Avec un rapport de lignes, vous pouvez compiler des informations à partir de plusieurs feuilles et afficher uniquement les éléments qui répondent aux critères spécifiés.
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Les rapports de lignes vous permettent :
- d’agréger les informations de ligne à partir de plusieurs feuilles ;
- d’afficher uniquement les tâches qui vous sont attribuées ;
- d’étiqueter les tâches par priorité et achèvement.
Les rapports ne sont pas pris en compte dans la limite de la feuille, car ils ne stockent pas d’informations.
Vous pouvez envoyer, partager et publier un rapport. Vous pouvez également modifier et trier les données d’un rapport avec les autorisations suivantes :
- Pour modifier les données du rapport, le rapport et les feuilles sources doivent être partagés avec vous avec des autorisations Éditeur ou supérieures.
- Pour afficher les données dans les cellules du rapport, le rapport et les feuilles sources doivent être partagés avec vous avec des autorisations Spectateur ou supérieures.
Créer un rapport de lignes
Créer un rapport
- Sélectionnez le centre de solutions
dans la barre latérale gauche. - Sélectionnez la vignette Rapport, puis Rapport de lignes.
- Nommez votre rapport et sélectionnez OK.
Sélectionner les critères à inclure dans le rapport
Feuilles sources
Les feuilles sources sont les feuilles à partir desquelles vous souhaitez extraire les données qui seront ajoutées au rapport de lignes. Vous ne pouvez pas utiliser les rapports comme feuilles sources pour d’autres rapports.
Vous pouvez référencer un espace de travail entier pour que le rapport inclue automatiquement de nouvelles feuilles. Lorsque vous ajoutez une nouvelle feuille à l’espace de travail, le rapport la référence automatiquement. Pour en savoir plus sur les espaces de travail, consultez l’article Gérer les éléments d’un espace de travail.
Gardez à l’esprit :
- Vous devez sélectionner au moins une feuille, un dossier ou un espace de travail avant que les autres options ne soient disponibles dans le générateur de rapports.
- Si vous sélectionnez un dossier, les nouvelles feuilles ajoutées à ce dossier après l’avoir sélectionné ne seront pas incluses dans votre rapport. Vous devez sélectionner la feuille manuellement pour vous assurer qu’elle est ajoutée.
Colonnes affichées
Dans la liste déroulante des colonnes affichées, sélectionnez les colonnes de vos feuilles sources à ajouter à votre rapport. Pour organiser les colonnes, vous pouvez les faire glisser vers différents emplacements de la feuille.
Par défaut, les colonnes que vous choisissez comme critères de votre rapport sont automatiquement ajoutées au rapport, ainsi que les colonnes principale et de nom de feuille. Supprimez la sélection de colonne de nom de la feuille dans la liste déroulante de colonne pour la masquer.
Critères de filtre
Définissez des critères pour filtrer les données extraites des feuilles sources qui iront dans votre rapport. Seules les données qui répondent aux critères de filtrage définis sont affichées dans le rapport.
Lorsque vous avez plusieurs critères, la valeur par défaut est l’opérateur And. Cela signifie qu’une ligne doit répondre à tous les critères spécifiés pour être affichée dans le rapport. Si vous préférez l’opérateur Or, vous pouvez le modifier en sélectionnant And. Avec l’opérateur Or, une ligne apparaîtra dans le rapport si elle répond à au moins un des critères.
Découvrez comment créer des critères de filtre dans le générateur de rapports.
Grouper
Organisez vos données en groupes, ce qui vous permet d’accéder facilement aux informations requises.
Récapituler
Récapitulez vos données en définissant des métriques clés afin de prendre des décisions éclairées. Les données récapitulatives sont toujours affichées dans la ligne de regroupement et ne peuvent pas avoir des formats différents.
Trier
Triez les données de chaque groupe dans un ordre particulier : des plus anciennes aux plus récentes ou des plus récentes aux plus anciennes.
Pour en savoir plus, consultez l’article qui explique comment trier les résultats de votre rapport avec le générateur de rapports.
Modifier un rapport existant
Pour ajouter ou supprimer des colonnes dans le rapport, cliquez sur un en-tête de colonne avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Add Column (Ajouter une colonne) ou Remove Column (Retirer la colonne).
Gardez à l’esprit :
- La mise en forme (cellule, couleur de police, couleur d’arrière-plan, texte en gras, etc.) qui apparaît dans un rapport est basée sur la mise en forme dans la feuille source.
- Les hiérarchies de lignes n’apparaissent pas dans les rapports.
- Les cellules contenant des formules ne peuvent pas être modifiées à partir d’un rapport.
- Si les interdépendances sont activées sur une feuille :
- Les dates de fin des lignes de cette feuille ne sont pas modifiables depuis un rapport, car elles sont calculées automatiquement en fonction des paramètres d’interdépendance. Vous pouvez en revanche modifier la date de début et la durée dans la ligne pour recalculer automatiquement la date de fin.
- La date de début de toute tâche pilotée par un prédécesseur ne sera pas modifiable à partir d’un rapport. Vous pouvez en revanche modifier la date de début ou la durée du prédécesseur pour recalculer automatiquement les dates associées aux tâches interdépendantes.
Pour plus d’informations, consultez l’article qui explique comment activer les interdépendances et utiliser les prédécesseurs dans les feuilles.
Si votre rapport comprend des colonnes de date, vous pouvez afficher les données en mode Gantt et en mode Agenda.
Mon rapport est vide
Il est possible que les feuilles sous-jacentes ne soient pas partagées avec vous.
Un rapport ne donne pas accès aux feuilles qui n’ont pas encore été partagées avec quelqu’un.
Si les utilisateurs finaux n’ont pas besoin de modifier les données du rapport, vous pouvez publier le rapport de façon à l’afficher dans un format en lecture seule. Une fois publiées, les feuilles sous-jacentes n’ont pas besoin d’être partagées pour que les données soient visibles dans la version publiée. Consultez l’article Publier une feuille, un rapport ou un tableau de bord.