Gérer les types de postes à l’aide de flux de travail ITSM

Grâce aux webhooks Smartsheet au niveau du forfait et aux API utilisateurs, vous pouvez développer un processus qui automatise la gestion des demandes de postes d’utilisateurs (licences) et s’aligne sur les besoins de votre organisation. Dans le cadre de ce processus, vous pouvez intégrer votre système de gestion des services informatiques (ITSM), tel que ServiceNow, pour gérer les demandes de postes et les flux d’approbation.

Cette approche cible les avantages suivants :

• Gestion rationalisée des postes (licences)
• Réduction de la charge administrative
• Meilleure allocation des coûts

À la base, il s’agit d’une approche programmatique pour intégrer directement votre environnement Smartsheet au système interne de votre organisation. Voici les éléments clés :

1. Webhooks Smartsheet au niveau du forfait : ils vous abonnent aux notifications en temps réel liées aux événements et générées depuis Smartsheet. Par exemple, lorsqu’un utilisateur passe à un statut de membre provisoire, Smartsheet envoie automatiquement un message sécurisé à un point de terminaison de service que vous avez installé pour traiter les événements et envoyer les demandes à votre système interne.
2. API utilisateurs Smartsheet : vos systèmes internes utilisent ces API pour communiquer à Smartsheet des instructions relatives aux types de postes ou licences des utilisateurs. En fonction de la logique de votre organisation pour déterminer le statut du poste d’un utilisateur, votre système interne peut automatiquement exploiter ces points de terminaison API pour mettre à jour le type de poste de l’utilisateur dans Smartsheet. Les API vous permettent également de recueillir des données sur les utilisateurs et les forfaits à l’aide d’un programme, fournissant ainsi des informations plus précises qui complètent celles disponibles dans le centre d’administration de Smartsheet.

Comment ça fonctionne : un parcours simplifié

Le diagramme et les descriptions de nœuds ci-dessous montrent la réception des événements liés au type de poste d’un utilisateur sur le système intégré et comment ces événements déclenchent des flux ITSM pour gérer (passer à un forfait supérieur ou inférieur) le type de poste d’un utilisateur en fonction de vos critères.

Brandfolder Image

Les éléments énumérés ci-dessous décrivent les actions de chaque nœud du diagramme de flux ci-dessus.

1. Smartsheet notifie votre système abonné (par exemple, un ITSM) : un webhook Smartsheet que vous avez configuré envoie à votre point de terminaison HTTPS POST une charge utile d’événement décrivant la mise à jour du type de poste d’un utilisateur non membre vers un statut de membre provisoire.
2. Votre système ITSM extrait les informations clés de la charge utile et les transmet à votre processus d’approbation des licences. Ces informations comprennent l’ID utilisateur, l’adresse e-mail et le nouveau statut relatif au type de poste.
3. Votre ITSM décide d’approuver ou de refuser l’adhésion au forfait utilisateur et réalise l’action adéquate à l’aide de l’API de Smartsheet. 
   • En cas d’approbation : votre ITSM appelle l’API utilisateur Smartsheet de mise à niveau vers un forfait supérieur, qui modifie le type de poste de l’utilisateur de membre provisoire à membre.
   • En cas de refus : votre ITSM appelle l’API utilisateur Smartsheet de mise à niveau vers un forfait inférieur, qui modifie le type de poste de l’utilisateur en Spectateur (ou en Invité pour les utilisateurs externes), vous évitant ainsi de payer pour des postes inutiles.
4. Votre administrateur système Smartsheet vérifie les résultats : les statuts des types de postes mis à jour apparaissent sur la page Gérer l’actualisation de Smartsheet, sur laquelle votre administrateur système vérifie et valide les résultats du processus automatisé.

Principaux avantages pour votre organisation

En configurant et en mettant en œuvre cette solution, votre organisation peut bénéficier des avantages importants suivants :

• Approbations automatisées et déléguées : éliminez les étapes de vérification et d’approbation manuelles pour les postes des utilisateurs (licences) en laissant le système gérer automatiquement les demandes routinières.
• Amélioration de la collecte de données sur les forfaits et les utilisateurs : collectez des données détaillées sur les utilisateurs et les forfaits à l’aide d’un programme, afin de prendre des décisions plus éclairées et plus efficaces en matière d’abonnement (licences) et de gestion des utilisateurs. Vous pouvez accéder à des informations telles que la liste des forfaits sur lesquels un utilisateur est membre, le type de poste de l’utilisateur, la dernière fois que son type de poste a été modifié et s’il s’agit d’un utilisateur interne ou appartenant au domaine de votre forfait.
• Réduction de la charge de travail administrative : la solution libère les administrateurs système des tâches chronophages telles que le traitement manuel des demandes d’accès et l’allocation des coûts, en particulier pendant les grosses périodes d’actualisation.
• Meilleure évolutivité : l’automatisation rend le modèle d’abonnement utilisateur de Smartsheet mieux gérable et évolutif, s’adaptant ainsi au développement de votre organisation.
• Allocation précise des coûts : en intégrant vos outils ITSM aux webhooks et aux API Smartsheet, votre organisation peut recueillir automatiquement des données essentielles sur les services ou les centres de coûts, ce qui permet un suivi et une allocation plus précis des coûts relatifs aux postes (licences) Smartsheet.
• Efficacité en temps réel : recevez instantanément des notifications pour les modifications de type de poste, permettant une gestion plus rapide et réactive des accès des utilisateurs.
• Intégration fluide : les webhooks et les API de gestion des utilisateurs de Smartsheet respectent les normes du secteur, simplifiant leur intégration à vos flux de travail et systèmes informatiques existants, tels que ServiceNow, et garantissant ainsi un processus opérationnel cohérent et plus rapide.
• Sécurité renforcée : contrôlez efficacement l’accès en automatisant le processus d’octroi ou de révocation des autorisations d’utilisateur en fonction de critères définis et d’approbations internes.

Cette approche intégrée vous permet de gérer plus efficacement les types de postes Smartsheet. Le modèle d’abonnement utilisateur peut alors facilement évoluer pour un déploiement au niveau de l’entreprise.

Pour une présentation technique et détaillée de la configuration, consultez le guide du développeur Automate user seat type management (Automatiser la gestion des types de postes des utilisateurs).