Après avoir recueilli des informations avec un formulaire, vous avez un éventail d'options pour gérer les informations collectées et les présenter aux parties prenantes clés.
USM Content
Utilisez des formulaires pour transformer la collecte de données non structurées en informations structurées. Lorsque vous créez un formulaire dans Smartsheet, les réponses alimentent directement la feuille connectée. Vous pouvez organiser, modifier et configurer des automatisations sur la feuille pour organiser les données entrantes, déclencher des alertes ou des mises à jour, et rationaliser vos flux de travail en fonction des soumissions de formulaires.
de flux de travail automatisés
Les flux de travail automatisés peuvent remplacer les tâches manuelles et répétitives par des flux de travail flexibles et automatisés. Vous pouvez partir d'un modèle ou configurer un flux de travail personnalisé basé sur des déclencheurs ou des modifications de votre feuille. Utilisez l'automatisation pour envoyer des alertes à votre équipe, configurer des rappels concernant les délais à venir, demander des mises à jour ou des approbations, déplacer des lignes ou assigner une tâche.
En savoir plus sur comment configurer des flux de travail automatisés.
Exemple : Demandez des informations manquantes après une soumission de formulaire
Configurez votre formulaire de manière à collecter l'adresse e-mail de votre soumissionnaire, que ce soit via la validation par e-mail en tant que contact dans une colonne Contact ou en ajoutant une colonne système Créé par et en exigeant que les soumissionnaires se connectent pour compléter le formulaire.
Configurez une automatisation pour envoyer un e-mail à ce contact en cas de colonnes vides ou si vous avez besoin d'informations supplémentaires.
Dynamic View
Avec Dynamic View, vous pouvez partager les données qui comptent, sans exposer l'ensemble de la feuille. Permettez aux autres de voir et de modifier des détails spécifiques tout en gardant le reste de vos informations privées. Gérez des processus commerciaux critiques avec des fournisseurs, des équipes internes et externes mélangées, ou entre des organisations, sans qu'elles se connaissent.
En savoir plus sur comment commencer à utiliser Dynamic View.
Exemples d'utilisation :
- Simplifiez les flux de travail complexes. Personnalisez la vue de chaque personne pour ne montrer que ce qui est pertinent, tout en fournissant une visibilité sur les états d'exécution des processus.
- Gérez les fournisseurs tiers. Maintenez la sensibilité et la confidentialité des données des fournisseurs tout en travaillant avec des partenaires externes.
- Supportez la gestion des demandes. Utilisez des formulaires pour collecter, suivre et gérer les demandes avec des filtres intégrés et des champs obligatoires.
Utilisez la vue dynamique pour partager une vue simplifiée et filtrée de votre feuille d’accueil. Cela permettra aux utilisateurs de modifier leurs données soumises ou de fournir une visibilité sur leurs demandes.
Rapports
Créez un rapport de ligne en utilisant votre feuille d’envoi de formulaires comme source de données. Travaillez directement à partir du rapport, en considérant la feuille comme le dépôt de données. Utilisez le rapport pour afficher uniquement les colonnes souhaitées et facilement grouper, agréger et trier les soumissions de formulaires, en veillant à ce que les nouvelles lignes apparaissent automatiquement dans le bon ordre.
Tableaux de bord
Transformez les réponses aux formulaires en informations en temps réel avec des tableaux de bord. Intégrez votre formulaire, visualisez des données en direct et suivez des indicateurs clés. Créer un tableau de bord peut aider à identifier des tendances et à améliorer la visibilité entre les équipes.
En savoir plus sur comment configurer et partager des tableaux de bord.
Vous pouvez également créer des tableaux de bord avec différents liens vers le même formulaire, où chaque lien a des chaînes de requête qui contrôlent la logique conditionnelle dans le formulaire. De cette façon, vous pouvez créer des liens rapides pour différents types de demandes qui sont tous traités de manière centralisée.