Groupes

Créez des groupes dans Smartsheet pour contrôler rapidement et facilement l'accès aux feuilles et espaces de travail. Ajoutez de nouveaux employés et membres d'équipe aux groupes pour les mettre en scelle, et supprimez les individus ayant quitté l'organisation pour vous assurer qu'ils n'aient plus d'accès.

Suivez les instructions détaillées ci-dessous pour configurer un groupe dans Smartsheet.

Gérer et utiliser les groupes de contacts Smartsheet

La gestion des groupes permet à un administrateur de groupe d’organiser les contacts en groupes afin que toute personne utilisant un forfait Smartsheet multi-utilisateurs puisse rapidement partager et envoyer des informations à toutes les personnes du groupe.

Vous devez être administrateur de groupe pour un forfait multi-utilisateurs (Affaire ou Entreprise) pour créer et gérer des groupes. Lorsqu’un groupe est créé, toute personne du forfait multi-utilisateurs peut partager et envoyer des informations à celui-ci.

Autorisations requises

Vous devez être un utilisateur sous licence pour obtenir les autorisations d’administrateur de groupe.Reportez-vous à Gérer les utilisateurs pour savoir comment définir un administrateur de groupe.

REMARQUE : Les administrateurs système des forfaits Entreprise peuvent limiter les personnes pouvant être ajoutées à des groupes, de sorte que seules les personnes qui sont dans le compte de votre organisation sont autorisées à en faire partie. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’article d’aide Contrôles de sécurité.


Créer un groupe

  1. Cliquez sur Compte > Administrateur de compte > Gestion des groupes (ou cliquez ici).

    Le formulaire Gestion des groupes affiche tous les groupes existants.
     
  2. Cliquez sur le bouton Créer un groupe pour afficher le formulaire Nouveau groupe.
  3. Donnez un nom à votre groupe (par exemple :Équipe commerciale) et ajoutez une description.
  4. Cliquez sur Créer.

    Un formulaire répertoriant les membres actuels du groupe apparaît. Par défaut, seule votre adresse e-mail est incluse.
     
  5. Pour ajouter des membres au groupe, cliquez sur le bouton Ajouter au groupe.
  6. Lorsque vous commencez à saisir le nom ou l’adresse e-mail d’un contact figurant dans votre liste de contacts Smartsheet, les résultats pertinents s’affichent automatiquement dans la liste déroulante.

    Vous pouvez ajouter les contacts de votre choix. Ils ne doivent pas nécessairement faire partie de votre forfait multi-utilisateurs ou même être utilisateurs de Smartsheet.

    Le formulaire Ajouter au groupe est actualisé pour afficher la liste des contacts sélectionnés à l’étape précédente. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l’ajout d’utilisateurs au groupe.

    Ajout au groupe terminé
     
    ASTUCE : Si vous souhaitez ajouter des membres à votre groupe en masse à partir d’un fichier CSV ou XLSX, vous pouvez ouvrir le fichier dans Bloc-notes ou Excel, puis copier et coller la liste complète dans le formulaire Ajouter au groupe. Si vous utilisez Excel, assurez-vous que toutes les adresses e-mail sont listées dans une seule colonne.
  7. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des membres au groupe, cliquez sur Enregistrer.

Pour plus d’informations sur le travail avec les contacts Smartsheet, consultez Créer de nouveaux contacts que vous pouvez ensuite ajouter au groupe.


Gérer un groupe existant

Un groupe peut être géré par son propriétaire ou un administrateur système du compte.

  1. Cliquez sur Compte > Administrateur de compte > Gestion des groupes (ou cliquez ici) pour afficher la liste des groupes existants créés par l’équipe.
  2. Pour apporter des modifications au groupe, cliquez sur la flèche déroulante à gauche du nom du groupe.

Voici les descriptions des options disponibles.

Modifier le groupe : affiche la liste des membres actuels du groupe. Voici ce que vous pouvez faire lorsque vous choisissez cette option :

  • Pour ajouter des membres au groupe : cliquez sur le bouton Ajouter au groupe pour sélectionner les contacts à inclure dans le groupe depuis votre liste des contacts Smartsheet . Ils seront également ajoutés à toutes les feuilles partagées avec le groupe.
  • Pour supprimer des membres du groupe : cliquez sur le(s) nom(s) du(des) membre(s) à supprimer, puis sur Supprimer du groupe. Les membres seront également supprimés des feuilles partagées avec le groupe.
  • Pour modifier le nom et la description du groupe : cliquez sur le lien Modifier en regard du nom du groupe.

Administrateurs système uniquement - Télécharger un rapport d’accès aux feuilles du groupe (csv) : télécharge sur votre ordinateur un fichier qui répertorie les feuilles partagées avec le groupe sélectionné. Ce fichier contient également le nom du propriétaire de la feuille, le niveau d’autorisation du groupe et la date de la dernière modification pour chaque feuille.

REMARQUE : Cette option est disponible uniquement pour les administrateurs système. Pour plus d’informations sur les différents types d’utilisateurs dans Smartsheet, reportez-vous à Types d’utilisateurs au niveau du compte pour les forfaits multi-utilisateurs.

Transférer la propriété du groupe : transfère la propriété du groupe à un autre administrateur de groupe associé au compte multi-utilisateurs.

Supprimer le groupe : Supprime le groupe de la liste. Cette action supprime également le groupe de toute feuille pour laquelle il dispose d’un partage et les e-mails récurrents qui sont envoyés à ses membres. Soyez particulièrement vigilant lorsque vous sélectionnez cette option, car cette action est irréversible.


Utiliser un groupe pour envoyer ou partager des informations

Une fois qu’un groupe est configuré dans Smartsheet, toute personne du forfait multi-utilisateurs peut utiliser le nom du groupe pour envoyer des informations ou partager des éléments avec ce groupe.

Envoyer des informations à un groupe par e-mail

Vous pouvez utiliser la fonction Envoyer pour envoyer un e-mail à un groupe entier (pour plus d’informations sur le partage des informations de Smartsheet par e-mail, voir Partager les informations d’une feuille par e-mail).

Pour envoyer au groupe, dans la case À, commencez à taper le nom du groupe pour le voir apparaître dans la liste déroulante.

Partager un élément Smartsheet avec un groupe

Pour partager un élément Smartsheet (feuille, rapport ou tableau de bord) avec un groupe :

  1. Cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit de la fenêtre de Smartsheet.
  2. Dans le formulaire de partage de feuilles, dans la case Inviter des collaborateurs, tapez le nom du groupe (ou cliquez sur Sélectionner des contacts   pour sélectionner le nom du groupe dans votre liste de contacts).

    Vous serez invité à sélectionner un niveau d’autorisation de partage. Ce niveau d’autorisation s’appliquera à tous les membres du groupe.

    Partager une feuille avec un groupe encerclé

Une fois que la feuille est partagée avec le groupe, vous verrez le nom du groupe figurer dans la liste des personnes qui sont partagées sur la feuille. (Vous pouvez le voir à tout moment en cliquant sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit de la fenêtre Smartsheet.)

Voici quelques points à prendre en compte lorsque vous partagez avec un groupe :

  • Lorsqu’une personne partage une feuille dans un groupe, le retrait de la feuille entraîne le retrait du groupe entier.
  • Toute personne figurant sur le même forfait Smartsheet que le groupe peut cliquer sur le nom du groupe et sélectionner Afficher les membres du groupe pour accéder à l’adresse e-mail et au nom de ses membres. Toute personne ne figurant pas sur le forfait Smartsheet ne pourra voir que le nom du groupe, sauf si elle est membre du groupe externe.
    Remarque : Les utilisateurs qui ne sont pas membres de l’organisation ne pourront pas partager une feuille avec un groupe et la flèche du menu déroulant ne sera pas affichée à ce stade.
  • Si vous envoyez une feuille ou une ligne à un groupe auquel vous appartenez, vous ne recevrez pas l’e-mail, contrairement à tous les autres membres du groupe. Cochez la case Me mettre en copie au bas de la fenêtre pour recevoir une copie de l’e-mail.
  • Si un collaborateur partage une feuille à la fois comme membre d’un groupe et à titre individuel, le niveau d’autorisation le plus élevé sera appliqué à son compte. Par exemple, si une feuille est partagée avec le groupe de l’utilisateur A ayant le niveau d’autorisation Éditeur et qu’elle est également partagée avec l’adresse e-mail individuelle de cet utilisateur ayant le niveau d’autorisation Administrateur, l’utilisateur A aura accès à la feuille en tant qu’administrateur tandis que les autres membres du groupe y auront accès en tant qu’éditeurs.
  • Si vous ne souhaitez pas partager avec un groupe entier, vous pouvez utiliser la flèche déroulante  à côté du nom du groupe et cliquer sur Développer. Ce faisant, vous remplacerez le nom du groupe par les adresses e-mail des membres du groupe. Vous pouvez retirer des individus si nécessaire. Une fois que vous aurez fait cela, la feuille sera partagée avec les individus et NON avec le groupe. Ainsi, l’ajout ou le retrait d’utilisateurs du groupe n’aura aucun impact sur le partage de cette feuille.