Chargeur de données

Connectez vos systèmes d’entreprise stratégiques à Smartsheet afin que les principales sources de données de vos équipes se trouvent à l’endroit où elles effectuent leur travail.

Le Chargeur de données Smartsheet vous permet d’importer automatiquement des données à partir de logiciels de votre entreprise, comme les systèmes CRM, ERP, les bases de données, etc., directement dans Smartsheet. Tout système qui peut télécharger des données au format CSV, Excel ou Google Sheet peut être intégré à Smartsheet.

La centralisation de données disparates dans Smartsheet favorise la collaboration, offre une visibilité en temps réel sur différents systèmes de l’entreprise et permet à votre équipe d’être plus efficace.

Synchroniser Smartsheet et des systèmes externes grâce au Chargeur de données

Fusionnez ou remplacez automatiquement les données d’une application tierce (comme Excel) dans Smartsheet sans avoir à les copier-coller manuellement. Le Chargeur de données fonctionne avec des fichiers Excel, ou pratiquement n’importe quel CRM, ERP, protocole LDAP ou outil de gestion de base de données ou de projet pouvant exporter au format .csv.

Grâce au Chargeur de données, vous pouvez :

  • actualiser les lignes existantes et en insérer de nouvelles dans Smartsheet à partir d’autres applications pouvant exporter des fichiers .csv, Excel ou Google Sheets ;
  • remplacer toutes les lignes d’une feuille dans Smartsheet par le dernier fichier chargé.
  • Planifier des flux de travail à exécuter aussi souvent que nécessaire pour répondre aux besoins de l’entreprise

Il s’agit d’un module complémentaire Premium qu’il est possible d’acheter. Veuillez contacter le Service commercial de Smartsheet si vous souhaitez plus d’informations sur l’achat des applications Premium de Smartsheet.

Avant de commencer

Le Chargeur de données peut exploiter les données d’autres systèmes qui permettent d’exporter aux formats Google Sheets, Excel ou dans des fichiers textes dont les valeurs sont séparées par des virgules (.csv). Il peut également utiliser les données provenant de fichiers dans Google Drive.

Pour créer votre premier flux de travail de Chargeur de données, les données que vous souhaitez synchroniser doivent se trouver dans un des emplacements suivants :

  • le fichier (.csv ou .xlsx) doit être joint à une feuille dans Smartsheet ;
    
 -ou-
  • le fichier (.csv, .xls, ou Google Sheet) doit se trouver dans le Google Drive d’un compte auquel vous avez accès.

REMARQUE : le Chargeur de données ne prend pas en charge l’extension .xls des fichiers Excel.

(Pour plus d’informations sur la compatibilité des navigateurs, consultez Configuration système requise et Guide d’utilisation de Smartsheet.)


Connecter l’application du Chargeur de données à Smartsheet

Cliquez sur le Lanceur pour accéder à l’application

Lanceur Smartsheet

 

Si vous rencontrez des problèmes pour accéder à l’application à partir du Lanceur, consultez Accéder aux applications Premium et aux modèles avec le Lanceur.

Et voilà ! Une fois connecté, l’écran du tableau de bord du Chargeur de données apparaît. Il affiche tous les flux de travail disponibles créés dans votre compte.

Créer un flux de travail de Chargeur de données

Créez un nouveau flux de travail en cliquant sur le bouton Créer un nouveau dans le coin supérieur droit du tableau de bord du Chargeur de données.

créer un nouveau

Nommer et configurer l’entrée de la source pour votre flux de travail

  1. Dans le champ Nom, saisissez un nom descriptif pour votre flux de travail (pour facilement vous souvenir de son action par la suite).
  2. Sélectionnez l’un des emplacements source suivants : 

    • Pièce jointe Smartsheet : utilisez cette option si le fichier que vous souhaitez lier est joint à une feuille dans Smartsheet. Votre compte sera déjà authentifié et vous pouvez rechercher ou atteindre la feuille où se trouve le fichier. Choisissez si vous souhaitez importer la pièce jointe la plus récente à chaque exécution du flux de travail ou, plus précisément, une pièce jointe portant un nom spécifique : 

      • Nom de la pièce jointe : le Chargeur de données utilisera uniquement la pièce jointe spécifiée dans votre flux de travail. Le nom de la pièce jointe est sensible à la casse et cherche une correspondance exacte dans votre feuille.
      • La plus récente : votre dernière pièce jointe est synchronisée, ce qui dépend de la planification configurée pour votre flux de travail, ou de sa dernière exécution manuelle sur le tableau de bord du Chargeur de données.
         
    • Google Drive : utilisez cette option si le fichier que vous souhaitez synchroniser est stocké dans Google Drive.

      
 Si vous choisissez cette option, vous serez invité à autoriser smartsheetapps.com à afficher les fichiers de votre compte Google Drive utilisés par le Chargeur de données Smartsheet. Une fois l’authentification réussie, vous pouvez rechercher ou parcourir votre Google Drive synchronisé pour localiser le fichier (.xls, .csv ou Google Sheet) que vous souhaitez utiliser avec le Chargeur de données.
       
    • OneDrive : utilisez cette option si le fichier que vous souhaitez synchroniser est stocké dans Microsoft OneDrive.

      
 Si vous choisissez cette option, vous serez invité à autoriser smartsheetapps.com à afficher les fichiers de votre compte OneDrive utilisés par le Chargeur de données Smartsheet. Une fois l’authentification réussie, vous pouvez rechercher ou parcourir votre OneDrive synchronisé pour localiser le fichier (.xls ou .csv) que vous souhaitez utiliser avec le Chargeur de données.
       
    • Activez ou désactivez l’option Le fichier d’entrée a-t-il des en-têtes de colonne pour confirmer si la source de données comporte des en-têtes.

      
 Fichiers Excel uniquement : indiquez l’onglet de la feuille contenant les données que vous souhaitez fusionner (la première feuille du classeur Excel est l’onglet 1).
       
    • Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante du flux de travail.

      
 REMARQUE : une fois saisies toutes les informations nécessaires pour une étape particulière de la configuration du flux de travail, une coche verte apparaît à côté de cette étape dans le panneau de gauche. 

    Sélectionner une feuille cible et l’action de chargement

    Dans cette étape du flux de travail, vous configurez la façon dont vous souhaitez que les résultats soient chargés dans Smartsheet.

    1. Sélectionnez la feuille cible à actualiser. (Si vous utilisez des pièces jointes Smartsheet comme source, il peut s’agir de la même feuille que celle de la source, ou d’une autre.)
    2. Choisissez la façon dont vous souhaitez importer les données dans Smartsheet : 

      • Remplacer : supprime toutes les données existantes et les remplace par les données les plus récentes.

        
 IMPORTANT : choisir Remplacer supprime tous les contextes ajoutés, y compris les liens de cellule.
         
      • Fusionner : actualise les données en fonction d’une clé principale, avec une option permettant d’insérer de nouvelles lignes. Si vous choisissez cette option, vous devez également choisir d’ajouter de nouvelles lignes ou non.
         
      • Actualiser les listes déroulantes : remplace les valeurs des listes déroulantes Smartsheet dans les propriétés de la colonne à partir des valeurs de votre fichier Excel ou .csv.

    Définir des filtres pour contrôler les lignes d’entrée importées

    Dans le panneau gauche de l’assistant de flux de travail, sélectionnez Filtres pour définir les données devant être importées dans Smartsheet, selon certains critères (par exemple, Statut est égal à « En cours »).

    Utilisez des filtres si vous travaillez avec de grands ensembles de données pouvant entraîner un import dépassant les limites de lignes de Smartsheet.Pour plus d’informations sur la taille maximale des feuilles et des fichiers importés, consultez Configuration système requise et Guide d’utilisation de Smartsheet.

    1. Pour commencer, laissez le champ Logique du filtre vide.
    2. Pour créer un nouveau filtre, cliquez sur Créer un nouveau.
    3. Sélectionnez la colonne du fichier à filtrer, l’opérateur de comparaison et la valeur.

      
 ASTUCE : lorsque vous créez plusieurs filtres, vous pouvez utiliser le champ Logique de filtre pour connecter chaque filtre à des opérateurs AND/OR supplémentaires.

      
 Utilisez les identifiants de filtre (le numéro sous le signe # de la section Filtres d’entrée) lorsque vous définissez les relations entre chaque filtre.

      
 Vous pouvez définir une logique de filtrage plus complexe en combinant des parenthèses avec les opérateurs AND ou OR. Par exemple, (1 AND 2) OR 3 combine la logique pour inclure toutes les données à : (Département = « Services » AND Taille du widget = « Grande ») OR Département = « Marketing ». Dans cet exemple, seuls les grands widgets du département des services seraient importés, mais tous les widgets marketing le seraient également.

    Mettre en correspondance les colonnes entre les deux systèmes

    Au cours de cette étape du flux de travail, toutes les colonnes Smartsheet sont pré-remplies et vous pouvez choisir les colonnes d’entrée souhaitées dans votre fichier source. Vous pouvez également créer des expressions personnalisées, qui peuvent contenir une valeur constante ou une formule utilisée dans chaque ligne, au lieu d’utiliser les données du fichier d’entrée.

    mise en correspondance des colonnes

    • Colonne d’entrée : pour mettre en correspondance manuellement une colonne, cliquez sur la liste déroulante à côté de la colonne d’entrée, faites défiler et choisissez la correspondance appropriée pour la colonne Smartsheet indiquée sur le côté droit.

      
 REMARQUE : le Chargeur de données met automatiquement en correspondance les colonnes d’entrée et les colonnes Smartsheet, si les noms des colonnes sont absolument identiques.
       
    • Expression : pour définir une formule pour la feuille cible, vous pouvez créer une expression avec les paramètres de la formule. Faites défiler les colonnes/expressions disponibles jusqu’en bas et cliquez sur > Nouvelle expression. Vous pouvez saisir une valeur statique dans le formulaire qui apparaît.

      
 ASTUCE : créez la formule dans la feuille cible sans aucune référence à d’autres lignes, puis copiez et collez dans le créateur d’expression.

      
 REMARQUE : les expressions peuvent être créées à partir de la section Mise en correspondance d’un flux de travail, et peuvent être créées ou modifiées à partir de la section Expressions, qui est la dernière étape du flux de travail du Chargeur de données.

    Planifier votre flux de travail

    Cliquez sur Planifier dans le panneau de gauche pour définir la fréquence d’exécution souhaitée de votre flux de travail.

    Exécuter selon la pièce jointe : utilise la pièce jointe Smartsheet comme source de fichier. Tant que cette option est activée, le flux de travail évalue chaque pièce jointe ajoutée à la feuille source et s’exécute si elle répond aux critères.

    L’option Exécuter selon la pièce jointe est disponible uniquement pour l’option Pièce jointe Smartsheet. Elle n’est pas proposée lorsque Google Drive est utilisé comme emplacement source.

    Exécuter selon le planning : pour exécuter le flux de travail en fonction d’un planning, cliquez sur Créer un nouveau. Sélectionnez l’option souhaitée sous Jours de la semaine, Heure de début, Intervalle de répétition et Heure de fin. Une fois le planning souhaité sélectionné, activez le bouton Exécuter selon le planning.

    Afficher toutes les expressions utilisées dans les mises en correspondance

    Dans cette étape du flux de travail, vous pouvez visualiser toutes les expressions d’entrée créées dans les mises en correspondance de colonnes cibles. Vous pouvez également créer de nouvelles expressions à partir de cet écran et les utiliser dans vos mises en correspondance actuelles.

    Les valeurs qui commencent par un signe égal sont des formules.

    Vérifier et finaliser votre nouveau flux de travail

    Lorsque toutes les étapes du flux de travail sont terminées (marquées d’une coche verte dans le panneau de gauche), vous pouvez cliquer sur Fermer en bas à droite de votre flux de travail. Cela permet d’enregistrer et de stocker votre nouveau flux de travail sur le tableau de bord du Chargeur de données. Les changements devraient maintenant être reflétés sur la feuille correspondante.

    En cliquant sur Suivant, vous enregistrez automatiquement votre flux de travail.

    Modifier, exécuter manuellement ou supprimer des flux de travail

    Vous pouvez gérer vos flux de travail à partir de l’écran principal du Chargeur de données.
     

    • Modifier le flux de travail : vous pouvez apporter des modifications à un flux de travail existant (par exemple, vous souhaitez modifier la fréquence d’un planning de flux de travail).

      
 REMARQUE : en cas d’erreur lors de la dernière exécution du flux de travail ou dans sa configuration (la feuille source a été supprimée), la section Dernière exécution et l’icône Modifier deviennent rouge.

      Icône rouge de modification du flux de travail
       
    • Exécuter le flux de travail : vous pouvez exécuter manuellement votre flux de travail pour vérifier toute nouvelle modification.
    • Supprimer le flux de travail : supprime votre flux de travail s’il n’est plus nécessaire.
    • Afficher les messages du journal : le bouton Afficher les messages du journal permet d’afficher un journal des erreurs et le nombre de lignes actualisées, ajoutées ou ignorées.

      
 ASTUCE : Vous pouvez également cliquer sur le bouton Télécharger tous les journaux pour télécharger un fichier .csv sur votre machine, contenant toutes les synchronisations du Chargeur de données pour ce flux de travail.

    Modifier et ajouter de nouvelles colonnes

    Vous devrez peut-être modifier la structure de votre fichier source alors que votre processus évolue. Le cas échéant, suivez les étapes ci-après pour vous assurer que cette structure est conservée dans votre feuille cible :

    1. Désactivez votre flux de travail temporairement.
    2. Modifiez votre fichier source avec vos nouveaux en-têtes de colonne ou des colonnes supplémentaires.
    3. Si vous utilisez un fichier Excel ou CSV, chargez le nouveau fichier source vers votre emplacement source.
    4. Modifiez la feuille cible avec des en-têtes de colonne mises à jour ou des colonnes supplémentaires.
    5. Dans vos paramètres de flux de travail de Chargeur de données (Source > Emplacement source), sélectionnez un emplacement source différent.

      
 (Par exemple, si votre source est Google Drive, basculez vers Smartsheet)
       
    6. Ensuite, basculez votre emplacement source à votre sélection d’origine.

      
 REMARQUE : vous devrez peut-être sélectionner à nouveau votre pièce jointe ou votre nom de fichier.
       
    7. Cliquez sur le bouton Suivant jusqu’à atteindre la page Mise en correspondance. Ici, vous pouvez à nouveau mettre en correspondance toutes vos colonnes et expressions d’entrée.

      
 REMARQUE : vous devrez peut-être remettre en correspondance toutes vos colonnes, et pas uniquement celles que vous avez ajoutées et modifiées.

    Et voilà ! Vous pouvez maintenant activer et exécuter votre flux de travail.


    Conseils et meilleures pratiques

    Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous travaillez avec le Chargeur de données :

    • Les limitations Smartsheet s’appliquent toujours avec le Chargeur de données.  Pour plus d’informations sur la taille maximale des feuilles et des fichiers importés, consultez Configuration système requise et Guide d’utilisation de Smartsheet.
    • Si vous devez extraire les données d’une source qui contient plus de 5 000 lignes, vous pouvez utiliser des filtres et un ensemble limité de mises en correspondance de colonnes (comme décrit ci-dessous). Alternativement, vous pouvez créer plusieurs flux de travail en utilisant une catégorie de données commune pour distribuer les données dans plusieurs feuilles.
    • Si un flux de travail est créé et configuré pour être exécuté à chaque ajout d’une nouvelle pièce jointe, il s’exécutera indépendamment de la personne qui l’ajoute.