Suivez ces instructions détaillées pour partager votre feuille.
Le partage est au cœur de Smartsheet. Cela garantit que les intéressés internes et externes ont accès aux informations les plus récentes, mises à jour par le bon profil, au bon moment. Vous pouvez partager tout ou partie de votre feuille, et créer différents niveaux d'autorisation pour contrôler les actions de chaque utilisateur.
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Présentation : Partager des feuilles et des rapports
Ajoutez des collaborateurs à une feuille ou à un rapport. Les collaborateurs avec qui vous partagez le fichier peuvent faire partie ou non de votre organisation. Vous pouvez même partager des éléments Smartsheet avec des utilisateurs qui ne possèdent pas de compte Smartsheet. Cependant, sans compte, ils ne pourront pas accéder à toutes les fonctionnalités Smartsheet.
Conseils sur le partage des éléments Smartsheet
- Vous voulez partager des éléments individuels un par un avec quelques personnes ? Suivez les étapes de partage dans cet article.
- Vous voulez partager un ou plusieurs éléments avec un groupe de personnes ? Utilisez un espace de travailet partagez-le avec vos collègues.
- Vous voulez partager un tableau de bord ? Consultez l’article Partager un tableau de bord.
Niveaux d’autorisation et de partage
Lorsque vous partagez un élément avec quelqu’un, cette personne doit se connecter à Smartsheet pour y accéder. Les actions qu’elle peut faire dans le fichier dépendent des autorisations que vous lui accordez. Vous pouvez ajouter des collaborateurs comme suit :
- Administrateur
- Éditeur - partage possible
- Éditeur - partage impossible
- Commentateur
- Spectateur
Vous pouvez arrêter le partage d’un élément ou modifier le niveau d’autorisation d’un collaborateur quand vous le souhaitez.
Partager une feuille ou un rapport
- Ouvrez le formulaire Partage de feuille ou Partage de rapport. Vous disposez de deux méthodes différentes :
- Dans la barre de menu, sélectionnez Fichier> Menu.
- En haut à droite de l’écran, sélectionnez Partager.
- Dans la section Inviter des collaborateurs du formulaire Partager, saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur ou du groupe.
- Sinon, dans le formulaire Sélectionner des contacts, sélectionnez
.
- Sinon, dans le formulaire Sélectionner des contacts, sélectionnez
- Après avoir sélectionné des collaborateurs, sélectionnez Partager un rapport.
Lorsque vous partagez des rapports, veillez à partager leurs feuilles sources
Si vous constatez qu’un rapport semble différent de celui d’une personne avec laquelle vous l’avez partagé (informations absentes ou rapport vide), il est possible que vous n’ayez pas partagé toutes les feuilles sources avec celle-ci.
Pour des questions de sécurité, le partage d’un rapport ne donne pas automatiquement aux utilisateurs l’accès aux feuilles non partagées. Par exemple, vous pouvez partager un rapport constitué de trois feuilles avec un collaborateur n’ayant accès qu’à l’une d’entre elles. Lorsque le collaborateur ouvre le rapport, il ne voit que les lignes extraites de la feuille partagée avec lui. Si aucune feuille n’est partagée avec le collaborateur, sa version du rapport est vide.
Vous souhaitez partager un rapport avec quelqu’un qui n’a pas accès aux feuilles sources ?
Vous pouvez choisir l’une de ces options :
Qui peut contrôler l’accès au partage des utilisateurs
Il existe deux types d’utilisateurs ayant la possibilité de supprimer l’accès d’un utilisateur à des éléments Smartsheet partagés avec celui-ci.nbsp;
- Dans le centre d’administration, les administrateurs système peuvent empêcher un utilisateur de partager des éléments appartenant à des utilisateurs sous licence du compte.
- Un administrateur de groupe peut retirer un membre du groupe, retirant ainsi son accès à tous les éléments partagés avec ce groupe.