Agir sur les alertes et les demandes dans Workplace Chat

Envoyez des notifications et des demandes depuis Smartsheet et répondez en temps réel dans Workplace Chat by Facebook. Vous pouvez par exemple agir sur une demande d'approbation Smartsheet et en discuter simultanément avec un collègue dans Workplace Chat, et ce sans avoir à quitter cette application.

Avant de commencer

Être le destinataire d'un flux de travail automatisé

Vous devez être destinataire du flux de travail automatisé d'une feuille dans Smartsheet afin de recevoir les alertes et les demandes dans Workplace Chat. Vous trouverez de plus amples informations sur la création de flux de travail automatisés dans Économisez du temps et travaillez plus vite grâce aux flux de travail automatisés.

Installer l'intégration

Pour recevoir des alertes Smartsheet, votre administrateur Workplace doit tout d'abord installer l'intégration. Pour ce faire :

  1. connectez-vous à Workplace avec vos identifiants d'administrateur.
  2. cliquez sur Panneau de l'administrateur à droite de l'icône de votre profil.
  3. dans le panneau de gauche, sélectionnez Intégrations.
  4. Localisez Smartsheet dans l'App Store de Workplace et cliquez sur l'icône « + » > Installer.

Lorsque la page de validation apparaît, cela signifie que l'intégration a été installée avec succès pour votre organisation !

Tous les membres de votre organisation pourront désormais autoriser les alertes Smartsheet dans leurs profils Workplace en démarrant une conversation avec Smartsheet depuis leurs fenêtres de chat. (Lors de votre recherche dans Workplace Chat, Smartsheet apparaîtra dans la liste des bots.)

Configurez votre compte Workplace pour recevoir les notifications

Une fois l'intégration installée par votre administrateur Workplace conformément aux étapes décrites précédemment, localisez le bot Smartsheet en saisissant « Smartsheet » dans la barre de recherche du chat.

Saisissez « Smartsheet » dans l'outil de recherche du chat.

Pour configurer le compte Workplace et recevoir les notifications Smartsheet :

  1. Localisez le bot Smartsheet, et sélectionnez-le pour entamer une conversation.

    ASTUCE : vous pouvez localiser le bot Smartsheet en saisissant « Smartsheet » dans la barre de recherche du chat.
     
  2. Dans la fenêtre de chat Smartsheet, cliquez sur le bouton Premiers pas situé en bas de la page.
  3. Le bot Smartsheet vous adressera une demande d'autorisation. Cliquez sur les options disponibles pour autoriser ou refuser la demande d'accès de Smartsheet à Workplace.
  4. Lorsque vous y êtes invité, connectez-vous à votre compte Smartsheet et cliquez sur Autoriser.

    REMARQUE : une erreur 403 s'affiche si vous essayez de vous connecter à Smartsheet à partir de l'application Workplace pour iOS à l'aide de Google. Reportez-vous au paragraphe de résolution des erreurs ci-dessous pour obtenir de plus amples informations.


Lorsque la page de validation apparaît, vous êtes prêt à recevoir les demandes d'actualisation, d'approbation, les notifications et les rappels de Smartsheet !

Ne plus recevoir les notifications Smartsheet

Pour ne plus recevoir les notifications, cliquez sur l'icône de menu du chat et sélectionnez Ne plus recevoir les notifications.

Ne plus recevoir les notifications.

Vous pouvez réactiver les notifications à tout moment en suivant les étapes listées dans la section Configuration ci-dessus.

Astuces pour optimiser l'utilisation de Smartsheet dans Workplace Chat

Voici comment optimiser la combinaison de votre travail dans Smartsheet et la communication dans Workplace Chat.

Exécuter des demandes d'actualisation et d'approbation depuis Workplace Chat

Vous pouvez approuver des demandes budgétaires ou remplir et envoyer vos demandes d'actualisation directement depuis la fenêtre de chat Smartsheet dans Workplace. Cliquez sur « Ouvrir le formulaire d'approbation » ou « Ouvrir le formulaire d'actualisation » pour approuver ou refuser une demande d'approbation, ou remplir une demande d'actualisation directement dans Workplace.  

Bouton « Ouvrir le formulaire d'approbation »
  

Découvrez comment créer des demandes d'approbation et des demandes d'actualisation dans Smartsheet.

Définir un rappel pour agir ultérieurement

L'intégration peut vous envoyer un autre rappel si vous souhaitez l'examiner plus tard. Cliquez sur « Me le rappeler plus tard », puis choisissez le moment souhaité.

Me le rappeler plus tard.

En savoir plus sur la création de rappels dans Smartsheet.

Vous utilisez la version mobile de Workspace ? Désactivez les notifications push.

Si vous utilisez activement les applications mobiles de Workplace et Smartsheet, vous recevrez les mêmes notifications en double. Désactivez les notifications push de Smartsheet de façon à recevoir uniquement celles de Workplace. 

Pour plus d'informations sur la désactivation des notifications push, consultez l'article Ajuster les paramètres personnels.


Résoudre les problèmes relatifs à l'intégration

Workplace pour iOS : erreur 403 lors d'une tentative de connexion à Smartsheet en appuyant sur l'option de connexion à Google

Pour vous connecter en utilisant les identifiants Google après avoir appuyé sur S'inscrire aux notifications ou Autoriser dans Workplace pour iOS : 

  1. Appuyez sur iOS-sharel'icône (dans le coin en bas) et sélectionnez Ouvrir dans Safari.

    Vous êtes redirigé vers la page de connexion à Smartsheet dans le navigateur mobile Safari.
     
  2. Appuyez sur le bouton de connexion à Google et exécutez la procédure d'authentification.

Vous pouvez également utiliser l'une des méthodes suivantes pour vous connecter (liste non exhaustive) :

  • votre adresse e-mail et votre mot de passe Smartsheet (dans l'application mobile Workplace)
  • Workplace dans le navigateur de votre ordinateur de bureau
  • application Workplace pour ordinateur de bureau

Workplace pour iOS : ne pas aller dans Smartsheet quand vous appuyez sur « Afficher notification »

Pour aller dans Smartsheet et afficher davantage de détails sur vos notifications :

  1. appuyez sur Afficher notification.

    La page de connexion à Smartsheet s'affiche.
     
  2. Appuyez sur l'icône iOS-share (dans le coin en bas) sélectionnez Ouvrir dans Safari.

    Vous êtes redirigé vers la page de connexion à Smartsheet dans le navigateur mobile Safari.
     
  3. Dans Safari, appuyez sur Ouvrir en haut.

Vous êtes redirigé dans l'application Smartsheet pour iOS et pouvez consulter les détails des notifications.

 

Cet article a-t-il été utile ?
OuiNon