Groupes

Créez des groupes dans Smartsheet pour contrôler rapidement et facilement l'accès aux feuilles et espaces de travail. Ajoutez de nouveaux employés et membres d'équipe aux groupes pour les mettre en scelle, et supprimez les individus ayant quitté l'organisation pour vous assurer qu'ils n'aient plus d'accès.

Suivez les instructions détaillées ci-dessous pour configurer un groupe dans Smartsheet.

Gérer des groupes (comptes Équipe ou Entreprise uniquement)

 Accéder à la démonstration en vidéo consacrée aux groupes Smartsheet

La gestion des groupes permet aux administrateurs de groupe d'organiser leurs contacts sous forme de groupes pour permettre le partage et l'envoi rapides d'informations entre plusieurs personnes. Si seuls les utilisateurs désignés comme administrateurs de groupe dans le cadre d'un forfait à plusieurs utilisateurs (Équipe et Entreprise) peuvent créer et gérer des groupes, tous les utilisateurs bénéficiant du forfait peuvent partager et envoyer des informations. Pour en savoir plus sur la désignation des administrateurs de groupe, lisez notre article consacré à la gestion des utilisateurs.

Créer un groupe

  1. Cliquez sur Compte > Administration du compte > Gestion du groupe (ou cliquez ici). Le formulaire Gestion du groupe affiche tous les groupes existants.

  2. Cliquez sur le bouton Créer un groupe pour afficher le formulaire Nouveau groupe.


  3. Attribuez un nom à votre groupe (Équipe de ventes, par exemple) et ajoutez éventuellement une description. Cliquez sur Créer lorsque vous avez terminé.

  4. Un formulaire répertoriant les membres actuels du groupe apparaît. Par défaut, seule votre adresse e-mail est incluse. Cliquez sur le bouton Ajouter au groupe pour ajouter d'autres membres.

  5. Lorsque vous commencez à saisir le nom ou l'adresse e-mail d'un contact figurant dans votre liste de contacts Smartsheet, les résultats pertinents s'affichent automatiquement dans la liste déroulante. Vous pouvez également cliquer sur l'icône du collaborateur pour ouvrir votre liste de contacts Smartsheet et sélectionner les contacts que vous souhaitez ajouter au groupe. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé. Vous pouvez ajouter les contacts de votre choix. Ils ne doivent pas nécessairement faire partie de votre forfait à plusieurs utilisateurs ou même être utilisateurs de Smartsheet.

    ASTUCE : cliquez sur le lien Ajouter un(e) autre au bas du formulaire pour créer des contacts que vous pourrez ensuite ajouter au groupe.

  6. Le formulaire Ajouter au groupe est mis à jour pour afficher la liste des contacts sélectionnés à l'étape précédente. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l'ajout des utilisateurs au groupe.

 

Gérer un groupe existant

Un groupe peut être géré par son propriétaire ou un administrateur système du compte. Cliquez sur Compte > Administration du compte > Gestion du groupe (ou cliquez ici) pour afficher la liste des groupes existants créés par l'équipe. Cliquez sur la flèche déroulante située à gauche du groupe à gérer pour accéder aux options disponibles :
  • Modifier le groupe : affiche la liste des membres actuels du groupe.

    • Pour ajouter des membres au groupe : cliquez sur le bouton Ajouter au groupe pour sélectionner dans votre liste de contacts Smartsheet les contacts à inclure dans le groupe. Ils seront également ajoutés à toutes les feuilles partagées avec le groupe.
    • Pour supprimer des membres du groupe : cliquez sur le nom des membres à supprimer, puis sur Supprimer du groupe. Les membres seront également supprimés des feuilles partagées avec le groupe.
    • Pour modifier le nom et la description du groupe : cliquez sur le lien Modifier en regard du nom du groupe.

  • Télécharger le rapport d'accès à la feuille du groupe : télécharge sur votre ordinateur un fichier Excel (.xls) qui répertorie les feuilles partagées avec le groupe sélectionné. Ce fichier contient également le nom du propriétaire de la feuille, le niveau d'autorisation du groupe sur la feuille et la date de la dernière modification de la feuille.

  • Transférer la propriété du groupe : transfère la propriété du groupe à un autre administrateur de groupe associé au compte à plusieurs utilisateurs.

  • Supprimer le groupe : supprime le groupe de la liste. Il est également supprimé des feuilles actuellement partagées et des e-mails récurrents qui leur sont envoyés. Soyez particulièrement vigilant lorsque vous sélectionnez cette option, car l'opération est irréversible.
 

Partager et envoyer des informations à un groupe

Dans le cadre d’un forfait Équipe ou Entreprise, vous pouvez partager des feuilles et des rapports, mais aussi envoyer des feuilles, des rapports et des lignes par e-mail à des groupes créés par votre administrateur de groupe.

Lorsque vous commencez à saisir dans le champ À : le nom du groupe, il s'affiche automatiquement dans la liste déroulante. Vous pouvez également cliquer sur l'icône du collaborateur située à droite du champ À : pour sélectionner le nom du groupe dans votre liste de contacts Smartsheet. 



Cliquez sur la flèche déroulante  en regard du nom du groupe pour afficher les membres du groupe et développer la liste. Si vous sélectionnez Développer, le nom du groupe est remplacé par les adresses e-mail des membres pour vous permettre de supprimer des membres individuellement si nécessaire. Si une feuille est partagée après le développement du groupe, elle est considérée comme partagée avec les membres. L'ajout ou la suppression d'utilisateurs du groupe n'aura donc aucun effet sur les personnes qui ont accès à cette feuille.


REMARQUE : si vous envoyez une feuille ou une ligne à un groupe auquel vous appartenez, vous ne recevrez pas l'e-mail contrairement à tous les autres membres du groupe. Cochez la case Me mettre en copie au bas de la fenêtre pour recevoir une copie de l'e-mail.

lors du partage d'une feuille avec un groupe, vous serez invité à sélectionner un niveau d'autorisation de partage. Ce niveau d'autorisation s'appliquera à tous les membres du groupe.

REMARQUE : Si un collaborateur partage une feuille dans le cadre d'un groupe et à titre individuel, le niveau d'autorisation le plus élevé sera appliqué à son compte. Par exemple, si une feuille est partagée avec le groupe de l'utilisateur A et le niveau d'autorisation Éditeur et qu'elle est également partagée avec l'adresse e-mail de cet utilisateur et le niveau d'autorisation Administrateur, l'utilisateur A aura accès à la feuille en tant qu'administrateur tandis que les autres membres du groupe y auront accès en tant qu'éditeurs.

Lorsqu'une feuille est partagée avec un groupe, le nom du groupe apparaît dans la liste lorsque vous cliquez sur l'onglet Partage au bas de la feuille. Toute personne figurant sur le même compte Équipe/Entreprise que le groupe peut cliquer sur la flèche déroulante en regard du nom du groupe et sélectionner Afficher les membres du groupe pour accéder à l'adresse e-mail et au nom de ses membres. Les personnes ne figurant pas sur le compte Équipe ne verront que le nom du groupe.

Lorsqu'une personne partage une feuille dans un groupe, le retrait de la feuille entraîne le retrait du groupe.  
 
Pour en savoir plus sur les groupes dans Smartsheet, regardez la démonstration vidéo ci-dessous :

Si vous n'avez pas accès à YouTube, cliquez ici pour visionner la vidéo.
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