Vérifier et partager votre formulaire

Une fois que vous avez créé un formulaire, vous pouvez le vérifier et le partager avec les soumissionnaires. Vous pouvez choisir de rendre les envois anonymes ou d’exiger une connexion Smartsheet.

Qui peut l’utiliser ?

Forfaits :

  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Autorisations :

  • Administrateur
  • Propriétaire

 

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Vérifier votre formulaire

Utilisez le générateur de formulaire pour vérifier votre formulaire. Lorsqu’il vous semble prêt, partagez-le avec les utilisateurs.

Pour vérifier le formulaire :

  1. Trouvez votre formulaire.
  2. Sélectionnez Modifier.
  3. Sélectionnez Ouvrir le formulaire en haut à droite de votre générateur de formulaire.
  4. Vérifiez le formulaire qui s’ouvre dans un nouvel onglet et assurez-vous qu’il est correctement configuré.
Open form in form builder

Partager votre formulaire

Il existe deux manières de partager votre formulaire :

  • Partagez-le avec quiconque. Utilisez un lien direct, envoyez-le par e-mail ou intégrez-le dans un tableau de bord ou une page Web.
  • Partagez des formulaires intégrés à l’application avec les personnes sélectionnées. Exigez une connexion Smartsheet ou partagez uniquement avec les personnes ayant accès à la feuille sous-jacente. Configurez l’accès à l’aide des contrôles d’accès au formulaire.

Partager avec quiconque

Partager à partir du générateur de formulaire

Accédez au générateur de formulaire pour réaliser les actions suivantes :

  • Copier le lien du formulaire
  • Intégrer le formulaire dans un tableau de bord ou sur une page Web
  • Envoyez le formulaire par e-mail directement à partir de Smartsheet
Share form from the form builder
Partager à partir de l’option Gérer les formulaires…

Sélectionnez Formulaires > Gérer les formulaires… dans la barre de menu supérieure pour envoyer le formulaire par e-mail, copier le lien ou intégrer votre document dans un tableau de bord ou sur une page Web.

L’exemple ci-dessous s’applique uniquement aux modes Gantt, Grille, Carte et Agenda. Toutefois, vous pouvez toujours partager vos formulaires à l’aide de l’option Gérer le formulaire dans d’autres modes feuille

Share form from Manage Forms
Partager à partir d’un espace de travail
  1. Accédez à Accueil > Espaces de travail et sélectionnez l’espace de travail dans lequel se trouve votre formulaire.
  2. Lorsque le panneau de l’espace de travail s’ouvre, sélectionnez la feuille associée pour afficher son formulaire actif en dessous.
  3. Chargez le formulaire.
  4. Sélectionnez le menu à trois points > Copier le lien.
  5. Partagez le lien avec les utilisateurs.

Vous pouvez également utiliser le menu à trois points pour ouvrir le formulaire dans un nouvel onglet ou le modifier dans le générateur de formulaire.

Share form from workspace

Gardez à l’esprit ce qui suit

  • Même si vous modifiez le formulaire, le lien vers celui-ci reste le même.
  • Enregistrez le formulaire pour voir s’appliquer toutes les modifications.
  • Le formulaire devient inaccessible si la feuille connectée se retrouve sans propriété.

Partager avec les personnes sélectionnées

Utilisez des formulaires intégrés à l’application pour exiger des utilisateurs qu’ils se connectent à leur compte Smartsheet avant de remplir le formulaire, ou si vous souhaitez co-modifier le formulaire avec d’autres collaborateurs.

Exiger que les expéditeurs se connectent

  1. Configurez les paramètres de sécurité de votre formulaire pour exiger de se connecter à Smartsheet afin d’accéder au formulaire. 

  2. Ensuite, partagez le formulaire avec les utilisateurs. 

Utiliser l’URL du navigateur à partir du générateur de formulaire
  1. Partagez la feuille sous-jacente et accordez des autorisations Propriétaire ou Administrateur aux autres collaborateurs de l’outil de création de formulaires.
    En savoir plus sur la définition des autorisations de la feuille.
  2. Copiez l’URL de votre navigateur pour partager votre générateur de formulaire avec d’autres personnes.
Utiliser une chaîne de requête d’URL pour la fonction Envoyer des e-mails
  • Lorsque vous utilisez une chaîne de requête d’URL dans votre lien unique, l’option M’envoyer une copie de mes réponses est activée par défaut. Les utilisateurs ont toujours la possibilité de la désélectionner s’ils le souhaitent.
  • Avec un lien de requête d’URL, les utilisateurs n’ont pas à remplir le champ Adresse e-mail.
  • Les chaînes de requête d’URL ne peuvent pas vous aider à automatiser les e-mails de confirmation de formulaire destinés aux propriétaires de feuilles et aux collaborateurs. Utilisez plutôt les flux de travail automatisés si vous souhaitez recevoir des alertes par e-mail lorsque de nouvelles entrées arrivent.

Si vous essayez de partager votre formulaire, mais que ce dernier ne fonctionne pas, vérifiez qu’il est bien défini sur actif et que vous partagez la version intégrée ou publiée de votre formulaire. Pour partager votre formulaire au sein de l’application, l’autre personne doit avoir accès à la feuille connectée.

Désactiver votre formulaire

Si vous ne souhaitez pas supprimer complètement votre formulaire, vous pouvez simplement le désactiver lorsque vous n’avez pas besoin de l’utiliser.

Pour désactiver un formulaire :

  1. Ouvrez la feuille connectée à votre formulaire.
  2. Dans le menu supérieur, sélectionnez Formulaires > Gérer les formulaires.
  3. Recherchez le formulaire que vous souhaitez désactiver, sélectionnez le menu Kebab 
    , et procédez comme suit :
    • Si vous êtes en mode Table, sélectionnez Désactiver.
    • Si vous êtes en mode Grille, activez l’option Désactiver.