Ajouter dynamiquement les données d’une cellule à l’objet et au corps des messages d’alerte et de demande

Rendez chaque alerte ou demande plus facilement identifiable dans la ligne d’objet de la notification, grâce à des espaces réservés aux messages.

Par exemple, si vous ajoutez un espace réservé de message à l’objet de votre demande d’actualisation pour un champ intitulé Nom de la tâche dans votre feuille, Smartsheet ajoutera dynamiquement la valeur pertinente de ce champ au message de votre alerte ou demande.

Si vous utilisez des espaces réservés dans un flux de travail basé sur les modifications, vous devez définir le bloc déclencheur sur Exécuter le flux de travail : lorsqu’il est déclenché afin d’utiliser la fonctionnalité des espaces réservés décrite ici. Consulter Gagnez du temps et travaillez plus rapidement grâce aux flux de travail automatisés pour plus d’informations sur la création et la modification des flux de travail.

Dans le bloc d’actions d’un flux de travail automatisé :

  1. Sélectionnez Personnaliser le message.

    Alerter quelqu’un
  2. Dans l’objet et le corps, tapez le nom du champ que vous aimeriez voir ajouté dynamiquement, avec une double barre de poignée.

    Nom du champ
    Les noms de colonnes sont sensibles à la casse. Assurez-vous de taper le nom exact du champ, tel qu’il apparaît dans l’en-tête de colonne en haut de votre feuille, afin de garantir que les informations souhaitées apparaissent dans les alertes et demandes automatisées.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Les espaces réservés augmentent la quantité d’alertes et de demandes

L’ajout d’espaces réservés à vos messages peut entraîner des alertes distinctes pour chaque ligne, alors que vous auriez auparavant reçu une alerte unique et consolidée comportant plusieurs lignes. Cela se produit parce que Smartsheet doit ajouter les données de cellule uniques pour l’espace réservé au message d’alerte pour chaque ligne.

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous travaillez avec les espaces réservés :

  • En cas d’utilisation d’espaces réservés avec des demandes d’approbation, une notification séparée sera générée pour chaque ligne.
  • En utilisant des espaces réservés avec des actions d’alerte ou de demande d’actualisation dans des flux de travail basés sur les modifications, les espaces réservés génèrent des notifications séparées, si six lignes ou moins sont déclenchées simultanément. Si sept lignes ou plus sont déclenchées en même temps, l’objet et le corps personnalisés seront supprimés.
  • Les espaces réservés ne s’appliqueront pas à l’objet des actions d’alerte basées sur le temps.
  • Les espaces réservés ne s’appliqueront pas aux actions de demande d’actualisation basées sur le temps.
  • Les espaces réservés ne peuvent pas être utilisés lorsque le paramètre Exécuter le flux de travailest défini à Toutes les heures, Tous les jours ou Toutes les semaines.