Gérer des utilisateurs dans un forfait multi-utilisateurs

Un administrateur système peut gérer les utilisateurs associés à leur compte. Par exemple, un administrateur système peut : 

Pour commencer à gérer les utilisateurs, ouvrez le formulaire Gestion des utilisateurs en cliquant sur Compte > Gestion des utilisateurs (ou cliquez ici).

Formulaire d'administration du compte

REMARQUE : cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les types de forfait à utilisateur unique. Vous ne savez pas de quel forfait vous disposez ? Consultez Identifier votre type d'utilisateur et votre forfait Smartsheet.


Ajouter des utilisateurs

Tout administrateur système peut inviter des utilisateurs dans le compte afin de gérer l'accès à Smartsheet. En tant qu'administrateur système, vous pouvez inviter des personnes n'ayant jamais utilisé Smartsheet, celles qui disposent de comptes préexistants, des propriétaires d'autres forfaits Smartsheet et les administrateurs système de forfaits Affaire (ou Plus ou Equipe hérités) afin de les consolider dans votre compte.

IMPORTANT : si vous invitez une personne déjà membre d'un autre compte Smartsheet, l'administrateur système de ce compte doit tout d'abord supprimer la personne du compte avant de pouvoir l'inviter sur votre compte.

Ajouter un utilisateur à la fois 

  1. Ouvrez le formulaire Gestion des utilisateurs en cliquant sur Compte > Gestion des utilisateurs (ou cliquez ici).
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter des utilisateurs.
  3. Saisissez l’adresse e-mail principale ou secondaire (obligatoire) et le nom de l’utilisateur (facultatif).
  4. Déterminez si vous souhaitez que l'utilisateur soit un utilisateur sous licence (créateur/propriétaire de la feuille), un afficheur de ressources et/ou un administrateur système.

    Découvrez-en plus sur les types d'utilisateurs de Smartsheet.

    REMARQUE : l’utilisateur doit disposer d’une licence pour être afficheur de ressources ou administrateur de groupe, mais celle-ci n’est pas nécessaire pour être administrateur système.
     
  5. Cliquez sur OK.

L'utilisateur recevra un courrier électronique de confirmation avec un bouton Accepter sur lequel il devra cliquer pour être incorporé au compte Équipe ou Entreprise.

Ajouter plusieurs utilisateurs à la fois

Pour ajouter plusieurs utilisateurs à la fois, vous devez d'abord créer un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) contenant les noms et les adresses e-mail que vous souhaitez utiliser. Après avoir effectué ceci, vous pouvez importer la liste via le formulaire Gestion des utilisateurs.

  1. Créez un fichier CSV avec le prénom, le nom de famille et les adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez ajouter. 

    Vérifiez que votre fichier CSV comporte les valeures suivantes dans la première ligne :
    Prénom, Nom, Adresse e-mail.

    Sous les noms des colonnes, indiquez les noms et adresses e-mail (seules les adresses principales peuvent être utilisées avec cette option) des membres de l'équipe à ajouter au compte.

    REMARQUE : si votre fichier CSV inclut les adresses e-mail de personnes qui ont déjà été ajoutés à votre forfait, elles ne seront pas ajoutées à nouveau.
     
  2. Ouvrez le formulaire Gestion des utilisateurs en cliquant sur Compte > Gestion des utilisateurs (ou cliquez ici).
  3. Sur le formulaire Gestion des utilisateurs, cliquez sur le bouton Importer des nouveaux utilisateurs.
  4. Cliquez sur Sélectionner et localisez le fichier CSV sur votre ordinateur.
  5. Sélectionnez les rôles des utilisateurs que vous importez.

    Vous pouvez choisir parmi utilisateurs sous licence, administrateurs système, administrateurs de groupe et/ou afficheurs de ressources (en savoir plus sur les types d’utilisateur de Smartsheet). Chaque personne répertoriée dans le CSV héritera des rôles sélectionnés. Si nécessaire, vous pouvez modifier les rôles de chaque utilisateur après son ajout au compte.
     
  6. Cliquez sur le bouton Importer.

Un e-mail de confirmation sera immédiatement envoyé à toutes les adresses e-mail répertoriées dans le fichier CSV. Les destinataires doivent cliquer sur le bouton Accepter de l'e-mail, incorporé dans le compte Équipe ou Entreprise.

REMARQUE : toute feuille créée par l'utilisateur ou partagée avec lui demeure disponible même une fois qu'il a accepté l'invitation à rejoindre votre compte.

L’ajout d’utilisateurs au compte vous permettra (ainsi qu’à quiconque répertorié dans l’écran Gestion des utilisateurs) d’attribuer des lignes de tâches à l’utilisateur à partir d’une colonne liste de contacts.

Les utilisateurs sous licence que vous invitez hériteront de vos paramètres de couleur et de votre logo sur leur compte Smartsheet à moins qu'ils aient déjà configuré leur propre personnalisation dans Smartsheet. Cela contribue à l'uniformisation de la personnalisation de vos feuilles.

ASTUCE : par défaut, tous les utilisateurs du compte Équipe apparaissent à l’écran. Vous pouvez filtrer la liste par type d’utilisateur (sous licence, sans licence, administrateur, non-administrateur, afficheur de ressources, etc.) à l’aide de la liste déroulante présente en haut de l’écran. Vous pouvez également saisir du texte pour rechercher des utilisateurs à l’aide de leur nom ou de leur adresse électronique.

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Consolider des comptes payants

Si vous êtes administrateur système et que vous souhaitez consolider deux comptes, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessus pour inviter un propriétaire de compte (forfait Essentiel ou Plus hérité) ou un administrateur système (forfaits Équipe ou Entreprise hérités) avec un abonnement payant existant à rejoindre votre forfait. Ceci permet de fusionner les deux forfaits.

REMARQUE : vous ne pouvez pas envoyer d'invitation à un administrateur système titulaire d'un forfait Entreprise (contactez notre équipe commerciale pour obtenir de l'aide concernant la fusion de forfaits Entreprise) ou à tout utilisateur de compte qui n'est pas administrateur système.

Si le propriétaire ou administrateur système accepte l'invitation, voici ce qui se passe :

  • Votre compte acquiert les leurs et vos éventuels paramètres de compte neutralisent les leurs.
  • Tous les utilisateurs paramétrés sur le compte invité seront ajoutés sur votre forfait.

    REMARQUE : vous avez besoin de disposer d'un nombre suffisant de licences libres pour couvrir les utilisateurs de l'équipe que vous invitez. Si vous n'avez pas assez de licences disponibles pour héberger les utilisateurs dans le forfait invité, Smartsheet vous alertera et vous donnera la possibilité de mettre à niveau votre compte pour inclure des licences supplémentaires. Vous pouvez renvoyer l'invitation.

Vous avez la possibilité de conférer un accès administrateur système à l'administrateur système que vous invitez.

Pour en savoir plus sur la façon dont l'accès de l'Équipe invitée sera affecté, consultez notre article Rejoindre un compte Équipe, Affaire ou Entreprise.

IMPORTANT : si vous invitez quelqu'un à adhérer à un forfait et si le forfait existant comporte plus de fonctionnalités que le forfait auquel vous l'invitez (par exemple, si vous utilisez un forfait Équipe hérité et que vous invitez l'administrateur système d'un forfait Entreprise à rejoindre votre forfait), sachez que le compte n'aura que les fonctionnalités disponibles dans votre forfait.

Pour plus d'informations sur les fonctionnalités incluses dans chaque forfait, consultez la page Tarifs de Smartsheet.


Modifier les propriétés des comptes utilisateurs existants

Un administrateur système peut modifier certains attributs des utilisateurs du compte. Ceux-ci auront un impact sur ce que les utilisateurs peuvent ou ne peuvent pas faire.  Par exemple, l'administrateur système peut accorder ou révoquer la licence d'un utilisateur ou activer ou désactiver les types d'utilisateurs suivants :

  • Administrateur système
  • Administrateur du groupe
  • Afficheur de ressources

Vous pouvez effectuer ces modifications une par une via le formulaire de gestion des utilisateurs ou groupées via Actualisation en masse. Si vous modifiez les attributs utilisateur par utilisateur, vous pourrez également modifier, en plus des attributs ci-dessus, le prénom et le nom de l'utilisateur et gérer les adresses e-mail utilisées avec Smartsheet.

Modifier les propriétés d'un utilisateur à la fois

Vous devez modifier les attributs du formulaire Gestion des utilisateurs. Pour ouvrir le formulaire Gestion des utilisateurs :

  1. Cliquez sur Compte > Gestion des utilisateurs (ou cliquez ici).
  2. Faites un clic droit sur l'adresse électronique d'un utilisateur et sélectionnez Modifier l'utilisateur.

REMARQUE : si l'utilisateur n'a pas accepté l'invitation visant à rejoindre le compte (son État est Invité), son nom ou son adresse e-mail alternative ne peut pas être modifié. Vous pouvez modifier ces propriétés uniquement si l'utilisateur a accepté l'invitation pour rejoindre le compte.

Modifier les propriétés d'utilisateurs en masse

Utilisez la fonctionnalité Actualisation d'utilisateurs en masse pour modifier plusieurs types d'utilisateurs en même temps dans votre forfait. Pour ce faire, téléchargez une liste d'utilisateurs en tant que fichier .csv, modifiez les valeurs dans la liste d'utilisateurs, puis téléchargez la liste vers Smartsheet.

REMARQUE : cette méthode de modification vous permet de révoquer les licences utilisateur, les feuilles de l'utilisateur passeront donc en lecture seule sans avertir les collaborateurs. Vous allez peut-être devoir transférer des feuilles d'utilisateurs après avoir révoqué leurs licences avec les étapes de la section Autres actions pour gérer les comptes d'utilisateurs de cet article.

Pour modifier des utilisateurs en masse :

  1. Sélectionnez Compte > Gestion des utilisateurs.
  2. Cliquez sur Plus d'actions > Actualisation d'utilisateurs en masse.

    utilisateurs en masse


    Le formulaire Actualisation d'utilisateurs en masse apparaîtra.
     
  3. Suivez les étapes de la fenêtre Actualisation en masse pour modifier les attributs utilisateurs. Modifiez les valeurs dans le fichier .csv sur TRUE (VRAI) pour accoder aux utilisateurs le type d'utilisateur respectif ou FALSE (FAUX) pour révoquer ce type d'utilisateur.

    fichier csv
     

REMARQUE : vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité Actualisation en masse pour modifier le type d'utilisateur des utilisateurs dont le statut estInvité. Vous pouvez modifier ces propriétés uniquement si l'utilisateur a accepté l'invitation pour rejoindre le compte.

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Supprimer des utilisateurs

Un administrateur système peut supprimer n'importe quel utilisateur du compte :

  1. Ouvrez le formulaire Gestion des utilisateurs en cliquant sur Compte > Gestion des utilisateurs (ou cliquez ici).

  2. Faites un clic droit sur l'adresse électronique d'un utilisateur et sélectionnez Supprimer l'utilisateur.

    L’adresse e-mail de l'utilisateur est supprimée du compte. L'utilisateur pourra toujours se connecter à Smartsheet en tant que collaborateur à titre gratuit, mais son compte ne sera plus associé au vôtre.

  3. (Facultatif) Si vous le souhaitez, cochez la case appropriée pour Retirer l’accès au partage de l’utilisateur. L’utilisateur sera retiré de toutes les feuilles détenues par les autres utilisateurs sous licence du compte.

  4. Si l'utilisateur est propriétaire de feuilles, vous pouvez cocher la case Transférer les feuilles possédées à un autre utilisateur. Cliquez ensuite sur Sélectionner un nouveau propriétaire pour choisir à quel utilisateur transférer les feuilles. Toute feuille qui n'est pas transférée est verrouillée en lecture seule, puis supprimée après 90 jours.

    REMARQUE : si l'utilisateur est un administrateur de groupe, l'option lit Transfert de propriété des feuilles et des groupes et vous pouvez sélectionner dans une liste d'autres administrateurs de groupe sur le compte. L'utilisateur ne peut pas être supprimé tant que la propriété des groupes n'a pas été transférée.

  5. Cliquez sur OK.

REMARQUE : vous ne pouvez pas vous retirer vous-même d'un compte, même si vous êtes un administrateur système. Si vous êtes administrateur système et que vous souhaitez être supprimé d'un compte, contactez un autre administrateur système (ou conférez à un utilisateur existant le statut Administrateur système) qui pourra vous supprimer en procédant comme indiqué ci-dessus.

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Autres actions de gestion des comptes d'utilisateur

Utilisateurs individuels

Vous trouverez d’autres options de gestion de comptes en faisant un clic droit sur l’e-mail d’un utilisateur dans le formulaire ou en cliquant sur le bouton Autres actions, en haut. Les actions que vous pouvez prendre sont :

  • Envoyer un e-mail d'invitation : renvoyez le lien d'invitation à un utilisateur.
  • Envoyer un e-mail de réinitialisation du mot de passe : générez un lien de réinitialisation du mot de passe et envoyez-le à l'adresse e-mail.
  • Télécharger le rapport sur les accès de l’utilisateur aux feuilles : génère un fichier Excel qui répertorie le nom des feuilles accessibles à l’utilisateur.
  • Transférer les feuilles possédées à un autre utilisateur : transférez des feuilles à un autre utilisateur sous licence du compte.
  • Transférer les groupes possédés à un autre utilisateur : transfère la propriété des groupes à un autre administrateur de groupe associé au compte
  • Retirer l’accès au partage de l’utilisateur : supprimez l’utilisateur du partage de toutes les feuilles détenues par les utilisateurs sous licence de votre compte.
  • Afficher l'appartenance au groupe : affiche une liste de groupes dans lesquels l'utilisateur est membre.
  • Supprimer de tous les groupes : supprime l’utilisateur de tous les groupes détenus par les utilisateurs associés au compte. Lorsqu’un membre est supprimé d’un groupe, il est également supprimé des feuilles partagées avec ce groupe.

Tous les comptes utilisateurs

Cliquez sur le bouton Autres actions en haut du formulaire pour afficher des options de gestion de tous les comptes :

  • Télécharger le rapport sur les accès aux feuilles : génère un fichier Excel répertoriant les noms de toutes les feuilles appartenant aux utilisateurs sous licence sur le compte, le nom de l'espace de travail dans lequel les feuilles sont enregistrées (le cas échéant), les collaborateurs partagés avec chaque feuille et l'horodatage de la dernière modification.
  • Retirer l'adresse e-mail du partage : supprime une adresse e-mail spécifiée du partage de toutes les feuilles détenues par les utilisateurs du compte
  • Télécharger la liste des utilisateurs : génère un fichier Excel qui répertorie les membres (invités et actifs) associés au compte, leur adresse e-mail alternative (le cas échéant), leurs niveaux d’accès (administrateur système, administrateur de groupe, afficheur de ressources, etc.), le nombre de feuilles qu’ils possèdent et les date et heure de leur dernière connexion à Smartsheet (si depuis moins de 6 mois).
     

REMARQUE : les organisations de 200 utilisateurs ou plus reçoivent, à la place, un e-mail contenant un lien pour télécharger le rapport sur les accès aux feuilles.

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