Change Management

En tant que partie intégrante du Smartsheet Control Center, les actualisations globales permettent aux utilisateurs de l’entreprise d’actualiser facilement les modèles de projet et de répercuter automatiquement les modifications sur les projets existants et nouveaux. 

Au fur et à mesure que votre projet progresse, vous pouvez avoir besoin d’informations supplémentaires pour que le projet se déroule sans problème. Par exemple, vous pourriez ajouter une colonne « À risque » pour que les utilisateurs puissent signaler les tâches susceptibles de dépasser l’échéance. Les actualisations globales vous permettent d’effectuer ce changement dans tout le portefeuille de projets.

Cet article présente les types d’actualisations globales disponibles et explique comment créer et tester des actualisations globales dans votre portefeuille Control Center.

Types d’actualisations globales

Avant d’en créer et d’en exécuter, découvrez les types d’actualisations globales disponibles ainsi que leurs fonctionnalités. Les actualisations globales proposent les options suivantes :

• Ajouter une nouvelle colonne : ajoutez une nouvelle colonne à vos feuilles et modèles de projet.
• Modifier une colonne existante : rectifiez une colonne existante dans vos feuilles et modèles de projet.
• Ajouter de nouvelles données de profil : ajoutez de nouvelles lignes de données de profil dans la section Récapitulatif d’un ou plusieurs modèles de projets.
• Rechercher/remplacer : recherchez et remplacez des valeurs dans des projets et des modèles.
• Actualiser les rapports : modifiez les rapports de projets provisionnés et les modèles de rapport.
• Actualiser les tableaux de bord : modifiez les tableaux de bord de projets provisionnés et les modèles de tableau de bord.

Les Global Updates (actualisations globales) ne s’appliquent pas aux widgets d’intitulé liés à des éléments Smartsheet. Vous devrez modifier le tableau de bord individuel pour mettre en œuvre cette modification.

Créer une Global Update (actualisation globale)

Mise en route et informations sur l’actualisation

1. Pour vous connecter, sélectionnez Control Center dans le Lanceur d’applications de Smartsheet ou consultez la page https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Cliquez sur le menu, puis sur le nom du programme que vous souhaitez actualiser.
   
3. Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Manage Program. 
4. Sélectionnez Global Updates, puis cliquez sur New Update.
5. Sélectionnez une actualisation. Le signe plus sur la vignette se transforme alors en coche.
   
   
6. Cliquez sur Next et saisissez les informations de l’actualisation.
7. Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Create & Run.

Test et validation des modifications

Le test est obligatoire. 

Cliquez sur Create & Run pour tester et valider l’actualisation proposée dans des feuilles et projets actifs.  Le test crée une copie temporaire du projet, ce qui vous permet de ne pas apporter de modifications tant que vous n’êtes pas certain de les vouloir.

1. Sur la page Test Global Update, sélectionnez un projet, puis cliquez sur Apply Test en bas de la page.
   
   
   Lorsque la copie du test est prête, la colonne Statut de la page Tester l’actualisation globale passe de Nouveau à Réussi.
   
   ASTUCE : Passez la souris sur le message de réussite pour voir un résumé des actualisations.
   
   
2. Cliquez sur Open Test pour vérifier la feuille, le rapport ou le tableau de bord de test et confirmer que les actualisations du test sont conformes à vos attentes.
   REMARQUE : Pour modifier l’actualisation, cliquez sur Close pour fermer le test, apportez vos modifications et exécutez à nouveau le test. Pour plus d’informations, consultez Modifier une actualisation globale.
   ASTUCE : Pour tester l’actualisation sur des projets supplémentaires, cliquez sur Close pour revenir à la page Update Summary. Cliquez sur Test Update et sélectionnez un autre projet à tester. Effectuez cette opération autant de fois que vous le souhaitez, jusqu’à ce que vous soyez sûr des modifications.
3. Une fois que vous avez confirmé que votre actualisation fonctionne comme souhaité, fermez le test et revenez à la page Test Global Update.
4. Cliquez sur Confirm pour accéder à la page Update Summary.

Confirmation des résultats et application de l’actualisation

Vous avez une dernière chance de vérifier et confirmer les modifications proposées, et de choisir les endroits où les actualisations doivent être appliquées.

1. Consultez la page Update Summary et vérifiez que les actualisations correspondent à vos intentions.
2. Cliquez sur Apply Update.
3. Sur la page Apply Update, sélectionnez les projets que vous souhaitez actualiser.
   REMARQUE : Si vous voulez actualiser vos modèles, cochez la case Apply update to the base project template(s). 
4. Cliquez sur Apply. Un message apparaîtra et vous indiquera que les changements sont permanents. Cliquez sur Yes pour terminer l’actualisation.

Les actualisations globales restent sur la page des Actualisations globales. Vous pouvez les exécuter quand vous le souhaitez. Sélectionnez l’actualisation et exécutez-la comme indiqué ci-dessus.  

Modification d’une actualisation globale existante

Pour mettre à jour une actualisation globale existante, suivez les étapes suivantes : 

1. Pour vous connecter, sélectionnez Control Center dans le Lanceur d’applications de Smartsheet ou consultez la page https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Cliquez sur le menu, puis sur le nom du programme que vous souhaitez actualiser.
   
3. Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Manage Program. 
4. Sélectionnez Global Updates, puis cliquez sur New Update.
5. Localisez l’actualisation globale que vous souhaitez modifier, puis survolez l’icône à trois points (à gauche du nom de l’actualisation) et sélectionnez Edit.
6. Effectuez les modifications, puis sélectionnez Update & Run pour les tester et les valider. Reportez-vous à Tester et valider vos modifications pour plus d’informations.

Pour obtenir des réponses aux questions courantes relatives aux actualisations globales et à Smartsheet Control Center en général, consultez la FAQ de Smartsheet Control Center. 

Utilisez les Global Updates (actualisations globales) lorsque vous apportez les modifications suivantes à un modèle de tableau de bord :

• Actualisation des couleurs ou de la marque sur le tableau de bord
• Révisions des widgets du tableau de bord
• Mise en page du widget
• Widgets nouveaux ou supprimés

Les Global Updates (actualisations globales) ne s’appliquent pas aux widgets d’intitulé liés à des éléments Smartsheet. Vous devez modifier le tableau de bord individuel pour mettre en œuvre cette modification. 

Comment utiliser les Global Updates (actualisations globales) : les tableaux de bord

Les Global Updates (actualisations globales) reconstruisent votre tableau de bord intégralement et relie les widgets aux rapports et aux feuilles, à chaque fois que vous exécutez une actualisation. Les modifications sont irréversibles. Par conséquent, exécutez l’actualisation sur un seul projet, puis vérifiez les résultats avant de l’exécuter sur tous vos projets.

Actualiser le modèle de tableau de bord

Dans Smartsheet, allez dans le dossier source du plan d’action et apportez vos modifications directement au modèle du tableau de bord. 

Vous pouvez :

• Modifier les widgets existants
• Ajouter de nouveaux widgets
• Supprimer les widgets existants
• Actualiser la présentation du widget

Créer une Global Update (actualisation globale) dans Control Center

1. Dans Control Center, sélectionnez le programme que vous souhaitez utiliser.
2. En haut de l’écran, sélectionnez Gérer le programme, puis Global Updates (Actualisations globales).
3. Sélectionnez New Update (Nouvelle actualisation), puis Update Dashboards (Actualiser les tableaux de bord).
4. Suivez les instructions de l’assistant d’actualisation du tableau de bord.
   Nommez l’actualisation d’après l’action qu’elle réalise. Par exemple : Déplacer le widget de budget.
5. En bas de l’écran, sélectionnez Create & Run (Créer et exécuter) ou Fermer pour enregistrer la Global Update (actualisation globale) sans l’exécuter.

Appliquer la Global Update (actualisation globale)

Lorsque vous exécutez l’actualisation, Control Center recherche chaque projet pour trouver le tableau de bord correspondant à votre modèle de tableau de bord par ID ou par nom. Il vous montre également les projets qui n’ont pas de tableau de bord correspondant, soit parce qu’aucune correspondance n’a pu être trouvée, soit parce que le tableau de bord n’a pas été inclus à l’origine, lors de la création du projet. Vous pouvez ajouter le tableau de bord nouvellement modifié à ces projets lorsque vous exécutez l’actualisation.

1. Vérifiez les tableaux de bord.
   
   Les projets sélectionnés pour les actualisations sont triés comme suit :
   • Les tableaux de bord correspondant à l’ID du modèle actuel : ces projets contiennent des tableaux de bord créés à partir du modèle de tableau de bord dans le dossier source du plan d’action.
   • Les tableaux de bord correspondant au nom du modèle actuel : ces projets contiennent des tableaux de bord qui ont le même nom que le modèle de tableau de bord dans le dossier source du plan d’action. 
   • Aucun tableau de bord correspondant n’a été trouvé : cliquez sur Choose Dashboard (Choisir un tableau de bord) pour sélectionner un tableau de bord à actualiser ou pour ajouter le tableau de bord au projet.
      
2. Sélectionnez Apply (Appliquer) pour actualiser tous les tableaux de bord du projet.
    
3. Vérifiez les résultats. Les indicateurs d’alerte montrent les tableaux de bord avec des problèmes d’actualisation. Passez la souris sur l’icône d’avertissement pour en savoir plus.
   
   

Actuellement, les Global Updates (actualisations globales) des tableaux de bord n’actualisent pas les widgets avec le récapitulatif de la feuille. 

Tirez le meilleur parti des Global Updates (actualisations globales) pour les tableaux de bord

Apportez des modifications directement au modèle du tableau de bord. C’est la méthode la plus fiable pour s’assurer que le tableau de bord correspond à vos projets, même si vous changez le nom du tableau de bord. Les tableaux de bord du projet sont les enfants directs du modèle de tableau de bord du dossier source du plan d’action. Control Center les identifie facilement comme tels et effectue les modifications.

Dépannage des actualisations des widgets du tableau de bord

Les widgets extraient les données des feuilles et des rapports. La meilleure façon d’éviter les problèmes est de s’assurer que les sources alimentant le widget sont cohérentes et à jour. Si un widget sur un tableau de bord d’un projet ne fonctionne pas correctement après une actualisation, vérifiez ce qui suit :

Global Updates (Actualisations globales) : bonnes pratiques concernant les tableaux de bord

Lorsque vous créez des modèles de tableaux de bord à utiliser avec Control Center, il est important que vous structuriez vos données sources de manière à éviter les problèmes potentiels liés aux Global Updates (actualisations globales).

Évitez les valeurs en double et vides dans la colonne Principale

Les données de la colonne Principale sont utilisées pour identifier la première et la dernière ligne de la plage d’un diagramme ou d’un widget de métrique, même si vous n’avez pas inclus cette colonne dans votre plage de données. Évitez d’utiliser votre colonne Principale dans les plages de données des widgets.

Si des valeurs en double ou vides sont trouvées, le widget s’interrompra lorsque vous exécuterez une Global Update (actualisation globale).

Utilisez l’une des options suivantes pour structurer vos données sources :

1. Pour éviter les valeurs en double, utilisez un modèle de dénomination des lignes. Par exemple, donnez un nom numérique à vos lignes de la colonne Principale (1, 2, 3, etc.). De cette façon, vous évitez les valeurs en double dans la colonne principale.
2. Ajoutez une hiérarchie pour gérer les valeurs en double. Cette fonction est utile si la colonne Principale doit être utilisée pour les plages de données dans les widgets. Reportez-vous à l’exemple suivant :
   
   

Dans cet exemple, la colonne Principale contient des valeurs en double (Very High, High, etc.). L’utilisation de la hiérarchie permet d’éviter les problèmes résultant de valeurs en double lors de l’exécution des Global Updates (actualisations globales). En effet, la recherche de la colonne Principale renvoie la ligne parent et la ligne enfant.

Avec cette méthode, il est toujours possible d’avoir des valeurs en double si deux lignes parent ou plus ont le même nom, et si des lignes enfant renommées de la même façon se trouvent sous ces différentes lignes parent.

Vérifiez que les rapports utilisés pour les modèles contiennent des exemples de données

Si vos modèles de tableau de bord font appel à un rapport dans un widget de diagramme, mais que celui-ci ne contient pas de résultats pour créer un diagramme, alors la correspondance ne se fera pas correctement lors du provisionnement de vos projets. Assurez-vous d’avoir au moins un point de données dans votre modèle de rapport.

Assurez-vous que les cellules référencées dans les feuilles de modèle contiennent des données 

Des erreurs liées aux données manquantes peuvent se produire si les cellules référencées d’une feuille de modèle n’ont jamais contenu de données. Pour éviter ce problème, assurez-vous que vos feuilles de modèle proposent un historique, en faisant un clic droit sur la cellule et en sélectionnant Afficher l’historique de la cellule.

Les Actualisations globales : La fonctionnalité des Rapports de Smartsheet Control Center vous permet d’apporter des modifications à vos modèles de rapport et de les déployer sur tous les projets existants.

Utilisez les Actualisations globales lorsque vous avez apporté les modifications suivantes à un modèle de rapport :

• Suppression ou ajout de nouvelles colonnes
• Modification de l’ordre ou de la largeur des colonnes
• Modification des paramètres d’affichage ou de masquage d’une colonne
• Modification des critères de rapport
• Modification de l’ordre de tri sur une colonne
• Ajout ou suppression de feuilles d’un rapport

Vous pouvez également utiliser les Actualisations globales pour actualiser un rapport lorsque vous avez changé le nom ou le type de colonne, ou ajouté une nouvelle colonne à une feuille utilisée dans ce rapport.

Comment utiliser les Actualisations globales : Rapports

Avertissement : les Actualisations globales regénèrent l’intégralité de votre rapport à chaque fois que vous exécutez une actualisation. Les modifications ne sont pas réversibles, donc exécutez l’actualisation sur un projet et vérifiez les résultats avant de l’exécuter sur tous vos projets.

Actualiser le modèle de rapport

Dans Smartsheet, accédez au dossier source Plan d’action et apportez vos modifications directement au modèle de rapport.

Vous pouvez :

• Ajouter et supprimer des colonnes
• Masquer et afficher les colonnes
• Réorganiser les colonnes
• Changer les critères
• Changer l’ordre de tri
• Actualiser les feuilles qui sont incluses dans le rapport 

Créer une Actualisation globale dans Control Center

1. Dans Control Center, sélectionnez le programme que vous voulez utiliser.
2. En haut de l’écran, cliquez sur Gérer le programme, puis sur Actualisations globales.
3. Cliquez sur Nouvelle actualisation, puis sélectionnez Actualiser les rapports.
   
    
4. Suivez les instructions de l’assistant d’Actualisation des rapports.

   ASTUCES :

   • nommez l’actualisation selon ce qu’elle réalise, par exemple, Redimensionner la colonne Budget.
   • Laissez la commande Actualiser les sources du rapport désactivée, à moins que vous n’ayez apporté des modifications aux feuilles incluses dans le rapport.
      
5. Au bas de l’écran, cliquez sur Créer et exécuter. (Cliquez sur Fermer pour enregistrer l’actualisation sans l’exécuter.)

Appliquer l’Actualisation globale

Lorsque vous exécutez l’actualisation, Control Center examine chaque projet pour trouver le rapport qui correspond à votre modèle de rapport, soit par son ID, soit par son nom. Il vous montre également les projets qui n’ont pas de rapport correspondant, soit parce qu’une correspondance n’a pas pu être trouvée, soit parce que le rapport n’était pas inclus lors de sa création initiale. Vous pouvez ajouter le rapport récemment modifié pour ces projets lorsque vous exécutez l’actualisation.

1. Vérifiez les rapports sélectionnés.
   
   
   
   Les projets sélectionnés pour les actualisations sont triés comme suit :
   • Les rapports correspondent à l’ID de modèle actuel : Ces projets contiennent des rapports générés à partir du modèle de rapport dans le dossier source Plan d’action.
   • Les rapports correspondent au nom du modèle actuel : Ces projets contiennent des rapports qui ont le même nom que le modèle de rapport dans le dossier source Plan d’action.
   • Aucun rapport correspondant trouvé : Aucun rapport correspondant n’a été trouvé. Cliquez sur le lien « Choisir un rapport » pour sélectionner manuellement un rapport à actualiser ou pour ajouter le rapport au projet.
      
2. Vérifiez le statut de correspondance de la source sur chaque rapport.
   
   Si vous activez la commande Actualiser les sources du rapport, le statut de correspondance de la source affiche le nombre de feuilles incluses dans la portée du modèle de rapport qui peuvent être associées aux feuilles du projet. La portée est configurée dans le Générateur de rapports.
    
   • Gris : Les feuilles incluses dans le rapport ne seront pas modifiées.
   • Vert : Toutes les feuilles dans la portée correspondent exactement.
   • Jaune : Au moins une feuille dans l’élément de la portée correspond.
   • Rouge : Aucune des feuilles des éléments de la portée ne correspond.
   
   
   
   Facultatif : cliquez sur le marqueur du statut pour visualiser les détails de correspondance de la source pour chaque rapport. Pour les éléments qui ne correspondent pas exactement, cliquez sur Remettre en correspondance les feuilles pour faire correspondre le rapport aux feuilles correctes.
    
3. Cliquez sur Appliquer pour actualiser tous les rapports du projet.

Tirer le meilleur parti des Actualisations globales pour les rapports

Lorsque vous devez apporter des modifications, effectuez-les directement dans le modèle de rapport. C’est la méthode la plus fiable pour s’assurer que le rapport correspondra à vos projets, même si vous changez le nom du rapport. Les rapports du projet sont des enfants directs du modèle de rapport dans le dossier source Plan d’action. Control Center les identifie facilement comme tels et effectue les modifications.

Pour plus d’informations sur les modèles et le dossier source Plan d’action, reportez-vous à Smartsheet Control Center : Présentation du dossier source Plan d’action.

Actualisations globales pour les rapports : Questions fréquentes

Certains projets présentent des rapports modifiés manuellement. Ces modifications seront-elles perdues ?

Oui. Les Actualisations globales écrasent ces modifications afin que le rapport du projet corresponde au modèle de rapport.

J’ai renommé le rapport dans mon projet.Est-ce que les Actualisations globales le trouveront encore et l’actualiseront ?

Oui.

J’ai ajouté manuellement un rapport et l’ai renommé pour qu’il corresponde.Est-ce que les Actualisations globales le reconnaîtront ?

Non. Les Actualisations globales reconnaissent uniquement les rapports et les feuilles créés par Control Center.

J’ai supprimé le rapport.Est-ce que les Actualisations globales le réintroduiront ?

Le projet apparaîtra dans la section « Aucun rapport correspondant trouvé ». Sélectionnez le projet dans Actualisations globales, cliquez sur Choisir un rapport, puis sélectionnez Ajouter un nouveau rapport. Exécutez l’actualisation pour générer le rapport.

Est-ce que je verrai tous mes projets ?

Oui. Contrairement aux Actualisations globales précédentes, vous verrez tous les projets créés à partir du Plan d’action.

Puis-je relancer l’Actualisation globale ?

Oui. Vous pouvez exécuter l’actualisation autant de fois que vous le souhaitez.

Puis-je « annuler » une Actualisation globale ?

Non. Vous pouvez ajuster le rapport de modèle dans le dossier source Plan d’action et exécuter à nouveau l’Actualisation globale.