Agir sur les alertes et les demandes dans Workplace Chat

Envoyez des notifications et des demandes depuis Smartsheet et répondez en temps réel dans Workplace Chat par Facebook. Par exemple, vous pouvez agir sur une demande d’approbation Smartsheet tout en discutant de cette demande avec un collègue dans Workplace Chat, le tout sans avoir à quitter l’application.

Avant de commencer

Vous devez être un destinataire dans un flux de travail automatisé

Avant de pouvoir recevoir des alertes et des demandes dans Workplace Chat, vous devez être un destinataire d’un flux de travail automatisé sur une feuille dans Smartsheet. Pour plus d’informations sur la création de flux de travail automatisés, reportez-vous à Gagnez du temps et travaillez plus rapidement grâce aux flux de travail automatisés.

Configurer l’intégration

Votre administrateur Workplace doit installer cette intégration avant que vous ne puissiez recevoir des alertes Smartsheet. Pour ce faire :

1. connectez-vous à Workplace avec vos identifiants Administrateur.
2. Cliquez sur le Panneau Administrateur à droite de l’icône de votre profil.
3. Sélectionnez Intégrations dans le panneau de gauche.
4. Localisez Smartsheet dans l’App Store de Workplace et cliquez sur l’icône plus + > Installer.

Lorsque la page de réussite apparaît, l’intégration est bien installée pour votre organisation !

Tous les membres de votre organisation pourront configurer leurs profils Workplace pour recevoir des alertes Smartsheet, en démarrant une conversation avec Smartsheet dans leurs fenêtres de discussion. (Smartsheet apparaîtra dans la liste des robots lorsque vous le rechercherez dans Workplace Chat.)

Configurer votre compte Workplace travail pour recevoir des notifications

Une fois que votre Administrateur Workplace a installé l’intégration selon les étapes ci-dessus, vous pouvez localiser le robot Smartsheet dans Workplace Chat en tapant « Smartsheet » dans la barre de recherche des outils de discussion.

Pour configurer votre compte Workplace et recevoir des notifications Smartsheet :

1. Localisez le robot Smartsheet et sélectionnez-le pour lancer une conversation.
   
    ASTUCE : vous pouvez localiser le robot Smartsheet en tapant « Smartsheet » dans la barre de recherche des outils de discussion.
    
2. Dans la fenêtre de discussion Smartsheet, cliquez sur le bouton Démarrer au bas de la page.
3. Le robot Smartsheet demandera une autorisation. Cliquez sur les options disponibles dans l’outil de discussion pour autoriser ou refuser l’accès de Smartsheet à Workplace.
4. Lorsque vous y êtes invités, connectez-vous à votre compte Smartsheet et cliquez sur Autoriser.
   
    REMARQUE : si vous utilisez l’application Workplace pour iOS et que vous souhaitez vous connecter à Smartsheet avec Google via l’application Workplace, vous obtiendrez une erreur 403. Veuillez consulter la section de dépannage ci-dessous pour plus d’informations.

Lorsque la page de réussite apparaît, vous êtes prêts à recevoir des demandes d’actualisation, des demandes d’approbation, des notifications et des rappels Smartsheet !

Remarque : l’automatisation dans Workplace Chat fait partie de vos préférences de notification personnelles. Il n’existe aucune option Workplace Chat dans l’outil de création de flux de travail.

Tester l’intégration

Si vous souhaitez tester l’intégration et vous assurer que vous recevez l’automatisation Smartsheet :

1. Naviguez jusqu’à Compte > Paramètres personnels et sélectionnez Notifications dans le panneau de gauche
2. Sous Applications de messagerie, cochez la case en face de chaque type de notification que vous souhaitez recevoir dans Workplace Chat
3. Envoyez-vous une demande d’actualisation ou créez un rappel en suivant les étapes de l’article Automatiser les processus d’un bout à l’autre avec les flux de travail graphiques

Vous devriez rapidement recevoir l’automatisation dans Workplace Chat !

Se désinscrire des notifications Smartsheet

Pour vous désinscrire, cliquez sur l’icône de menu dans le compositeur de discussion et sélectionnez Se désinscrire des notifications

Vous pouvez vous réinscrire pour recevoir des notifications à tout moment en suivant les étapes décrites dans la section Configuration ci-dessus.

Conseils pour tirer parti de Smartsheet dans Workplace Chat

Voici comment optimiser votre travail dans Smartsheet et la communication dans Workplace Chat.

Exécuter les demandes d’actualisation et d’approbation à partir de Workplace Chat

Vous pouvez approuver des demandes de budget ou remplir et envoyer des demandes d’actualisation directement à partir de la fenêtre de discussion Smartsheet dans Workplace Chat. Cliquez sur Ouvrir le formulaire d’approbation ou Ouvrir le formulaire d’actualisation pour approuver ou refuser une demande d’approbation, ou encore pour compléter une demande d’actualisation directement dans Workplace Chat.

  

En savoir plus sur la création des demandes d’approbation et des demandes d’actualisation dans Smartsheet.

Définir un rappel pour passer à l’action ultérieurement

Vous pouvez définir l’intégration pour vous envoyer un autre rappel afin que vous puissiez le vérifier ultérieurement. Cliquez sur Me le rappeler plus tard, puis sélectionnez l’heure souhaitée.

En savoir plus sur le paramétrage des rappels dans Smartsheet.

Vous utilisez Workplace pour mobile ? Désactiver les notifications Push mobiles Smartsheet

Si vous utilisez activement l’application mobile Workplace, ainsi que l’application mobile Smartsheet, vous recevrez la même notification de chaque application. Désactivez les notifications Push Smartsheet pour ne recevoir qu’une seule notification via Workplace.

Pour plus d’informations sur la désactivation des notifications Push mobiles, reportez-vous à l’article d’aide Ajustement des paramètres personnels.

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Dépannage des problèmes d’intégration

Workplace pour iOS : erreur 403 lors de la tentative de connexion à Smartsheet après avoir appuyé sur l’option de connexion Google

Pour vous connecter sans erreur à l’aide des identifiants Google après avoir appuyé sur Enregistrer les notifications ou Autoriser dans Workplace pour iOS :

1. Appuyez sur l’icône  (angle inférieur) et sélectionnez Ouvrir dans Safari.
   
   Vous serez dirigé vers une page d’ouverture de session Smartsheet dans le navigateur mobile Safari.
    
2. Appuyez sur le bouton de connexion Google et suivez le processus d’authentification.

Sinon, vous pourriez envisager d’utiliser une autre méthode pour vous connecter. Certaines méthodes d’ouverture de session incluent (mais ne sont pas limitées à) :

• Votre adresse e-mail et votre mot de passe Smartsheet (dans l’application mobile Workplace)
• Workplace depuis votre navigateur de bureau
• Application de bureau Workplace

Workplace pour iOS : ne pas ouvrir Smartsheet lorsque vous appuyez sur « Afficher la notification »

Pour ouvrir Smartsheet et afficher plus de détails sur vos notifications :

1. Appuyez sur Afficher la notification.
   
   Une page d’ouverture de session Smartsheet apparaît.
    
2. Appuyez sur l’icône  (angle inférieur) et sélectionnez Ouvrir dans Safari.
   
   Vous serez dirigé vers une page d’ouverture de session Smartsheet dans le navigateur mobile Safari.
    
3. Dans Safari, appuyez sur Ouvrir dans la partie supérieure.

Vous serez dirigé dans l’application Smartsheet pour iOS afin de visualiser les détails de la notification.