Maintenir la cohérence dans la collecte des données avec les colonnes déroulantes

Vous pouvez utiliser les types de colonnes déroulantes à Sélection unique et à Sélection multiple pour normaliser la collecte des informations clés :

• Permettre aux collaborateurs de sélectionner une ou plusieurs valeurs qui s’appliquent à eux
• Suivre facilement les valeurs normalisées recueillies et les rapporter

Configurer une colonne déroulante dans votre feuille

Pour créer une colonne Liste déroulante :

1. Cliquez sur la flèche déroulante sous l’en-tête d’une colonne et sélectionnez Insérer une colonne à droite ou Insérer une colonne à gauche, en fonction de l’endroit où vous souhaitez placer la colonne déroulante supplémentaire.
   
   La fenêtre Insérer une colonne apparaît.
   
   
2. Saisissez le nom de la colonne dans la zone Nom.
3. Sélectionnez le type de colonne Liste déroulante (Sélection unique) ou Liste déroulante (Sélection multiple).
4. Saisissez les valeurs que vous souhaitez voir apparaître dans la liste sous Valeurs. (Vous pouvez séparer chaque valeur de la liste dans une nouvelle ligne en appuyant sur Entrée ou Retour.)
5. Pour empêcher les utilisateurs de saisir des valeurs de texte libre, cochez Limiter aux valeurs déroulantes uniquement.
6. Cliquez sur OK.

REMARQUES :

• les valeurs des cellules déroulantes sont classées en fonction de leur ordre d’apparition dans la liste des valeurs.
• Les valeurs peuvent contenir de la ponctuation, des lettres, des chiffres et des émojis.
• Si l’équivalent textuel d’un lien hypertexte est inséré sous Valeurs, il apparaîtra en texte brut dans le champ des valeurs, mais il s’agira d’un lien hypertexte cliquable lorsqu’il est sélectionné dans la liste déroulante.
• Les adresses e-mail sous Valeurs apparaîtront en texte brut dans la liste déroulante.

Et voilà ! La colonne déroulante à Sélection unique ou à Sélection multiple est insérée dans votre feuille. Vous pouvez maintenant commencer à collecter les valeurs normalisées des collaborateurs.

Modifier les propriétés de la colonne déroulante

Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des valeurs de la liste déroulante, vous pouvez le faire en modifiant les propriétés de la colonne celle-ci.

Pour modifier les propriétés de la colonne :

1. Cliquez sur la flèche déroulante située sous l’en-tête d’une colonne et sélectionnez Modifier les propriétés de la colonne.
   
   La fenêtre Modifier les propriétés de la colonne apparaît.
   
   
2. Modifiez les valeurs répertoriées sous Valeurs.

   Pour supprimer une valeur de la liste déroulante, sélectionnez-la, puis appuyez sur Retour arrière ou Suppr. sur votre clavier.

   REMARQUE : les valeurs d’un champ déroulant à Sélection unique ou à Sélection multiple d’un formulaire devront être modifiées dans la fenêtre Modifier les propriétés de la colonne.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Notez ce qui suit si vous décidez de passer d’un type de colonne à un autre :

• Lorsque vous passez d’un type de colonne à sélection unique à un type de colonne à sélection multiple, les valeurs répertoriées sous Valeurs dans les propriétés de la colonne restent les mêmes. La seule différence est que la sélection unique vous permet de sélectionner une seule valeur dans la liste déroulante, tandis que la sélection multiple vous permet de sélectionner plusieurs valeurs.
• Lorsque vous passez d’un type de colonne déroulante à Sélection unique, ou à Sélection multiple, à un type de colonne non déroulante, toutes les cellules qui contiennent une seule valeur déroulante seront affichées sous forme de texte, et toutes les cellules qui contiennent plus d’une valeur déroulante seront affichées sous forme de texte délimité par des lignes.
• Lorsque vous passez d’un type de colonne non déroulante à un type de colonne à Sélection unique ou à Sélection multiple, le contenu entier de chaque cellule sera recueilli et ajouté comme une valeur dans la section Valeurs des propriétés de la colonne déroulante.
• Lorsque vous passez d’un type de colonne à sélection unique à un type de colonne à sélection multiple et inversement, les rapports contenant ces colonnes devront être actualisés.

Choisir le type de colonne déroulante approprié

Lorsque vous sélectionnez des valeurs dans des colonnes déroulantes de la feuille, la liste déroulante apparaîtra différemment selon le type de colonne déroulante sélectionné.

La colonne déroulante à Sélection unique vous permet de sélectionner une valeur unique dans la liste déroulante :

La colonne déroulante à Sélection multiple vous permet de sélectionner une ou plusieurs valeurs dans la liste déroulante en sélectionnant la case à cocher à côté de chaque valeur :

Chaque valeur sélectionnée dans une colonne déroulante à Sélection multiple sera recueillie dans la cellule.

Pour supprimer les valeurs recueillies de cellules, double-cliquez sur la cellule et cliquez sur la croix (X) à côté de la valeur recueillie que vous voulez supprimer, ou décochez la case à cocher à côté de la valeur dans la liste déroulante.

Conseils et meilleures pratiques pour utiliser les colonnes déroulantes

Gardez à l’esprit ce qui suit lorsque vous modifiez des cellules dans les colonnes déroulantes :

• Si la colonne déroulante n’a pas été limitée aux seules valeurs de la liste, vous pourrez entrer une valeur en texte libre dans la cellule, et ce, en double-cliquant sur la cellule et en tapant la valeur. Ces valeurs en texte libre seront ajoutées à la liste déroulante dans la cellule à laquelle elles ont été ajoutées, mais ne seront pas ajoutées à la section Valeurs des propriétés de la colonne déroulante.
• Dans les colonnes déroulantes à Sélection multiple, les valeurs de texte libre sont enregistrées par ordre alphabétique à la fin de la cellule à laquelle elles sont ajoutées.
• Il n’y a pas de limite au nombre de valeurs qui peuvent être sélectionnées dans une colonne déroulante à Sélection multiple (jusqu’aux limites normales des caractères de cellule).