Colonnes

Les colonnes de Smartsheet sont similaires aux colonnes des feuilles de calcul typiques, mais elles possèdent des propriétés particulières qui vous permettent d’utiliser votre feuille plus facilement et plus efficacement.

Colonnes dans Smartsheet

Découvrez les différents types de colonnes : principales, texte / nombre, liste de contacts, date, liste déroulante, case à cocher, symboles, numérotation automatique et système. Modifiez le nom, la mise en page et l'ordre de n'importe quelle colonne de votre feuille. Vous pouvez également afficher les colonnes, les masquer, ou les verrouiller si vous ne souhaitez pas que les éditeurs puissent les modifier.

Type de colonne Référence

Les types de colonnes vous aident à obtenir un meilleur contrôle des données autorisées dans les colonnes. Utilisez des types spécifiques pour assurer une plus grande uniformisation de la saisie des données. Dans Smartsheet, vous travaillerez avec des colonnes par défaut et des colonnes configurables :

Qui peut utiliser cette fonctionnalité

Icône des exigences d’autorisation Les utilisateurs sous licence disposant des autorisations Propriétaire ou Administrateur pour cette feuille peuvent ajouter ou modifier une colonne.
Icône des forfaits disponibles Tous les types de forfaits.


Colonnes par défaut

Chaque feuille a une colonne principale. Cette colonne est obligatoire et ne peut pas être supprimée d’une feuille. La valeur de cette colonne est souvent le descripteur principal pour la ligne : elle aura toujours un type Texte/nombre. Le type de colonne principale ne peut être modifié. (Pour plus d’informations, voir Utilisation de la colonne principale : aperçu et meilleures pratiques)

Ces colonnes affichent des icônes pour vous avertir de certains contenus ou activités spécifiques à une ligne :

  • La colonne Pièces jointescolonne Pièces jointes. L’icône Pièces jointes apparaîtra sur chaque ligne dotée d’une pièce jointe. Cliquez sur cette icône pour vérifier les pièces jointes.
  • La colonne CommentairesColonnes de commentaires JT. L’icône Commentaires apparaîtra sur chaque ligne contenant des commentaires. Cliquez sur cette icône pour vérifier les commentaires.
  • La colonne Indicateurs d’action des lignesColonne Indicateurs d’action des lignes. Cette colonne affichera une icône pour les rappels en attente Rappel, Demandes d’actualisation Demande d’actualisation, Éléments verrouillésÉlément verrouillé et Alertes d’allocationAlerte d’allocation associés à la ligne.

    
 REMARQUE : S’il existe plusieurs actions de ligne pour la ligne, la colonne affichera plusieurs icônes.

Colonnes configurables

Texte/nombre

Ce type de colonne peut inclure du texte, des valeurs numériques ou toute combinaison des deux. Le type Texte/nombre est le choix le plus adéquat pour les colonnes de commentaires qui peuvent avoir de longues entrées, ou pour les colonnes basées sur les nombres, telles que les dépenses envisagées pour une feuille de suivi de budget.

Vous pouvez appliquer la mise en forme à une colonne Texte/Nombre pour qu’elle affiche les valeurs avec mise en forme des pourcentages ou des devises, en cliquant sur l’en-tête de la colonne, puis en cliquant sur le bouton Format de la devise ou Mise en forme des pourcentages dans la barre d’outils.

REMARQUE : Si le premier caractère d’un nombre est zéro suivi d’un autre chiffre ou d’une lettre, Smartsheet ajoute la valeur avec une apostrophe et la stocke comme du texte. Cela permet de conserver et d’afficher le zéro antéposé avec le nombre. Si vous souhaitez stocker le nombre en tant que nombre afin, par exemple, d’effectuer des calculs avec ce dernier, vous devez double-cliquer sur la cellule et supprimer l’apostrophe ainsi que les zéros antéposés.

Liste des contacts

C’est le choix le plus adapté aux colonnes telles que Attribué à, Propriétaire, Approuvé par, etc. Ce type de colonne vous permet d’attribuer des lignes aux collaborateurs partagés sur une feuille ou aux contacts à partir de votre liste des contacts Smartsheet actuelle. Vous pouvez également utiliser la colonne pour envoyer des rappels aux collaborateurs partagés et générer des rapports répertoriant les tâches attribués à un membre spécifique de l’équipe.

Lorsque vous utilisez ce type de colonne, vous avez la possibilité de spécifier les valeurs des contacts préférés dans la zone Valeurs (vous pouvez y spécifier jusqu’à 50 contacts). Les valeurs acceptables pour cette liste sont un nom de contact et une adresse e-mail, un nom uniquement ou une adresse e-mail uniquement.

Propriétés de la colonne Liste des contacts

Si vous avez configuré des contacts préférés dans la colonne des contacts, vous pourrez y accéder rapidement en cliquant sur la flèche déroulante d’une cellule de la liste des contacts, ou sur le champ correspondant du formulaire Smartsheet. Dans la cellule, vous verrez également les contacts et les adresses e-mail qui ont été affectés à d’autres lignes de la feuille.

REMARQUE : Un champ de formulaire Smartsheet associé à une colonne de contacts n’inclura que les contacts préférés. Si aucun contact préféré n’a été défini, toute personne envoyant par le biais du formulaire doit taper le nom ou l’adresse e-mail du contact plutôt que de le sélectionner dans une liste.

Vous pouvez ajouter des entrées à la liste manuellement, en saisissant un nouveau nom ou une nouvelle adresse e-mail dans une cellule. À mesure que vous saisissez vos données, la liste se développe et affiche la liste pertinente des contacts correspondants à partir de votre Liste des contacts Smartsheet, ainsi que depuis l’écran Gestion des utilisateurs (disponible avec des forfaits à plusieurs utilisateurs).

Ajouter un contact

ASTUCE : Si vous commencez à saisir un nom ou une adresse, mais que la liste ne propose pas de résultats, c’est qu’aucun de vos contacts ne correspond à votre saisie. Ajoutez le contact à votre liste pour vous assurer de pouvoir exécuter des rapports et leur envoyer des rappels. Cliquez sur la flèche déroulante dans la cellule et sélectionnez Ajouter un autre pour ajouter le contact à votre liste, puis affectez-le à la ligne.

Pour supprimer les noms ou les adresses e-mail de la liste déroulante de résultats, supprimez-les des autres cellules dans la colonne et à partir du formulaire Modifier les propriétés de la colonne. Les personnes qui sont partagés sur la feuille apparaissent toujours en tant que suggestions lorsque vous effectuez une saisie dans la colonne Liste des contacts.

Date

Les cellules contenues dans cette colonne affichent une icône d’agenda sur laquelle les collaborateurs peuvent cliquer pour choisir une date spécifique. Vous pouvez également saisir des dates manuellement ou utiliser les raccourcis clavier pour renseigner les cellules.Des colonnes Dates doivent figurer dans votre feuille pour activer les interdépendances ou pour afficher des éléments dans le Mode Agenda.

Les dates apparaissent au format défini dans les Paramètres personnels de votre compte Smartsheet.

Sélection de date dans la colonne date

Liste déroulante (Sélection unique)

Cette colonne affiche une liste de valeurs à partir de laquelle vous pouvez choisir une seule valeur.

Choisir une valeur d’une liste déroulante à Sélection unique

Lorsque vous sélectionnez ce type de colonne, vous avez la possibilité de saisir les valeurs que vous souhaitez dans la liste. Séparez chaque élément de la liste dans une ligne distincte en appuyant sur la touche Entrée ou Retour de votre clavier.

Pour supprimer un élément de la liste déroulante, sélectionnez-le, puis appuyez sur Retour arrière ou Supprimer sur votre clavier.

Pour plus d’informations sur les colonnes de liste déroulante, voir Maintenir la cohérence dans la collecte des données avec les colonnes déroulantes.

Liste déroulante (Sélection multiple)

Cette colonne affiche une liste de valeurs parmi lesquelles vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs. Lorsque vous sélectionnez ce type de colonne, vous avez la possibilité de saisir les valeurs que vous souhaitez dans la liste. Séparez chaque élément de la liste dans une ligne distincte en appuyant sur la touche Entrée ou Retour.

Choisir une valeur d’une liste déroulante à Sélection multiple

Pour plus d’informations sur les colonnes de liste déroulante, voir Maintenir la cohérence dans la collecte des données avec les colonnes déroulantes.

Case à cocher

La colonne dispose d’une case à cocher pouvant être cochée ou décochée. Une case à cocher n’apparaît dans la cellule que si une valeur a été saisie dans une autre colonne de cette ligne.

Symboles

Une colonne de Symboles affichera une image visuelle. Utilisez une colonne de Symboles pour décrire le statut d’une ligne.

Vous ne pouvez pas ajouter vos propres symboles (personnalisés) à la colonne.

Pour voir la liste complète des symboles disponibles, voir Symboles Symboles disponibles dans la colonne Symboles.

Numérotation automatique/Système

Ce type de colonne génère automatiquement des valeurs pour chaque ligne de la feuille qui contient des données. La numérotation automatique peut être utile lorsque vous voulez attribuer des numéros de ligne, des numéros de pièce, des numéros de facture ou des numéros de client, sans avoir à les saisir manuellement.Les colonnes système vous indiquent qui a créé chaque ligne, qui a modifié chaque ligne, quand chaque ligne a été créée et quand chaque ligne a été modifiée pour la dernière fois.

Lorsque vous les définissez, les cellules de colonnes système sont vides au départ : les valeurs seront générées dès que vous cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la feuille.

Pour plus d’informations, voir Lignes de numérotation automatique et Colonnes système.

Utiliser le meilleur type de colonne pour vos données

Les types de colonnes vous aident à obtenir un meilleur contrôle des données autorisées dans les colonnes. Utilisez des types spécifiques pour assurer une plus grande uniformisation de la saisie des données. Vous pouvez également ajouter une description de la colonne pour fournir plus d’informations sur votre colonne.

Pour plus d’informations sur les différents types de colonnes dans Smartsheet, voir Référence du type de colonne.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité

Icône des exigences d’autorisation Les utilisateurs sous licence avec des autorisations Propriétaire ou Administrateur pour la feuille peuvent ajouter ou modifier une colonne.

Icône des forfaits disponibles Tous les types de forfaits.


Modifier une colonne pour changer son type

Pour modifier un type de colonne existant, utilisez la fenêtre Propriétés de la colonne : cliquez sur la flèche déroulante située sous l’en-tête d’une colonne et sélectionnez Modifier les propriétés de la colonne.


Modifier les propriétés de la colonne ou Restreindre aux dates uniquement sélectionnées

REMARQUES :

  • Même lorsqu’une propriété de la colonne est définie, il est possible de saisir du texte librement dans une cellule (sauf pour les colonnes système en lecture seule).
  • Si vous êtes le propriétaire de la feuille ou si vous êtes partagé sur la feuille avec des autorisations de niveau administrateur, vous pouvez empêcher d’autres personnes d’ajouter du texte libre en cochant la case Restreindre à lorsque vous modifiez les propriétés de la colonne ou créez une nouvelle colonne. Pour plus d’informations, voir Contrôler l’entrée des données et autoriser uniquement les valeurs spécifiques dans une colonne.
  • Si une colonne est activée dans les paramètres du projet d’une feuille, son type s’affiche sous la forme Date/Heure, Durée ou Prédécesseurs et le type de colonne ne pourra pas être modifié.

Inclure une description de la colonne

Expliquez des informations importantes sur une colonne dans une info-bulle personnalisée. Les personnes peuvent accéder aux informations en survolant une icône d’informations sous l’en-tête de colonne. Utilisez une description de la colonne, par exemple, pour documenter la façon dont vous voulez qu’une colonne particulière soit utilisée et le type de données que la colonne doit contenir.

Affichage de la description de la colonne

REMARQUES :

  • Vous devez avoir des autorisations de niveau Propriétaire de la feuille ou partagé avec l’Administrateur pour ajouter ou modifier une description de la colonne.
  • La description de la colonne a une limite de 250 caractères maximum (cette limite peut varier selon la langue ou le type de caractère que vous utilisez).
  • Les descriptions des colonnes ne sont visibles que dans les feuilles. Elles ne peuvent pas être affichées dans les rapports ou les tableaux de bord.

Créer une description de la colonne

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-tête de colonne et sélectionnez Ajouter une description de la colonne.

    
 La fenêtre Description de la colonne apparaît.
    Ajouter une description de la colonne 
  2. Tapez la description de votre colonne dans le formulaire et cliquez sur le bouton OK pour définir la description.

Une icône d’informations apparaît sous l’en-tête de colonne.

C’est ça ! Désormais, n’importe qui peut voir la description de la colonne en survolant l’icône d’informations.

Modifier la description de la colonne d’information

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête de la colonne, puis sélectionnez Modifier la description de la colonne.
  2. Dans la fenêtre Description de la colonne, effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur OK.

    Maintenir la cohérence dans la collecte des données avec les colonnes déroulantes

    Vous pouvez utiliser les types de colonnes déroulantes à Sélection unique et à Sélection multiple pour normaliser la collecte des informations clés :

    • Permettre aux collaborateurs de sélectionner une ou plusieurs valeurs qui s’appliquent à eux
    • Suivre facilement les valeurs normalisées recueillies et en rendre compte

    Qui peut utiliser cette fonctionnalité

    Icône des exigences d’autorisation Les utilisateurs sous licence disposant des autorisations Propriétaire ou Administrateur pour cette feuille peuvent ajouter ou modifier des colonnes. Les utilisateurs sous licences disposant des autorisations de partage au niveau de l’éditeur ou plus élevées peuvent modifier les valeurs de liste déroulante dans les cellules à l’intérieur des lignes et colonnes déverrouillées.

    Icône des forfaits disponibles Tous les types de forfaits.

    Configurer une colonne déroulante dans votre feuille

    Pour créer une colonne Liste déroulante :

    1. Cliquez sur la flèche déroulante sous l’en-tête d’une colonne et sélectionnez Insérer une colonne à droite ou Insérer une colonne à gauche, en fonction de l’endroit où vous souhaitez placer la colonne déroulante supplémentaire.

      
 La fenêtre Insérer une colonne apparaît.

      Fenêtre Insérer une colonne
    2. Saisissez le nom de la colonne dans la zone Nom.
    3. Sélectionnez le type de colonne Liste déroulante (Sélection unique) ou Liste déroulante (Sélection multiple).
    4. Saisissez les valeurs que vous souhaitez voir apparaître dans la liste sous Valeurs. (Vous pouvez séparer chaque valeur de la liste sur une nouvelle ligne en appuyant sur Entrée ou Retour.)
    5. Pour empêcher les utilisateurs de saisir des valeurs de texte libre, cochez Limiter aux valeurs déroulantes uniquement.
    6. Cliquez sur OK.

    REMARQUES :

    • Les valeurs des cellules déroulantes sont classées en fonction de leur ordre d’apparition dans la liste des valeurs.
    • Les valeurs peuvent contenir de la ponctuation, des lettres, des chiffres et des émojis.
    • Si l’équivalent textuel d’un hyperlien est inséré sous Valeurs, il apparaîtra en texte brut dans le champ des valeurs. Cependant, il s’agit d’un hyperlien cliquable lorsqu’il est sélectionné dans le menu déroulant.
    • Les adresses e-mail sous Valeurs apparaîtront en texte brut dans le menu déroulant.


    
C’est ça ! La colonne déroulante à Sélection unique ou à Sélection multiple est insérée dans votre feuille. Vous pouvez maintenant commencer à collecter les valeurs normalisées des collaborateurs.

    Modifier les propriétés de la colonne déroulante

    Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des valeurs de la liste déroulante, vous pouvez le faire en modifiant les propriétés de la colonne déroulante.

    Pour modifier les propriétés de la colonne :

    1. Cliquez sur la flèche déroulante située sous l’en-tête d’une colonne et sélectionnez Modifier les propriétés de la colonne

      
 La fenêtre Modifier les propriétés de la colonne de la colonne apparaît.

      Modifier les propriétés de la colonne
    2. Modifiez les valeurs répertoriées sous Valeurs.

      Pour supprimer une valeur de la liste déroulante, sélectionnez-la, puis appuyez sur Retour arrière ou Suppr. sur votre clavier.

      REMARQUE : Les valeurs d’un champ déroulant à Sélection unique ou à Sélection multiple d’un formulaire devront être modifiées dans la fenêtre Modifier les propriétés de la colonne.

    3. Cliquez sur Enregistrer.

    Notez ce qui suit si vous décidez de passer d’un type de colonne à un autre :

    • Lorsque vous passez d’un type de colonne à sélection unique à un type de colonne à sélection multiple, les valeurs répertoriées sous Valeurs dans les propriétés de la colonne restent les mêmes. La seule différence est que la sélection unique vous permet de sélectionner une seule valeur dans la liste déroulante, tandis que la sélection multiple vous permet de sélectionner plusieurs valeurs.
    • Lorsque vous passez d’un type de colonne déroulante à Sélection unique, ou à Sélection multiple, à un type de colonne non déroulante, toutes les cellules qui contiennent une seule valeur déroulante seront affichées sous forme de texte, et toutes les cellules qui contiennent plus d’une valeur déroulante seront affichées sous forme de texte délimité par des lignes.
    • Lorsque vous passez d’un type de colonne non déroulante à un type de colonne à Sélection unique ou à Sélection multiple, le contenu entier de chaque cellule sera recueilli et ajouté comme une valeur dans la section Valeurs des propriétés de la colonne déroulante.
    • Lorsque vous passez d’un type de colonne à sélection unique à un type de colonne à sélection multiple et inversement, les rapports contenant ces colonnes devront être actualisés.

    Choisir le type de colonne déroulante approprié

    Lorsque vous sélectionnez des valeurs dans des colonnes déroulantes de la feuille, la liste déroulante apparaîtra différemment selon le type de colonne déroulante sélectionné.

    La colonne déroulante à Sélection unique vous permet de sélectionner une valeur unique dans la liste déroulante :

    Choisir une valeur d’une liste déroulante à Sélection unique
    
La colonne déroulante à Sélection multiple vous permet de sélectionner une ou plusieurs valeurs dans la liste déroulante en sélectionnant la case à cocher à côté de chaque valeur :

    Chaque valeur sélectionnée dans une colonne déroulante à Sélection multiple sera recueillie dans la cellule.

    Choisir une valeur d’une liste déroulante à Sélection multiple
    Pour supprimer les valeurs capturées des cellules, double-cliquez sur la cellule et cliquez sur la croix (X) à côté de la valeur recueillie que vous voulez supprimer, ou décochez la case à cocher à côté de la valeur dans la liste déroulante.

    Conseils et meilleures pratiques pour travailler avec les colonnes déroulantes

    Gardez à l’esprit ce qui suit lorsque vous modifiez des cellules dans les colonnes déroulantes :

    • Si la colonne déroulante n’a pas été limitée aux seules valeurs de la liste, vous pourrez entrer une valeur en texte libre dans la cellule, et ce en double-cliquant sur la cellule et en tapant la valeur. Ces valeurs en texte libre seront ajoutées à la liste déroulante dans la cellule à laquelle elles ont été ajoutées, mais ne seront pas ajoutées à la section Valeurs des propriétés de la colonne déroulante.
    • Dans les colonnes déroulantes à Sélection multiple, les valeurs de texte libre sont enregistrées par ordre alphabétique à la fin de la cellule à laquelle elles sont ajoutées.
    • Il n’y a pas de limite au nombre de valeurs qui peuvent être sélectionnées dans une colonne déroulante à Sélection multiple (jusqu’aux limites normales des caractères de cellule).