de restriction d’accès est désactivée. Si elle est activée, ils doivent avoir le rôle d’utilisateur du connecteur. Pour plus d’informations sur la liste de restriction d’accès, reportez-vous à Gérer les utilisateurs pouvant accéder au connecteur.


Régler la fréquence d’interrogation

Régler la fréquence d’interrogation pour éviter les erreurs de débit maximal

Les administrateurs peuvent définir la fréquence d’interrogation des demandes échangées entre Smartsheet et Salesforce ou Service Cloud par l’intermédiaire du connecteur. Les applications Salesforce et Service Cloud disposent de limites quant au nombre d’actualisations automatiques des informations par minute. Si elles sont dépassées, les flux de travail activés retournent des erreurs et ne synchronisent pas les informations tant que :

  • La limite de Salesforce n’est pas supprimée
    -OU-
  • La fréquence d’interrogation n’est pas allongée, de sorte que la limite n’est pas atteinte

REMARQUE : les flux de travail continuent à tenter de synchroniser les données, vous n’avez pas besoin de faire quoi que ce soit après la suppression de la limite de Salesforce ou du réglage de la fréquence d’interrogation.

Recevoir les notifications concernant le débit maximal des applications Salesforce ou Service Cloud

Reportez-vous à la documentation d’aide de Salesforce pour savoir comment créer des notifications personnalisées concernant l’utilisation de l’API dans Salesforce ou Service Cloud. Les notifications d’utilisation de l’API permettent aux administrateurs des applications Salesforce ou Service Cloud de créer des notifications qui sont envoyées à certains utilisateurs lorsque les seuils indiqués pour le nombre d’appels à l’API ont été atteints.

Définir la fréquence d’interrogation

Pour modifier la fréquence d’interrogation dans les connecteurs :

  1. Sélectionnez le menu en haut à gauche, puis sélectionnez Administrateur de compte.
  2. À côté de votre organisation, sélectionnez Préférences à droite pour ouvrir le panneau Fréquence d’interrogation.
    salesforce-preferences

Vous pouvez ensuite définir une valeur en secondes pour tous les flux de travail de votre organisation, afin d’éviter qu’ils ne dépassent les limites de demandes.

Champs de relations et débit maximal dans Salesforce ou Service Cloud

Salesforce et Service Cloud peuvent utiliser des types de champ qui se rapportent à d’autres objets dans un objet, comme des champs de relations de recherche (le nom du compte dans l’objet Compte, par exemple) et les champs de relations polymorphiques (le champ « Quoi » d’un événement), par exemple).

IMPORTANT : quand vous créez des flux de travail dans le connecteur qui établit la correspondance entre ces champs, le connecteur doit vérifier cet objet et tous ses objets associés. Le nombre de demandes est donc multiplié, selon le nombre d’objets associés au champ pour lequel la correspondance a été établie. Réglage de la fréquence d’interrogation, afin de réduire le nombre de demandes, peut permettre d’éviter les erreurs de débit maximal.


Créer et modifier des flux de travail

Maintenant que vous avez configuré le connecteur, reportez-vous à notre article sur la création et la modification des flux de travail pour obtenir des détails sur le processus de synchronisation entre les deux systèmes.