Les colonnes

Les colonnes Smartsheet comportent des propriétés spéciales qui rendent l’utilisation de votre feuille plus facile et plus puissante. Les colonnes définissent vos types de données dans Smartsheet et libèrent de puissantes fonctionnalités telles que les affichages, les formulaires, l’automatisation, les filtres, les rapports, etc. Pour en savoir plus sur la façon de sélectionner le type de colonne approprié à vos données, consultez les informations de cette rubrique d’apprentissage. 

Type de colonne Référence

Les types de colonnes vous aident à obtenir un meilleur contrôle des données autorisées dans les colonnes. Utilisez des types spécifiques pour assurer une plus grande uniformisation de la saisie des données. Dans Smartsheet, vous travaillerez avec des colonnes par défaut et des colonnes configurables :


Colonnes par défaut

Chaque feuille a une colonne principale. Cette colonne est obligatoire et ne peut pas être supprimée d’une feuille. La valeur de cette colonne est souvent le descripteur principal pour la ligne : elle sera toujours du type Texte/nombre. Le type de la colonne principale ne peut être modifié. (Pour plus d’informations, consultez Utilisation de la colonne Principale : Vue d’ensemble et meilleures pratiques)

À gauche de la colonne principale, à côté du numéro de ligne, se trouve une série de colonnes avec des icônes qui fournissent des informations concernant chaque ligne. Vous pouvez masquer une colonne en passant la souris sur son en-tête, puis en cliquant sur Masquer la colonne

Colonnes de gauche avec indicateurs d’action

  • Menu de ligne : Icône masquée par défaut. Survolez et cliquez pour accéder au menu de ligne. 
  • Pièces jointes : L’icône Pièces jointes apparaît sur chaque ligne contenant une pièce jointe. Cliquez sur cette icône pour vérifier les pièces jointes.
  • Commentaires :  L’icône Commentaires apparaîtra sur chaque ligne contenant des commentaires. Cliquez sur cette icône pour vérifier les commentaires.
  • Correction : L’icône Correction apparaît sur chaque ligne contenant une pièce jointe. Cliquez sur cette icône pour vérifier la correction.
  • Indicateurs d’action des lignes :Cette colonne affiche l’icône de rappel par défaut Rappel, mais elle peut également afficher les demandes d’actualisation Demande d’actualisation, les verrous Verrou, et Alertes d’allocation Alerte d’allocation associés à la ligne.

    S’il existe plusieurs actions de ligne pour la ligne, la colonne affichera plusieurs icônes. Si la ligne est déplacée vers une autre feuille, les données de l’indicateur d’action de ligne ne seront pas déplacées avec elle, car elles sont spécifiques à la feuille.

Colonnes configurables

Texte/nombre

Ce type de colonne peut inclure du texte, des valeurs numériques ou toute combinaison des deux. Le type Texte/nombre est le choix le plus adapté aux colonnes de commentaires qui peuvent avoir de longues entrées, ou pour les colonnes basées sur les nombres, telles que les dépenses envisagées dans une feuille de suivi de budget.

Vous pouvez appliquer la mise en forme à une colonne Texte/Nombre pour qu’elle affiche les valeurs avec mise en forme des pourcentages ou des devises, en cliquant sur l’en-tête de la colonne, puis en cliquant sur le bouton Format de la devise ou Mise en forme des pourcentages dans la barre d’outils.

REMARQUE : si le premier caractère d’un nombre est zéro suivi d’un autre chiffre ou d’une lettre, Smartsheet ajoute la valeur avec une apostrophe et la stocke comme du texte. Cela permet de conserver et d’afficher le zéro antéposé avec le nombre. Si vous souhaitez stocker le nombre en tant que nombre afin, par exemple, d’effectuer des calculs avec ce dernier, vous devez double-cliquer sur la cellule et supprimer l’apostrophe ainsi que les zéros antéposés.

Liste des contacts

Il s’agit du choix le plus adapté aux colonnes telles que Attribuée à, Propriétaire, Approuvé par, etc. Ce type de colonne vous permet d’attribuer des lignes aux collaborateurs partagés sur une feuille ou aux contacts à partir de votre Liste des contacts Smartsheet actuelle. Vous pouvez également utiliser la colonne pour envoyer des rappels aux collaborateurs partagés et générer des rapports répertoriant les tâches affectées à un membre spécifique de l’équipe.

Lorsque vous utilisez ce type de colonne, vous avez la possibilité de spécifier les valeurs des contacts préférés dans la zone Valeurs. Les valeurs acceptables pour cette liste sont un nom de contact et une adresse e-mail, un nom uniquement ou une adresse e-mail uniquement.

Propriétés de la colonne Liste des contacts

Si vous avez configuré des contacts préférés dans la colonne de contacts, vous pourrez y accéder rapidement en cliquant sur la flèche déroulante d’une cellule de la liste des contacts, ou sur le champ correspondant du formulaire Smartsheet. Dans la cellule, vous verrez également les contacts et les adresses e-mail qui ont été affectés à d’autres lignes de la feuille.

REMARQUE : un champ de formulaire Smartsheet associé à une colonne de contacts n’inclura que les contacts préférés. Si aucun contact préféré n’a été défini, quiconque envoyant par le biais du formulaire doit taper le nom ou l’adresse e-mail du contact plutôt que de le sélectionner dans une liste.

Vous pouvez ajouter des entrées à la liste manuellement, en saisissant un nouveau nom ou une nouvelle adresse e-mail dans une cellule. À mesure que vous saisissez vos données, la liste se développe et affiche la liste pertinente des contacts correspondants à partir de votre Liste des contacts Smartsheet, ainsi que depuis l’écran Gestion des utilisateurs (disponible avec les forfaits Entreprise et Affaire).

Ajouter un contact

ASTUCE : si vous commencez à saisir un nom ou une adresse, mais que la liste ne propose pas de résultats, cela signifie qu’aucun de vos contacts ne correspond à votre saisie. Ajoutez le contact à votre liste pour vous assurer de pouvoir générer des rapports et lui envoyer des rappels. Cliquez sur la flèche déroulante dans la cellule et sélectionnez Ajouter un autre pour ajouter le contact à votre liste, puis affectez-le à la ligne.

Pour supprimer les noms ou les adresses e-mail de la liste déroulante de résultats, supprimez-les des autres cellules dans la colonne et à partir du formulaire Modifier les propriétés de la colonne. Les personnes avec qui la feuille est partagée apparaissent toujours en tant que suggestions lorsque vous effectuez une saisie dans la colonne Liste des contacts.

Date

Les cellules contenues dans cette colonne affichent une icône d’agenda sur laquelle les collaborateurs peuvent cliquer pour choisir une date spécifique. Vous pouvez également saisir des dates manuellement ou utiliser les raccourcis clavier pour renseigner les cellules. Des colonnes de dates doivent figurer dans votre feuille pour activer les interdépendances ou pour afficher des éléments en Mode Agenda.

Les dates apparaissent au format défini dans les Paramètres personnels de votre compte Smartsheet.

Sélection de date dans la colonne date

Liste déroulante (Sélection unique)

Cette colonne affiche une liste de valeurs à partir de laquelle vous pouvez choisir une seule valeur.

Choisir une valeur d’une liste déroulante à sélection unique

Lorsque vous sélectionnez ce type de colonne, vous avez la possibilité de saisir les valeurs que vous souhaitez dans la liste. Séparez chaque élément de la liste dans une ligne distincte en appuyant sur la touche Entrée ou Retour de votre clavier.

Pour supprimer un élément de la liste déroulante, sélectionnez-le, puis appuyez sur Retour arrière ou Supprimer sur votre clavier.

Pour plus d’informations sur les colonnes de liste déroulante, consultez Maintenir la cohérence dans la collecte des données avec les colonnes déroulantes.

Liste déroulante (Sélection multiple)

Cette colonne affiche une liste de valeurs parmi lesquelles vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs. Lorsque vous sélectionnez ce type de colonne, vous avez la possibilité de saisir les valeurs que vous souhaitez dans la liste. Séparez chaque élément de la liste dans une ligne distincte en appuyant sur la touche Entrée ou Retour.

Choisir une valeur d’une liste déroulante à sélection multiple

Pour plus d’informations sur les colonnes de liste déroulante, consultez Maintenir la cohérence dans la collecte des données avec les colonnes déroulantes.

Case à cocher

La colonne dispose d’une case à cocher pouvant être cochée ou décochée. Une case à cocher n’apparaît dans la cellule que si une valeur a été saisie dans une autre colonne de cette ligne.

Symboles

Une colonne Symboles affichera une image visuelle. Utilisez une colonne Symboles pour décrire le statut d’une ligne.

Vous ne pouvez pas ajouter vos propres symboles (personnalisés) à la colonne.

Pour obtenir la liste complète des symboles disponibles, consultez Symboles disponibles dans la colonne Symboles.

Numérotation automatique/Système

Ce type de colonne génère automatiquement des valeurs pour chaque ligne de la feuille qui contient des données. La numérotation automatique peut être utile lorsque vous voulez attribuer des numéros de ligne, des numéros de pièce, des numéros de facture ou des numéros de client, sans avoir à les saisir manuellement.Les colonnes système vous indiquent qui a créé chaque ligne, qui a modifié chaque ligne, quand chaque ligne a été créée et quand chaque ligne a été modifiée pour la dernière fois. 

Lorsque vous les définissez, les cellules de colonnes Système sont initialement vides : les valeurs seront générées dès que vous cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la feuille.

Pour plus d’informations, consultez Lignes avec numérotation automatique et Colonnes Système.