Maillage de données

L’application Maillage de données de Smartsheet est une application Premium qui élimine les fautes de frappe, la saisie de données en double et le travail inutile grâce à la liaison de vos données Smartsheet avec des feuilles ou des rapports volumineux.

Application Maillage de données de Smartsheet : Pour éliminer les fautes de frappe, éviter la saisie de données en double, etc.

L’application Maillage de données de Smartsheet permet d’effectuer des recherches dans plusieurs feuilles et facilite la cohérence des données. L’application Maillage de données de Smartsheet vous permet d’exécuter les actions suivantes :

  • trouver et supprimer automatiquement les doublons
  • créer des liens entre les feuilles, en fonction des valeurs de recherche que vous définissez
  • remplir automatiquement les cellules vides d’une feuille, en fonction d’une valeur de recherche connue d’une ou de plusieurs feuilles (si une feuille source contient les numéros de téléphone d’une liste de personnes, vous pouvez utiliser le maillage de données pour actualiser une autre feuille avec ces mêmes numéros de téléphone, par exemple)

Il s’agit d’un module complémentaire Premium qu’il est possible d’acheter. Pour plus d’informations sur l’achat des applications Premium de Smartsheet, veuillez contacter le Service commercial de Smartsheet.

Avant de commencer

Notez que Smartsheet prend également en charge les formules de feuilles croisées. Avant d’utiliser l’application Maillage de données, vérifiez s’il existe une solution plus simple. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’article Formules : Données de référence à partir d’autres feuilles

Pour utiliser l’application Maillage de données, vous devez être un utilisateur sous licence de Smartsheet, avec un forfait où cette application est intégrée.

Il faut également que deux feuilles de données soient configurées pour l’application Maillage de données :

  • la feuille source
  • la feuille cible (destination)

Les deux feuilles doivent avoir au moins une colonne de données commune. (Il n’est pas nécessaire que les colonnes aient le même nom, mais vous pourrez plus facilement établir la correspondance entre des colonnes qui contiennent des données similaires si elles portent des noms similaires)

Pour obtenir des informations sur la compatibilité des navigateurs, reportez-vous à Configuration système requise et Guide d’utilisation de Smartsheet.


Accès à l’application Maillage de données

Cliquez sur le Lanceur pour accéder à l’application

Lanceur

 

REMARQUE : si vous rencontrez des problèmes pour accéder à l’application à partir du Lanceur, reportez-vous à Accéder aux applications Premium et aux modèles avec le Lanceur.

Combiner ou affiner des ensembles de données avec l’application Maillage de données

Vous pouvez créer de nouvelles configurations de l’application Maillage de données dans l’assistant Créer une nouvelle configuration. Le processus de création comporte cinq étapes. Pour démarrer l’assistant, cliquez sur Nouvelle configuration, en haut à gauche de l’application Maillage de données, puis suivez les étapes de l’assistant.

Nouvelle configuration du Maillage de données

Étape 1 : Sélectionnez l’élément source

  1. Effectuez une recherche, ou parcourez les dossiers, pour trouver la feuille, ou le rapport, qui contient les données que vous voulez afficher dans la feuille maillée.
  2. Sélectionnez cette feuille, ou ce rapport, puis cliquez sur le bouton Suivant.

Étape 2 : Sélectionnez les feuilles cibles

1. Effectuez une recherche, ou parcourez les dossiers, pour trouver les feuilles sur lesquelles vous voulez copier les données.
2. Sélectionnez cette feuille, ou ce rapport, puis cliquez sur le bouton Suivant.

Étape 3 : Établir les correspondances entre les colonnes

Lors de cette étape, choisissez les champs pour lesquels vous voulez établir une correspondance, puis définissez les informations qui doivent y être placées.

  1. Dans la zone Valeurs de recherche de Feuille source, sélectionnez la valeur commune aux deux feuilles (celle que vous voulez rechercher dans la feuille cible).

    REMARQUE : les valeurs de Valeur de recherche ne sont pas copiées d’une feuille à l’autre.
    Exemple de correspondance entre les données du Maillage de données
     
  2. Sous les sections Feuille source et Feuille(s) cible(s), sélectionnez les champs pour lesquels vous souhaitez établir une correspondance. S’il existe une correspondance entre la feuille source et la feuille cible pour la valeur de recherche, les données que vous définissez dans les zones Champ de données (ou les noms de colonne) seront alors copiées dans la feuille cible.

    REMARQUE : il n’est pas nécessaire que les noms des colonnes pour lesquels vous établissez la correspondance soient identiques ; vous vous simplifiez toutefois la tâche si vous suivez une convention de dénomination standard pour des données similaires d’une feuille à l’autre.
  3. Lorsque vous avez sélectionné les colonnes pour lesquels vous souhaitez établir une correspondance, cliquez sur le bouton Suivant.

Étape 4 : Définir les options d’affichage

  1. Pour spécifier la manière dont vous souhaitez que les données soient maillées à partir des différents menus déroulants (et la fréquence), utilisez les options d’affichage suivantes :
    • Remplacer les données existantes des feuilles cibles : Si vous choisissez Oui, la configuration remplace les données de la colonne des champs de données dans la feuille cible.
    • Doublons dans la feuille source : Cette option contrôle la manière dont les doublons éventuels sont traités dans la feuille source.
    • Format de correspondance des données : Cette option détermine si les données sont activement synchronisées à l’aide de la fonctionnalité Lien de cellule (reportez-vous à l’article d’ aide sur les Liens de cellule pour plus de détails sur le fonctionnement de cette fonctionnalité) à partir de la feuille source ou copiées à partir de la feuille source.
    • Fréquence d’exécution : Fréquence d’exécution de l’actualisation des valeurs du Maillage de données.

      REMARQUE : la fréquence d’exécution Actualiser immédiatement n’est pas prise en charge si la source est un rapport.
       
  2. Tapez un intitulé rappelant le but du maillage (le type de données que vous maillez, par exemple) dans le champ Nom sous Nom de la configuration.Définir les options d’affichage du Maillage de données
  3. Cliquez sur le bouton Suivant.

Étape 5 : Confirmer et actualiser

Confirmez ici que vous avez correctement établi la correspondance entre les champs de données, que vous êtes satisfait des options indiquées et que le nom de la configuration est judicieux. Cliquez sur le bouton Actualiser si tout est correct.

Confirmer l’actualisation du Maillage de données

Exécuter la configuration de l’application Maillage de données

Lorsque vous avez créé la configuration de l’application Maillage de données, vous pouvez l’exécuter ! Si vous avez défini une fréquence d’exécution (reportez-vous au le paragraphe « Étape 4 » ci-dessus), l’application Maillage de données sera exécutée à l’heure planifiée prévue.

Si vous souhaitez exécuter immédiatement la configuration, cliquez sur son nom dans la page principale.

Image 1 de l’exécution du maillage de données

Étape 1 : Détails

Confirmez que les options sont correctes, puis cliquez sur le bouton Exécuter.

Détails de l’exécution du maillage de données

Étape 2 : Obtenir un aperçu

L’aperçu est affiché dans la feuille cible. Vous pouvez également voir les détails suivants :

  • nombre total de lignes concernées
  • nombre total de lignes non concernées
  • nombre total de lignes de doublons dans la source
  • nombre total de lignes pour lesquelles il n’existe pas de correspondance

Cliquez sur le bouton Envoyer si tout est correct.

Image 2 de l’exécution du maillage de données

Étape 3 : Confirmer

Vous voyez ici le résumé du résultat pour chaque feuille cible.

Image 3 de l’exécution du maillage de données

Cliquez sur le bouton Fermer , puis revenez dans Smartsheet, vous trouverez les données maillées dans la feuille que vous avez spécifiée comme étant la cible. (Vous devrez peut-être l’actualiser pour voir les modifications).


Transférer votre configuration de l’application Maillage de données à une autre personne

Avant de transférer votre configuration de l’application Maillage de données à une autre personne, vérifiez que celle-ci répond aux exigences suivantes :

  • elle s’est connectée à l’application Maillage de données
  • elle dispose d’une autorisation de partage de niveau Administrateur ou supérieure pour les feuilles sources et cibles

Pour transférer la configuration :

  1. Cliquez sur l’icône Transférer qui se trouve à droite de la fenêtre Maillage de données.

    Icône de transfert Maillage de données

    La fenêtre Transférer la configuration s’ouvre.
     
  2. Saisissez l’adresse e-mail associée au compte Smartsheet de la personne à laquelle vous voulez transférer votre configuration.
  3. Celle-ci reçoit un e-mail de notification qui lui demande de se connecter à l’application Maillage de données et d’accepter le transfert.

C’est terminé lorsqu’elle l’a fait ! Elle devient le nouveau propriétaire de la configuration.