Partage

Le partage est au cœur de Smartsheet. Cela garantit que les intéressés internes et externes ont accès aux informations les plus récentes, mises à jour par le bon profil, au bon moment. Vous pouvez partager tout ou partie de votre feuille, et créer différents niveaux d'autorisation pour contrôler les actions de chaque utilisateur.

Suivez ces instructions détaillées pour partager votre feuille.

Partager des feuilles, des rapports et des tableaux de bord

Collaborer avec d’autres personnes en partageant un élément Smartsheet (feuille, rapport ou tableau de bord) ou en confirmant une demande de partage d’un membre de votre équipe.

La meilleure méthode de partage dépend du nombre d’éléments que vous voulez partager et du nombre de personnes avec lesquelles vous voulez les partager :

Lorsque vous avez partagé vos éléments, vous pouvez découvrir quelques bonnes pratiques ici : pour en savoir plus sur ce qui vous attend ici :Travailler simultanément avec plusieurs personnes sur une feuille.

Présentation des niveaux d’autorisation et du partage

Lorsque vous partagez un élément avec quelqu’un, cette personne doit se connecter à Smartsheet pour y accéder. Vous contrôlez le niveau d’accès d’une personne au moyen du niveau d’autorisation de partage que vous choisissez : Spectateur, Éditeur ou Administrateur. Vous pouvez arrêter de partager un élément ou modifier le niveau d’autorisation d’un collaborateur quand vous le souhaitez.Pour plus d’informations sur les autorisations Smartsheet, consultez Partage des niveaux d’autorisation.

Partager des rapports : vous devez également partager les feuilles sources

si vous constatez qu’un rapport semble différent de celui d’une personne avec laquelle vous l’avez partagé (informations absentes ou rapport vide), il est possible que vous n’ayez pas partagé toutes les feuilles sources avec celle-ci.

Pour des questions de sécurité, un rapport ne donne pas accès aux feuilles qui n’ont pas encore été partagées avec un utilisateur. Par exemple, vous pouvez partager un rapport permettant de consulter trois feuilles avec un collaborateur n’ayant accès qu’à l’une d’elles. Lorsque le collaborateur ouvre le rapport, il ne voit que les lignes insérées à partir de la feuille partagée avec lui. Si aucune feuille n’est partagée avec le collaborateur, sa version du rapport est vide.

Contrôles de partage de l’Administrateur système et de l’Administrateur de groupe

Un Administrateur système peut retirer un utilisateur d’un partage d’éléments appartenant à des utilisateurs sous licence du compte. Reportez-vous à Gestion des utilisateurs d’un forfait multi-utilisateurs afin d’obtenir des informations complémentaires.

Un Administrateur de groupe peut supprimer un membre du groupe pour le supprimer de toutes les feuilles partagées avec ce groupe. Reportez-vous à Gérer et utiliser les groupes de contacts Smartsheet afin d’obtenir des informations complémentaires.

Partager un élément Smartsheet

Les personnes qui disposent des autorisations de niveau Propriétaire, Administrateur et Éditeur - pouvant partager peuvent partager des éléments Smartsheet.

Si l’élément se trouve dans un espace de travail, vous pouvez partager uniquement celui-ci ou tout l’espace de travail. Reportez-vous à Partager un élément depuis un espace de travail dans la suite de cet article afin d’obtenir des informations complémentaires.

  1. Dans l’angle supérieur droit de l’élément, cliquez sur Partager. Si vous ne voyez pas le bouton Partager, cliquez sur l’icône de la flèche vers le bas en haut à droite de la fenêtre Smartsheet.

  2. Le formulaire de partage s’ouvre. 

    Si l’élément n’est pas partagé, Inviter - Détails s’affiche. Utilisez Inviter - Détails pour activer ou désactiver l’e-mail d’invitation et rédiger un message personnalisé.

    Si d’autres personnes sont actuellement partagées, vous verrez la liste des collaborateurs existants apparaître par défaut. (Vous pouvez toujours sélectionner Inviter - Détails si vous souhaitez voir ces personnes à la place.)


    ASTUCE : tous les collaborateurs partagés peuvent utiliser le lien de feuille sécurisé pour l’ouvrir directement. Ajoutez ce lien à vos signets pour accéder rapidement à l’élément. Lorsque vous utilisez le lien, vous êtes invité à vous connecter à Smartsheet (si ce n’est pas déjà le cas) afin de pouvoir accéder à la feuille.


  3. Dans le champ Inviter des collaborateurs en haut, saisissez les adresses e-mail des personnes ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager l’élément. Séparez les adresses e-mail par une virgule ou un point-virgule.
  4. Sélectionnez un niveau d’autorisation.Pour obtenir des informations détaillées quant aux fonctions disponibles à chaque niveau d’autorisation, lisez l’article Niveaux d’autorisation de partage.
  5. Cliquez sur Partager.

La feuille est partagée avec les collaborateurs qui recevront une notification si vous avez choisi d’en envoyer une. Le formulaire de Partage sera actualisé afin qu’il affiche la liste des collaborateurs partagés, y compris ceux que vous venez d’ajouter.

Vous pouvez vous assurer qu’un collaborateur consulte un élément avec le même affichage et les mêmes filtres en lui envoyant l’URL qui figure dans la barre d’adresse de votre navigateur. (En savoir plus sur les affichages.)

Autres options de partage

Si vous souhaitez collaborer ou partager des données sans accorder d’autorisation de partage directe aux personnes pour vos éléments Smartsheet, vous pouvez utiliser l’une des options suivantes :

  • Publier : Si vous souhaitez partager des éléments Smartsheet avec des personnes qui n’ont pas de compte Smartsheet, vous pouvez leur envoyer un lien de publication. Les éléments Smartsheet publiés sont dynamiques, les données sont donc toujours actualisées. Reportez-vous à Publier une feuille, un rapport ou un tableau de bord afin d’obtenir des informations complémentaires sur la publication.
  • Envoyer en tant que pièce jointe :si vous souhaitez partager le fichier Excel ou PDF statique d’un élément Smartsheet, vous pouvez l’envoyer par e-mail en pièce jointe en utilisant la fonction Envoyer en tant que pièce jointe. Vous pouvez également envoyer les données d’une ligne à d’autres personnes par e-mail, ce qui peut être utile si elles souhaitent des informations sur une tâche donnée ou un groupe de lignes d’une feuille volumineuse. Pour en savoir plus, reportez-vous à Partager les informations d’une feuille par e-mail.
  • Utiliser un formulaire :si vous voulez recueillir des informations auprès de personnes, utilisez un formulaire. Les formulaires permettent aux personnes d’ajouter de nouvelles lignes à votre feuille en envoyant des formulaires sans disposer d’un accès direct au partage. Reportez-vous à Recueillir des informations à l’aide d’un formulaire afin d’obtenir des informations complémentaires.
  • Utiliser les flux de travail automatisés :utilisez les flux de travail automatisés, si vous avez besoin de partager certaines données, avertir automatiquement les personnes que des changements ont été apportés à vos feuilles, envoyer des rappels concernant les dates d’échéance ou demander des actualisations ou des approbations automatiques. Vous trouverez des informations sur les flux de travail automatisés dans Gagnez du temps et travaillez plus rapidement grâce aux flux de travail automatisés.

Partager un élément depuis un espace de travail

Lorsqu’une feuille, un rapport ou un tableau de bord sont stockés dans un espace de travail, ils sont accessibles à tous ceux qui ont des autorisations de partage pour celui-ci. Même lorsqu’il est stocké dans un espace de travail, l’élément peut être partagé au niveau de l’élément afin que les personnes qui n’ont pas accès à l’espace de travail puissent tout de même avoir accès à l’élément.

Vous devez avoir les autorisations de partage Propriétaire, Administrateur ou Éditeur pouvant partager sur l’élément afin de pouvoir le partager. De même, vous devrez avoir l’autorisation Propriétaire, Administrateur ou Éditeur pouvant partager sur l’espace de travail.

REMARQUE : seuls les propriétaires  et les administrateurs peuvent partager les tableaux de bord.

Voici la procédure pour permettre à quelqu’un d’accéder à un élément stocké dans un espace de travail :

  1. Naviguez jusqu’à l’espace de travail où se trouve l’élément que vous souhaitez partager.
  2. Dans l’angle supérieur droit de l’élément, cliquez sur Partager.
  3. Cliquez sur la case Inviter des collaborateurs et saisissez ou sélectionnez des contacts.
    En bas du formulaire, Cette feuille, ce rapport ou ce tableau de bord se trouve dans un espace de travail apparaît. Si vous avez l’autorisation d’accéder à l’espace de travail, vous verrez également le nom de cet espace de travail.
  4. Cliquez sur Partager pour partager seulement l’élément. Cliquez sur Partager l’espace de travail pour partager l’espace de travail.

Lorsque des éléments et des espaces de travail sont partagés, vous verrez l’icône Partagés sur la feuille, sur le rapport ou sur le tableau de bord via l’espace de travail et/ou l’icône Partagés sur la feuille, sur le rapport ou sur le tableau de bord uniquement à côté des niveaux d’autorisation dans la section Collaborateurs du formulaire de partage. Ces icônes montrent la façon dont l’élément a été partagé avec les différents collaborateurs.

Définir un affichage de partage par défaut

Si vous êtes le propriétaire de la feuille, ou si vous disposez des autorisations de partage de niveau Administrateur, vous pouvez vous assurer que toutes les personnes partagées sur votre feuille la voient comme vous l’avez prévu en appliquant un affichage et un filtre par défaut. Définissez un affichage par défaut pour les nouveaux collaborateurs partagés afin qu’ils puissent directement ouvrir une feuille en mode Carte, avec un filtre qui affiche uniquement les tâches de priorité élevée.

Vous devrez créer un filtre et l’enregistrer avant de définir un filtre par défaut.Reportez-vous à notre article sur l’Utilisation des filtres pour afficher ou masquer les données d’une feuille afin d’obtenir des informations complémentaires.

Pour définir un affichage par défaut pour votre feuille :

  1. Dans l’angle supérieur droit de l’élément, cliquez sur Partager.
  2. Sélectionnez Collaborateurs pour afficher la liste des utilisateurs de Smartsheet actuellement partagés sur la feuille.
  3. À droite d’Affichage par défaut, sélectionnez Modifier. Le formulaire Affichage par défaut s’ouvre.
  4. Dans Affichage, sélectionnez Mode grille, Mode carte, Mode Gantt ou Mode agenda. Vous pouvez également sélectionner un filtre par défaut et des couloirs spécifiques du mode Carte.

    REMARQUE : vous devrez créer un filtre partagé avant de pouvoir définir un filtre par défaut.Reportez-vous à notre article sur l’Utilisation des filtres pour afficher ou masquer les données d’une feuille afin d’obtenir des informations complémentaires.
     
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez vous assurer qu’un collaborateur consulte un élément avec le même affichage et les mêmes filtres en lui envoyant l’URL qui figure dans la barre d’adresse de votre navigateur. (En savoir plus sur les affichages.)
REMARQUE : Les paramètres d’affichage par défaut ne s’appliquent pas à l’application mobile. Les utilisateurs qui accèdent à une feuille à partir de l’application se verront proposer le mode Grille par défaut.

Supprimer un collaborateur ou modifier son niveau d’autorisation

Le propriétaire de l’élément et les collaborateurs disposant d’un accès Administrateur à l’élément peuvent supprimer d’autres utilisateurs ou modifier leur niveau d’autorisation. Les Éditeurs ont également ces possibilités s’ils ont obtenu l’autorisation de partager l’élément lorsqu’ils ont été invités.

  1. Dans l’angle supérieur droit de l’élément, cliquez sur Partager.

    Si vous ne voyez pas le bouton Partager, cliquez sur l’icône de la flèche vers le bas en haut à droite de la fenêtre de Smartsheet.

  2. Dans le formulaire de partage, survolez le nom de la personne que vous souhaitez supprimer ou modifier afin de mettre la ligne en surbrillance et choisissez l’une des actions suivantes :
    • Modifier les autorisations : sélectionner un nouveau niveau d’autorisation dans la liste déroulante. Notez que vous ne pouvez pas accorder un niveau d’accès supérieur au vôtre à un autre collaborateur (une personne ayant une autorisation de niveau Éditeur ne peut donc pas accorder une autorisation de niveau Administrateur à une autre personne qui dispose d’une autorisation de niveau Éditeur).
    • Retirer du partage : Cliquer sur le X à droite de la ligne du niveau d’autorisation.

      Le collaborateur n’est plus en mesure d’accéder à l’élément. Si vous arrêtez de partager un élément avec un collaborateur qui est en train de l’afficher, un message d’erreur s’affichera au prochain enregistrement ou à la prochaine actualisation.

      REMARQUE :  si vous voyez l’icône Partagé via l’espace de travail à côté du niveau d’autorisation d’un collaborateur, cela signifie que ce dernier a accès à l’élément via un espace de travail. Si vous cliquez sur X, les autorisations du collaborateur sont supprimées pour l’espace de travail. Reportez-vous à Partage d’un espace de travail afin d’obtenir des informations complémentaires.

      Dans la section Collaborateurs, remarquez l’icône Partagé via l’espace de travail ou l’icône Partagé avec...uniquement à côté des niveaux d’autorisation. Ces icônes vous permettent de distinguer la façon dont l’élément a été partagé avec les différents collaborateurs.

Demander l’accès au propriétaire

Dans certains cas, un message similaire à celui qui suit s’affiche lorsque vous essayez d’ouvrir un élément : « Cet élément n’est pas accessible actuellement. Il peut avoir été supprimé ou votre autorisation peut avoir été révoquée. »

Les causes les plus fréquentes de ce message sont les suivantes :

  • un lien de partage vous a été transféré, mais votre adresse e-mail n’apparaît pas dans la liste des partages de l’élément
  • vous vous êtes connecté à Smartsheet avec une adresse e-mail différente de celle à laquelle l’e-mail a été envoyé
  • le propriétaire de l’élément ou un autre collaborateur vous a supprimé du partage
  • l’élément a été supprimé depuis

Si vous souhaitez accéder à une feuille, à un rapport, à un tableau de bord ou à un espace de travail pour lesquels votre adresse e-mail n’apparaît pas dans la liste des partages, cliquez sur Demander l’accès au propriétaire. Le propriétaire reçoit alors un e-mail contenant un lien sur lequel il peut cliquer pour sélectionner un niveau d’autorisation de partage. Une fois que le propriétaire de l’élément ou de l’espace de travail a terminé ce processus, vous pourrez accéder à l’élément.