Le centre d’administration de Smartsheet vous permet d’ajouter des utilisateurs individuellement ou en masse.
USM Content
La page Gestion des utilisateurs du centre d’administration vous permet d’ajouter, de modifier et de gérer les utilisateurs dans votre forfait Smartsheet.
Pour accéder à la page Gestion des utilisateurs :
- Connectez-vous au centre d’administration.
- Sélectionnez l’icône Menu
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en haut à gauche. Accédez à Utilisateurs et groupes > Rôles des utilisateurs et rapports.
La page Gestion des utilisateurs s’affiche.
Vous pouvez également accéder à la page Gestion des utilisateurs depuis l’application Smartsheet en sélectionnant l’icône de votre compte, puis Gestion des utilisateurs.
Ajouter des utilisateurs individuellement
- Sélectionnez Ajouter un utilisateur en haut à gauche de la page Gestion des utilisateurs.
- Renseignez les détails de l’utilisateur dans le panneau Ajouter un utilisateur à droite.
Sélectionnez Inviter pour envoyer une invitation à cet utilisateur. L’utilisateur doit accepter l’invitation pour devenir un membre actif de votre forfait.
Pour trouver des utilisateurs ayant un statut donné, sélectionnez l’option Afficher tous les utilisateurs en haut à droite, puis faites votre sélection.
Ajouter des utilisateurs en masse
Pour ajouter plusieurs utilisateurs à la fois, vous devez créer un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) contenant les noms et les adresses e-mail que vous souhaitez utiliser. Chaque fichier CSV que vous chargez est limité à 1 000 lignes. Par conséquent, vous ne pouvez ajouter que 1 000 nouveaux utilisateurs par fichier CSV.
Une fois fait, vous pouvez importer la liste via la page Gestion des utilisateurs.
Si votre fichier CSV comprend les adresses e-mail de toute personne ayant déjà été ajoutée à votre forfait, elle n’est pas ajoutée à nouveau.
- Sélectionnez Plus d’actions > Importer des utilisateurs….
- Suivez les étapes contenues dans la fenêtre contextuelle Importer des utilisateurs pour créer un fichier CSV contenant les noms, les adresses e-mail et les rôles que vous souhaitez ajouter :
- Télécharger le modèle de fichier
- Saisir les informations des utilisateurs et leur affecter des rôles
Charger le fichier CSV
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Sélectionnez Importer.
Un e-mail de confirmation est immédiatement envoyé à toutes les adresses e-mail répertoriées dans le fichier CSV. Les destinataires doivent sélectionner Accepter dans l’e-mail.
Voici un exemple de formatage de votre fichier CSV :
| Prénom | Nom | |
|---|---|---|
| Sandrine | Simon | sandrine.simon@smartsheet.com |
| Yann | Durand | yann.durand@smartsheet.com |
| David | Girard | david.girard@smartsheet.com |
Rappel
- Toute feuille créée par l’utilisateur ou partagée avec lui demeure disponible même une fois qu’il a accepté l’invitation à rejoindre votre compte.
- Tous les nouveaux utilisateurs non-administrateurs système que vous ajoutez sont créés en tant que spectateurs, avec la possibilité d’effectuer une action pour devenir membres provisoires.
- L’ajout d’utilisateurs au forfait vous permet, à vous et à toute autre personne répertoriée sur la page Gestion des utilisateurs, d’attribuer des lignes de tâches à l’utilisateur à partir d’une colonne Liste des contacts.
- Bien qu’il soit conseillé d’attribuer plusieurs administrateurs système à votre compte au cas où l’administrateur système principal ne serait pas disponible, un seul administrateur système peut occuper le rôle d’administrateur système principal pour un seul forfait à la fois. En savoir plus sur les types de postes.
- Par défaut, tous les utilisateurs de l’équipe sont répertoriés sur la page Gestion des utilisateurs. Vous pouvez filtrer la liste par type d’utilisateur à l’aide de la liste déroulante en haut. Vous pouvez également saisir du texte pour rechercher des utilisateurs à l’aide de leur nom ou de leur adresse e-mail.
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La page Gestion des utilisateurs du centre d’administration vous permet d’ajouter, de modifier et de gérer les utilisateurs dans votre forfait Smartsheet.
Pour accéder à la page Gestion des utilisateurs :
- Connectez-vous au centre d’administration.
- Sélectionnez l’icône Menu
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en haut à gauche.
Accédez à Utilisateurs et groupes > Rôles des utilisateurs et rapports.
La page Gestion des utilisateurs s’affiche.
Vous pouvez également accéder à la page Gestion des utilisateurs depuis l’application Smartsheet en sélectionnant l’icône de votre compte, puis Gestion des utilisateurs.
Ajouter des utilisateurs individuellement
- Sélectionnez Ajouter un utilisateur en haut à gauche de la page Gestion des utilisateurs.
- Renseignez les détails de l’utilisateur dans le panneau Ajouter un utilisateur à droite.
Sélectionnez Inviter pour envoyer une invitation à cet utilisateur. L’utilisateur doit accepter l’invitation pour devenir un membre actif de votre forfait.
Pour trouver des utilisateurs ayant un statut donné, sélectionnez l’option Afficher tous les utilisateurs en haut à droite, puis faites votre sélection.
Ajouter des utilisateurs en masse
Pour ajouter plusieurs utilisateurs à la fois, vous devez créer un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) contenant les noms et les adresses e-mail que vous souhaitez utiliser. Chaque fichier CSV que vous chargez est limité à 1 000 lignes. Par conséquent, vous ne pouvez ajouter que 1 000 nouveaux utilisateurs par fichier CSV.
Une fois fait, vous pouvez importer la liste via la page Gestion des utilisateurs.
Si votre fichier CSV comprend les adresses e-mail de toute personne ayant déjà été ajoutée à votre forfait, elle n’est pas ajoutée à nouveau.
- Sélectionnez Plus d’actions > Importer des utilisateurs….
- Suivez les étapes contenues dans la fenêtre contextuelle Importer des utilisateurs pour créer un fichier CSV contenant les noms, les adresses e-mail et les rôles que vous souhaitez ajouter :
- Télécharger le modèle de fichier
- Saisir les informations des utilisateurs et leur affecter des rôles
Charger le fichier CSV
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Sélectionnez Importer.
Un e-mail de confirmation est immédiatement envoyé à toutes les adresses e-mail répertoriées dans le fichier CSV. Les destinataires doivent sélectionner Accepter dans l’e-mail.
Voici un exemple de formatage de votre fichier CSV :
| Prénom | Nom | |
|---|---|---|
| Sandrine | Simon | sandrine.simon@smartsheet.com |
| Yann | Durand | yann.durand@smartsheet.com |
| David | Girard | david.girard@smartsheet.com |
Erreurs lors de l’ajout d’utilisateurs
Un utilisateur peut être associé à plusieurs forfaits, mais doit utiliser un e-mail unique pour chaque forfait. Si vous invitez un utilisateur à rejoindre votre forfait à l’aide d’une adresse e-mail déjà utilisée pour un autre forfait, vous recevrez ce message d’erreur : « Cette personne appartient à un autre compte ».
Pour y remédier, l’utilisateur peut par exemple fournir une autre adresse e-mail avec laquelle vous pourrez le réinviter. L’utilisateur peut également demander à l’administrateur système de son autre forfait de le supprimer de celui-ci. Découvrez comment libérer une adresse e-mail.
Notez que Smartsheet ne considère pas les listes de distribution comme des adresses e-mail valables pour de nouveaux comptes ou comme des adresses de destination pour les communications automatiques dans un flux de travail.
Gardez à l’esprit
- Toute feuille créée par l’utilisateur ou partagée avec lui demeure disponible même une fois qu’il a accepté l’invitation à rejoindre votre compte.
- L’ajout d’utilisateurs au forfait vous permet, à vous et à toute autre personne répertoriée sur la page Gestion des utilisateurs, d’attribuer des lignes de tâches à l’utilisateur à partir d’une colonne Liste des contacts.
- Par défaut, tous les utilisateurs de l’équipe apparaissent à l’écran. Vous pouvez filtrer la liste par type d’utilisateur à l’aide de la liste déroulante en haut. Vous pouvez également saisir du texte pour rechercher des utilisateurs à l’aide de leur nom ou de leur adresse e-mail.