Utilisez les collections pour partager un groupe personnalisé d’éléments Smartsheet et d’éléments externes avec des collaborateurs sans leur donner accès à l’ensemble de votre espace de travail.
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Qu’est-ce qu’une collection ?
Une collection est un sous-ensemble personnalisé d’éléments de l’espace de travail et de contenu externe qui vous permet de partager uniquement des ressources spécifiques et pertinentes avec des collaborateurs, tout en maintenant un contrôle d’accès granulaire. Il s’agit d’une vue ciblée qui combine des éléments Smartsheet (comme des feuilles, des rapports et des tableaux de bord) avec des liens externes (comme Google Docs ou Power BI) en un seul endroit central pour rationaliser la collaboration d’équipe.
La copie d’un espace de travail inclut automatiquement toutes ses collections dans la nouvelle copie.
Quand utiliser une collection ?
Utilisez les collections pour partager du contenu personnalisé (y compris des éléments Smartsheet et des liens vers des éléments externes) avec des collaborateurs spécifiques afin de fournir une vue unique et de rationaliser le travail.
Qu’offrent les collections ?
- Un contrôle d’accès flexible et granulaire. Permettez aux collaborateurs d’accéder uniquement à une partie d’une solution ou à une sélection d’éléments.
- Une expérience sur mesure. Donnez à votre équipe une vision ciblée de son travail. Combinez des éléments Smartsheet provenant de différents espaces de travail ou ajoutez du contenu externe pour compléter vos ressources.
- Multiple Admins. Attribuez plusieurs administrateurs à une collection. All Admins can share, edit, or delete the collection.
Que pouvez-vous ajouter à une collection ?
Les éléments Smartsheet que vous ajoutez à votre collection peuvent résider dans n’importe quel espace de travail.
Éléments Smartsheet que vous pouvez ajouter à une collection :
- Feuilles
- Rapports
- Tableaux de bord
- Dynamic Views
- Formulaires
Pour les éléments Smartsheet, vous pouvez définir des vues ou des filtres spécifiques par défaut afin de personnaliser davantage ce sur quoi vous souhaitez que les autres se concentrent.
Contenu extérieur à Smartsheet que vous pouvez ajouter :
- Google Drive
- Miro
- SharePoint
- Vimeo
- Autres URL externes
Comment accéder à vos collections ?
Vous pouvez accéder à toutes vos collections ou en créer de nouvelles via le panneau Espace de travail ou à partir de l’onglet Espaces de travail dans Accueil.
Section Favoris
Vous pouvez ajouter vos collections aux favoris pour y accéder plus directement. Après avoir marqué une collection comme favorite, vous pouvez l’ouvrir à partir de la section Favoris de la barre de navigation de gauche ou de l’onglet Favoris dans Accueil.
Il existe deux façons d’ajouter une collection aux favoris :
- À partir du panneau Espace de travail. Ouvrez l’espace de travail où se trouve votre collection et utilisez le menu à trois points à droite du nom de la collection pour sélectionner Ajouter aux favoris.
- À partir du panneau de la collection. Ouvrez un espace de travail pour accéder à la collection souhaitée, puis sélectionnez l’icône étoile en haut du panneau.
Si une collection se trouve dans les Favoris, une étoile apparaît au-dessus de son icône.
Section Éléments récents
En sélectionnant un élément récemment consulté dans la section Éléments récents
de la barre de navigation de gauche, vous accéderez directement à sa collection parent. Vous pouvez également utiliser l’onglet Éléments récents dans Accueil.