Découvrez comment fonctionne le processus de régularisation et les actions que vous devez effectuer lorsqu’il est temps d’aligner votre nombre d’utilisateurs.
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Dans le modèle d’abonnement utilisateur, le Smartsheet donne aux utilisateurs un accès à la provisoire lorsqu’ils disposent d’un élément principal partagé. Vous n’avez pas besoin de payer pour cet accès immédiatement, mais vous devez décider plus tard, lors d’une période de régularisation, de conserver l’utilisateur en tant que membre payant, de modifier son niveau d’accès ou de le supprimer.
Ce processus est appelé actualisation et vous aide à aligner votre nombre d’utilisateurs sur l’utilisation réelle.
Qu’est-ce que le rapprochement du bilan ?
Une période de régularisation est une fenêtre de temps planifiée, soit trimestrielle (pour les forfaits annuels), soit mensuelle (pour les forfaits mensuels), lorsque vous passez en revue les utilisateurs ayant accès à la provisoire et décidez s’ils doivent devenir des membres payants.
Si vous ne faites rien, le Smartsheet fait automatiquement la promotion de tous les membres provisoires éligibles auprès des Membres payants et facture votre compte au prorata pour le reste de la durée de votre forfait.
Qu’est-ce que l’actualisation ?
L’actualisation fait référence au processus de révision et d’ajustement de votre liste d’utilisateurs pendant la régularisation.
Vous pouvez :
- Ne rien faire pour permettre aux membres provisoires de devenir automatiquement des membres payants
- Les rétrograder en Spectateur ou Invité (le cas échéant)
- Supprimer complètement leur accès
Gardez à l’esprit que la période d’actualisation vous donne de la flexibilité et du contrôle, mais qu’elle est urgente.
À quoi ressemble une période de régularisation ?
Voici un échéancier typique :
1. Vous recevrez une notification.
Tous les Administrateurs système du forfait reçoivent un e-mail lorsque la régularisation commence. L’e-mail comprend :
- Nombre de nouveaux membres provisoires
- Plage de dates de leur accès
- Échéance de l’action
- Coût estimé si vous n’apportez aucune modification
2. Vous passez en revue votre liste d’utilisateurs
Dans le Centre d’administration, accédez à la page Types d’utilisateurs et actualisation et sélectionnez l’onglet Actualisation.
Vous pouvez y consulter les membres provisoires, leur activité, les autorisations et les coûts estimés.
3. Vous prenez des mesures (ou non)
Choisir :
- Conserver un membre provisoire en l’état (ils deviennent membres payants)
- Passer un membre provisoire à un forfait Spectateur ou Invité
- Supprimer un membre provisoire du forfait
Si vous n’apportez pas de modifications, vous serez automatiquement facturé pour les membres supplémentaires à la fin de la période.
La liste des utilisateurs est figée pendant la période de régularisation. Aucun nouvel utilisateur de la provisoire n’est ajouté à la page Types d’utilisateurs et actualisation avant le cycle suivant.
Pour obtenir des instructions détaillées, consultez l’article Gérer les utilisateurs dans le modèle d’abonnement utilisateur.
Quand la régularisation a-t-elle lieu ?
Type de forfait | fréquence de régularisation | Période de notification |
|---|---|---|
Forfaits annuels | Trimestriel | Environ 30 à 35 jours avant les frais de renouvellement |
Forfaits mensuels | Mensuel | Environ 7 jours avant la charge |
Chaque période de régularisation couvre l’utilisation des provisoires de la période d’utilisation précédente. Une nouvelle période d’utilisation commence dès le début d’une période de régularisation.
Que se passe-t-il si je n’agis pas ?
Si vous ne faites rien :
- Les membres provisoires deviennent automatiquement des membres payants
- Votre compte est facturé (ou facturé) au prorata du coût de chaque nouveau membre pour le reste de la durée du forfait
- L’accès de l’utilisateur se poursuit sans interruption
Si votre forfait paie par facture, la période de régularisation prend fin à la date de génération de la facture.