Gérez efficacement vos informations grâce à l’interface simplifiée du mode Table. Accédez à de puissants outils de modification, de filtrage et de collaboration pour que votre équipe reste alignée en temps réel.
USM Content
N’hésitez pas à changer de mode à tout moment. Le passage au mode Table à partir d’un autre mode ne modifie pas les données, ce qui garantit la cohérence entre tous les modes.
Le mode Table vient d’être lancé et continue d’évoluer. Nous l’améliorons activement, alors restez à l’affût des mises à jour et des améliorations.
Modifier les données de la cellule
Pour modifier les données d’une cellule, double-cliquez sur une cellule. Vous pouvez également utiliser la fonction glisser-remplir pour remplir rapidement une plage de cellules avec une série de nombres, des dates ou une chaîne de texte se terminant par des nombres qui sont soit séquentiels, soit espacés de façon régulière.
Faites glisser le coin inférieur droit d’une cellule ou d’une plage de cellules sélectionnée. Si vous choisissez une seule cellule, le contenu est dupliqué. Si vous sélectionnez deux cellules ou plus, le contenu suit la séquence si un motif peut être identifié. En savoir plus sur l’utilisation de la fonction glisser-remplir pour modifier les données de la cellule.
Lorsque vous configurez des interdépendances sur votre feuille, vous pouvez mettre à jour les dates et les durées des tâches directement en mode Table, y compris les tâches avec des prédécesseurs.
Ces champs sont modifiables en mode Table directement sur la feuille, mais pas dans le panneau Détails.
Afficher et modifier les détails de l’enregistrement
Le panneau Détails ouvre tous les champs de ligne dans un panneau modifiable sur le côté droit de l’écran. Cela vous permet de modifier plusieurs champs sans avoir à faire défiler plusieurs colonnes pour afficher les informations de ligne.
Vous pouvez ouvrir le panneau Détails à l’aide de l’une des options suivantes :
- Sélectionnez
dans la colonne principale. - Dans le menu des options de ligne
,sélectionnez Modifier les détails. - Double-cliquer sur le numéro de la ligne.
Le panneau Détails s’ouvre à droite de l’écran.
Vos mises à jour sont enregistrées automatiquement. Les mises à jour effectuées par les autres utilisateurs apparaissent en temps réel lorsque vous consultez et modifiez le panneau Détails, ce qui vous permet d’être toujours au courant des dernières données.
Afficher l’historique de la cellule
Utilisez le panneau Historique de la cellule pour afficher un journal de toutes les modifications apportées à la cellule en question.
- Cliquez avec le bouton droit sur la cellule.
- Sélectionnez Afficher l’historique de la cellule.
Le panneau qui s’ouvre affiche les modifications apportées à la cellule et à l’auteur, ainsi que l’heure et la date de ces modifications.
Suivez les modifications apportées aux formules des cellules, telles que les formules nouvellement ajoutées, supprimées ou mises à jour, dans l’historique des cellules. Les modifications apportées aux formules sont signalées par un fx.
Afficher le journal d’activité
Sélectionnez l’icône du journal d’activité
dans la barre d’outils pour ouvrir le journal d’activité.
Modifier les interdépendances
Si votre feuille comporte une colonne de date de début et de date de fin, vous pouvez activer les interdépendances dans les paramètres de la feuille.
. Lorsque vous activez les interdépendances sur votre feuille, vous pouvez mettre à jour les dates des tâches, les durées et les prédécesseurs directement dans le mode Table.
Ces champs sont modifiables en mode Table directement sur la feuille, mais pas dans le panneau Détails.
Pour modifier les prédécesseurs, commencez à saisir dans la cellule. D’autres options de ligne apparaissent en fonction de la syntaxe. Sélectionnez l’option dont vous avez besoin comme prédécesseur pour la ligne, puis utilisez le menu déroulant pour modifier la relation d’interdépendance si nécessaire.
- Fin à début - la tâche prédécesseur doit être terminée pour pouvoir commencer celle de la ligne.
- Début à début - la tâche prédécesseur doit être commencée avant de pouvoir commencer celle de la ligne.
- Début à fin - la tâche prédécesseur doit être commencée avant de pouvoir terminer celle de la ligne.
- Fin à fin - la tâche prédécesseur doit être terminée avant de pouvoir terminer celle de la ligne.
- Ajoutez un retard (en jours ouvrables) si nécessaire.
Lorsque vous attribuez des prédécesseurs, les dates de début et de fin et les valeurs de durée sont automatiquement mises à jour. Vous pouvez avoir plusieurs interdépendances pour chaque ligne si nécessaire.
Formules
Utilisez des formules pour calculer des valeurs numériques ou automatiser certains aspects de votre feuille. Vous pouvez créer des formules, par exemple, pour additionner une plage de dépenses, ou pour cocher une case lorsque vous saisissez une valeur spécifique dans un champ.
Pour ajouter une formule à une cellule, sélectionnez une cellule et, au choix :
- Saisissez = et commencez à écrire votre formule.
ou
- Sélectionnez Formules dans la barre d’outils.
- Dans le panneau des formules, vous pouvez saisir la formule ou saisir un langage clair et utiliser l’IA pour créer une formule.
- Sélectionnez Écrire la syntaxe pour utiliser la syntaxe de formule.
- Sélectionnez Construire avec l’IA pour décrire la formule dont vous avez besoin en langage clair. L’IA vous suggère alors une syntaxe de formule.
- Sélectionnez Apply (Appliquer). Utilisez la flèche déroulante pour appliquer à la cellule ou à la colonne, ou pour créer une nouvelle colonne.
Vous pouvez passer au panneau de formule en sélectionnant l’icône Modifier la formule dans le panneau tout en écrivant une formule de cellule. Pour revenir à l’éditeur de formules de cellule, sélectionnez simplement la cellule.
Pour gérer et créer des références de feuilles croisées dans des formules, passez en mode Grille.
Rechercher des données
Trouvez rapidement ce dont vous avez besoin sur la feuille en utilisant la fonctionnalité de recherche.
- Dans la barre d’outils, sélectionnez l’icône Rechercher
. - Saisissez le terme que vous souhaitez rechercher.
- Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
- Sélectionnez Afficher uniquement les lignes correspondantes pour masquer toutes les lignes sans résultat de recherche si nécessaire.
- Utilisez les flèches pour faire défiler les résultats de recherche mis en surbrillance.
Filtrer vos données
Utilisez les filtres pour afficher ou masquer des informations dans votre feuille si nécessaire.
Chaque fois que vous appliquez un filtre, qu’il soit enregistré ou temporaire, l’icône de filtre apparaît dans l’en-tête de colonne pour indiquer les colonnes que vous utilisez pour filtrer la feuille. Sélectionnez l’icône de filtre pour ouvrir le menu des filtres.
En mode Table, vous pouvez appliquer des filtres enregistrés, modifier des filtres existants, créer de nouveaux filtres et ajouter plusieurs filtres supplémentaires temporaires. En savoir plus sur l’utilisation des filtres en mode Table.
Créer un nouveau filtre
Pour créer un nouveau filtre :
- Sélectionnez Filtre dans la barre d’outils.
- Sélectionnez + Ajouter un filtre.
- Choisissez vos critères de filtre.
- Vous pouvez filtrer en fonction des colonnes ou des lignes.
- Pour les colonnes, vous pouvez utiliser diverses options, telles que « est parmi », « n’est pas parmi », « est vide », etc.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Nommez votre filtre.
- Choisissez de conserver votre filtre pour vous seul ou de le partager avec d’autres utilisateurs de la feuille dans le menu déroulant.
- Modifiez ou ajoutez des critères de filtre, le cas échéant.
- Vous pouvez également choisir d’afficher les lignes parent, le cas échéant.
- Sélectionnez Enregistrer.
Vous pouvez également créer un nouveau filtre directement à partir du menu des options de colonne
. Ouvrez le menu des options de colonne, sélectionnez Filtre, puis ajustez les critères au besoin. Vous pouvez enregistrer le filtre ou le supprimer lorsque vous avez terminé.
Trier vos données
Pour trier les lignes dans l’ordre croissant ou décroissant :
- Ouvrez le menu des options de colonne
.
- Sélectionnez Trier.
- Choisissez de trier dans l’ordre croissant ou décroissant.
Vous pouvez appliquer jusqu’à trois niveaux de tri. Sélectionnez l’icône de tri sur l’en-tête de colonne pour modifier ou supprimer le tri. Le tri de la feuille n’affecte que votre vue et ne perdure pas pour les autres utilisateurs qui consultent la feuille.
Joindre des fichiers
Utilisez des pièces jointes pour organiser les fichiers importants avec des lignes spécifiques. Découvrez-en davantage sur l’utilisation des pièces jointes.
Ajouter un fichier à une ligne
- Sur la ligne à laquelle vous souhaitez ajouter une pièce jointe, sélectionnez l’icône Pièces jointes
. - Dans le panneau Pièces jointes, sélectionnez Ajouter.
- Chargez votre fichier ou ajoutez une URL.
Afficher toutes les pièces jointes à la feuille
- Sélectionnez l’icône des pièces jointes
dans la barre d’outils en haut.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Toutes les lignes.
Modifier ou télécharger des pièces jointes
- Ouvrir le menu des options des pièces jointes
.
- Ici, vous pouvez charger une nouvelle version, supprimer ou renommer une pièce jointe, etc.
Collaborer avec d’autres personnes
Les modifications apportées par d’autres utilisateurs sont actualisées en temps réel. En haut à droite, les avatars des autres utilisateurs qui consultent ou modifient la feuille s’affichent. Vous pouvez passer le curseur sur la photo de son compte pour voir ses coordonnées.
Les utilisateurs qui consultent la feuille en mode Table, Tableau ou Chronologie peuvent voir tous les autres utilisateurs, quel que soit le mode utilisé. Les utilisateurs qui consultent la feuille en mode Grille, Carte, Agenda ou Gantt ne peuvent pas voir les utilisateurs qui consultent la feuille en mode Table, Tableau ou Chronologie.
Afficher et répondre aux commentaires
Les utilisateurs disposant d’autorisations Propriétaire, Administrateur, Éditeur ou Commentateur peuvent commenter et répondre aux commentaires.
L’icône Conversations devient bleue lorsque vous avez des commentaires non lus.
Pour ouvrir le panneau Conversations pour une ligne :
- Sélectionnez l’icône Conversations
sur la ligne. - Saisissez votre commentaire. Vous pouvez @mentionner d’autres utilisateurs pour les prévenir.
- Sélectionnez
pour envoyer votre commentaire.
Vous pouvez utiliser le menu d’options des commentaires
pour modifier ou supprimer vos commentaires.
Vous pouvez répondre aux commentaires associés à la ligne ou répondre à un fil de commentaires spécifique en sélectionnant Répondre sous un commentaire existant.
Pour afficher ou ajouter des pièces jointes dans les commentaires, passez en mode Grille.
Partager votre feuille
Pour partager votre feuille avec des collaborateurs directement depuis le mode Table :
- Sélectionnez Partager dans le coin supérieur droit de la barre d’outils.
- Indiquez si vous souhaitez partager la feuille ou l’espace de travail entier.
- Saisissez le nom du contact avec lequel vous souhaitez partager votre table, puis sélectionnez l’autorisation appropriée.
- Vous pouvez éventuellement ajouter un message personnalisé.
- Dans la liste des modes d’affichage par défaut, sélectionnez Table.
- Sélectionnez Partager.
Découvrez-en davantage sur la façon de partager vos feuilles avec d’autres utilisateurs.
Copier un lien direct vers une ligne
Vous pouvez envoyer des liens directs vers des lignes à d’autres utilisateurs. Toute personne ayant accès à la feuille peut utiliser le lien pour accéder directement à la ligne. Lors de l’ouverture du lien, le panneau des détails de l’enregistrement de la ligne s’ouvre. Si la ligne n’est pas visible en raison des filtres, supprimez le filtre et accédez temporairement à la ligne.
Pour copier un lien de ligne :
- Ouvrez le menu des options de ligne
.
- Sélectionnez Copier le lien de la ligne.
Automatiser les processus avec des automatisations
Vous pouvez créer des automatisations et gérer les automatisations existantes en mode Table.
Sélectionnez Automatisations dans la barre d’outils pour ouvrir le menu Automatisations.
L’indicateur d’automatisation sous le nom de la colonne indique si celle-ci est active pour l’automatisation, déclenchée par des modifications de la colonne ou par des modifications apportées au contenu de la colonne.
En sélectionnant l’indicateur, vous accédez à l’écran des flux de travail automatisés.
Découvrez-en davantage sur l’utilisation des automatisations pour automatiser vos flux de travail.
Choisir l’aspect de votre feuille avec des lignes de grille
Vous pouvez activer ou désactiver les lignes verticales en sélectionnant l’icône de lignes dans la barre d’outils. Votre autorisation de partage détermine l’endroit où l’icône apparaît dans la barre d’outils.
Si vous disposez d’une autorisation de niveau Éditeur ou supérieure, l’icône se trouve à la fin de la barre d’outils.
Brandfolder Image
Si vous disposez des autorisations Commentateur ou Spectateur, l’icône se trouve en haut de la barre d’outils.
Brandfolder Image
Utilisez le raccourci ALT + V (Windows) ou ⌥ + V (Mac) pour les activer et les désactiver.
Intégrations de données
Le panneau d’intégrations vous permet d’accéder facilement à Data Shuttle et aux connecteurs. Pour ouvrir le panneau d’intégrations, sélectionnez Intégrations de données > Créer un flux de travail dans la barre d’outils.
Data Shuttle
Utilisez Data Shuttlepour programmer des importations et des exportations de données à partir de systèmes de stockage de fichiers, notamment SharePoint, OneDrive, Box et Google Drive. Sélectionnez la source d’exportation des données pour commencer à utiliser Data Shuttle.
Connecteurs
Avec le connecteur Jira de Smartsheet et le connecteur Salesforce de Smartsheet, vous pouvez communiquer l’information dans une seule direction (de Jira ou Salesforce vers Smartsheet ou de Smartsheet vers Jira ou Salesforce) ou de manière bidirectionnelle, en actualisant instantanément les problèmes dans les deux applications.
Sélectionnez la vignette de connecteur souhaitée dans le panneau Intégrations de données pour ouvrir la page Connecteur.
Utiliser des formulaires pour recueillir des données
Vous pouvez créer des formulaires pour collecter des données et les reporter directement dans vos feuilles. Sélectionnez Formulaires dans la barre d’outils pour créer un nouveau formulaire. En savoir plus sur l’utilisation des formulaires pour collecter des informations.
Pour gérer les formulaires existants :
- Ouvrez le panneau de l’espace de travail.
- Sélectionnez le menu des options
sur la ligne du formulaire.
- Sélectionnez Modifier.