Outil de création de documents : Faire correspondre les colonnes d’une feuille à un fichier PDF à remplir

L’outil de création de documents génère des documents en utilisant des données provenant de Smartsheet et un fichier PDF à remplir. Créez le fichier PDF à remplir, puis utilisez l’outil de création de documents pour faire correspondre les colonnes de Smartsheet aux champs du PDF. 

Il existe de nombreuses façons de créer un modèle de fichier PDF à remplir. Voici un exemple de la manière dont vous pouvez créer un fichier PDF à remplir dans Adobe Acrobat, mais vous pouvez utiliser l’outil qui vous convient. 

Pour créer une correspondance et envoyer des documents à faire signer depuis DocuSign, consultez Créer et modifier une correspondance ou une configuration DocuSign.

Créer une correspondance

1. Cliquez avec le bouton droit sur une ligne contenant des données dans votre feuille pour ouvrir le menu de ligne, puis sélectionnez Générer des documents. L’outil de création de documents s’ouvre. Les colonnes de votre feuille s’affichent sous forme de champs à gauche de l’outil de création de documents.
    
2. Pour charger votre fichier PDF à remplir, sélectionnez l’icône PDF (ou utilisez l’option de chargement de fichier PDF par glisser-déposer). Le fichier PDF apparaît à droite de l’outil de création de documents.
    
3. Faites glisser et déposez les intitulés de colonnes de la feuille à gauche vers les champs DocuSign à droite.
   Saisissez dans n’importe quel champ à remplir pour entrer une valeur statique. La valeur saisie apparaîtra dans le champ pour tous les documents générés.
    
4. Lorsque vous avez terminé la mise en correspondance de vos champs, nommez votre correspondance et sélectionnez Enregistrer ou Générer.

Vous pouvez maintenant générer des documents à l’aide de vos données de lignes. Vous pouvez télécharger les documents sur votre appareil dans un fichier .zip ou joindre chaque document à la ligne qui lui est associée dans la feuille. 

Consultez Génération de documents : générer des documents avec les données de lignes, pour plus d’informations sur la génération de documents avec vos correspondances.

Conseils pour utiliser la mise en correspondance des colonnes

• Pour annuler les modifications apportées à votre correspondance, actualisez la page ou appuyez sur le bouton retour de votre navigateur.
• Assurez-vous que les champs de votre modèle sont vides. Tous les champs ou valeurs à remplir du modèle PDF seront remplacés par de nouvelles valeurs lorsque vous créerez votre correspondance. 
• La remise en correspondance intelligente réutilise les correspondances de documents existantes. Lorsque vous apportez une modification à un modèle de document existant et que vous utilisez la fonction de Génération de documents pour modifier la correspondance, celle-ci reconnaît les champs précédemment mis en correspondance. Il ne vous reste qu’à mettre en correspondance les nouveaux champs ou les champs modifiés.
• Par défaut, les correspondances sont nommées d’après le nom du fichier PDF à remplir, utilisé pour la mise en correspondance. Pour changer le nom d’une correspondance, sélectionnez l’icône du crayon pour ouvrir l’éditeur de mise en correspondance et saisissez le nom souhaité dans le champ Nom du document de sortie en haut de la page. 
• Créez une colonne de nom de fichier. Lorsque vous créez votre correspondance, utilisez cette colonne pour nommer vos documents. Vous pouvez utiliser des formules pour générer des noms de fichiers personnalisés qui, par exemple, combinent un nom de famille et un numéro de compte.