Le centre d’administration de Smartsheet vous permet d’ajouter des utilisateurs individuellement ou en masse.
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Vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre forfait Smartsheet à partir de la page Types de postes et actualisation dans le centre d’administration. Tous les utilisateurs s’affichent par défaut sur la page. Utilisez la liste déroulante Type de poste en haut pour filtrer la liste, ou saisissez du texte dans le champ de recherche pour trouver des utilisateurs à l’aide de leur nom ou de leur adresse e-mail. En savoir plus sur les types de postes.
- Connectez-vous au centre d’administration.
Sélectionnez l’icône Menu
en haut à gauche et accédez à Utilisateurs et groupes > Types de postes et actualisation.La page Types de postes et actualisation s’affiche.
Ajouter des utilisateurs individuellement
Sur la page Types de postes et actualisation, sélectionnez Ajouter un utilisateur.
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Dans le panneau Ajouter un utilisateur :
- Saisir le nom et l’adresse e-mail de l’utilisateur
- Sélectionnez le type de poste que vous souhaitez lui attribuer.
- Sélectionnez les rôles pertinents.
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- Sélectionnez Ajouter un utilisateur.
L’utilisateur reçoit une invitation par e-mail. Une fois celle-ci acceptée, il apparaît dans le forfait. Toutes les feuilles créées par l’utilisateur ou partagées avec lui restent disponibles une fois qu’il a rejoint votre forfait.
Ajouter des utilisateurs en masse
Pour ajouter plusieurs utilisateurs à la fois, vous devez créer un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) contenant les noms et les adresses e-mail que vous souhaitez utiliser. Chaque fichier CSV que vous chargez est limité à 200 lignes. Par conséquent, vous ne pouvez ajouter que 200 nouveaux utilisateurs par fichier CSV.
Si votre fichier CSV contient les adresses e-mail d’utilisateurs déjà associés à votre forfait, le système ne les ajoutera pas à nouveau.
Sur la page Types de postes et actualisation, sélectionnez Autres actions > Importer des utilisateurs.
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- Suivez les étapes de la boîte de dialogue Importer des utilisateurs pour créer un fichier CSV contenant les noms, les adresses e-mail, les types de postes et les rôles que vous souhaitez ajouter :
- Téléchargez le fichier modèle.
- Saisissez les informations des utilisateurs et attribuez des types de postes (Contributeur ou Membre uniquement) et des rôles.
Chargez le fichier CSV.
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Après un court instant, un message en haut de la page confirme que vous avez ajouté les utilisateurs.
Si le fichier CSV contient un type de poste autre que Contributeur ou Membre, une erreur vous indique d’utiliser uniquement les valeurs attendues. Si vous devez attribuer un type de poste différent lors de l’importation, ajoutez d’abord l’utilisateur en tant que Contributeur ou Membre, puis modifiez son type de poste à partir de la page Types de postes et actualisation.
Résoudre les erreurs lors de l’ajout d’utilisateurs
Si vous recevez une erreur VALIDATION_ERROR lors de l’ajout d’un utilisateur à votre forfait, utilisez le tableau ci-dessous pour en identifier la cause et la résoudre.
Smartsheet ne considère pas les listes de distribution comme des adresses e-mail valables pour de nouveaux comptes ou comme des adresses de destination pour les communications automatiques dans un flux de travail.
| Cause de l’erreur | Ce que cela signifie | Comment la résoudre |
|---|---|---|
Espaces supplémentaires dans les champs de nom | Le champ du prénom ou du nom contient des espaces au début ou à la fin. | Supprimez les espaces superflues dans les champs de nom et réessayez. |
L’utilisateur dispose d’un forfait d’essai actif | L’adresse e-mail est associée à un forfait d’essai actif de Smartsheet. | Demandez à l’utilisateur de mettre fin à son forfait d’essai ou d’utiliser une autre adresse e-mail. |
L’utilisateur est déjà un membre actif | L’adresse e-mail est déjà active sur votre forfait. | Aucune action n’est requise. L’utilisateur a déjà accès. |
L’utilisateur a le statut Désactivé | L’utilisateur a précédemment été désactivé dans votre forfait. | Réactivez l’utilisateur à partir de la page Types de postes et actualisation. Selon la durée pendant laquelle l’utilisateur a été désactivé, vous devrez peut-être le supprimer et le rajouter au forfait. |
L’utilisateur a le statut En attente | Une invitation a déjà été envoyée à cette adresse e-mail et n’a pas encore été acceptée. | Demandez à l’utilisateur de vérifier sa messagerie et d’accepter l’invitation existante, ou renvoyez l’invitation à partir de la page Types de postes et actualisation. |
L’utilisateur appartient à un autre forfait | L’adresse e-mail est déjà associée à un autre forfait Smartsheet. | Demandez à l’utilisateur de fournir une adresse e-mail différente, ou demandez à l’administrateur système de l’autre forfait de supprimer l’utilisateur. Découvrez comment libérer une adresse e-mail. |
L’adresse e-mail contient le signe « + » | Smartsheet ne prend pas en charge les adresses e-mail contenant le caractère « + ». | Demandez à l’utilisateur de fournir une adresse e-mail qui ne contient pas le caractère « + ». |
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La page Gestion des utilisateurs du centre d’administration vous permet d’ajouter, de modifier et de gérer les utilisateurs dans votre forfait Smartsheet. Par défaut, tous les utilisateurs de l’équipe apparaissent à l’écran. Vous pouvez filtrer la liste par type d’utilisateur à l’aide de la liste déroulante en haut. Vous pouvez également saisir du texte pour rechercher des utilisateurs à l’aide de leur nom ou de leur adresse e-mail.
- Connectez-vous au centre d’administration.
- Sélectionnez l’icône Menu
en haut à gauche.
Accédez à Utilisateurs et groupes > Rôles des utilisateurs et rapports.
La page Gestion des utilisateurs s’affiche.
Vous pouvez également accéder à la page Gestion des utilisateurs depuis l’application Smartsheet en sélectionnant l’icône de votre compte, puis Gestion des utilisateurs.
Ajouter des utilisateurs individuellement
- Sélectionnez Ajouter un utilisateur en haut à gauche de la page Gestion des utilisateurs.
- Renseignez les détails de l’utilisateur dans le panneau Ajouter un utilisateur à gauche.
Sélectionnez Inviter pour envoyer une invitation à cet utilisateur. L’utilisateur doit accepter l’invitation pour devenir un membre actif de votre forfait.
Pour trouver des utilisateurs ayant un statut donné, sélectionnez l’option Afficher tous les utilisateurs en haut à droite, puis faites votre sélection.
L’utilisateur reçoit une invitation par e-mail. Une fois celle-ci acceptée, il apparaît dans le forfait. Toutes les feuilles créées par l’utilisateur ou partagées avec lui restent disponibles une fois qu’il a rejoint votre forfait.
Ajouter des utilisateurs en masse
Pour ajouter plusieurs utilisateurs à la fois, vous devez créer un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) contenant les noms et les adresses e-mail que vous souhaitez utiliser. Chaque fichier CSV que vous chargez est limité à 1 000 lignes. Par conséquent, vous ne pouvez ajouter que 1 000 nouveaux utilisateurs par fichier CSV.
Une fois fait, vous pouvez importer la liste via la page Gestion des utilisateurs.
Si votre fichier CSV comprend les adresses e-mail de toute personne ayant déjà été ajoutée à votre forfait, elle n’est pas ajoutée à nouveau.
- Sélectionnez Plus d’actions > Importer des utilisateurs….
- Suivez les étapes contenues dans la fenêtre contextuelle Importer des utilisateurs pour créer un fichier CSV contenant les noms, les adresses e-mail et les rôles que vous souhaitez ajouter :
- Télécharger le modèle de fichier
- Saisir les informations des utilisateurs et leur affecter des rôles
Charger le fichier CSV
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Sélectionnez Importer.
Un e-mail de confirmation est immédiatement envoyé à toutes les adresses e-mail répertoriées dans le fichier CSV. Les destinataires doivent sélectionner Accepter dans l’e-mail.
Voici un exemple de formatage de votre fichier CSV :
| Prénom | Nom | |
|---|---|---|
| Sandrine | Simon | sandrine.simon@smartsheet.com |
| Yann | Durand | yann.durand@smartsheet.com |
| David | Girard | david.girard@smartsheet.com |
Résoudre les erreurs lors de l’ajout d’utilisateurs
Si vous recevez une erreur VALIDATION_ERROR lors de l’ajout d’un utilisateur à votre forfait, utilisez le tableau ci-dessous pour en identifier la cause et la résoudre.
Smartsheet ne considère pas les listes de distribution comme des adresses e-mail valables pour de nouveaux comptes ou comme des adresses de destination pour les communications automatiques dans un flux de travail.
Cause de l’erreur | Ce que cela signifie | Comment la résoudre |
|---|---|---|
Espaces supplémentaires dans les champs de nom | Le champ du prénom ou du nom contient des espaces au début ou à la fin. | Supprimez les espaces superflues dans les champs de nom et réessayez. |
L’utilisateur dispose d’un forfait d’essai actif | L’adresse e-mail est associée à un forfait d’essai actif de Smartsheet. | Demandez à l’utilisateur de mettre fin à son forfait d’essai ou d’utiliser une autre adresse e-mail. |
L’utilisateur est déjà un membre actif | L’adresse e-mail est déjà active sur votre forfait. | Aucune action n’est requise. L’utilisateur a déjà accès. |
L’utilisateur a le statut Désactivé | L’utilisateur a précédemment été désactivé dans votre forfait. | Réactivez l’utilisateur à partir de la page Gestion des utilisateurs. Selon la durée pendant laquelle l’utilisateur a été désactivé, vous devrez peut-être le supprimer et le rajouter au forfait. |
L’utilisateur a le statut En attente | Une invitation a déjà été envoyée à cette adresse e-mail et n’a pas encore été acceptée. | Demandez à l’utilisateur de vérifier sa messagerie et d’accepter l’invitation existante, ou renvoyez l’invitation à partir de la page Gestion des utilisateurs. |
L’utilisateur appartient à un autre forfait | L’adresse e-mail est déjà associée à un autre forfait Smartsheet. | Demandez à l’utilisateur de fournir une adresse e-mail différente, ou demandez à l’administrateur système de l’autre forfait de supprimer l’utilisateur. Découvrez comment libérer une adresse e-mail. |
L’adresse e-mail contient le signe « + » | Smartsheet ne prend pas en charge les adresses e-mail contenant le caractère « + ». | Demandez à l’utilisateur de fournir une adresse e-mail qui ne contient pas le caractère « + ». |