L’accès à la provisoire donne aux utilisateurs un accès temporaire au Smartsheet. Découvrez comment il fonctionne, quand il est déclenché et quelles actions vous devrez peut-être effectuer.
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Dans le modèle d’abonnement utilisateur, les utilisateurs peuvent être ajoutés à votre forfait de manière provisoire, ce qui signifie qu’ils ont un accès complet au Smartsheet, mais ne sont pas encore membres payants. Cela permet à la collaboration de commencer immédiatement, tout en vous donnant le temps de vérifier l’utilisation et de prendre des décisions pendant la période de régularisation.
Il est essentiel de comprendre ce qui déclenche l’accès aux provisoires et quelles sont les bonnes pratiques de partage pour gérer les coûts et éviter les frais d’actualisation inattendus.
Qu’est-ce que l’accès aux provisoires ?
Un membre provisoire est une personne avec laquelle un élément de Smartsheet a été partagé et dont le niveau d’autorisation accorde toutes les fonctionnalités sans être encore un membre payant. Ces utilisateurs peuvent travailler en Smartsheet comme un membre, pendant au moins 30 jours.
Vous passez en revue l’utilisation des membres provisoires pendant la régularisation. Si vous ne faites rien, ils deviennent automatiquement membres payants à la fin de cette période.
Qu’est-ce qui déclenche le statut de la provisoire ?
Les types d’utilisateurs ne sont pas attribués manuellement. Ils dépendent de la façon dont les éléments du Smartsheet sont partagés entre les utilisateurs. Les scénarios suivants déclenchent l’accès à la provisoire :
Type d’utilisateur | Déclencheur |
|---|---|
Utilisateurs internes : | Partage d’un élément principal avec des autorisations de niveau Commentateur ou supérieur |
Utilisateurs externes : | Partagé avec un élément principal avec des autorisations Administratrices |
Utilisateur externe du forfait Forfait Pro | Partage d’un élément principal avec des autorisations de niveau Commentateur ou supérieur (invités non pris en charge par les forfaits de Forfait Pro) |
Si un utilisateur précédemment rétrogradé (par exemple, un Spectateur ou un Invité) est ensuite à nouveau partagé avec un niveau d’autorisation plus élevé, il retrouve le statut de membre provisoire.
Actions courantes et si elles déclenchent l’adhésion à la provisoire
Les utilisateurs qui partagent un élément principal avec d’autres utilisateurs avec un niveau d’autorisation spécifique déclenchent l’utilisation de la provisoire.
Les actions utilisateur suivantes ne nécessitent pas d’autorisations au niveau des membres, de sorte qu’elles ne déclenchent pas l’utilisation de la provisoire :
- Envoyer un formulaire
- Répondre à une demande d’actualisation, d’approbation ou de commentaires
- Élément principal : feuille, rapport, tableau de bord ou espace de travail
- Afficher un Dynamic View
Utilisez ce tableau pour évaluer rapidement si une action typique de l’utilisateur peut entraîner le statut de la provisoire :
Action | Statut provisoire |
|---|---|
Partager une feuille, un rapport, un tableau de bord ou un espace de travail avec des autorisations en lecture seule | Non |
Ajouter un Spectateur à un rapport | Non |
Ajouter quelqu’un en tant qu’Éditeur de feuille | Oui |
Partager un espace de travail avec des autorisations de Commentateur | Oui * |
Ajouter un utilisateur à un groupe disposant d’autorisations Éditrices | Oui |
Attribuer l’accès Administrateur à un sous-traitant de l’externe | Oui |
Partager la Dynamic View | Non |
Ajouter des autorisations dans les WorkApps | Non |
Créer une vérification | Oui |
Répondre à une demande de corrections | Non |
Connectez-vous au Smartsheet pour la première fois sur un forfait Provisionnement automatique des utilisateurs | Oui |
Connectez-vous au Smartsheet pour la première fois sur un forfait SSO | Oui |
utilisation interne uniquement
Comment les utilisateurs obtiennent le statut du membre provisoire sans avoir accès à un élément partagé
Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur à votre forfait, il obtient le statut du membre provisoire, sauf si vous l’attribuez explicitement en tant qu’administrateur système.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs :
- Manuellement sur la page de Gestion des utilisateurs ;
- Ajouter automatiquement des utilisateurs grâce au provisionnement automatique des utilisateurs (UAP)
- Automatiquement grâce à l’intégration d’annuaires
Certains utilisateurs peuvent apparaître comme des membres provisoires même s’ils n’ont actuellement accès à aucun élément.
Cela peut se produire si :
- Vous les avez partagés sur un élément, mais vous avez supprimé leurs autorisations
- Vous les avez ajoutées via le provisionnement automatique des utilisateurs ou l’intégration d’annuaire, mais ne les avez pas encore partagées
Combien de temps dure l’accès à la provisoire ?
Une fois qu’un utilisateur est provisoirement ajouté à votre forfait :
- Ils restent au membre provisoire pendant au moins 30 jours
- Vous évaluez leur utilisation lors de votre prochaine période de régularisation après leurs 30 premiers jours
- Si vous ne faites rien, ils deviennent automatiquement membres payants
La période de régularisation a lieu :
- Forfaits trimestriels pour les forfaits annuels
- Forfaits mensuels
Découvrez comment fonctionnentla régularisation et l’actualisation.
Bonnes pratiques pour éviter les utilisateurs inutiles de la provisoire
Pour gérer efficacement l’accès et préparer votre actualisation :
- Formez vos utilisateurs au partage avec les autorisations minimales nécessaires
- Passez en revue les membres du groupe pour vous assurer que seuls les utilisateurs prévus y ont accès
- Utiliser des filtres dans le Centre d'administration pour suivre les membres provisoires nouveaux ou inactifs
- Planifier des audits réguliers des types d’utilisateurs et des autorisations
Vous pouvez créer un écran d’accueil personnalisé pour votre forfait Entreprise afin de guider les utilisateurs internes tout au long de votre processus d’approbation des accès avant qu’ils ne commencent à utiliser le Smartsheet. Cela affiche un message ou une page de politique lors de sa première connexion et peut inclure un lien pour demander l’accès. Découvrez comment configurer un écran d’accueil personnalisé.
Et si je rétrograde un utilisateur ?
Si vous remplacez un membre provisoire ou un Membre par un Spectateur ou un Invité, il perd immédiatement l’accès de niveau supérieur aux éléments principaux.
Toutefois, si quelqu’un les partage ultérieurement avec un élément disposant d’un niveau d’autorisation supérieur, ils sont ajoutés à nouveau en tant que membre provisoire et vous les voyez à nouveau lors de votre prochaine période de régularisation.
Pourquoi c’est important
Les utilisateurs rétrogradés peuvent regagner involontairement le statut de provisoire s’ils sont :
- Partagé avec un nouvel élément principal avec un accès Commentateur+ (interne) ou Administrateur (externe)
- Partie d’un groupe avec laquelle un élément est partagé à ces niveaux d’autorisation
Pour éviter que cela se produise
- Vérifiez les appartenances au groupe pour vous assurer que vous n’avez inclus que les utilisateurs prévus
- Communiquer les directives de partage interne à vos utilisateurs
- Limiter le partage à autorisation élevée, en particulier aux grands groupes
- Rétrograder les utilisateurs qui n’utilisent pas les autorisations de niveau supérieur, afin que la rétrogradation n’ait pas d’impact sur la productivité
- Sur les forfaits Entreprise, créez un écran d’accueil personnalisé pour acheminer les demandes d’accès internes par le biais de votre processus préféré