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Les administrateurs système peuvent gérer les flux de travail Data Shuttle de leur organisation.
Gérer les flux de travail Data Shuttle
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Il existe plusieurs façons d’accéder à Data Shuttle à partir de l’application Smartsheet :
- Via le menu Connexions dans la barre de navigation supérieure en mode Grille.
- Via le bouton Intégrations de données dans la barre de navigation supérieure en mode Table.
Vous pouvez également vous connecter à l’aide du bouton ci-dessous.
Gestion des flux de travail par l’administrateur système
Si vous êtes un administrateur système, vous pouvez :
- afficher la liste de l’ensemble des flux de travail créés au sein de votre organisation ;
- ajouter ou supprimer des gestionnaires de flux de travail ;
- consulter les détails de leur configuration ;
- interrompre n’importe quel flux de travail ;
- archiver n’importe quel flux de travail ;
- restaurer n’importe quel flux de travail ;
supprimer n’importe quel flux de travail ;
La suppression d’un flux de travail est irréversible. Vous ne pouvez pas l’annuler.
- consulter le journal d’activité de n’importe quel flux de travail.
Utilisez le menu du flux de travail en haut de l’écran pour basculer entre vos flux de travail, les flux de travail de votre organisation et les flux de travail archivés.
N’oubliez pas
- Vous ne pouvez pas accéder aux feuilles source ou cible utilisées dans les flux de travail, à moins que celles-ci aient été partagées avec vous.
- Vous ne pouvez pas contrôler les autorisations liées aux emplacements de fichiers externes à partir du centre d’administration de Smartsheet.
- En fonction des paramètres de notification, les propriétaires de flux de travail sont informés via le centre de notifications ou par e-mail qu’un administrateur a pris des mesures concernant l’un de leurs flux de travail.
Modifier un flux de travail
Vous devez être le propriétaire du flux de travail pour le modifier.
- Passez la souris sur le flux de travail et sélectionnez le menu à trois points verticaux
. Sélectionnez Modifier le flux de travail.
Si une erreur s’est produite lors de la dernière exécution du flux de travail ou en cas d’erreur dans sa configuration (par exemple, si la feuille source a été supprimée), Dernière exécution présente une icône et un message d’erreur. Pour remédier à ce problème, modifiez le flux de travail et publiez-le à nouveau.
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Ajouter de nouvelles colonnes à un flux de travail
Si votre processus évolue, vous serez peut-être amené à modifier la structure de votre fichier source. Pour gérer la nouvelle structure dans la feuille cible :
- Modifiez votre fichier source avec les nouveaux en-têtes de colonne ou des colonnes supplémentaires. Si vous utilisez un fichier Excel ou CSV, téléchargez le dernier fichier source à votre emplacement source et modifiez la feuille cible pour inclure les en-têtes de colonne mis à jour ou des colonnes supplémentaires.
- Accédez à Source > Source Location (Emplacement source) et sélectionnez un autre emplacement source. Par exemple, si votre source est Google Drive, basculez vers Smartsheet.
Basculez votre emplacement source à votre sélection d’origine.
Vous devrez peut-être sélectionner à nouveau votre feuille avec pièce jointe ou votre nom de fichier.
Cliquez sur Suivant jusqu’à atteindre la page Mapping (Mappage). Remappez vos colonnes et expressions d’entrée. Pour en savoir plus sur le mappage des colonnes, consultez l’article Créer un flux de travail de chargement dans Data Shuttle.
Vous devrez peut-être remapper toutes vos colonnes, et pas seulement celles que vous avez ajoutées et modifiées.
- Vous pouvez maintenant activer et exécuter votre flux de travail.
Interrompre un flux de travail
Data Shuttle interrompt les flux de travail qui échouent à plusieurs reprises. Le statut Last run (Dernière exécution) dans votre tableau de bord reflète le statut interrompu. Les erreurs générées par un chargement partiel des données n’interrompront pas le flux de travail.
Pour réactiver un flux de travail interrompu, sélectionnez Vérifier et modifiez votre configuration afin que le flux de travail s’exécute correctement la fois suivante. Enregistrez-le pour qu’il s’exécute de nouveau et reprenez l’exécution des activités programmées.
Archiver un flux de travail
L’archivage d’un flux de travail a pour effet de déplacer celui-ci vers vos archives et d’interrompre le flux de travail. Vous avez 90 jours pour restaurer le flux de travail avant qu’il ne soit supprimé de façon permanente.
Si vous restaurez votre flux de travail, les paramètres restent inchangés et le flux de travail continue à s’exécuter selon votre planning. Lorsqu’un flux de travail est archivé, il ne s’exécute plus, mais vous pouvez toujours accéder au journal d’activité.
Vous pouvez également supprimer le flux de travail de votre archive de manière permanente avant le délai de 90 jours. Si vous supprimez définitivement un flux de travail, vous supprimez également son journal d’activité.
- Passez la souris sur le flux de travail et sélectionnez le menu à trois points verticaux
.
Sélectionnez Archive workflow > Archive (Archiver le flux de travail > Archiver).
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Partager ou transférer un flux de travail
Pour partager ou transférer un flux de travail, sélectionnez
puis Paramètres de partage. Vous pouvez partager des flux de travail avec d’autres gestionnaires de flux de travail, mais le partage n’est possible qu’au sein du même forfait.
Le transfert de flux de travail implique l’ajout d’un autre gestionnaire de flux de travail et la suppression de vos propres autorisations de partage de flux de travail. Vous devez d’abord ajouter un autre gestionnaire de flux de travail pour pouvoir vous retirer d’un flux de travail.
Tous les gestionnaires de flux de travail peuvent modifier, exécuter, archiver et partager un flux de travail, à condition qu’ils disposent au moins des autorisations Éditeur sur les fichiers source et cible. Les administrateurs peuvent ajouter ou supprimer des gestionnaires de flux de travail à n’importe quel flux de travail au sein de leur forfait.
Fonctionnement des notifications
Tous les gestionnaires de flux de travail reçoivent des notifications pour ce qui suit :
- Erreurs de flux de travail
- Ajouts ou retraits d’utilisateurs d’un flux de travail Data Shuttle, y compris eux-mêmes
- Modifications et suppressions de flux de travail
Les notifications sont envoyées dans l’application Smartsheet et par e-mail, en fonction des paramètres de notification Smartsheet configurés par l’utilisateur. Pour ajuster les préférences de notification de Data Shuttle, modifiez les options dans la section consacrée aux @mentions, au partage d’invitations et aux demandes de vérification.
Le partage en masse et le partage avec des groupes ne sont actuellement pas pris en charge.
Exécuter des actions en masse par rapport à des flux de travail
Les administrateurs système et les utilisateurs peuvent exécuter des actions en masse sur les flux de travail à partir de leurs tableaux de bord principaux : Mes flux de travail, Mon organisation (pour les administrateurs uniquement) et Flux de travail archivés. Voici ce qu’ils peuvent faire, en fonction de leur niveau d’accès :
- Les utilisateurs peuvent :
- Sélectionner plusieurs flux de travail ou les sélectionner tous en même temps pour des actions spécifiques.
- Archiver un certain nombre de flux de travail ou la totalité d’entre eux et les supprimer définitivement en masse.
Les administrateurs système peuvent effectuer les mêmes actions pour tous les flux de travail de leur organisation ainsi que supprimer définitivement les flux de travail en masse.
Obtenir votre rapport de flux de travail
Ce rapport n’est disponible que pour les utilisateurs de Smartsheet aux États-Unis, en Australie et dans l’UE.
Les administrateurs peuvent télécharger un fichier CSV contenant des informations clés sur tous les flux de travail de l’organisation, comme indiqué dans le tableau ci-dessous.
Colonne du rapport | Description |
|---|---|
Nom du flux de travail | Nom du flux de travail que vous avez désigné au moment de la création. |
ID du flux de travail | Numéro d’identification unique du flux de travail |
Type de flux de travail | Type d’opération : déchargement ou chargement |
Statut du flux de travail | Statut du flux de travail : Supprimé, Archivé, Suspendu par l’administrateur Suspendu par le système ou Actif |
Action de flux de travail | Mode de traitement des données : fusionner, remplacer ou mettre à jour les listes déroulantes |
Flux de travail défini dans le planning | Oui, si un planning d’exécution est configuré ; Non en cas de déclenchement manuel. |
Créateur de flux de travail (e-mail) | E-mail de l’utilisateur qui a créé le flux de travail |
Dernier éditeur (e-mail) | E-mail de l’utilisateur qui a modifié la configuration en dernier |
Flux de travail partagé avec (e-mail) | Utilisateurs avec lesquels le flux de travail est partagé |
Nom du fichier source | Source configurée pour les téléchargements ; objet source pour les déchargements |
Nom de la feuille cible | Nom de la feuille cible au moment du rapport |
Date/heure de création (UTC) | La première fois que le flux de travail s’est exécuté, une fois créé |
Date/heure de la dernière modification (UTC) | Horodatage de la dernière modification de configuration |
Date/heure de la dernière exécution (UTC) | Horodatage de la dernière tentative d’exécution |
Statut de la dernière exécution | Résultat de l’exécution la plus récente : Complete (Terminé), CompletedWithErrors (Terminé avec des erreurs), Error (Erreur) ou In Progress (En cours) |
Lignes traitées lors de la dernière exécution | Lignes traitées par l’exécution la plus récente, conformément aux règles de comptage du type d’opération |
Lignes traitées (365 derniers jours : {from} à {to}) | Nombre total de lignes traitées au cours des 365 jours suivant la date du rapport. Les dates dans l’en-tête indiquent les dates exactes incluses dans ces 365 jours. |
Suivez ces étapes pour télécharger :
Dans votre tableau de bord, accédez à Mon organisation
Sélectionnez le rapport de flux de travail dans le coin supérieur droit.
Le téléchargement du fichier CSV commence automatiquement et est enregistré dans votre dossier Téléchargements par défaut. Ouvrez le fichier une fois le téléchargement terminé.
Laissez la fenêtre ouverte jusqu’à la fin du téléchargement, ce qui prend quelques secondes.
Quelles sont les lignes traitées ?
Une ligne traitée est une ligne modifiée par Data Shuttle dans le cadre de l’exécution d’un flux de travail. Reportez-vous aux détails dans le tableau suivant.
Flux de travail ou scénario | Ce qui compte |
|---|---|
Mode Remplacer (chargement) | Lignes ajoutées par l’exécution |
Mode de fusion (chargement) | Lignes ajoutées, mises à jour ou supprimées par l’exécution |
Décharger | Lignes ajoutées à la destination par l’exécution |
Mettre à jour la liste déroulante | Non comptées séparément, les lignes déchargées sont déjà comptées dans le flux de travail de déchargement qui génère la liste de valeurs |
Chargements vers une DataTable | Ne comptez pas |
Chargements depuis Resource Management vers une feuille | Ne comptez pas |
Afficher les notifications d’erreur pour les flux de travail ayant échoué
Chaque fois qu’un flux de travail que vous avez créé échoue, Data Shuttle vous envoie une notification contenant un lien vers la connexion qui a échoué, soit dans l’application, soit par e-mail, en fonction de vos paramètres de notification. Vérifiez le journal d’exécution et résolvez les problèmes en conséquence.
Notez que les notifications d’erreur ne se déclenchent que lors de la première instance d’un échec de flux de travail, à moins que l’erreur ne change ou que le flux de travail n’ait été modifié depuis le dernier échec.
Vous pouvez gérer les préférences de notification pour Data Shuttle en accédant à Compte > Paramètres personnels... > Notifications. Puis, modifiez les options dans la section @Mentions, Sharing Invitations, and Proof Requests (@Mentions, partage d’invitations et demandes de vérification).
Afficher les modifications apportées à un flux de travail
Pour afficher les modifications apportées à un flux de travail, sélectionnez le menu à trois points verticaux
puis Activity log (Journal d’activité). Le journal d’activité fournit la liste des actions du flux de travail, notamment les modifications apportées à la source et à la cible, ainsi que les mises à jour du planning.
Afficher les messages du journal d’exécution du flux de travail
Un indicateur de statut de votre flux de travail apparaît sur le tableau de bord de Data Shuttle :
La coche verte indique la bonne exécution du flux de travail.
Le signe d’avertissement jaune indique que le flux de travail de Data Shuttle comporte des erreurs, mais que certaines données ont été déplacées avec succès.
Le point d’exclamation rouge indique que votre flux de travail comporte des erreurs et qu’il a échoué.
Le message du journal indique l’erreur qui se produit lorsqu’un flux de travail échoue et fournit des conseils de résolution des problèmes. En fonction des instructions données, il est possible que vous deviez modifier les paramètres du flux de travail, corriger le fichier ou le format du fichier et/ou télécharger à nouveau le nouveau fichier source.
Pour accéder aux messages du journal, sélectionnez la date sous Last Run (Dernière exécution).
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Lorsqu’un flux de travail est exécuté, le journal d’exécution fournit des informations, comme indiqué ci-dessous :
| Types de rapports du journal d’exécution | Description |
|---|---|
| Lignes mises à jour | Le nombre de lignes mises à jour dans le fichier cible. |
| Lignes ajoutées | Le nombre de lignes ajoutées au fichier cible. |
| Lignes supprimées | Le nombre de lignes supprimées du fichier cible. |
| Lignes filtrées | Le nombre de lignes contenant des données filtrées dans le fichier cible. |
| Lignes non affectées (feuilles) | Le nombre de lignes contenant des données déjà existantes et conformes à la source. Ces lignes restent inchangées. |
| Lignes non affectées (DataTable) | En fonction des options de ligne choisies pour votre fichier cible, le journal d’exécution affichera :
|
| Choix des colonnes mis à jour | Le nombre de lignes où les choix des colonnes ont été mis à jour. |
| Lignes mises à jour et ajoutées (DataTable) | Nombre de lignes ajoutées et mises à jour. |