Créez et partagez des formulaires pour recueillir et organiser des informations telles que les réponses à des enquêtes, la prise en charge de demandes de projet ou le regroupement de commandes de produits dans Smartsheet. Ajoutez, organisez ou supprimez des champs de formulaire, même après avoir créé votre formulaire.
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Créer un nouveau formulaire
Avant de créer un nouveau formulaire, ouvrez ou créez la feuille à laquelle vous souhaitez ajouter un formulaire. Vous pouvez choisir n’importe quelle vue de feuille.
Lorsque vous créez un formulaire dans Smartsheet, la feuille connectée stocke toutes les réponses. En savoir plus sur la création de feuilles.
Sélectionnez Formulaires > Créer un formulaire dans la barre de menu supérieure.
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Par défaut, l’intitulé du formulaire correspond au nom de la feuille ; vous pouvez toutefois le personnaliser.
Les champs du formulaire correspondent aux noms des colonnes de feuille associées.
- Ajoutez, organisez ou supprimez des champs de votre formulaire. Vous pouvez également modifier ces champs ultérieurement.
- Réglez les paramètres au niveau du formulaire à l’aide de l’onglet Paramètres en haut de l’outil de création de formulaires.
- Sélectionnez Enregistrer en haut à droite.
Trouvez votre formulaire
Il existe quelques moyens simples de trouver votre formulaire :
À partir de votre feuille
- Ouvrez la feuille connectée à votre formulaire.
- Sélectionnez Formulaires > Gérer les formulaires dans le menu supérieur.
Recherchez et sélectionnez le formulaire pour l’ouvrir dans l’outil de création.
Cette option est la seule qui vous permet de trouver à la fois des formulaires actifs et inactifs.
À partir du panneau Espace de travail
- Accédez à Accueil > Tous les espaces de travail et recherchez celui qui contient votre formulaire ou la feuille associée.
Votre formulaire apparaît sous la feuille associée.
Si vous ne voyez pas votre formulaire, essayez d’actualiser ou de sélectionner la flèche à gauche du nom de la feuille pour développer les options. Seuls les formulaires actifs apparaissent dans le panneau de l’espace de travail.
- Sélectionnez Modifier pour ouvrir l’outil de création de formulaires.
À partir de la recherche
Ouvrez l’icône Recherche dans la barre de gauche et recherchez votre formulaire par son nom.
Si les résultats ne montrent que la feuille, utilisez l’option Résultats de la recherche avancée. Repérez les icônes de formulaire
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et de feuille
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à côté du nom pour sélectionner la bonne option.
Modifier un formulaire
Vous pouvez personnaliser votre formulaire en temps réel. Ajoutez, supprimez ou réorganisez des champs à tout moment, même après avoir partagé le formulaire.
Modifier vos champs
Vous pouvez ajouter, supprimer et modifier des champs de votre formulaire, même après l’avoir partagé.
- Ouvrez le formulaire que vous souhaitez modifier.
- Sélectionnez le bouton Modifier en haut à droite.
- Dans l’onglet Formulaire de l’outil de création de formulaires, utilisez la section Champs pour ajouter ou supprimer un champ.
Gardez à l’esprit ce qui suit
- L’ajout d’un champ au formulaire crée une colonne correspondante dans votre feuille.
- Retirer un champ de votre formulaire ne supprimera pas ou n’affectera pas la colonne correspondante dans la feuille.
- La suppression d’une colonne doit être effectuée directement dans la feuille.
Ajouter tous/Supprimer tous les champs existants
Dans l’onglet Formulaire de l’outil de création de formulaires, utilisez les options Ajouter tout/Supprimer tout.
Ajouter un champ sur le formulaire
Il existe deux manières d’ajouter des champs.
Interface de création
Pour ajouter un nouveau champ à l’aide de l’interface de création, vous devez :
- Passez le curseur sur un champ existant et sélectionnez le signe + en bas du champ.
- Nommez votre champ et sélectionnez le type.
- Sélectionnez Ajouter.
Le nouveau champ apparaît sous l’élément sélectionné sur le formulaire et une nouvelle colonne apparaît dans votre feuille.
Panneau Champs
Pour ajouter un nouveau champ à l’aide du panneau Champs, vous devez :
- Sélectionnez +Nouveau champ
- Nommez le champ et sélectionnez son type.
- Sélectionnez Ajouter.
Le nouveau champ apparaît en tant qu’option dans le panneau Champs et en tant que nouvelle colonne dans la feuille sous-jacente.
Gardez à l’esprit ce qui suit
- Si vous souhaitez ajouter un champ connecté à une colonne existante de votre feuille, sélectionnez-le dans le panneau Champs. Vous pouvez également le glisser-déposer à l’emplacement exact de votre choix.
- Pour ajouter d’autres éléments de formulaire, tels qu’un en-tête, une description, un diviseur ou une pièce jointe, sélectionnez l’élément dans le panneau de gauche. Vous pouvez également le glisser-déposer à l’emplacement exact de votre choix.
Éléments du panneau Champs
Utilisez le tableau suivant pour mieux comprendre quand utiliser les différents éléments du panneau Champs.
| Utilisez cet élément | Pour exécuter cette action |
|---|---|
| En-tête/Description | Ajoutez un en-tête et des étiquettes de section dans votre formulaire. Le style d’en-tête est plus large que les intitulés des questions et le texte de description. Ces champs peuvent fournir des instructions aux personnes qui utilisent vos formulaires et vous aider à recueillir les informations que vous recherchez. |
| Diviseur | Ajoutez une ligne pour séparer les sections de votre formulaire. |
| Pièce jointe | Autoriser les utilisateurs à charger des pièces jointes au formulaire (dans la limite de 30 Mo par fichier, 10 fichiers par envoi de formulaire). Vous ne pouvez ajouter qu’un seul champ de pièce jointe. Les pièces jointes apparaissent sous forme de pièces jointes à une ligne sur votre feuille. |
Limites de caractères pour les champs de formulaire
Tenez compte des limitations suivantes concernant les champs que vous pouvez utiliser dans un formulaire.
| Nom du champ | Limite de caractères |
|---|---|
| Intitulé du formulaire | 100 |
| Description enrichie du formulaire | 100 |
| Étiquette de champ du formulaire | 100 |
| Texte d’aide enrichi pour les champs du formulaire | aucune limite |
| En-tête | 100 |
| Texte enrichi pour la description | 4000 |
| Message de confirmation | 4000 |
| Champ de réponse | 4000 |
Retirer un champ de formulaire
Passez le curseur sur le champ et sélectionnez l’icône de corbeille pour le supprimer.
Déplacer un champ de formulaire
Sélectionnez la flèche vers le haut ou vers le bas pour déplacer un champ de formulaire. Vous pouvez également sélectionner et faire glisser le champ du formulaire à l’emplacement souhaité.
Modifier les propriétés de votre champ
Pour modifier un champ, sélectionnez-le dans l’outil de création de formulaires et utilisez le panneau Paramètres de champ à droite.
Vous avez le choix entre deux onglets :
- Champ : modifiez l’étiquette d’un champ et d’autres propriétés
- Logique : définissez ce qui se passe en fonction des valeurs sélectionnées par l’utilisateur dans le champ du formulaire
Champ
| Utilisez cet élément | Pour exécuter cette action |
|---|---|
| Encadré Propriétés de la colonne | Sélectionnez l’icône de crayon pour modifier le nom, le type et les propriétés de la colonne si elle contient des valeurs de liste des contacts ou de liste déroulante. |
| Étiquette | Utilisez l’étiquette si vous souhaitez que l’intitulé du champ diffère du nom de la colonne. |
| Texte d’aide | Ajoutez une description ou des instructions supplémentaires pour vos expéditeurs. Ce texte apparaît sous l’étiquette du champ. Vous pouvez également inclure un lien hypertexte (qui s’ouvre dans un nouvel onglet) ou un lien vers une adresse e-mail qui s’ouvre dans le client de messagerie de votre choix. Si les liens ne fonctionnent pas comme prévu, modifiez le formulaire, supprimez le lien hypertexte, enregistrez-le, ajoutez-le à nouveau et enregistrez-le à nouveau. |
| Champ obligatoire | Pour rendre un champ de formulaire obligatoire. |
| Champ masqué | Masquez le champ si vous ne souhaitez pas l’afficher dans le formulaire.
Par exemple, pour remplir automatiquement la valeur Ouvert dans la colonne Statut sans saisie de l’utilisateur, masquez le champ Statut et définissez Ouvert comme valeur par défaut. |
| Validation | Pour recueillir des données cohérentes et sans erreur, ajoutez une validation simple, basée sur les caractères ou sur les modèles, à vos champs de formulaire. Pour les listes de contacts, vous pouvez utiliser la case à cocher Limiter aux valeurs de la liste uniquement. Lorsque vous cochez cette case, les utilisateurs ne peuvent sélectionner que les valeurs que vous répertoriez dans la colonne. |
| Afficher en tant que | Choisissez la façon dont votre champ apparaît dans le formulaire. Les options d’affichage varient en fonction du type de colonne.
Pour les listes déroulantes, vous pouvez utiliser la case à cocher Limiter aux valeurs de la liste uniquement. Lorsque vous cochez cette case, les utilisateurs ne peuvent sélectionner que les valeurs que vous répertoriez dans la colonne. |
| Valeur par défaut | Spécifiez une valeur de champ par défaut qui apparaît automatiquement lorsque les utilisateurs ouvrent le formulaire. Ils peuvent également modifier la valeur s’ils le souhaitent. |
| Colonnes Système | Vous ne pouvez pas ajouter de colonnes système aux formulaires, mais vous pouvez en ajouter aux feuilles pour suivre automatiquement des informations, telles que la date et l’heure d’envoi. |
Utilisez la section Afficher en tant que lors de la modification de votre formulaire pour choisir comment votre champ s’affiche dans le formulaire.
Les options d’affichage varient en fonction du type de colonne.
| Type de colonne | Options disponibles pour l’affichage des champs du formulaire |
|---|---|
| Texte/nombre |
|
| Case à cocher |
|
| Liste déroulante à sélection unique |
|
| Liste déroulante à sélection multiple |
|
| Symboles |
|
Tenez compte des points suivants lorsque vous utilisez la section Paramètres de champ
- Les expéditeurs ne peuvent jamais voir les champs masqués. Vous pouvez les voir dans l’outil de création de formulaires ou dans la feuille connectée elle-même.
- Sélectionnez la zone de texte multilignes si vous attendez une réponse plus longue de la part de vos expéditeurs. Vous pouvez personnaliser le nombre de lignes que vous souhaitez.
- L’option pour les boutons radio verticaux et horizontaux n’apparaît que pour les types de colonnes spécifiés dans le tableau ci-dessus.
Logique
La logique conditionnelle vous permet d’afficher ou de masquer les champs du formulaire en fonction des données saisies par les utilisateurs, afin que ces derniers ne voient que les informations pertinentes.
Exemple : afficher le champ Échéance uniquement lorsque le champ Priorité est défini sur Urgent. Si l’utilisateur sélectionne Faible, le champ Échéance reste masqué, même s’il est obligatoire. En savoir plus sur l’utilisation de la logique conditionnelle dans les formulaires.
Dupliquer un formulaire
Vous ne pouvez dupliquer un formulaire qu’à partir des modes Mode Grille, Gantt, Carte et Agenda.
- Ouvrez la feuille connectée à votre formulaire.
- Dans le menu supérieur, sélectionnez Formulaires > Gérer les formulaires.
- Recherchez le formulaire que vous souhaitez dupliquer et utilisez le menu à trois points pour sélectionner Dupliquer.
Cocréer un formulaire avec d’autres personnes
- Partagez la feuille sous-jacente et accordez des autorisations Propriétaire ou Administrateur aux collaborateurs qui cocréent le formulaire avec vous. En savoir plus sur le paramétrage des autorisations au niveau de la feuille.
- Copiez l’URL de votre navigateur pour partager votre générateur de formulaire avec d’autres personnes.
