Le mode Chronologie affiche le travail en fonction de la date sur une chronologie horizontale. Utilisez le mode Chronologie pour créer des feuilles de route de projet ou pour planifier, suivre et gérer les tâches, le travail et les portefeuilles.
USM Content
Modifier les détails d’un élément
Il existe deux manières d’ouvrir le panneau Détails de l’élément :
Sélectionnez le menu des options de l’élément
, puis sélectionnez Ouvrir les détails de l’élément.Double-cliquer sur l’élément.
Faites défiler toutes les colonnes visibles de la feuille et modifiez les champs au besoin. Vous pouvez également gérer les pièces jointes ou les commentaires.
Contrôles de l’échelle de temps
La chronologie ne s’affiche pas lorsqu’il y a plus de 5000 éléments dans une fenêtre de temps donnée. Pour réduire le nombre d’éléments dans votre chronologie, effectuez un zoom avant à l’aide de l’échelle de temps Jours.
Le fait de personnaliser l’échelle de temps vous permet de vous concentrer sur la période la plus pertinente pour votre projet. Vous pouvez modifier la chronologie pour un affichage par :
- jour
- semaine
- mois
- trimestre
- année
Utilisez la liste déroulante de l’échelle de temps dans la barre d’outils. Vous pouvez également effectuer un zoom avant ou arrière à l’aide des contrôles de la barre d’outils, ou passer à la date du jour en sélectionnant l’icône Aujourd’hui.
.
La chronologie reflète vos paramètres si vous configurez un début d’année fiscale ou un premier jour de semaine dans les paramètres de votre projet en mode Gantt.
Regrouper des éléments dans la chronologie
Le regroupement d’éléments en mode Calendrier permet d’organiser les tâches en couloirs horizontaux par catégories telles que les responsables, les équipes, le statut, la région, le service, etc. Le mode Calendrier prend en charge jusqu’à deux niveaux de regroupement, en fonction des éléments suivants :
- Liste déroulante (à sélection unique)
- Liste des contacts (à sélection unique)
- Colonne de symboles
- Case à cocher
- Date
- Texte/nombre
Lorsque vous appliquez un regroupement à un ou deux niveaux, seuls les 5000 premiers couloirs apparaissent.
Pour qu’une valeur de liste déroulante ou un contact s’affiche en tant que couloir lors du regroupement, vous devez ajouter cette valeur ou ce contact aux propriétés de la colonne.
Lorsque vous ouvrez une feuille pour la première fois en mode Calendrier, le regroupement apparaît par défaut. Pour l’ajuster ou la supprimer :
- Sélectionner Grouper par dans la barre d’outils ;
- Sélectionner la colonne depuis laquelle vous souhaitez effectuer le regroupement dans les menus déroulants ;
- Sélectionnez Supprimer si nécessaire.
Le regroupement est spécifique à l’utilisateur. Smartsheet se souvient du regroupement que vous avez appliqué à chaque utilisateur et pour chaque chronologie.
Lorsque vous appliquez un regroupement, vous pouvez activer ou désactiver l’option du menu Grouper par pour afficher ou masquer le couloir non classé. Ce paramètre est enregistré par utilisateur et par chronologie.
Couloir récapitulatif
Vous pouvez utiliser le couloir récapitulatif pour résumer les champs des lignes enfant de chaque couloir. Vous pouvez utiliser les couloirs récapitulatifs pour afficher un scénario ou un plan de projet, car ils indiquent la durée totale du projet.
Seuls les administrateurs peuvent activer ou désactiver les couloirs récapitulatifs dans le menu Grouper par . Une fois qu’un administrateur définit un récapitulatif, il reste inchangé pour les autres utilisateurs.
Pour ajouter un couloir récapitulatif, accédez à Grouper par dans la barre d’outils et activez Afficher les récapitulatifs de couloirs. Une fois cette option activée, un couloir apparaît dans l’échéancier, affichant les dates les plus proches et les plus récentes pour tous les enfants d’une phase.
Vous pouvez développer ou réduire des couloirs individuels de votre feuille pour créer un affichage personnalisé.
Hiérarchie des éléments
Une flèche déroulante située à côté de l’intitulé de l’élément indique si l’élément comporte des sous-éléments dans le même couloir de regroupement. En mode Calendrier, les éléments parents apparaissent au-dessus des éléments enfants.
Pour afficher les éléments enfant sous un parent, sélectionnez la flèche déroulante sur l’élément parent. Vous pouvez également utiliser Tout développer ou Tout réduire dans le menu des options de l’élément
pour révéler ou masquer toutes les relations hiérarchiques.
Pour ajouter une ligne enfant directement sur la chronologie :
- Passez la souris sur l’élément et ouvrez le menu d’options de l’élément
.
- Sélectionnez Ajouter un élément enfant.
Le mode Chronologie conserve les états développés/réduits par utilisateur, chronologie et feuille.
Filtrer vos données
Utilisez les filtres pour afficher ou masquer des informations dans votre feuille si nécessaire. En mode Chronologie, vous pouvez utiliser des filtres enregistrés, ajouter des filtres supplémentaires temporaires, en créer de nouveaux et modifier ceux existants. En savoir plus sur l’utilisation de filtres en mode Chronologie.
Créer un nouveau filtre
Pour créer un nouveau filtre :
- Sélectionnez Filtre dans la barre d’outils.
- Sélectionnez + Ajouter un filtre.
- Choisissez vos critères de filtre.
- Vous pouvez filtrer en fonction des colonnes ou des lignes.
- Vous pouvez utiliser différentes options pour les colonnes, telles que est parmi, n’est pas parmi, est vide et bien plus encore.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Nommez votre filtre.
- Choisissez de garder votre filtre privé ou de le partager avec d’autres collaborateurs de la feuille dans le menu déroulant.
- Modifiez ou ajoutez des critères de filtre, le cas échéant.
- Vous pouvez également choisir d’afficher les lignes parent, le cas échéant.
- Sélectionnez Enregistrer.
Pièces jointes en mode Chronologie
Joindre des fichiers à un élément
Pour joindre des fichiers à un élément spécifique :
- Passez le curseur sur l’élément, puis sélectionnez l’icône Pièces jointes ou accédez au panneau à partir du menu Options
.
- Sélectionnez + Ajouter dans le panneau des pièces jointes.
- Chargez un fichier ou joignez une URL si nécessaire.
Dans le panneau Pièces jointes, vous pouvez également afficher ou modifier d’autres pièces jointes à l’élément.
Afficher toutes les pièces jointes à la feuille
Pour afficher toutes les pièces jointes à la feuille :
- Sélectionnez l’icône Pièces jointes dans la barre d’outils
. - Utilisez le menu déroulant pour sélectionner Tous les éléments.
Modifier des pièces jointes
Vous pouvez apporter diverses modifications aux pièces jointes d’un élément spécifique ou dans la liste de toutes les pièces jointes de la feuille.
- Sélectionnez le menu des options des pièces jointes
.
- Modifiez la pièce jointe selon vos besoins.
- Ouvrir la pièce jointe.
- Télécharger le fichier.
- Modifier la description.
- Renommer la pièce jointe.
- Charger une nouvelle version.
- Afficher l’historique des versions de la pièce jointe.
- Supprimer la pièce jointe.
Afficher le journal d’activité
Sélectionnez l’icône Journal d’activité
dans la barre d’outils pour ouvrir le journal d’activité.
Partager votre chronologie
Le partage de votre chronologie permet aux collaborateurs d’être informés et à jour. Pour partager votre fichier en mode Chronologie :
- Sélectionnez Partager dans le coin supérieur droit de la feuille.
- Ajoutez des personnes ou des groupes selon vos besoins.
- Sélectionnez Modifier à côté de Vue par défaut.
- Dans la liste déroulante Filtre, ajoutez un filtre si nécessaire.
- Dans la liste déroulante Mode, sélectionnez Mode Chronologie.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Sélectionnez Partager ou Copier le lien.
Vous pouvez également envoyer aux utilisateurs un lien vers un élément spécifique. Survolez l’élément, puis, dans le menu des options de l’élément
, sélectionnez Copier le lien de l’élément pour partager un lien direct.
Utilisez les commentaires pour collaborer
Pour afficher ou ajouter des pièces jointes dans les commentaires, passez en mode Grille.
Dans le panneau Conversations, utilisez l’icône Filtre
pour afficher uniquement les commentaires non lus.
L’icône Conversations devient bleue lorsque vous avez des commentaires non lus.
Afficher et répondre aux commentaires associés à un élément spécifique
Les utilisateurs disposant d’autorisations Propriétaire, Administrateur, Éditeur ou Commentateur peuvent commenter et répondre aux commentaires.
Pour ouvrir le panneau Conversations relatif à un élément :
- Passez le curseur sur l’élément, puis sélectionnez l’icône Conversations
, ou accédez au panneau à partir du menu des options
. - Saisissez votre commentaire. Vous pouvez @mentionner d’autres collaborateurs pour les notifier.
- Sélectionnez
pour envoyer votre commentaire.
Vous pouvez répondre aux commentaires associés à l’élément ou répondre à un fil de commentaires spécifique en sélectionnant Répondre sous un commentaire existant.
Afficher les commentaires pour toute la feuille
Pour afficher tous les commentaires sur la feuille :
- Sélectionnez l’icône Commentaires dans la barre d’outils
.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Tous les éléments.
Modifier les commentaires
Ouvrez le menu des options de commentaires
. Ici, vous pouvez modifier un commentaire, supprimer un commentaire ou configurer des notifications pour le fil de discussion.
Collaborer avec d’autres personnes
Les modifications apportées par d’autres personnes sont mises à jour en temps réel.
En haut à droite, les avatars des autres collaborateurs qui consultent ou modifient la feuille sont présents. Passez le curseur sur la photo de leur compte pour voir leurs coordonnées.
Les collaborateurs qui consultent la feuille en mode Table, Tableau ou Chronologie peuvent voir tous les autres utilisateurs, quel que soit le mode utilisé. Ceux qui consultent la feuille en mode Grille, Carte, Agenda ou Gantt ne peuvent pas voir les collaborateurs la visualiser en mode Table, Tableau ou Chronologie.
Widgets de chronologie dans les tableaux de bord
Vous pouvez ajouter un widget de chronologie à votre tableau de bord pour afficher les tâches, les jalons et les phases du projet à partir de n’importe quelle feuille ou n’importe quel rapport.
La feuille ou le rapport doit comporter au moins une colonne de date. La colonne de date ne peut pas être remplie par une formule de colonne.
Grâce au widget, vous pouvez :
- Filtrer et regrouper les données : appliquez des filtres partagés existants et des paramètres de groupe à partir de vos feuilles pour personnaliser la présentation des données chronologiques.
- Ajuster les échelles de temps : passez d’une échelle de temps à l’autre (jours, semaines, mois, trimestres, années) pour obtenir une vue d’ensemble ou une vue détaillée des projets.
- Passer la souris pour plus de détails : obtenez des informations sur les tâches et les jalons individuels en les survolant pour afficher une fenêtre contextuelle détaillée avec des informations pertinentes.
- Naviguer dans les hiérarchies : développez et réduisez les hiérarchies dans l’échéancier pour afficher les sous-tâches et les composantes des projets.
En savoir plus sur la création d’un widget de chronologie dans les tableaux de bord .
