Suivez ces instructions détaillées pour partager votre feuille.
Le partage est au cœur de Smartsheet. Cela garantit que les intéressés internes et externes ont accès aux informations les plus récentes, mises à jour par le bon profil, au bon moment. Vous pouvez partager tout ou partie de votre feuille, et créer différents niveaux d'autorisation pour contrôler les actions de chaque utilisateur.
Video MP4
Présentation : partager des feuilles, des rapports et des tableaux de bord
Collaborez avec d’autres personnes en partageant un élément Smartsheet (feuille, rapport ou tableau de bord) ou en confirmant une demande de partage d’un membre de votre équipe.
La meilleure méthode de partage dépend du nombre d’éléments que vous voulez partager et du nombre de personnes avec lesquelles vous voulez les partager :
- Pour partager des éléments individuels un par un avec quelques personnes, suivez la procédure de partage décrite dans l’article Partager un élément.
- Pour partager un ou plusieurs éléments avec un groupe de personnes, utilisez un espace de travail. Pour en savoir plus sur cette procédure, consultez Créer un espace de travail et Partager un espace de travail.
Après avoir partagé vos éléments, vous pourrez découvrir quelques meilleures pratiques ici : en savoir plus sur ce à quoi vous attendre, ici : Travailler simultanément avec plusieurs personnes sur une feuille.
Niveaux d’autorisation et de partage
Lorsque vous partagez un élément avec quelqu’un, cette personne doit se connecter à Smartsheet pour y accéder. Vous contrôlez le niveau d’accès d’une personne au moyen du niveau d’autorisation de partage que vous choisissez : Spectateur, Commentateur, Éditeur ou Administrateur. Vous pouvez arrêter le partage d’un élément ou modifier le niveau d’autorisation d’un collaborateur à tout moment.
Pour en savoir plus sur les autorisations Smartsheet, consultez Niveaux d’autorisation de partage.
Partager des rapports : vous devez également partager les feuilles sources.
Si vous constatez qu’un rapport semble différent de celui d’une personne avec laquelle vous l’avez partagé (informations absentes ou rapport vide), il est possible que vous n’ayez pas partagé toutes les feuilles sources avec celle-ci.
Pour des raisons de sécurité, un rapport ne donne pas accès aux feuilles qui n’ont pas encore été partagées avec un utilisateur. Par exemple, vous pouvez partager un rapport constitué de trois feuilles avec un collaborateur n’ayant accès qu’à l’une d’entre elles. Lorsque le collaborateur ouvre le rapport, il ne voit que les lignes extraites de la feuille partagée avec lui. Si aucune feuille n’est partagée avec le collaborateur, sa version du rapport est vide.
- Si vous souhaitez partager un rapport avec quelqu’un qui n’a pas accès aux feuilles sources, vous pouvez publier le rapport et partager le lien. Consultez Publier une feuille, un rapport ou un tableau de bord pour en savoir plus sur la publication.
- Vous pouvez également ajouter le rapport dans un tableau de bord sous forme de widget. Consultez l’article Types de widgets pour les tableaux de bord Smartsheet pour en savoir plus sur le widget de rapport.
Contrôles de partage de l’administrateur système et de l’administrateur de groupe
Un administrateur système peut retirer un utilisateur d’un partage d’éléments appartenant à des utilisateurs sous licence du compte. Pour en savoir plus, consultez Retirer des collaborateurs du partage de toutes les feuilles.
Un administrateur de groupe peut retirer un membre du groupe, retirant ainsi son accès à tous les éléments partagés avec ce groupe. Pour en savoir plus, consultez Gérer et utiliser les groupes de contacts Smartsheet.