Maillage de données

APPLIES TO

  • Smartsheet Advance Package

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

  • To use DataMesh, you must be a licensed user and have DataMesh Premium Application permissions enabled in User Management by a Smartsheet System Admin.
  • You need Viewer permissions or higher on any source sheet and Admin permissions or higher on any target sheet to create a DataMesh.

L’application Maillage de données de Smartsheet est une application Premium qui élimine les fautes de frappe, la saisie de données en double et le travail inutile grâce à la liaison de vos données Smartsheet avec des feuilles ou des rapports volumineux.

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À propos de DataMesh

APPLIES TO

  • Smartsheet Advance Package

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Pour utiliser DataMesh, vous devez :

  • être un utilisateur sous licence ;
  • disposer des autorisations de spectateur (ou supérieures) pour toute feuille source et des autorisations d’éditeur (ou supérieures) pour toute feuille cible ;
  • demander à un administrateur système Smartsheet d’activer les autorisations de l’application premium DataMesh dans la Gestion des utilisateurs.

DataMesh peut vous permettre de réaliser les choses suivantes :

  • Planification de projet : intégrez à vos projets les informations sur les coûts issues d’un tableau de tarifs. 
  • Gestion immobilière : assurez-vous que toutes les données d’adresse et de localisation soient harmonisées. 
  • Ressources humaines : tenez à jour les informations relatives aux employés sur différentes feuilles.

Grâce à DataMesh, vous pouvez :

  • trouver et supprimer automatiquement les doublons ;
  • créer des liens entre les feuilles en fonction des valeurs de recherche que vous définissez ;
  • remplir automatiquement les cellules vides d’une feuille, en fonction d’une valeur de recherche connue d’une ou de plusieurs feuilles (si une feuille source contient les numéros de téléphone d’une liste de personnes, vous pouvez utiliser DataMesh pour actualiser une autre feuille avec ces mêmes numéros de téléphone, par exemple).

Pour plus d’informations concernant les tarifs de DataMesh, consultez la page Marketplace de DataMesh.

Prérequis

Pour utiliser DataMesh, vous devez :

  • être un utilisateur sous licence ;
  • disposer des autorisations de spectateur (ou supérieures) pour toute feuille source et des autorisations d’éditeur (ou supérieures) pour toute feuille cible ;
  • demander à un administrateur système Smartsheet d’activer les autorisations de l’application premium DataMesh dans la Gestion des utilisateurs.

DataMesh est une application premium disponible avec le forfait. Pour vérifier votre niveau d’accès, connectez-vous à datamesh.smartsheet.com

Créez une nouvelle configuration DataMesh

Vous pouvez créer de nouvelles configurations de l’application DataMesh dans l’assistant New Config (Nouvelle configuration). Le processus de création comporte cinq étapes.

Pour lancer l’assistant, connectez-vous à DataMesh et sélectionnez New Config (Nouvelle configuration) en haut à droite de la page. 

Nouvelle configuration de DataMesh

Étape 1 : sélectionnez l’élément source

  1. Effectuez une recherche ou parcourez les dossiers pour trouver la feuille ou le rapport contenant les données que vous voulez afficher dans la feuille maillée.
  2. Sélectionnez l’élément et cliquez sur le bouton Next (Suivant).

Étape 2 : sélectionnez les feuilles cibles

1. Effectuez une recherche ou parcourez les dossiers pour trouver les feuilles dans lesquelles vous souhaitez copier les données.
2. Une fois que vous avez localisé la feuille, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Next (Suivant).

Étape 3 : établissez des correspondances entre les colonnes

Lors de cette étape, choisissez les champs pour lesquels vous voulez établir une correspondance, puis définissez les informations qui doivent y être placées.

  1. Dans la zone Lookup Values (Valeurs de recherche) sous Source Sheet (Feuille source), sélectionnez la valeur commune aux deux feuilles (celle que vous voulez rechercher dans la feuille cible).

    REMARQUE : les valeurs du champ Lookup Values (Valeur de recherches) ne sont pas copiées d’une feuille à l’autre.
    Exemple de correspondance DataMesh entre des colonnes
     
  2. Sous les sections Source Sheet (Feuille source) et Target Sheet(s) (Feuille[s] cible[s]), sélectionnez les champs pour lesquels vous souhaitez établir une correspondance. S’il existe une correspondance entre la feuille source et la feuille cible au niveau de la valeur recherchée, les données que vous définissez dans les zones Data Field (Champ de données) (ou les noms de colonne) seront alors copiées dans la feuille cible.

    REMARQUE : il n’est pas nécessaire que les noms des colonnes mises en correspondance soient identiques, mais la mise en correspondance sera facilitée si vous utilisez des conventions standard pour le nommage des données similaires d’une feuille à l’autre.
  3. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez mettre en correspondance, puis sélectionnez Next (Suivant).

Étape 4 : définissez les options d’affichage

  1. Pour spécifier la manière dont vous souhaitez que les données soient maillées à partir des différents menus déroulants (et la fréquence), utilisez les options d’affichage suivantes :
    • Overwrite Existing Data in Target Sheets (Remplacer les données existantes des feuilles cibles) : si vous choisissez Yes (Oui), la configuration remplace les données de la colonne des champs de données dans la feuille cible.
    • Duplicates in Source Sheet (Doublons dans la feuille source) : cette option détermine la manière dont les doublons éventuels seront traités dans la feuille source.L’option

      Pick 1st Match (Choisir la première correspondance) utilisera la première valeur de recherche correspondante dans la feuille source.L’option

      Ignore Entries (Ignorer les entrées) ignorera la totalité des doublons dans les valeurs recherchées.
    • Data Mapping Format (Format de correspondance des données) : cette option détermine si les données sont activement synchronisées à l’aide de la fonctionnalité Lien de cellule (reportez-vous à l’article d’aide sur les Liens de cellule pour plus de détails sur le fonctionnement de cette fonctionnalité) à partir de la feuille source ou copiées à partir de la feuille source.

      REMARQUE : l’option « Copy and Add Data » (Copier et ajouter des données) va copier les valeurs de recherche correspondantes entre les feuilles source et cible, mais elle va aussi ajouter les nouvelles valeurs de recherche de la feuille source qui ne disposent pas d’une valeur de recherche correspondante dans la feuille cible.
    • Execution Frequency (Fréquence d’exécution)  : la fréquence d’exécution de l’actualisation des valeurs DataMesh.

      REMARQUE : la fréquence d’exécution de l’option Update Immediately (Actualiser immédiatement) n’est pas prise en charge si la source est un rapport.
       
  2. Tapez un intitulé rappelant le but du maillage (le type de données que vous maillez, par exemple) dans le champ Name (Nom) sous Config Name (Nom de la configuration).Définir les options d’affichage DataMesh
  3. Cliquez sur le bouton Next (Suivant).

Étape 5 : confirmez et actualisez

Confirmez ici que vous avez correctement établi la correspondance entre les champs de données, que vous êtes satisfait des options indiquées et que le nom de la configuration est judicieux. Cliquez sur le bouton Update (Actualiser) si tout est correct.

Confirmation de l’actualisation de DataMesh

Exécuter la configuration de DataMesh

Lorsque vous avez créé la configuration de l’application DataMesh, vous pouvez l’exécuter. Si vous avez défini une fréquence d’exécution (reportez-vous au paragraphe « Étape 4 » ci-dessus), l’application DataMesh sera exécutée à l’heure planifiée prévue. 

Si vous souhaitez exécuter immédiatement la configuration, cliquez sur son nom dans la page principale.

Image 1 de l’exécution de DataMesh

Étape 1 : détails

Confirmez que les options sont correctes, puis cliquez sur le bouton Run (Exécuter).

Détails de l’exécution de DataMesh

Étape 2 : aperçu

L’aperçu est affiché dans la feuille cible. Vous pouvez également voir les détails suivants :

  • nombre total de lignes concernées ;
  • nombre total de lignes non concernées ;
  • nombre total de lignes de doublons dans la source ;
  • nombre total de lignes pour lesquelles il n’existe pas de correspondance.

Cliquez sur le bouton Submit (Envoyer) si tout est correct.

Image 2 de l’exécution de DataMesh

Étape 3 : confirmez

Vous voyez ici le résumé du résultat pour chaque feuille cible. 

Image 3 de l’exécution de DataMesh

Sélectionnez Close (Fermer) et revenez sur Smartsheet. Les données maillées apparaîtront dans la feuille que vous avez définie comme cible. Vous devrez peut-être l’actualiser pour voir les modifications.


Transférer votre configuration DataMesh à une autre personne

Avant de transférer votre configuration DataMesh, assurez-vous que le nouveau propriétaire répond aux exigences suivantes :

  • il est membre de votre compte Smartsheet, dispose d’une licence et est connecté à DataMesh ;
  • il dispose d’une autorisation de partage de niveau Administrateur ou supérieure pour les feuilles sources et cibles.

Pour transférer la configuration :

  1. Cliquez sur l’icône Transférer qui se trouve à droite de la fenêtre DataMesh.

    Icône de transfert DataMesh

    La fenêtre Transférer la configuration s’ouvre.
     
  2. Saisissez l’adresse e-mail associée au compte Smartsheet auquel vous voulez transférer votre configuration.
  3. Cette personne recevra un e-mail de notification qui lui demandera de se connecter à l’application DataMesh et d’accepter le transfert.

C’est terminé lorsqu’elle l’a fait ! Elle devient le nouveau propriétaire de la configuration.