S’applique à

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Les propriétaires et les administrateurs de feuilles peuvent activer le suivi de la charge de travail. Les propriétaires, les administrateurs et les éditeurs de la feuille peuvent consulter la carte des priorités de la charge de travail et modifier le planning.

Suivre la charge de travail dans Smartsheet

Utilisez la nouvelle carte des priorités et de planning de la charge de travail directement dans les feuilles de projet pour voir les personnes disponibles et traiter les sur-allocations. 

PLANS

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Droits

Les propriétaires et les administrateurs de feuilles peuvent activer le suivi de la charge de travail. Les propriétaires, les administrateurs et les éditeurs de la feuille peuvent consulter la carte des priorités de la charge de travail et modifier le planning.

 

Le suivi de la charge de travail est disponible pour les membres du programme d’accès anticipé (PAE) qui n’ont pas Resource Management. Le PAE s’étendra bientôt à d’autres organisations.

 

Vous pouvez activer le suivi de la charge de travail sur les feuilles d’un projet. Il calculera la disponibilité des ressources affectées au travail du projet en question. Vous pouvez calculer la disponibilité par le biais des affectations sur les projets où le suivi de la charge de travail est activé. Il est préférable d’activer le suivi pour tout le travail engagé. De cette manière, les chefs de projet peuvent connaître précisément la disponibilité d’une personne. Une colonne Pourcentage d’allocation se trouve sur chaque feuille du plan de projet. Elle permet d’indiquer la quantité de temps qu’une personne peut consacrer à l’affectation du projet. 

L’option permettant de suivre la charge de travail de votre équipe apparaît lorsque :

  • en partant d’une feuille vide, vous ajoutez deux colonnes de type date et une colonne de type contact
  • vous ouvrez une feuille en partant du mode Gantt, d’un modèle de feuille de projet ou d’un modèle d’assistant de projet
  • vous ouvrez une feuille existante avec des données qui comprennent deux colonnes de type date et une colonne de type contact

Si vous sélectionnez Essayer sur la notification, le panneau Resource Management pour commencer le suivi de la charge de travail s’ouvre. Cette notification n’apparaîtra plus sur les autres feuilles. Vous devrez donc accéder directement au panneau Resource Management pour activer le suivi de la charge de travail sur d’autres feuilles. Si vous sélectionnez Pas maintenant sur la notification, celle-ci n’apparaîtra plus sur aucune feuille pendant 30 jours. 

Une feuille de projet comprend généralement les colonnes suivantes : date de début, date de fin, durée, pourcentage d’avancement et prédécesseurs. Toutefois, Smartsheet configurera automatiquement les colonnes supplémentaires nécessaires pour transformer une feuille classique en une feuille de projet. Elle utilisera Resource Management en arrière-plan, si vous acceptez de configurer le suivi de la charge de travail. 

Carte des priorités de la charge de travail

Une fois que vous avez activé le suivi de la charge de travail pour votre projet dans le panneau Resource Management, celui-ci affichera une carte des priorités de la charge de travail mettant en évidence la sur-allocation. La carte des priorités de la charge de travail vous permet d’identifier les problèmes d’effectifs. Une barre rouge signale que les ressources sont sur-allouées, vous incitant à prendre des mesures afin de résoudre les problèmes d’effectifs.

Planning de la charge de travail

Vous pouvez faire apparaître la carte des priorités de la charge de travail sous forme de planning en plein écran afin de voir en détail les conditions de sur-allocation. Ici, vous verrez les autres projets qui contribuent à la sur-allocation. Vous pourrez soit modifier l’affectation du projet pour résoudre le problème, soit collaborer avec d’autres propriétaires de projet afin de modifier les affectations de leurs projets. Sur le planning de la charge de travail, vous ne pouvez modifier que les affectations qui se rapportent à la feuille que vous avez ouverte. 

 

Vous devez enregistrer la feuille avant que les changements d’affectation dans la grille ne se reflètent dans le planning de la charge de travail. Toutefois, lorsque vous modifiez des affectations dans le planning de la charge de travail, les modifications sont automatiquement synchronisées dans la grille. De plus, vous n’avez pas besoin d’enregistrer le planning de la charge de travail, car les modifications des affectations se synchronisent immédiatement lorsqu’elles sont enregistrées.

 

Configurer la carte des priorités et de planning de la charge de travail 

  1. Ouvrez la feuille de votre plan de projet.
  2. Sélectionnez l’icône panneau Resource Management .
  3. Activez le suivi de la charge de travail sur la feuille de projet.
  4. Passez en revue la carte des priorités de la charge de travail pour voir les personnes affectées au travail dans le plan de projet et pour vous assurer que personne n’est sur-alloué.

 

Les indicateurs de sur-allocation sont plus susceptibles de s’afficher lorsque le suivi de la charge de travail est activé pour d’autres projets sur lesquels le personnel travaille. Les autres chefs de projet devraient également activer le suivi de la charge de travail pour leurs projets. Ainsi, vous aurez une meilleure vue des membres du personnel qui sont trop chargés.

 

  1. Développez la carte des priorités en planning de la charge de travail en plein écran pour voir les autres projets qui prennent du temps et qui contribuent à la sur-allocation.
  2. Ajustez les affectations du projet sur le planning de la charge de travail ou dans la feuille de projet afin de résoudre les problèmes de sur-allocation. Assurez-vous de travailler avec d’autres chefs de projet pour ajuster les affectations de leurs projets si nécessaire.
  3. Passez régulièrement en revue la carte des priorités de la charge de travail pour identifier d’autres problèmes d’effectifs tout au long du cycle de vie du projet. 

 

Pour le moment, vous ne pouvez pas suivre la charge de travail des collaborateurs externes à titre gratuit. Pour suivre leur charge de travail, vous devez les faire passer en utilisateurs sans licence dans le centre d’administration.

 

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