Mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle vous permet de créer des règles sur votre feuille, selon lesquelles la mise en forme de cellules individuelles ou de lignes entières sera mise à jour lorsque certains critères seront remplis. Par exemple, si une tâche est en retard, vous voudrez peut-être que le texte devienne rouge en gras pour qu’il soit rapidement remarqué. 

Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre automatiquement en évidence les informations clés de vos feuilles, ce qui les rend plus faciles à lire et plus utiles à toute votre équipe.

Suivez ces instructions pas à pas pour créer une règle de mise en forme conditionnelle.

Appliquer la mise en forme automatique grâce aux règles de mise en forme conditionnelle

Les règles de mise en forme conditionnelle appliquent automatiquement une mise en forme aux lignes ou aux cellules en fonction des valeurs qu’elles contiennent.

La fonctionnalité de mise en forme conditionnelle ne modifie pas les valeurs des cellules. Pour modifier les valeurs des cellules en fonction de critères, vous devrez utiliser une formule. Pour plus d’informations sur la création de formules, consultez Créer et modifier des formules dans Smartsheet.

La mise en forme conditionnelle des cellules liées n’est pas préservée dans la feuille de destination.

Autorisations requises

Pour créer ou modifier des règles de mise en forme conditionnelle, vous devez disposer d’un accès de partage Administrateur à la feuille ou en être le Propriétaire. Une licence est requise.


Créer une règle de mise en forme conditionnelle

  1. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle  dans la barre d’outils pour afficher la fenêtre de mise en forme conditionnelle.
  2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle règle pour créer une règle de mise en forme conditionnelle vide.

Définir les conditions de la règle

  1. Cliquez sur pour afficher la fenêtre Définir la condition.

    La condition que vous définissez détermine l’élément déclencheur de la mise en forme. Par exemple, pour appliquer une couleur d’arrière-plan à toutes les lignes attribuées à Joe, sélectionnez la colonne intitulée Attribué à dans le panneau de gauche et le critère Joe dans le panneau de droite.

    REMARQUES : 
    • Le critère disponible varie selon le type de colonne. Par exemple, pour une colonne de type case à cocher, vous pouvez appliquer la mise en forme selon que la case est cochée ou non. Pour une colonne de dates, vous pouvez appliquer une mise en forme à la date comme étant située dans le passé ou dans les [x] prochains jours (entre autres options).
    • Smartsheet considère les chiffres d’une colonne formatée en pourcentage (par exemple, une colonne % d’avancement) comme des valeurs comprises entre 0 et 1. Utilisez des valeurs décimales (exemples : 0,25 pour 25 %, 0,5 pour 50 %) pour obtenir la comparaison correcte, plutôt que des nombres entiers.
       
  2. Pour personnaliser davantage votre règle (par exemple, si vous souhaitez spécifier qu’une colonne Commentaires contient la valeur « urgent »), cliquez sur définir des critères personnalisés.
  3. Pour afficher la mise en forme sur les lignes qui ne répondent pas à la condition, cochez la case Appliquer la mise en forme lorsque la condition n’est PAS remplie.

    Dans l’exemple ci-dessus, lorsque la case est cochée, la mise en forme est appliquée aux lignes qui ne sont PAS attribuées à Joe.
  4. Une fois que vous avez défini votre condition, cliquez sur OK

Définir la mise en forme de la règle

  1. Dans le formulaire Mise en forme conditionnelle, cliquez sur cette mise en forme pour choisir la mise en forme à appliquer si la condition est remplie.

    Les options de mise en forme apparaissent dans la fenêtre.

    options de mise en forme

    Par défaut, la mise en forme s’applique à la ligne entière. Au besoin, cliquez sur la ligne entière pour limiter l’application de la mise en forme à certaines colonnes de la ligne. Lorsque la règle est configurée pour appliquer la mise en forme à plusieurs colonnes, une ellipse apparaîtra (...) dans la description de la règle. 
    règles de Mise en forme
    REMARQUE : Si plusieurs règles ont la même condition et la même mise en forme, elles seront consolidées en une seule règle.
     
  2. Cliquez sur OK pour fermer le formulaire Mise en forme conditionnelle.

Options de mise en forme

Utiliser cette option Pour exécuter cette action
Police et taille de la police Définir le type de police (Arial, Tahoma, Times, Verdana ou Auto), ainsi que sa taille
G, I, S, B Appliquer gras, italique, souligné, et/ou barré à la police
arrière-plan de la cellule (couleur d’arrière-plan) Appliquer une couleur d’arrière-plan aux cellules
couleur de la police (couleur de police) Appliquer une couleur à la police
Couleur de la barre des tâches Pour les lignes qui remplissent la condition, appliquez une couleur à la bordure de carte dans le Mode Carte ou des barres Calendrier et Gantt dans le mode Gantt ou le mode Agenda. Une couleur sera appliquée à une carte, une barre Gantt ou une barre d’agenda uniquement si vous avez appliqué la règle à la ligne entière.

Notez que si votre objectif est de modifier la couleur d’arrière-plan de la cellule ou de la ligne, cliquez sur le bouton Couleur d’arrière-plan
arrière-plan de la cellule.

 


Ajouter une condition, cloner ou réorganiser une règle

Ajouter une condition

  1. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle  dans la barre d’outils pour afficher la fenêtre de mise en forme conditionnelle.
  2. Cliquez sur la flèche déroulante  à gauche de la règle dans la fenêtre Mise en forme conditionnelle pour afficher des options supplémentaires.
    clic droit
  3. Pour ajouter plusieurs conditions à une règle, sélectionnez Ajouter une condition (AND).

    L’opérateur « and » est créé dans la règle, ce qui signifie que plusieurs conditions devront être remplies pour que la mise en forme soit appliquée.

Imaginons par exemple que vous suiviez les étapes ci-dessus pour créer une règle comportant les deux conditions suivantes :

Si Attribuée à est « Joe » et que Statut est « En cours », appliquer cette mise en forme à la ligne entière.

Cette règle met en forme toutes les tâches de Joe en cours. Les zones situées à droite de la règle donnent un aperçu de la mise en forme. La zone de gauche indique que le texte est gris, en italique et barré. La zone de droite montre que la couleur bleue apparaît dans les barres de Gantt et d’agenda des lignes qui répondent aux critères.

Cloner une règle

Le clonage est utile pour reproduire une règle complexe existante afin de l’utiliser dans une nouvelle règle similaire. Pour cloner une règle, cliquez sur la flèche déroulante  à gauche de la règle et sélectionnez Cloner la règle.

Réorganiser les règles

Pour établir l’ordre dans lequel les règles sont exécutées, vous pouvez les réorganiser. Pour réorganiser une règle, cliquez dessus et faites-la glisser vers le haut ou le bas dans la liste.

Les règles sont appliquées dans l’ordre, de haut en bas. En cas de conflit entre les règles, celle qui apparaît en premier sur la liste prévaut. Par exemple, si votre première règle détermine que la ligne apparaît en rouge lorsque le Statut est Risqué et si la seconde règle détermine que la ligne doit être verte lorsqu’elle est Attribuée à Joe, toute ligne présentant à la fois le Statut Risqué et étant Attribuée à Joe prend la couleur rouge étant donné que la première règle est prioritaire. Notez que les règles sont plus cumulatives qu’exclusives. Ainsi, si une règle met le texte en rouge et une autre l’arrière-plan de la cellule en rouge, les deux règles seront toujours appliquées.

 


Supprimer ou désactiver des règles de mise en forme conditionnelle

  1. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle  dans la barre d’outils.
    La fenêtre Mise en forme conditionnelle affiche toutes les règles existantes.
  2. Sélectionnez une des options suivantes :
    • Pour désactiver temporairement une règle de mise en forme conditionnelle (si vous pensez par exemple la réutiliser ultérieurement), désactivez-la en cliquant sur la flèche déroulante  à gauche de la règle et sélectionnez Désactiver la règle. (Sélectionnez Appliquer la règle pour l’activer ultérieurement.)
    • Pour supprimer définitivement la règle, cliquez sur la flèche déroulante située à côté de la règle et sélectionnez Supprimer la règle.