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Qu'est-ce qu'un processus d'admission de projet ?
Une entreprise utilise un processus d'admission de projet pour organiser les demandes de projet et fournir une structure pour les soumettre et les examiner.
L'objectif d'un processus d'admission de projet est d'améliorer la valeur stratégique de l'ensemble de l'organisation. Imaginez une entreprise sans méthode standardisée pour soumettre ou examiner les demandes de projet. Les membres de l'équipe pourraient soumettre des demandes par e-mail, dans des salles de chat de l'entreprise ou verbalement. Dans ce scénario, les dirigeants de l'entreprise ignoreront inévitablement ou perdront certaines demandes. Lorsqu'ils examinent ces demandes de projet, ils n'ont pas de critères clairs pour juger de l'urgence, de la faisabilité ou de l'alignement avec la stratégie de l'organisation.
Lorsque vous avez un processus d'admission de projet fonctionnel, tout le monde comprend qui soumet des demandes, où les soumettre et quelles informations inclure. De plus, il est clair qui examine les propositions, quand et comment ils les examinent, et qui peut donner l'approbation finale.
Comment créer un processus d'admission de projet
Les trois phases d'un processus d'admission de projet sont la découverte, l'évaluation et la planification. Créez un processus d'admission de projet phase par phase. Pensez à qui doit approuver les projets. Considérez également quelles informations liées aux projets sont pertinentes pour votre entreprise.
Suivez un processus d'admission de projet existant, ou cartographiez votre processus avec un diagramme de flux. Lors de la conception d'un processus de demande de projet, identifiez chaque équipe ou individu qui doit examiner un projet.
Envisagez de créer différents processus pour différents types de demandes. Par exemple, une demande de projet interne aura un aspect différent de celle d'une demande de projet externe d'un client. Une autre option est de mettre en place divers processus pour des projets avec différents budgets ou seuils d'effort. Les processus de prise en charge peuvent nécessiter moins d'approbations pour des projets rapides ou peu coûteux, tandis que les projets coûteux ou à long terme nécessitent des étapes d'approbation supplémentaires.
Étapes du processus de prise en charge de projets
Un processus de prise en charge de projet commence par une idée et se termine par un plan de projet. La plupart des processus de prise en charge couvrent des étapes de base : développement du concept, obtention des approbations et planification du projet. Modifiez ces étapes pour refléter les besoins de votre organisation.
Bien que les processus de prise en charge varient selon les organisations, voici les étapes de base à suivre :
1. Idée de projet
Le propriétaire du projet, également appelé propriétaire d'entreprise ou initiateur, a une idée pour un projet et s'approche de la personne responsable de la soumission des demandes.
2. Développement de l'idée
Le propriétaire du projet travaille avec le demandeur pour développer l'idée et établir un business case. Comment ce projet fera-t-il gagner du temps, ajoutera de la valeur ou atténuera-t-il les risques ? Recueillez des retours d'informations de plusieurs membres de l'équipe.
3. Formulaire de prise en charge
Une fois que l'équipe a effectué des recherches préliminaires, le demandeur doit remplir un formulaire de prise en charge de projet standardisé et le soumettre pour examen. Si la demande est urgente, le formulaire doit indiquer le statut et quand une réponse est nécessaire.
4. Première révision
L'équipe de première révision, souvent le PMO, examine la demande pour sa faisabilité à un niveau élevé. Si des informations manquent ou s'il y a des signaux d'alerte, ils peuvent renvoyer le formulaire au demandeur pour révisions ou rejeter la proposition outright. S'ils l'approuvent, ils soumettront le projet à une deuxième équipe pour examen.
5. Deuxième révision
Une fois que la première équipe approuve, une deuxième équipe examinera le projet. Cela pourrait être un gestionnaire de ressources ou un propriétaire de service qui considère la faisabilité liée aux ressources du projet. Ils peuvent soit renvoyer le formulaire au propriétaire de l'entreprise pour apporter des ajustements, rejeter la proposition, ou approuver et soumettre à d'autres équipes pour examen.
6. Examens supplémentaires
Le nombre d'équipes qui doivent examiner le projet variera selon les organisations. En général, l'examen final se fait avec un comité de pilotage ou un vice-président, un directeur financier ou un autre cadre supérieur. Ce comité ou individu examine la proposition pour son alignement avec les objectifs organisationnels plus larges. Ils peuvent renvoyer le formulaire au propriétaire de l'entreprise pour apporter des ajustements, rejeter la proposition, ou fournir une approbation finale.
7. Attribution du niveau de priorité
Une fois qu'une proposition de projet reçoit toutes les approbations nécessaires, elle retourne au PMO. Le PMO attribue au projet un niveau de priorité, un numéro d'identification unique et un chef de projet.
8. Plan de projet
Le chef de projet élabore un plan de projet et le soumet au PMO pour approbation.
9. Exécution du projet
Une fois que le plan de projet est approuvé, l'exécution du projet commence.