Mode Carte

Le mode Carte est l'une des quatre mode de visualisation de votre feuille dans Smartsheet. Il aide votre équipe à visualiser, partager et à agir ensemble sur les projets à l'aide de cartes à faire glisser et déposer, pour une organisation et une hiérarchisation faciles des tâches. Le mode Carte s'inspire de la méthodologie de gestion de projet "agile", et il peut fournir aux équipes un moyen plus visuel de travailler, de communiquer et de collaborer dans Smartsheet.  

Pour ces raisons, le mode Carte propose les types de colonnes suivants : listes déroulantes, symboles et listes de contact, qui permettent des sélections multiples. Ces différentes options de sélection créent des couloirs dans lesquels les cartes peuvent être placées.

Mode Carte

Le mode Carte s'inspire de la méthodologie de gestion de projet "agile". Il permet aux individus et aux équipes de travailler dans un environnement visuel. Les cartes contiennent des informations provenant des lignes de votre feuille et sont regroupées en fonction des valeurs des listes déroulantes de vos colonnes. Les cartes peuvent être personnalisées pour afficher différents champs et réorganisées à l'aide d'un glisser-déposer.

Suivez ces instructions détaillées pour configurer votre feuille en mode Carte. 

Mode Carte : créer, modifier et partager des cartes

Dans le mode Carte, les cartes représentent les éléments de travail ou tâches qui composent votre projet. Les valeurs de champ sur les cartes affichent des informations sur la tâche. Une carte peut afficher jusqu’à 10 champs : le champ titre et jusqu’à 9 autres champs.

  1. Le titre d’une carte sera toujours la valeur du champ pour la colonne principale des feuilles.
  2. Les champs sur la carte affichent des informations sur la tâche.
  3. Les icônes Pièces jointes et Discussions seront affichées si la tâche comprend ces éléments.
  4. L’icône Rappels s’affichera si vous avez défini des rappels pour la tâche.
 

Créer une nouvelle carte

Pour ajouter une nouvelle tâche ou un nouvel élément (une carte) à votre projet :
  1. Dans la colonne à laquelle vous souhaitez ajouter la carte, effectuez l’une des opérations suivantes :

    À la fin de la liste des cartes, cliquez sur Ajouter une carte.



    -ou-

    Cliquez avec le bouton droit sur la colonne et cliquez sur Insérer au-dessus ou Insérer en dessous. 

    Le formulaire Modifier s’affichera pour le remplir. 
     
  2. Saisissez les informations dans le formulaire Modifier et cliquez sur OK.

REMARQUE : les nouvelles cartes seront toujours ajoutées à la fin de votre liste des tâches même si vous avez choisi Insérer au-dessus ou Insérer en dessous dans le mode Carte. Vous verrez la nouvelle tâche à la fin de la liste lorsque vous passerez sur le mode Grille.
 

Modifier une carte

Ajouter des données à une carte

  1. Pour éditer ou ajouter des données à une carte, cliquez deux fois dessus pour ouvrir le formulaire Modifier.
  2. Effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur OK.

Pour insérer une image, effacez le contenu d’un champ ou ajoutez un lien hypertexte, cliquez sur la flèche à côté du nom du champ que vous souhaitez modifier.


 

Changer la barre de couleur pour une carte

Il existe deux méthodes pour changer la couleur qui apparaît sur le bord extérieur d’une carte : vous pouvez le faire manuellement ou automatiquement avec une règle de mise en forme conditionnelle.

Pour changer la couleur manuellement :
  1. Cliquez avec le bouton droit sur le bord de la carte.
  2. Choisissez une couleur.

Si vous avez des autorisations de partage de niveau Administrateur ou Propriétaire sur la feuille, vous pouvez changer la couleur avec la mise en forme conditionnelle en cliquant sur le bouton Mise en forme conditionnelle dans la barre d’outils située à gauche et en créant une règle. 

Pour en savoir plus sur la mise en forme conditionnelle, consultez Mise en forme conditionnelle

REMARQUES :
  • La mise en forme appliquée avec les règles de Mise en forme conditionnelle remplacera la mise en forme manuelle.
  • La couleur d’une carte ne changera pas que vous passiez du mode Carte au mode Grille ou aux modes Diagramme de Gantt ou Agenda. 
 

Partager une carte par e-mail ou demander une mise à jour

Pour partager le contenu d’une carte ou demander à d’autres personnes d’apporter leur contribution, cliquez avec le bouton droit sur la carte et cliquez sur Envoyer ou Envoyer une demande de mise à jour pour ouvrir le formulaire Envoyer ou Envoyer une demande de mise à jour.

Les informations de toutes les colonnes disponibles dans la feuille (pièces jointes et discussions comprises) seront envoyées par défaut. Les informations envoyées ne seront pas limitées aux champs affichés sur la carte. Pour exclure des colonnes, cliquez sur le bouton Modifier et décochez le nom des colonnes que vous souhaitez ne pas inclure dans l’e-mail. Pour en savoir plus, consultez Envoyer des feuilles et des lignes par e-mail et Utiliser des demandes de mise à jour.
 
 

Travailler avec des champs dans le mode Carte

Les cartes affichent les données qui sont saisies dans des champs (dans le mode Grille, ces données sont affichées dans des cellules sur la feuille). Chaque carte affichera toujours un titre. La valeur pour le titre sera toujours celle de la colonne principale.
 

Modifier les champs qui s’affichent dans vos cartes (droits d’administrateur requis)

Afficher ou masquer des champs

Une carte peut afficher jusqu’à 10 champs : le titre et jusqu’à 9 autres champs. Si vous avez des droits d’administrateur sur la feuille, vous pouvez choisir les champs que vous souhaitez voir s’afficher :
  1. Cliquez sur le bouton Champs en haut à droite de Smartsheet.
  2. Cochez ou décochez les noms des champs.

REMARQUE : dans le mode Grille, vous pouvez créer une hiérarchie visuelle dans une feuille en ajoutant un retrait positif pour créer des lignes parents et enfants. Dans le mode Carte, pour afficher le parent d’une tâche sur une carte, sélectionnez le champ (Titre du parent).
 

Ajouter un nouveau champ

  1. Cliquez sur le bouton Champs en haut à droite de Smartsheet.
  2. Cliquez sur Ajouter un nouveau.
Lorsque vous ajoutez un nouveau champ dans le mode Carte, une nouvelle colonne portant le même nom sera ajoutée au mode Grille. Par exemple, si vous ajoutez un champ case à cocher dans le mode Carte nommé Terminé, une colonne intitulée Terminé (avec une colonne Case à cocher) sera ajoutée complètement à droite dans le mode Grille.
 

Modifier les propriétés d’un champ existant

Pour modifier les propriétés d’un champ existant—par exemple, pour changer le type ou l’étiquette—vous devrez passer sur le mode Grille (cliquez sur Mode Grille dans la barre d’outils située à gauche) et modifiez les propriétés des colonnes. Pour en savoir plus, consultez Insérer, supprimer et renommer des colonnes.

Passez en revue les meilleures pratiques pour travailler en mode Carte.

Utilisation du Mode Carte pour visualiser votre projet

Avec le Mode Carte, vous et vos collaborateurs peuvent organiser des tâches, des éléments de travail ou des idées en groupes actionnables afin de les gérer plus facilement. Déplacez un élément d'un groupe vers un autre — de Á faire  à Terminé ou d'un attributaire à un autre par exemple-peut être accompli en faisant glisser une carte d'un couloir à un autre.

Le Mode Carte peut s'adapter à un certain nombre de méthodologies de gestion de projets (y compris agiles). Si vous connaissez bien Scrum ou Kanban, vous constaterez que le Mode Carte des fonctionnalités de Smartsheet fonctionne de la même manière qu'un panneau Scrum ou Kanban.

 Accéder à la démonstration en vidéo : Mode Carte

REMARQUE : actuellement, l'impression à partir du Mode Carte est limitée aux cartes individuelles.


Travailler avec le Mode Carte

Basculez en Mode Carte en cliquant sur le bouton Mode Carte  dans la barre d'outils de gauche.

Utilisez les boutons du coin supérieur droit de la fenêtre Smartsheet pour basculer entre le mode compacte (affichage du titre de la carte uniquement) ou le mode complet.

tout développer/réduire 

Configurer le Mode Carte

Le Mode Carte fonctionne dans toute feuille nouvelle ou existante tant qu'elle comprend au moins une liste déroulante ou une colonne de liste de contacts. Les valeurs indiquées pour la liste déroulante sont celles qui apparaîtront en haut de la fenêtre du Mode Carte (les couloirs). Pour obtenir plus d'informations à propos des types de colonnes, consultez notre article Types de colonnes dans le Centre d'assistance.

Pour créer une nouvelle feuille Mode Carte à partir d'un modèle, cliquez sur Accueil puis sélectionnez Créer Nouveau > Feuille Kanban.

REMARQUE : vous pouvez également utiliser le Mode Carte avec les données que vous importez à partir de Microsoft Excel, Google Sheets, Microsoft Project, ou Trello.

Une fois dans le Mode Carte, vous travaillerez avec les couloirs et les cartes. Pour plus d'informations sur ce qui peut être fait avec les cartes, consultez Mode Carte : Création, modification et partage de cartes.


  1. Couloirs — Les libellés en haut de la fenêtre du Mode Carte définissent les couloirs. Le Mode Carte affiche un maximum de 50 couloirs.
  2. Cartes — Les tâches ou éléments de travail qui apparaissent dans les couloirs. (Dans la vue Grille, chaque carte apparaît en tant que ligne distincte.)
  3. Champs — Les éléments qui apparaissent sur les cartes. Pour afficher le nom du champ associé à une valeur, placez le curseur de la souris sur la valeur.

    Placez le curseur de votre souris sur la valeur d'une carte

Travailler avec les couloirs du Mode Carte

Smartsheet vous offre la flexibilité de modifier ce qui apparaît en haut de la fenêtre du Mode Carte afin que vous puissiez organiser les cartes comme vous le souhaitez.

Pour commencer, cliquez sur la liste Afficher par dans le coin supérieur droit de la fenêtre Smartsheet et sélectionnez le groupement sur lequel vous souhaitez basculer. Par exemple, dans le projet représenté dans l'image ci-dessous, vous pouvez choisir de modifier Afficher par à Attributaire.
 

afficher par

Le paramètre Afficher par vous est unique. Par conséquent, les autres utilisateurs qui consultent la feuille ne seront pas impactés si vous sélectionnez une valeur différente dans Afficher par. Toute personne ayant accès à la feuille  peut choisir le paramètre  Afficher par  qui lui convient.

En Mode Carte, un couloir équivaut à une valeur d'une colonne déroulante, à un contact ou à une colonne de symbole dans la Vue Grille; par conséquent, chaque option disponible dans Afficher par représente une colonne de liste déroulante dans votre feuille.

REMARQUE : si vous basculez sur des couloirs d'affichage pour lesquels certaines cartes n'ont pas d'entrées de champ, ces cartes seront placées dans un couloir nommé Non classé. Vous pouvez faire glisser ces cartes dans les couloirs appropriés ou, si c'est inutile de les trier, vous pouvez les laisser en Non classé. (Les cartes entreront également dans le couloir Non classé si le nombre de couloirs dépasse un maximum de 50 entrées.)

Afficher ou masquer un couloir

Si vous travaillez avec une feuille qui comprend plusieurs couloirs, vous souhaiterez peut-être les développer ou les réduire afin de vous concentrer plus facilement sur certains groupes de cartes à la fois. Voici comment effectuer cela :

  • Pour réduire un couloir (par exemple, pour masquer le couloir Non classé), faites pointer votre souris sur le bord droit du couloir que vous souhaitez réduire et cliquez sur la flèche de réduction du couloir :

     Réduire une flèche de couloir
     
  • Pour développer un couloir réduit, faites pointer votre souris sur la fin du nom de la colonne et cliquez sur la flèche de développement du couloir : 

    Développer une flèche de couloir

Réorganiser les couloirs

La manière la plus simple de modifier l'ordre des couloirs dans le Mode Carte est de les faire glisser.  (Vous devez disposer d'autorisations de partage de niveau propriétaire ou administrateur de la feuille pour modifier ou réorganiser ses couloirs, si vous ne possédez pas ces autorisations, vous ne pourrez pas faire glisser de couloirs). Notez que lorsque vous faites glisser un couloir, vous changez également l'ordre des valeurs dans la colonne déroulante qui lui est associé.

Ajouter un couloir

Pour ajouter un couloir, cliquez sur Ajouter un couloir (à droite du couloir le plus à droite) et renseignez un nom.

Bouton Ajouter un couloir

En fonction de votre paramètre Afficher par, vous pouvez nommer un nouveau couloir avec une liste déroulante ou une valeur de contact :

  • Liste déroulante - lorsque vous ajoutez un couloir lorsqu'une colonne de liste déroulante est affichée, le nom du nouveau couloir sera également ajouté en tant que valeur à cette liste déroulante. Par exemple, si vous ajouter un couloir lorsque Afficher par est définit à Statut, le nouveau nom du couloir sera ajouté en tant qu'élément dans la liste déroulante de la colonne Statut dans les vues Grilles et Gantt.
  • Liste de contacts — lorsque vous ajoutez un couloir alors qu'une colonne de contacts est affichée (Attribué à, par exemple), vous pouvez saisir un nouveau nom pour le couloir et choisir parmi vos contacts disponibles.

    Nommer un couloir de contact

    Des informations additionnelles concernant les contacts disponibles peuvent être trouvées dans l'article Attribuer des personnes à une tâche.

Changer le nom d'un couloir 

Pour renommer un couloir, double cliquez sur le nom du couloir et saisissez un nouveau nom. Appuyez sur [Entrer] pour confirmer la modification. En fonction de votre paramètre Afficher par, vous pouvez nommer un nouveau couloir avec un contact ou une valeur de liste déroulante :

  • Liste déroulante-lorsque vous modifiez le nom d'un couloir lorsqu'une colonne de liste déroulante est affichée, la valeur sous-jacente de la liste sera également modifiée. Toutes les cartes qui existent dans ce couloir seront mises à jour pour utiliser le nouveau nom.
  • Liste de contacts — lorsque vous modifiez le nom d'un couloir alors qu'une colonne de contacts est affichée, vous pouvez saisir un nom parmi vos contacts disponibles.

    REMARQUE : les symboles de couloirs ne peuvent pas être renommés ou réorganisés.

    Tandis que vous saisissez votre contenu, une liste se développera sous le champ du nom pour afficher vos contacts disponibles. Une fois que le contact souhaité est surligné, appuyez sur [Entrée] pour accepter le contact en tant que nom du couloir.

    Nommer un couloir de contact

    Des informations additionnelles concernant les contacts disponibles peuvent être trouvées dans l'article Attribuer des personnes à une tâche

Fusionner des couloirs de contact

Lorsque vous sélectionnez une colonne de contact dans Afficher par, vous pouvez avoir plusieurs couloirs avec des cartes destinées à être affectées à une seule personne. Par exemple, vous pourriez avoir plusieurs couloirs appelées Sally Smart (si Sally est affectée à des cartes avec plus d'une adresse électronique), ou vous pourriez avoir un couloir nommé Sally et un autre nommé Sally Smart. Vous aurez plus d'un couloir car le nom et l'adresse électronique d'un contact doivent correspondre, sinon ils sont traités comme deux personnes séparées avec des couloirs qui leurs sont propres.

Vous pouvez fusionner des couloirs en modifiant les noms des couloirs si nécessaire, afin que les contacts correspondent parfaitement,avec le même nom de contact et la même adresse électronique.

Deux couloirs Sally

Une fois que les deux couloirs ont le même nom de contact (même nom et même adresse électronique), une fenêtre apparaît pour confirmer que vous souhaitez fusionner les couloirs. Sélectionnez Fusionner pour combiner les couloirs ou sélectionnez Annuler pour annuler la modification du nom du couloir et garder les couloirs séparés.

Fusionner le couloir de Sally

Vue Surallocation de ressources

Si la gestion des ressources a été activée, vous pouvez voir les surallocations de vos ressources. Affichez par colonne Contact pour glisser-déposer les cartes en surallocation vers différents couloirs-réattribuez les à quelqu'un d'autre. Pour plus de détails sur la fonctionnalité Gestion des ressources, consultez Allocation et gestion des ressources

Les resources en surallocation auront une icône silhouette rouge dans le coin inférieur gauche de la carte. 

gestion des ressources

Visualiser le statut de tâches avec les symboles de couloirs

Vous pouvez visualiser les couloirs par des symboles et déplacer rapidement les cartes dans les catégories de symboles souhaitées. Par exemple, vous pouvez déplacer des cartes de rouge à jaune pour apporter des modifications au statut d'une tâche.

symboles de couloirs

Lorsque vous visualisez les couloirs par les symboles, gardez ces informations en mémoire :

  • Le libellé de texte s'affiche à droite du symbole visuel.
  • Les symboles Drapeau et Etoile ne doivent pas être considérés comme des couloirs.
  • L'ordre des symboles de couloirs est définit par un ordre dans lequel les symboles apparaissent lors de leur sélection dans une cellule en Vue Grille, avec le symbole le plus haut dans le sélecteur représentant le couloir le plus à gauche.

Déplacer des cartes

Pour déplacer une carte, faites-la glisser à l'intérieur d'un même couloir ou entre plusieurs couloirs.

Le déplacement d'une carte vers le haut ou vers le bas au sein d'un même couloir n'affectera pas son contenu. En revanche, lorsque vous déplacez une carte d'un couloir à un autre, la valeur du champ sera mise à jour pour refléter la valeur du couloir dans lequel vous avez déplacé la carte. Par exemple, si vous déplacez une carte d'un couloir nommé  Résumé client à un autre nommé Vente en attente (comme dans la photo ci-dessus), le champ de valeur de Etat changera de "Résumé client" à "Vente en attente" (vous verrez cette modification si vous ouvrez la carte pour la modifier ou si vous basculez en Vue Grille).


Garder les cartes organisées avec les sous-tâches

Définissez les relations entre les tâches et organisez les sous-tâches avec une tâche parente. Les sous-tâches du Mode Carte peuvent être définies à la fois dans la Vue Grille et directement dans le Mode Carte :

  • Vue Grille — lorsque les lignes sont indentées sous un parent pour créer une relation hiérarchique. Pour en savoir plus sur la hiérarchie, consultez ligne à retrait positif ou négatif.
  • Mode Carte — lorsqu'ajouté en tant que sous-tâche à une autre carte directement. Cliquez sur l'icône Menu Carte <photo> pour développer la carte et sélectionnez Ajouter une sous-tâche pour créer une nouvelle sous-tâche à cette carte. (Les sous-tâches créées de cette manière sont également affichées en tant que lignes enfant dans la tâche en Vue Grille.)
    Sous-tâches

Filtrer les sous-tâches par niveaux

Visualisez rapidement les cartes de sous-tâches par leur relation avec d'autres cartes avec la première liste déroulante située dans le coin supérieur droit de la fenêtre Smartsheet.

filtres sur les sous-tâches
  

REMARQUE : la vue de filtrage par défaut des nouvelles feuilles est Niveau 1


Publier à partir du Mode Carte

Toute personne possédant des autorisations Propriétaire ou Administrateur d'une feuille peut utiliser la fonction de publication de Smartsheet pour partager cette feuille avec d'autres personnes via une URL unique.

Voici comment vous pouvez paramétrer le Mode Carte comme vue par défaut pour une feuille publiée :

  1. Cliquez sur l'onglet Publier sur la partie inférieure de la fenêtre Smartsheet.
  2. Cliquez sur le curseur situé sous Lecture seule - Totale ou Modifier par toute personneet réglez le sur ON.

    Ceci 
    permettra de créer un lien partageable.
     
  3. Cliquez sur Obtenir un lien pour afficher le formulaire Publier des liens et indiquez les options pour le lien.
  4. Dans le formulaire Publier des liens, sous Paramètres de publications, sélectionnez Carte sous Vue par défaut.

    Formulaire de publication


     

Pour plus d'informations sur la publication et le partage de formulaire de feuille dans Smartsheet, consultez notre article du Centre d'assistance Publier des feuilles et des rapports.
 


Partager des autorisations et Mode Carte

Ce que vous pouvez faire dans le Mode Carte dépend de votre niveau d'autorisation de partage de la feuille. Pour plus d'informations concernant les actions spécifiques que vous pouvez prendre en Mode Carte, consultez le tableau suivant. Pour plus d'informations générales concernant le partage des niveaux d'autorisation dans Smartsheet, veuillez consulter Partage des niveaux d'autorisation.
 

 SpectateurÉditeurAdministrateurPropriétaire
Change l'ordre ou modifie le nom des couloirs  XX
Change les champs qui apparaissent sur une carte  XX
Modifie le contenu d'une carte, ajoute une pièce jointe ou une discussion, ou définit un rappel XXX
Modifier une barre de couleurs pour une carte XXX
Réorganiser les cartes dans un couloir ou déplacer les cartes sur d'autres couloirs. XXX
Utiliser le menu Afficher par pour afficher une collection différente de couloirsXXXX
Activer/désactiver le filtre appliquéXXXX
Donner un nom au filtre pour l'enregistrer XXX

 


Conseils pour utiliser au mieux le Mode Carte

Voici quelques manières d'exploiter le Mode Carte à son avantage.

Utilisez les raccourcis clavier pour naviguer rapidement

RaccourciDescription
Touches fléchéesSélectionnez la carte
Barre de tâchesDévelopper ou réduire la carte
EntrerOuvrir le formulaire Modifier la ligne
Maj + EntrerAjouter une carte (saisissez un titre et appuyez de nouveau sur Entrer pour ajouter la carte)

Créer une liste de contrôle des sous-tâches

Vous pouvez créer une liste de contrôle dans une carte parente à partir de sous-tâches que vous pouvez marquer comme complètes ou incomplètes. Un ratio de sous-tâches complétées s'affiche au bas de la carte parente.


liste de contrôle de sous-tâches

Cliquez sur l'icône Paramètres dans le coin supérieur droit de la fenêtre Smartsheet pour ouvrir le formulaire Paramètres du Mode Carte-puis désignez une colonne de case à cocher existante (ou créez en une nouvelle dans le formulaire) comme votre champ de liste de contrôle de sous-tâches. 

liste de contrôle de paramètre de sous-tâches


Démonstration vidéo : Mode Carte

Pour une démonstration pédagogique du Mode Carte, veuillez passer en revue la vidéo suivante :

Si vous n'avez pas accès à YouTube, cliquez ici pour regarder la vidéo.