Contacts

Les listes de contacts de Smartsheet facilitent l'attribution des tâches et le partage des feuilles avec vos clients, collègues et fournisseurs. Smartsheet propose deux types de listes de contacts : la liste du compte (gérée par votre administrateur système) et votre liste personnelle, appelée "Mes contacts Smartsheet". Utilisez votre liste personnelle "Mes contacts Smartsheet" pour partager avec tout le monde, y compris les collaborateurs et clients hors de votre organisation.

Suivez ces instructions détaillées pour ajouter des contacts à votre liste "Mes contacts Smartsheet".

Gérer les contacts dans la liste Mes contacts Smartsheet

Vous utiliserez les contacts dans Smartsheet pour faciliter une collaboration plus rapide. Par exemple, vous utiliserez des contacts lorsque vous enverrez des e-mails, partagerez des feuilles ou assignerez des tâches dans Smartsheet.

L'une des façons de gérer les contacts est la liste Mes contacts Smartsheet. Pour consulter les contacts de votre liste Mes contacts Smartsheet, cliquez sur Compte (icône de votre profil dans le coin supérieur droit) > Mes contacts Smartsheet.

Qui peut voir vos contacts Smartsheet ?

Votre liste Mes contacts Smartsheet est privée, vous seul(e) pouvez la consulter. Toutefois, si vous attribuez une tâche à l’un de vos contacts ou si vous partagez une feuille avec lui, les autres personnes ayant accès à la feuille auront également accès à son adresse e-mail.

Avant de commencer : Formater votre fichier CSV

Le nombre total de contacts autorisés est illimité. Cependant, vous pouvez importer uniquement 1 000 contacts à la fois.

Si vous souhaitez importer des contacts depuis Outlook, Hotmail ou AOL, vous devez d'abord exporter les contacts dans un fichier .csv.Les colonnes du fichier .csv doivent être nommées respectivement Prénom, Nom, et Adresse e-mail. L'orthographe exacte est importante, sinon la liste ne sera pas importée correctement.

Voici un exemple de formatage de votre fichier .csv :

Nom Adresse e-mail
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

 


Ajouter des contacts à Mes contacts Smartsheet

Importer des contacts en bloc

  1. Cliquez sur Compte > Mes contacts Smartsheet.

    Le formulaire Mes contacts Smartsheet apparaît.
     
  2. Cliquez sur Importer les contacts et sélectionnez ensuite Gmail, .csv (Outlook, Yahoo, etc.) ou vcf (fichier vCard).

    Suivez l'étape correspondant au type de contact que vous souhaitez importer :

    Gmail
    Sélectionnez les contacts que vous souhaitez importer dans Smartsheet, puis cliquez sur Importer

    Votre e-mail d'utilisateur et votre mot de passe peuvent vous être demandés. Après avoir saisi ces informations, cliquez sur Connexion.

    REMARQUE : Smartsheet ne conserve ni votre e-mail d'utilisateur, ni votre mot de passe.Ces identifiants ne sont utilisés que pour accéder à votre carnet d'adresses e-mail.

    .csv (Outlook, Yahoo, etc.)
    Sélectionnez le fichier .csv et cliquez sur Continuer. Choisissez les contacts que vous souhaitez importer dans Smartsheet, puis cliquez sur Importer.

    .vcf (fichier vCard)
    Sélectionnez le fichier vCard, cliquez sur Continuer, puis cliquez sur Importer.

Les contacts sont ajoutés à votre liste Mes contacts Smartsheet.

Ajouter des contacts individuellement

  1. Cliquez sur Compte > Mes contacts Smartsheet.
  2. Dans le formulaire Mes contacts Smartsheet, cliquez sur Ajouter pour afficher la fenêtre Contact.
  3. Saisissez le nom et l'adresse e-mail du contact en question et cliquez sur OK.

Le nouveau contact est ajouté à votre liste de contacts.

Ajouter des contacts individuels lorsque vous partagez un élément Smarsheet

Lorsque vous partagez des éléments dans Smartsheet en tapant une adresse e-mail, celle-ci peut être automatiquement ajoutée à votre liste Mes contacts Smartsheet. Pour associer un nom à l'adresse, suivez les étapes de cet article pour modifier le contact.

-ou-
Cliquez sur l'icône du collaborateur située à côté du champ Inviter des collaborateurs pour afficher votre liste des contacts Smartsheet actuelle. Cliquez sur Ajouter un nouveau contact dans le coin inférieur gauche de la fenêtre pour ajouter un contact à la liste.


Modifier ou supprimer des contacts

  1. Cliquez sur Compte Mes contacts Smartsheet.

    Le formulaire Mes contacts Smartsheet apparaît.
     
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact que vous voulez modifier ou supprimer, et sélectionnez Modifier le contact ou Supprimer le contact.

REMARQUE : La suppression ou la modification d'un contact de votre liste des contacts ne supprime pas ou ne met pas à jour l’adresse e-mail des feuilles partagées ou ses attributions de tâche. Pour savoir comment retirer un collaborateur du partage de feuilles, voir Partager les feuilles.Pour la réaffectation des tâches, voir l'article sur Rechercher et remplacer.


Exporter les contacts de votre Liste des contacts Smartsheet

  1. Cliquez sur Compte > Mes contacts Smartsheet.

    Le formulaire Mes contacts Smartsheet apparaît.
     
  2. Cliquez sur Exporter les contacts > .csv.

Les contacts de votre liste Mes contacts Smartsheet seront exportés sous forme de fichier .csv vers l'emplacement où les téléchargements sont stockés sur votre ordinateur.


Conseils et meilleures pratiques pour l'utilisation des contacts

Voici quelques points à prendre en compte lorsque vous travaillez avec les contacts :

  • il se peut que vous ne voyiez pas tous vos contacts en cliquant sur la colonne Liste des contacts. Voilà ce que vous verrez : (1) les contacts qui ont déjà été utilisés dans la feuille et (2) les noms des collaborateurs qui ont été partagés sur la feuille.
  • Pour utiliser les contacts de votre liste des contacts Smartsheet entière, saisissez les premières lettres du nom de votre contact dans une cellule de la colonne Liste des contacts. Les résultats pertinents apparaîtront automatiquement. Il n'est pas possible pour le moment d'utiliser les entrées de listes de contacts d'autres feuilles.
  • Les noms que vous sélectionnez apparaîtront lorsque vous leur attribuez des tâches dans la colonne Liste des contacts. Toutefois, dans d'autres zones, notamment la liste Partage, le nom affiché sera repris du compte Smartsheet de l'utilisateur. (Vous pouvez changer le nom utilisé avec votre compte Smartsheet via les Paramètres personnels : cliquez sur Compte > Paramètres personnels).
  • Les administrateurs de groupe des forfaits à plusieurs utilisateurs peuvent organiser les contacts sous forme de groupes pour faciliter le partage et l'envoi d'informations entre plusieurs personnes. Pour plus d’informations, consultez Gestion des groupes.
  • Vous pouvez importer uniquement 1 000 contacts à la fois.