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Qu’est-ce qu’un processus de prise en charge de projet ?
Une entreprise utilise un processus de prise en charge des projets pour organiser les demandes de projet et fournir une structure pour les soumettre et les examiner.
L’objectif d’un processus de prise en charge de projet est d’améliorer la valeur stratégique de l’ensemble de l’organisation. Imaginez une entreprise sans méthode standardisée pour soumettre ou examiner des demandes de projet. Les membres de l’équipe peuvent envoyer des demandes par e-mail, dans les salons de discussion de l’entreprise ou verbalement. Dans ce scénario, les dirigeants de l’entreprise ignoreront ou perdront inévitablement certaines demandes. Lorsqu’ils examinent ces demandes de projet, ils ne disposent pas d’indicateurs clairs pour juger de l’urgence, de la faisabilité ou de l’alignement du projet sur la stratégie de l’ensemble de l’organisation.
Lorsque vous avez un processus de prise en charge de projet fonctionnel, tout le monde comprend qui soumet des demandes, où les soumettre et quelles informations inclure. De plus, il est clair qui examine les propositions, quand et comment, et qui peut donner l’approbation finale.
Comment créer un processus de prise en charge de projet
Les trois phases d’un processus de prise en charge de projet sont la découverte, l’évaluation et la planification. Créez un processus de prise en charge des projets phase par phase. Réfléchissez à qui doit approuver les projets. Tenez également compte des informations liées au projet qui sont pertinentes pour votre entreprise.
Suivez un processus de prise en charge de projet existant, ou cartographiez votre processus à l’aide d’un diagramme de flux de travail . Lors de la conception d’un processus de demande de projet, identifiez chaque équipe ou personne qui doit examiner un projet.
Envisagez de créer différents processus pour différents types de demandes. Par exemple, une demande de projet interne sera différente de la demande de projet d’externe d’un client. Une autre option consiste à mettre en place divers processus pour des projets avec différents budgets ou seuils d’effort. Les processus de prise en charge peuvent nécessiter moins d’approbations pour les projets rapides ou peu coûteux, tandis que les projets coûteux ou à long terme nécessitent des étapes d’approbation supplémentaires.
Rationaliser le processus de prise en charge de projets
Un processus de prise en charge de projet commence par une idée et se termine par un plan de projet. La plupart des processus de prise en charge couvrent les étapes de base : développement du concept, obtention des approbations et planification du projet. Modifiez ces étapes pour refléter les besoins de votre organisation.
Bien que les processus de prise en charge varient selon l’organisation, voici les étapes de base à suivre :
1. Idée de projet
Le propriétaire du projet, également appelé propriétaire d’entreprise ou initiateur, a une idée de projet et s’adresse à la personne responsable de l’envoi des demandes.
2. Développement d’idées
Le propriétaire du projet travaille avec le demandeur pour développer l’idée et réaliser une analyse de rentabilité. Comment ce projet permettra-t-il de gagner du temps, d’ajouter de la valeur ou d’atténuer les risques ? Recueillez les commentaires de plusieurs membres de l’équipe.
3. FORMULAIRE D’AJOUT
Une fois que l’équipe a effectué des recherches préliminaires, le demandeur doit remplir un formulaire standardisé d’ajout de projet et le soumettre à l’examen. Si la demande est urgente, le formulaire doit indiquer le statut et le moment où une réponse est requise par.
4. Premier examen
La première équipe d’examen, souvent le PMO, examine la demande de faisabilité de haut niveau. Si des informations sont manquantes ou s’il existe des signaux d’alarme, ils peuvent renvoyer le formulaire au demandeur pour qu’il le révise ou rejeter la proposition d’emblée. S’ils l’approuvent, ils soumettront le projet à une deuxième équipe pour examen.
5. Deuxième examen
Une fois la première équipe approuvée, une deuxième équipe examinera le projet. Il peut s’agir d’un responsable des ressources ou d’un propriétaire de service qui considère la faisabilité liée aux ressources du projet. Ils peuvent soit renvoyer le formulaire au propriétaire de l’entreprise pour qu’il y apporte des ajustements, soit rejeter la proposition, soit l’approuver et l’envoyer à d’autres équipes pour examen.
6. Examens supplémentaires
Le nombre d’équipes qui doivent examiner le projet varie d’une organisation à l’autre. Généralement, l’examen final se déroule avec un comité de pilotage ou un vice-président, un directeur financier ou un autre cadre supérieur. Ce comité ou cette personne examine la proposition pour s’assurer qu’elle est alignée sur les objectifs organisationnels plus larges. Ils peuvent renvoyer le formulaire au propriétaire de l’entreprise pour qu’il procède à des ajustements, rejette la proposition ou donne son approbation finale.
7. Attribution du niveau de priorité
Une fois qu’une proposition de projet reçoit toutes les approbations nécessaires, elle retourne au PMO. Le PMO attribue au projet un niveau de priorité, un numéro d’identification unique et un chef de projet.
8. plan de projet
Le chef de projet élabore un plan de projet et le soumet au PMO pour approbation.
9. Exécution des projets
Une fois le plan de projet approuvé, le XXX de projet commence.