Découvrez les deux options permettant aux utilisateurs de demander un poste Membre.
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Parfois, les utilisateurs doivent vous demander un poste Membre. Vous pouvez décider si vous souhaitez gérer les demandes dans Smartsheet ou dans via un processus distinct.
Comment fonctionnent les demandes de poste ?
Les utilisateurs susceptibles de demander un poste Membre verront des bannières sur des éléments tels que des feuilles ou des rapports. Lorsque l’utilisateur clique sur le lien Demander un poste Membre, le processus qu’il et vous-même devez suivre pour gérer la demande dépend du paramètre que vous avez choisi.
Dans Smartsheet (par défaut)
L’option par défaut conserve la demande et sa gestion dans Smartsheet. Vous recevez des notifications et pourrez consulter les informations suivantes dans le centre d’administration :
- Demandes de poste en attente
- Les utilisateurs qui ont demandé un poste Membre
- Détails de chaque demande
Étape 1 : l’utilisateur demande un poste Membre
- Un utilisateur final voit une bannière sur un élément clé (par exemple, une feuille) et clique sur le lien Demander un poste Membre.
L’utilisateur final remplit le formulaire et sélectionne Envoyer.
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- Vous recevez des notifications et le centre d’administration se met à jour.
Étape 2 : vous gérez la demande
Sur la page Types de postes et actualisation, sélectionnez l’icône en forme de cloche à côté d’un utilisateur.
Le panneau Détails de la demande de poste Membre s’ouvre.
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- Examinez les détails et choisissez de l’action à effectuer.
- Pour accepter la demande et mettre à niveau l’utilisateur vers un Membre payant, sélectionnez Membre dans la liste déroulante Sélectionner un nouveau type de poste.
- Pour rejeter la demande et rétrograder le type de poste de l’utilisateur, sélectionnez le type de poste gratuit approprié dans la liste déroulante Sélectionner un nouveau type de poste.
Si le type de poste actuel de l’utilisateur est approprié, sélectionnez Effacer la demande. L’utilisateur peut faire une nouvelle demande.
Si vous sélectionnez Aucun accès, l’utilisateur perd l’accès aux éléments, aux espaces de travail, aux portefeuilles et aux groupes. Vous ne pouvez pas annuler cette action.
- Vérifiez les détails de la confirmation et sélectionnez Confirmer ou annulez votre action.
Où trouver les demandes que vous devez gérer ?
La vignette Demandes de poste en attente sur la page d’accueil du centre d’administration s’affiche lorsqu’il y a des demandes à traiter.
Sur la page Types de postes et actualisation
- Une icône en forme de cloche apparaît à côté du nom de l’utilisateur
Le compteur du filtre Demandes de poste reflète la nouvelle demande
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En dehors de Smartsheet
Vous pouvez utiliser votre propre processus pour recueillir et gérer les demandes. L’option URL personnalisée offre la possibilité de s’aligner sur vos processus existants ou d’en créer un nouveau.
Configurez le processus avant de modifier le paramètre sur URL personnalisée.
Étape 1 : l’utilisateur demande un poste Membre
- Un utilisateur final voit une bannière sur un élément clé (par exemple, une feuille) et sélectionne demander un poste Membre.
- L’URL personnalisée que vous avez configurée dans les paramètres s’ouvre dans une fenêtre séparée.
Toutes les notifications sont intégrées à votre processus. Aucune notification ni mise à jour Smartsheet n’est disponible dans le centre d’administration.
Étape 2 : vous gérez la demande
Suivez le processus que vous avez configuré pour gérer les demandes de poste.
Bannières
Des bannières s’affichent lorsque l’une des conditions suivantes est remplie :
- Un utilisateur interne disposait d’un poste Membre provisoire qui a été rétrogradé en poste Spectateur
- Un utilisateur interne dispose d’un poste Membre provisoire qui passe automatiquement en poste Spectateur à la fin du cycle de facturation
Les utilisateurs peuvent cliquer sur X sur n’importe quelle bannière pour réduire toutes les bannières. Le lien pour demander un poste Membre est toujours disponible dans l’info-bulle.
Étapes suivantes
Si vous souhaitez modifier le paramètre de demande de poste sur une URL personnalisée, procédez comme suit :
- Créez le processus et l’URL personnalisée.
- Suivez les étapes de l’article d’aide Modifier le paramètre des demandes de poste.