Créez et partagez des formulaires pour rassembler différentes informations et organisez celles-ci dans une feuille. Vous pouvez utiliser un formulaire pour recueillir les réponses à un sondage, des demandes d’achat ou des commandes de produits, par exemple. Lorsque vous avez créé un formulaire, vous pouvez le partager avec d’autres personnes et tout nouvel envoi d’un formulaire apparaîtra comme une nouvelle ligne en haut ou en bas de votre feuille.
Toute personne qui peut accéder au formulaire peut l’utiliser pour envoyer des informations à la feuille.
Ouvrez les formulaires dans l’application mobile afin de bénéficier d’une excellente expérience d’envoi à partir d’un appareil mobile. Vous trouverez des détails dans les articles d’aide suivants :
Si vous voulez permettre à une personne de modifier une ligne existante, envoyez-lui une Demande d’actualisation.(Reportez-vous à l’article sur les Demandes d’actualisation pour plus d’informations.)
Sujets abordés dans cet article :
- Créer un nouveau formulaire
- Distribuer le formulaire
- Autres façons de gérer et de distribuer un formulaire
- Modifier ou supprimer des champs ou d’autres éléments du formulaire
- Ajouter des éléments supplémentaires à un formulaire
- Options d’affichage et d’envoi des formulaires
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
REMARQUE : pendant la période d’essai gratuit de 30 jours, vous pouvez créer, obtenir un aperçu et tester les formulaires, mais ne pouvez pas générer d’URL publique ou y intégrer du code. Ces options ne sont disponibles que pour les utilisateurs sous licence.
Créer un nouveau formulaire
- Ouvrez la feuille à laquelle vous voulez joindre le formulaire.
- Cliquez sur Formulaires > Créer un formulaire dans la barre de menus qui se trouve en haut de la fenêtre de Smartsheet.
L’intitulé du formulaire s’affiche en haut de l’éditeur de formulaires et les noms de tous les champs du formulaire en dessous. Par défaut, l’intitulé du formulaire correspond au nom de la feuille et ses champs correspondent aux noms des colonnes de la feuille associée.
Chaque champ fonctionne comme le type de colonne qui lui est associé. Reportez-vous à Utiliser le meilleur type de colonne pour vos données afin d’obtenir des informations complémentaires sur chaque type de colonne.
- Cliquez sur un élément à gauche pour afficher et modifier ses propriétés à droite.
- Lorsque vous avez configuré votre formulaire, cliquez sur Enregistrer et obtenir un aperçu pour enregistrer vos modifications.
- Lorsque vous avez visualisé l’aperçu du formulaire, vous pouvez fermer la fenêtre du navigateur dans laquelle il s’ouvre.
- Cliquez sur le x en haut à gauche de l’éditeur de formulaires pour le fermer et revenir à la fenêtre Formulaires.
Le nom du formulaire que vous avez créé et son URL s’affichent dans la fenêtre Formulaires. Lorsque le formulaire a été publié, les personnes peuvent envoyer des données vers votre feuille. Chaque envoi s’affiche comme une nouvelle ligne.
(Notez que l’URL n’est disponible que sur les formulaires appartenant à des utilisateurs sous licence.)
Distribuer le formulaire
Lorsque vous avez créé un formulaire, vous souhaitez que d’autres personnes puissent y accéder.
Lien ou e-mail
Pour obtenir une URL qu’il est possible de partager avec d’autres personnes afin qu’elles puissent accéder au formulaire :
- Cliquez sur Formulaires > Gérer les formulaires dans la barre de menus pour afficher la fenêtre Formulaires.
- Dans la fenêtre Formulaires, effectuez l’une des opérations suivantes :
- sous URL, copiez et collez l’URL pour l’utiliser dans d’autres programmes ou e-mails ;
-ou- - cliquez sur l’icône de l’enveloppe à droite de l’URL pour envoyer le lien dans un e-mail.
- sous URL, copiez et collez l’URL pour l’utiliser dans d’autres programmes ou e-mails ;
Smartsheet ne permet pas de personnaliser ou de raccourcir l’URL de formulaires.
Code d’intégration
Pour créer un code d’intégration et l’utiliser pour intégrer le formulaire dans une page Web en utilisant du code HTML :
- cliquez sur Formulaires > Gérer les formulaires dans la barre de menus pour afficher la fenêtre Formulaires.
- cliquez sur la flèche à côté de Plus et cliquez sur Obtenir le code d’intégration
Autres façons de gérer et de distribuer un formulaire
Lorsque vous avez configuré le formulaire de base, vous pouvez le personnaliser. Utilisez les options mentionnées dans le tableau suivant pour vous aider.
| Utilisez cette option | Pour exécuter cette action |
|---|---|
| Créer un nouveau formulaire (bouton) | Associer un formulaire supplémentaire à la feuille. Vous avez la possibilité de créer plusieurs formulaires par feuille pour recueillir différentes informations, ou afficher un format distinct pour différentes personnes. |
| Obtenir un aperçu | Afficher un aperçu de votre formulaire. REMARQUE : les envois effectués en mode d’aperçu apparaissent sur votre feuille comme de nouvelles lignes. |
| Modifier | Ouvrir le formulaire pour le modifier dans l’éditeur de formulaires. |
| Plus > Obtenir le code d’intégration | Afficher le code d’intégration afin de pouvoir copier et le coller pour l’utiliser dans un site Web. Disponible uniquement pour les utilisateurs sous licence (vous n’êtes pas sûr d’avoir une licence ?Reportez-vous à cet article). |
| Plus > Dupliquer | Créer une réplique exacte du formulaire, mais avec une nouvelle URL. |
| Plus > Propriétés | Afficher le statut du formulaire en ligne, le nombre d’entrées envoyées, l’horodatage du premier et du dernier envoi du formulaire, l’adresse e-mail de l’auteur du formulaire et la date de création. |
| Plus > Désactiver | Désactiver l’URL (si vous y accédez, un message d’erreur s’affiche), mais la conserver, ainsi que le formulaire, pour pouvoir les utiliser ultérieurement. |
| Plus > Supprimer | Supprimer le formulaire et l’URL associée de Smartsheet. L’URL est définitivement supprimée.Soyez prudent lorsque vous supprimez des formulaires. |
Modifier ou supprimer des champs ou d’autres éléments du formulaire
- Cliquez sur Formulaires > Gérer les formulaires dans la barre de menus pour afficher la fenêtre Formulaires.
- Cliquez sur Modifier dans le formulaire que vous souhaitez modifier.
Pour supprimer un élément du formulaire, sélectionnez-le dans ce dernier et cliquez sur Supprimer du formulaire (le x à droite). Notez que cela ne supprimera pas la colonne de la feuille.Vous pouvez toujours ajouter de nouveau l’élément avec la section Ajouter un champ.
Pour modifier l’emplacement d’un champ dans le formulaire, sélectionnez-le et faites-le glisser vers le haut ou vers le bas. Ces modifications n’ont aucun impact sur l’ordre des colonnes de votre feuille.
Lorsque vous modifiez les propriétés de chaque élément de formulaire sur le côté droit de l’éditeur de formulaires, le côté gauche s’actualise pour présenter la mise en page de base qui apparaîtra sur le formulaire.
Vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer et obtenir un aperçu qui se trouve en bas quand vous le souhaitez pour afficher le formulaire.
Voici un résumé des différentes propriétés que vous pouvez définir pour les champs d’un formulaire.
| Utiliser cette propriété | Pour exécuter cette action |
|---|---|
| Étiquette | Utiliser le nom de la colonne, ou une étiquette personnalisée, comme nom du champ du formulaire. |
| Texte d’aide | Ajouter une description ou des consignes qui s’affichent sous le champ du formulaire. |
| Type d’affichage | Uniquement pour les colonnes de type Case à cocher, Liste déroulante et Symboles. Utilisez cette option pour définir leur affichage dans le formulaire. REMARQUE : vous devez configurer la colonne associée dans la feuille pour modifier le type de champ et les valeurs. Il n’est pas possible de configurer ces propriétés dans l’éditeur de formulaires.Fermez l’éditeur de formulaires et modifiez les propriétés de la colonne dans la feuille pour effectuer des modifications. |
| Hauteur de la zone de texte | Définir si le champ du formulaire doit s’afficher sous la forme d’une seule ou de plusieurs lignes vierges. |
| Champ obligatoire | Les champs obligatoires doivent être remplis pour pouvoir envoyer le formulaire ; Un message d’erreur s’affiche s’ils ne sont pas remplis. |
| Champ masqué | Les champs masqués ne sont pas visibles dans le formulaire, mais le sont dans la feuille. Utilisez un champ masqué si vous souhaitez qu’une valeur par défaut apparaisse dans une colonne de la feuille sans que la personne qui envoie le formulaire n’ait à la créer. Par exemple, si vous disposez d’un champ Envoyé par, vous pouvez indiquer « formulaire » comme valeur par défaut et en faire un champ masqué. Vous pourrez ainsi faire la différence entre les lignes qui ont été ajoutées à la feuille par vous et vos collaborateurs et celles qui ont été envoyées via le formulaire en ligne. |
| Valeur par défaut | Utilisez cette option pour spécifier une valeur par défaut pour le champ. |
Les colonnes système et les colonnes verrouillées ne peuvent pas être ajoutées en tant que champs dans un formulaire. Vous pouvez toutefois ajouter des colonnes système à la feuille pour suivre automatiquement la date et l’heure auxquelles la ligne a été envoyée via le formulaire.
Ajouter des éléments supplémentaires à un formulaire
- Cliquez sur Ajouter un champ dans la partie inférieure du formulaire.
Vous pouvez placer les éléments où bon vous semble sous la description du formulaire qui se trouve en haut. Lorsque vous faites glisser l’élément vers le côté gauche du formulaire, une ligne en pointillés apparaît et vous indique l’endroit où sera inséré l’élément.
- Choisissez parmi ces différentes options si vous souhaitez personnaliser le formulaire :
- ajoutez un champ Chargement de fichier pour permettre à la personne envoyant le formulaire de charger des pièces jointes (jusqu’à 30 Mo par fichier et 10 fichiers par envoi).
- Faites glisser un élément de la section Ajouter un diviseur de section pour créer une structure et mieux organiser votre formulaire avec des entêtes et des diviseurs horizontaux.
Options d’affichage et d’envoi des formulaires
Pour gérer les options d’affichage et d’envoi des formulaires, ouvrez le formulaire dans l’éditeur de formulaires et cliquez Options de formulaire en bas de ce dernier.
Les options suivantes sont disponibles.
| Utilisez cette option | Pour exécuter cette action |
|---|---|
| Options de confirmation | Contrôler ce que voit l’expéditeur après l’envoi du formulaire. Vous pouvez afficher un message de confirmation, recharger le formulaire afin qu’il puisse être renvoyé, ou rediriger l’expéditeur vers une autre URL. (L’URL se charge dans le même onglet du navigateur. Si le formulaire est intégré à une page Web, l’URL se charge dans la fenêtre d’intégration.) |
| Activer l’e-mail de confirmation | Ajouter la case à cocher M’envoyer une copie de mes réponses en bas du formulaire. Si l’expéditeur coche la case, il pourra indiquer son adresse e-mail et recevra ainsi une confirmation automatisée par e-mail lui indiquant que l’envoi du formulaire a bien été accepté. L’e-mail comportera également le contenu qui a été envoyé. REMARQUE : lorsque l’expéditeur du formulaire choisit de recevoir une copie de son envoi, il peut être invité à effectuer un test par un logiciel invisible reCAPTCHA afin de prévenir les envois générés automatiquement. ASTUCE : il n’est pas possible d’envoyer un e-mail de confirmation du formulaire au propriétaire de la feuille ou aux collaborateurs, mais vous pouvez recevoir des alertes par e-mail lorsque de nouvelles entrées sont reçues. (Reportez-vous à Automatisez votre travail au moyen d’alertes et d’actions afin d’obtenir des informations complémentaires.) |
| Emplacement des nouvelles entrées | Indiquer si les lignes insérées au moyen de formulaires doivent apparaître tout en haut de la feuille ou en bas de la feuille. (Il n’est pas possible d’avoir les lignes insérées sous une ligne parent donnée ou ailleurs.) |
| Style | Trois options de style sont disponibles :
|
| Accessible par | Définir si quiconque disposant du lien ou uniquement les utilisateurs de Smartsheet enregistrés peuvent afficher et envoyer votre formulaire. Avec la dernière option, quiconque accédant à l’URL du formulaire est invité à se connecter à Smartsheet (si cela n’est pas déjà fait) avant de pouvoir afficher et envoyer le formulaire. Dans ce cas, lorsque l’option Activer l’e-mail de confirmation est sélectionnée, l’adresse e-mail des expéditeurs du formulaire est remplie automatiquement s’ils cochent la case M’envoyer une copie de mes réponses. |
| Activer la stimulation/réponse pour plus de sécurité | Utilisez le logiciel invisible reCAPTCHA (qui s’affiche sou la forme d’un petit pied de page en bas de votre formulaire) qui permet d’éviter les envois automatiques. Un faible pourcentage des personnes qui envoient un formulaire peuvent être invitées à prouver qu’elles ne sont pas des robots, en répondant à une question portant sur des vignettes graphiques. REMARQUE : le logiciel reCAPTCHA est bloqué en Chine, les personnes de ce pays qui envoient un formulaire peuvent donc rencontrer des problèmes si cette option est activée ou si elles ont choisi de recevoir une copie de leur envoi |
| Options de formulaire avancées | Forfaits Affaire, Entreprise et Premier uniquement. Décochez cette case pour supprimer les messages Produit par Smartsheet du formulaire et de la page confirmation. |
S’il existe une colonne système Créé par dans la feuille, et que seuls les utilisateurs de Smartsheet enregistrés ont le droit d’envoyer le formulaire. Cette colonne contient les adresses e-mail des utilisateurs qui envoient le formulaire. Lorsque le formulaire est accessible par quiconque disposant du lien, la colonne Créé par affiche [email protected] (Reportez-vous à Utiliser une colonne système pour ajouter automatiquement des informations à une ligne afin d’obtenir des informations sur les colonnes système.)