Control Center : présentation des mises à jour globales améliorées

Avant de commencer

Pour pouvoir bénéficier des actualisations globales améliorées, vérifiez que vos plans d’action répondent aux critères suivants :

• Plan d’action créé après le 4 décembre 2024
• Le plan d’action est à un seul niveau
• Le stockage du plan d'action est configuré pour stocker les nouveaux projets dans leurs propres nouveaux espaces de travail (et non dans les espaces de travail existants partagés par plusieurs projets)
• Le plan d’action n’a pas de modèles facultatifs
• Le dossier source du plan d'action n’est utilisé par aucun autre plan d'action
• Tous les projets actifs sont déjà sauvegardés dans des espaces de travail uniques
• Aucun projet n’a le statut Échec de la création ou Suppression partielle
• Tous les projets actifs doivent rester cohérents avec la dernière structure de modèle

Utilisez les mises à jour globales améliorées pour les programmes où vous ne souhaitez pas que les projets s’écartent du modèle. Si vous souhaitez conserver la personnalisation des colonnes fournies par le modèle au niveau du projet (comme les modifications apportées aux options de liste déroulante ou aux formules de colonne), évitez à ce stade d’activer les actualisations globales améliorées pour ce plan d’action.

Activer les actualisations globales améliorées

Suivez ces étapes pour activer les actualisations globales améliorées :

• accédez à votre plan d’action dans Control Center, sélectionnez le programme, puis Gérer le programme.
• Sélectionnez Activer les actualisations globales améliorées sur un plan d’action éligible.
• Terminez le processus d’activation en libre-service.

Une fois que vous avez activé les mises à jour globales améliorées, tous les plans d'action éligibles affichent l’icône. Les plans d'action dont les actualisations globales améliorées sont activées affichent une icône représentant une réalité.

• Utilisez le lien Ouvrir le modèle pour accéder à votre modèle dans un nouvel onglet.

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Modifier et envoyer des modifications à partir de modèles

Seuls les responsables du Control Center disposant d’un accès Administrateur à l’espace de travail du modèle source du plan d’action peuvent publier des modifications.

Une bonne pratique consiste à publier le modèle immédiatement après avoir activé les actualisations globales améliorées et avant d’y apporter des modifications. C’est particulièrement important si vous modifiez les noms des colonnes ou des champs récapitulatifs dans votre modèle. Dans le cas contraire, de nouvelles colonnes apparaissent (et les formules, les formulaires et les rapports utilisent alors la nouvelle colonne vide).

Grâce aux actualisations globales améliorées, vous pouvez ajouter, supprimer et mettre à jour des feuilles (y compris des colonnes et des formules de feuilles croisées), des formulaires, des rapports et des tableaux de bord. Vous pouvez également modifier l’organisation des dossiers.

Une fois que vous avez accédé à votre modèle, apportez vos modifications. Sélectionnez Publier pour synchroniser tous les projets actifs avec la dernière structure. Vous pouvez éventuellement prévisualiser un projet pour voir à quoi il ressemble après avoir publié le modèle actuel.

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Affichez un aperçu des modifications avant de les publier

Sélectionnez Aperçu en haut de votre modèle, puis sélectionnez le projet à prévisualiser. Cette action crée une copie temporaire de l’espace de travail du projet qui correspond au modèle.

Les modifications que vous apportez à l’espace de travail d’aperçu ne sont pas appliquées à votre projet ou modèle réel, et tous les espaces de travail temporaires sont automatiquement supprimés.

Sélectionnez le bouton Publier l’historique pour afficher un enregistrement des notes de modification, des personnes qui ont effectué les mises à jour et du moment où elles ont été effectuées. Vous pouvez également afficher les détails des erreurs si un projet ne se synchronise pas complètement avec le modèle publié.

Ce qui se passe lorsque vous publiez

Lorsque vous publiez le modèle, tous les projets actifs sont synchronisés sur celui-ci comme suit :

• Les feuilles, colonnes, flux de travail d’automatisation, formulaires, rapports, tableaux de bord, widgets et dossiers supprimés ou manquants sont ajoutés au projet.
• Tout ce qui est supprimé ou retiré du modèle est également supprimé ou retiré du projet.
• L’ordre, le nom, la description et les propriétés (y compris la visibilité, la modifiabilité, les options de liste déroulante et les formules de colonne) des colonnes fournies par le modèle, ainsi que les intitulés, les chaînes, l’emplacement et le style des widgets de tableau de bord fournis par le modèle sont mis à jour pour correspondre au modèle. Les colonnes et widgets supplémentaires ajoutés individuellement à un projet se retrouvent à la fin. Les paramètres d’interdépendance et de référence du projet, ainsi que les colonnes figées, peuvent également s’ajuster pour correspondre au modèle.
• Les règles de mise en forme conditionnelle du modèle se synchronisent avec celui-ci, et toutes les règles manquantes sont ajoutées. Si vous avez supprimé des règles, elles ne réapparaissent pas. Les règles spécifiques au projet se synchronisent et se déplacent au bas de la liste. Cela peut modifier la priorité des règles de mise en forme conditionnelle que vous avez définies. 
• Lors de la synchronisation de flux de travail automatisés avec des actualisations globales améliorées, la plupart des paramètres du flux de travail, y compris les noms, les messages personnalisés et le statut d’activation, sont synchronisés sur vos projets. Toutefois, les flux de travail de notification Slack/Teams nécessitent une nouvelle authentification et une sélection de canal dans la nouvelle feuille, car ces détails ne se synchronisent pas.
• Les formulaires et les rapports fournis par le modèle sont entièrement écrasés pour correspondre à la structure du modèle.
• Les thèmes et le style des tableaux de bord fournis avec les modèles correspondent au modèle.
• Les éléments passent au dossier approprié, si nécessaire, pour correspondre à l’organisation du modèle.

L’ajout de nouvelles références de feuilles croisées ou de nouveaux widgets de tableau de bord qui font référence à une cellule ou à une plage de cellules spécifique est uniquement pris en charge pour les lignes qui existaient déjà au moment de l’ajout initial de la feuille au projet. Les nouvelles lignes affichent les erreurs #INVALID REF ou Données manquantes. Ces erreurs se rétablissent la prochaine fois avec la prochaine action de publication.

Meilleures pratiques en matière d’actualisations globales améliorées

• Si votre programme Control Center est fortement utilisé au quotidien, pensez à activer les actualisations globales améliorées en dehors des heures de travail de ne pas déranger les autres utilisateurs.
• Une fois que vous avez activé les mises à jour globales améliorées, publiez votre modèle avant d’y apporter des modifications. De cette façon, vous synchronisez tous les projets existants avec la structure actuelle et fournissez une base solide pour les futures mises à jour. C’est particulièrement important si vous prévoyez de renommer les colonnes de votre modèle.
• Évitez de laisser des modifications non publiées s’accumuler dans votre modèle. Il peut être difficile de se souvenir de ce qui a changé et de confirmer que tout fonctionne comme prévu après la publication.
• Évitez d’utiliser les actualisations globales améliorées pour les plans d’action dont les projets s’écartent intentionnellement du modèle source. Cependant, si les Administrateurs de projet personnalisent des parties de leur projet qui proviennent du modèle, informez-les lorsque vous publiez des modifications et lorsque vous avez terminé, afin qu’ils puissent refaire toutes les personnalisations nécessaires (comme réorganiser les colonnes ou ajuster les options de la liste déroulante).

Ajouter des collections aux plans d’action grâce aux mises à jour globales améliorées

Vous pouvez ajouter des collections à vos modèles après avoir activé les actualisations globales améliorées. Utilisez ces modèles pour que les collections apparaissent dans les futurs projets provisionnés.

Ces collections associent correctement les éléments de votre projet, mais vous devez les partager manuellement avec les utilisateurs du projet de votre choix, directement à partir de l’interface utilisateur de la collection.

En savoir plus sur le partage de collections .