DataTable

DataTable vous permet d’utiliser des fonctionnalités Smartsheet afin de travailler avec des magasins de données volumineux ou d’appliquer à vos données des vues, formules ou flux de travail personnalisés, et plus encore. Qui plus est, vos données seront toujours actualisées et harmonisées.

DataTable est disponible avec l’offre premium. Pour plus d’informations sur les tarifs, contactez notre équipe de ventes.

Se connecter à DataTable

Accéder à DataTable

Pour pouvoir utiliser DataTable, l’administrateur de votre compte Smartsheet doit vous accorder un rôle DataTable dans le Centre d’administration. Pour créer une connexion entre un DataTable et une feuille, vous devez également être un administrateur ou un propriétaire de cette feuille. 

• Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Parcourir, puis DataTables. 

Prérequis

Pour utiliser DataTable, vous devez :

• être un utilisateur sous licence ;
• disposer des autorisations de propriétaire ou d’administrateur sur n’importe quelle feuille connectée à DataTable ;
• avoir les autorisations DataTable activées dans la Gestion des utilisateurs par un administrateur système Smartsheet.

Premiers pas avec DataTable

Vous pouvez créer un DataTable à partir de zéro, mais le moyen le plus simple pour en créer un est de charger les données via Data Shuttle. 

1. Créez un DataTable.
2. Connectez un flux de travail Data Shuttle à DataTable pour importer des données supplémentaires dans le DataTable
3. Définissez des connexions afin de transférer les enregistrements du DataTable vers une feuille. 
4. Gérez votre DataTable. (modifiez les paramètres des champs, supprimez les enregistrements, suivez et modifiez les connexions)

Conseils et bonnes pratiques pour DataTable

Gardez ces recommandations à l’esprit lorsque vous travaillez avec DataTable :

• Votre base de données importée ne peut pas contenir plus de 2 millions de lignes ou 200 champs/colonnes.
• Si vous effectuez des recherches et des mises à jour de vos données, ou bien si vous fusionnez de nouvelles lignes, vos données devront contenir une colonne avec un identifiant unique pour chaque point de données. Cet identifiant unique permet d’harmoniser vos données. Lorsque vous créez plusieurs flux de travail dans un DataTable, utilisez le même champ dans chaque flux de travail afin que votre identifiant unique puisse empêcher la présence de champs vides ou de doublons de lignes.
• Vous pouvez connecter jusqu’à 100 feuilles à votre DataTable.
• Lorsque vous connectez un DataTable à une feuille via Data Shuttle, les limitations Smartsheet continuent à s’appliquer
• Le flux de données doit s’écouler de votre source originale vers DataTable, puis se répartir dans des sous-ensembles de feuilles. Il n’est pas possible d’utiliser DataTable pour resynchroniser les données à partir de votre feuille. Si besoin, utilisez Data Shuttle pour décharger les modifications apportées aux feuilles et les renvoyer vers la source originale. 
• L’ID de connexion vous sera d’une grande utilité si vous avez besoin d’une assistance. Pour trouver cet ID, rendez-vous sur l’écran Résumé de la connexion et sélectionnez l’icône de la flèche entre la DataTable et les noms des feuilles.
• Les flux de travail Data Shuttle s’acheminant vers une DataTable présentent des options différentes de ceux s’acheminant directement vers une feuille. Flux de travail Data Shuttle :
  • Vous ne pouvez pas planifier les flux de travail pour qu’ils s’exécutent vers une feuille « On Attachment » (Selon la pièce jointe)
  • Vous ne pouvez pas ajouter d’options avancées pour le format Date
  • Vous ne pouvez pas remplacer la totalité des données avec un nouveau fichier d’importation
  • Vous ne pouvez pas supprimer les lignes qui ne répondent pas aux critères de filtre

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des champs après avoir créé le DataTable. DataTable prend en charge les champs texte, nombre, date et case à cocher. Le type de champ est important pour rechercher et filtrer : par exemple, si vous voulez effectuer une recherche ou filtrer en vous basant sur des dates, le champ que vous devez utiliser sera le champ de type Date associé.

Créer un DataTable

Il existe deux méthodes pour créer un DataTable : créer une table de données vide et remplir les données plus tard, ou bien utiliser un flux de travail Data Shuttle. 

Option 1 : créer un DataTable vide

Si vous utilisez cette méthode, vous allez créer un DataTable vide, puis utiliser un flux de travail Data Shuttle pour remplir les données. Si vous commencez par créer le DataTable, vous disposerez de davantage d’options de mise en forme au moment de la configuration. 

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Parcourir > DataTables.
2. En haut à droite de l’écran DataTables, sélectionnez Créer, puis Créer une DataTable vierge.
3. Suivez les instructions qui s’affichent à l’écran.

Vous pouvez modifier la structure du DataTable à tout moment via la page de configuration. N’oubliez pas que toute modification peut affecter les feuilles connectées ainsi que les flux de travail Data Shuttle.

Option 2 : créer un nouveau DataTable et un flux de travail Data Shuttle

L’assistant d’importation détecte automatiquement les en-têtes de la colonne du fichier source et les met en correspondance avec la structure de votre DataTable.

Cette méthode ne prend pas en charge les options avancées de format Date. L’option de flux de travail Data Shuttle détectera uniquement le format ISO standard AAAA-MM-JJ HH:MM:SSZ. Si votre fichier source comporte un format différent, utilisez l’option n° 1 ci-dessus. 

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Parcourir > DataTables.
2. En haut à droite de l’écran DataTables, sélectionnez Créer, puis sélectionnez Depuis une pièce jointe OneDrive, Google Drive, Box ou Smartsheet. 
3. Suivez les instructions qui s’affichent à l’écran. 

Importer des données dans un DataTable

Une fois que vous avez créé un DataTable, vous pouvez créer des flux de travail Data Shuttle pour remplir le DataTable avec des données supplémentaires.

Vous pouvez créer plusieurs flux de travail pour un seul DataTable, mais veillez à utiliser le même identifiant unique afin d’éviter l’ajout de doublons et de champs vides dans les exécutions ultérieures du flux de travail.

En savoir plus sur Data Shuttle. 

1. Connectez-vous à datashuttle.smartsheet.com
2. Sélectionnez l’icône Plus dans la barre de navigation de gauche.
3. Sélectionnez Upload Data (Charger des données) et suivez les instructions sur votre écran. Pour la cible (étape deux), sélectionnez DataTable et poursuivez la configuration.

Veillez à bien avoir sélectionné le type de champ Nombre pour les données numériques. Le DataTable n’interprète pas les caractères spéciaux (symboles monétaires, virgules, pourcentage, etc.) en tant que valeurs numériques. N’incluez pas de signe de pourcentage, de virgule ou de symboles de devise : exprimez les pourcentages par une valeur décimale (par exemple : 0.5 à la place de 50 %).

Les abonnés à l’Université Smartsheet peuvent apprendre ce processus dans le cours « Create and Connect a DataTable course » (Créer et connecter un DataTable).

Méthodes de connexion

Il existe deux méthodes pour connecter une feuille à un DataTable : le mode ajout et mise à jour et le mode de recherche. Pour créer une connexion, vous devez disposer des droits d’administrateur, de propriétaire ou d’éditeur vis-à-vis d’une feuille.

• Mode ajout et mise à jour : ce type de connexion injecte des sous-ensembles de données dans une feuille à partir d’un DataTable. Vous pouvez utiliser des critères de filtrage afin d’affiner le sous-ensemble de données, établir une correspondance entre les données du DataTable et les colonnes de la feuille, et déterminer si les modifications apportées au DataTable s’appliqueront à la feuille. Utilisez les options « Ajouter », « Mettre à jour » et « Supprimer » pour vous assurer que votre feuille répond aux critères de filtre définis dans la connexion. Grâce aux dernières données du DataTable, vous pouvez être certain que votre feuille sera à jour.
   
• Mode de recherche : ce type de connexion fusionne les données d’un DataTable dans une feuille basée sur un identifiant unique similaire à une formule VLOOKUP. Vous allez sélectionner un identifiant unique afin de rechercher des valeurs dans le DataTable, puis, en retour, choisir les colonnes de la feuille à faire correspondre avec le DataTable. Cette méthode vous permet d’utiliser un DataTable en tant que référence pour les processus s’exécutant dans une feuille.
  
  Dans le mode de recherche, lors de la synchronisation, les modifications apportées à la feuille seront écrasées par les données du DataTable. Le contenu de votre feuille correspondra toujours à celui du DataTable. C’est pourquoi la connexion verrouillera les colonnes mises en correspondance, afin que personne ne puisse modifier les données.
   

Les modifications apportées à la feuille ne sont pas resynchronisées dans le DataTable.

Mode ajout et mise à jour

Étape : 1 : sélectionnez le tableau

1. Rendez-vous dans la feuille que vous souhaitez connecter à un DataTable, sélectionnez le menu Connexion , puis sélectionnez Se connecter à un DataTable.

2. Sélectionnez Mode ajout et mise à jour.

3. Sélectionnez le DataTable que vous voulez utiliser. La liste inclut les DataTables que vous avez créés et ceux qu’on vous a partagés en tant qu’administrateur ou spectateur. 

Étape 2 : filtrez vos données

Filtrez les données que vous allez synchroniser du DataTable vers votre feuille. Votre feuille est limitée à 500 000 cellules de données et à 20 000 lignes, tandis que le DataTable contiendra probablement beaucoup plus de données.

Vous devez définir au moins un critère de filtre ; vous pouvez ajouter jusqu’à dix critères à votre connexion. Vous pouvez filtrer vos données à l’aide de différents critères, en fonction du type de champ.

1. Sélectionnez tous dans Synchroniser les enregistrements qui correspondent aux conditions afin de sélectionner une des options situées entre l’exigence que tous les filtres soient appliqués et au moins une condition. Sélectionnez + Ajouter une nouvelle condition si vous souhaitez ajouter d’autres conditions. 
2. Définissez vos filtres et sélectionnez Suivant. 

Étape 3 : mettez les données d’un DataTable en correspondance avec une feuille

1. Activez les champs que vous souhaitez mettre en correspondance, puis sélectionnez la colonne de la feuille où vous souhaitez transférer ces informations. Il n’est pas obligatoire que les noms du DataTable et ceux de la feuille soient identiques. 
   La connexion ajoute une nouvelle colonne à votre feuille, appelée DataTable Record ID (ID d’enregistrement DataTable). Cet identifiant effectuera un suivi des lignes ajoutées au DataTable. Cette colonne est verrouillée et masquée par défaut. Si vous changez les valeurs de cette colonne, la ligne correspondante ne recevra plus de mises à jour.
2. Sélectionnez Suivant.

Étape 4 : définissez les comportements de connexion

1. Choisissez entre différentes combinaisons de comportements : 
   Ajouter des lignes au fur et à mesure qu’elles sont ajoutées au DataTable
   Mettre à jour les lignes au fur et à mesure des modifications dans le DataTable
   Supprimer les lignes de la feuille qui ne correspondent plus aux conditions du filtre
2. Une fois que vous avez activé les comportements que vous désirez, sélectionnez Suivant.

Étape 5 : vérifiez la connexion

Un récapitulatif de la connexion créée va s’afficher. Afin de réviser les paramètres de votre connexion, sélectionnez Précédent. 

Sélectionnez Créer lorsque vous avez terminé. Toute donnée qui correspond aux critères du filtre sera automatiquement ajoutée à votre feuille. Cela peut prendre plusieurs minutes, et il vous sera peut-être nécessaire d’actualiser votre feuille. 

Mode de recherche

Étape 1 : configurez la connexion

1. Rendez-vous dans la feuille que vous souhaitez connecter à un DataTable, sélectionnez le menu Connexion , puis sélectionnez Se connecter à un DataTable.
2. Sélectionnez Mode de recherche.
3. Sélectionnez le DataTable que vous voulez utiliser. La liste inclut les DataTables que vous avez créés et ceux qu’on vous a partagés en tant qu’administrateur ou spectateur.

Étape 2 : sélectionnez un identifiant unique

1. Sélectionnez un identifiant unique pour faire correspondre les lignes de votre feuille aux enregistrements du DataTable. Veillez à bien sélectionner un champ DataTable qui contient des valeurs uniques. En général, cette valeur représente une chaîne de chiffres et de lettres issue du jeu de données, comme le code d’un magasin, l’adresse e-mail d’un employé ou un identifiant d’enregistrement sur une base de données. Si le DataTable comporte des enregistrements contenant plusieurs correspondances avec des valeurs d’identifiant uniques, la connexion utilisera les données du premier enregistrement trouvé. Dans la majorité des cas, il s’agira de l’ID d’enregistrement le plus bas du DataTable.
2. Après avoir mis en correspondance votre identifiant unique, sélectionnez Suivant.

Étape 3 : mettez les champs en correspondance

1. Activez les champs que vous souhaitez mettre en correspondance, puis sélectionnez la colonne de la feuille où vous souhaitez transférer ces informations. Vous devez sélectionner au moins un champ. Il n’est pas obligatoire que les noms du DataTable et ceux de la feuille soient identiques.
2. Sélectionnez Suivant.

Étape 4 : vérifiez la connexion

Un récapitulatif de la connexion créée va s’afficher. Afin de réviser les paramètres de votre connexion, sélectionnez Précédent. 

Sélectionnez Créer pour finaliser votre connexion. La connexion va s’exécuter automatiquement et ajouter des valeurs de recherche à tous les identifiants uniques disposant d’une correspondance dans le DataTable. Cela peut prendre plusieurs minutes et vous serez peut-être obligé d’actualiser votre feuille.