Créer des liens de colonne

Avant de commencer

Avant de commencer à configurer des liens de colonne, vous avez besoin des éléments suivants :

1. Au minimum, des autorisations Spectateur dans la feuille source et des autorisations Administrateur dans la feuille cible pour créer et modifier des liens de colonne.

2. Au moins une feuille source contenant ce qui suit : 

    Vous pouvez sélectionner jusqu’à 10 feuilles sources par configuration de lien de colonne.

• Une colonne avec des valeurs d’identifiant unique. Les colonnes d’identifiant unique sources peuvent être des types suivants :
  • Texte/nombre
  • Liste déroulante (à une seule ou plusieurs valeurs)
  • Liste des contacts (à une seule ou plusieurs valeurs)
  • Numérotation automatique

• Une ou plusieurs colonnes de données. Les colonnes de données peuvent être n’importe quel type de colonne dans la feuille source.

  Vous pouvez utiliser l’identifiant unique et la colonne de données plusieurs fois dans la feuille source.

3. Une feuille cible contenant ce qui suit :

• Une colonne servant de colonne d’identifiant unique. Ajoutez à cette colonne les mêmes valeurs d’identifiant unique que celles de la feuille source. Les colonnes d’identifiant unique cibles peuvent être des types suivants : 
  • Texte/nombre
  • Liste déroulante (à une seule ou plusieurs valeurs)

  • Liste des contacts (à une seule ou plusieurs valeurs)

    Évitez d’utiliser un type de colonne système, tel que la numérotation automatique, comme colonne d’identifiant unique dans les feuilles cibles.

• Une ou plusieurs colonnes de données vides pour mettre en correspondance des données. Les colonnes de données peuvent être n’importe quel type de colonne, à l’exception des colonnes système. Vous pouvez vous appuyer sur le tableau ci-dessous pour identifier les colonnes à utiliser dans les feuilles source et cible : 

  Les colonnes de données des feuilles source et cible ne doivent pas nécessairement correspondre entre elles, sauf pour les colonnes Date, Case à cocher et Symboles. 

 * Le type de colonne doit être identique dans les deux feuilles.

** La colonne de la feuille cible doit être une colonne de type date.

 *** Utilisez les colonnes système dans la feuille source, mais pas dans la feuille cible. Vous pouvez choisir n’importe quelle autre colonne pour la mise en correspondance avec la colonne cible. 

Utilisez plusieurs fois les colonnes d’identifiant unique dans les feuilles cibles. Toutefois, ne les utilisez pas comme colonnes de données dans une autre configuration de lien de colonnes. 

Évitez d’utiliser les colonnes de données de la feuille cible plus d’une fois.

Créer un lien de colonne

Une fois que vous avez préparé vos feuilles source et cible, vous pouvez créer la configuration de lien de colonne dans le mode Table.

1. Depuis la barre d’outils de la feuille cible, accédez au mode Table et sélectionnez Plus d’outils > Lier des données de colonnes.

• Sélectionnez à nouveau Lier des données de colonnes s’il s’agit de votre premier lien de colonne dans la feuille. Si vous avez déjà des liens de colonne dans la feuille, sélectionnez +Ajouter.

2. Définissez la feuille source en procédant comme suit :

• Collez l’URL de la feuille source.
• Utilisez le sélecteur de feuille pour effectuer une recherche par nom de feuille.

Si vous choisissez la mauvaise feuille source, vous pouvez la supprimer en appuyant sur le nom de la feuille et en ajoutant la bonne feuille.

3. Définissez la colonne d’identifiant unique pour la feuille source et la feuille cible.
4. Choisissez les colonnes de données pour les feuilles source et cible. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs colonnes de données selon vos besoins. Pour ajouter d’autres colonnes, sélectionnez +Lier une nouvelle colonne.

• Vous pouvez définir des valeurs personnalisées pour les colonnes au cas où aucune correspondance ne peut être trouvée. Pour ce faire, sélectionnez l’icône  Plus à côté du champ de la colonne cible. Cette action ouvre le champ Valeur personnalisée lorsqu’aucune correspondance n’est trouvée, dans lequel vous pouvez ajouter une valeur personnalisée. Ces valeurs sont propres à chaque colonne et vous ne pouvez pas ajouter de valeur générale pour l’ensemble de la configuration.

  Utilisez uniquement des valeurs statiques. Par exemple, n’utilisez pas de formule pour générer une valeur personnalisée. 

  Si vous n’avez pas défini de valeur personnalisée et qu’aucune correspondance n’est trouvée, la valeur par défaut est #NO_MATCH. 

3. Sélectionnez Lien. 

   La mise en correspondance des colonnes écrase toutes les données préexistantes trouvées dans ces colonnes après avoir sélectionné Lien. 

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Une fois la configuration terminée, vous pouvez voir ce qui suit :

• Les liens de colonne ajoutés au panneau des liens de données.
• Les données mises en correspondance dans les colonnes spécifiées.
• Les colonnes liées sont automatiquement verrouillées dans la feuille cible afin d’empêcher d’autres utilisateurs de modifier ou de supprimer des données. Vous pouvez néanmoins toujours modifier les données dans la feuille source. 

• Une icône présente dans l’en-tête des colonnes indique que celles-ci sont incluses dans une configuration de lien de colonne. Ces icônes précisent également si les données de la feuille sont entrantes ou sortantes. 

  Les en-têtes de colonne des feuilles source et cible comportent des icônes indiquant une configuration de lien de données. 

Suivez ces étapes pour établir rapidement des liens de colonne et tirer parti de références fluides entre les données de vos feuilles.