Demandes d’approbation : Demandez automatiquement l’approbation sur des éléments de travail

Une demande d’approbation consiste à demander automatiquement à quelqu’un d’approuver ou de refuser un élément de votre feuille. Vous pouvez par exemple configurer une demande d’approbation pour que Smartsheet envoie automatiquement une demande d’approbation à un membre du service financier si un bon de commande dépasse un montant maximal.

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Exigences pour la création et la réception de demandes d’approbation

Utilisez le tableau suivant comme référence pour savoir si vous pouvez créer ou modifier des demandes d’approbation, pour vous-même et pour d’autres personnes, en fonction des autorisations de partage de la feuille.

  Propriétaire Administrateur Éditeur Spectateur Non partagé
Créer des règles de demande d’approbation Oui Oui* Non Non Non
Modifier les règles de demande d’approbation Oui Oui* Non Non Non
Recevoir et effectuer des actions sur les demandes d’approbation Oui Oui Oui Oui Oui**

*Vous devez également être un utilisateur sous licence d’un forfait Affaire ou Entreprise pour créer et modifier des règles de demande d’approbation. Consultez la page des Tarifs Smartsheet pour en savoir plus ou contactez-nous.

**Vous devrez peut-être régler un paramètre supplémentaire pour permettre à toute personne disposant d’une adresse e-mail valide de recevoir des demandes d’approbation. Consultez la section Contrôler les personnes qui peuvent recevoir des demandes d’approbation ci-dessous pour obtenir plus d’informations.

REMARQUE : Pour éviter les boucles d’approbation infinies, les cellules qui contiennent des formules ou des liens de cellules portant sur plusieurs feuilles ne déclencheront pas de demande d’approbation. Pour contourner ce problème, vous pouvez créer une demande d’actualisation. Pour configurer une demande d’actualisation, consultez Demandes d’actualisation :  demander automatiquement les dernières informations.

Contrôler les personnes qui peuvent recevoir des demandes d’approbation

Par défaut, les notifications ne sont envoyées qu’aux personnes partagées sur la feuille. Si vous souhaitez que les notifications soient envoyées à toute personne possédant une adresse e-mail valide au niveau de la feuille ou du compte, consultez les articles d’aide suivants :


Créer une demande d’approbation
Flux de travail d’approbation

Une fois votre feuille ouverte :

  1. Cliquez sur Automatisation > Demander un flux de travail d’approbation.
  2. Dans le bloc de déclencheurs, définissez les critères qui déclenchent automatiquement le flux de travail. (Pour plus d’informations, consultez bloc de déclencheurs.)
  3. Vous pouvez également créer des blocs de conditions qui filtrent les lignes spécifiques à inclure dans l’envoi de la demande d’approbation. (Pour plus d’informations, consultez blocs de conditions.)
  4. Dans le bloc d’actions, sélectionnez la partie prenante devant donner son approbation, puis enregistrez votre flux de travail.

Vous pouvez créer des flux d’approbation plus complexes ; pour en savoir plus, consultez Demande d’approbation pour les parties prenantes dans l’ordre.

Options du flux de travail d’approbation

Les flux de travail d’approbation peuvent être aussi simples ou complexes que le requiert votre projet. Vous pouvez utiliser l’une des options suivantes pour personnaliser votre flux de travail. 

  • Lorsque : spécifiez les types de modifications qui déclenchent la demande d’approbation. 
  • Dans toute ligne : envoyez uniquement les lignes qui contiennent certaines valeurs. (Après que la condition « Quand » soit remplie.)
  • Envoyer une demande d’approbation à : choisissez vos destinataires, soit des adresses e-mail spécifiques, soit une colonne Contact dans votre feuille.
  • Fréquence de la demande d’approbation, colonnes incluses, et le message inclus. (Cliquez sur Paramètres de livraison pour les personnaliser.)
  • Colonne déroulante d’approbation : créez une nouvelle colonne déroulante dans la feuille, ou choisissez une colonne déroulante existante, comme emplacement pour stocker les réponses d’approbation.
  • Stocker le statut d’approbation dans une colonne : créez une nouvelle colonne de liste déroulante, ou sélectionnez une colonne existante, pour stocker la réponse de l’approbateur (approbation ou refus).
  • Texte du bouton et valeurs déroulantes associées : configurez le texte des boutons que l’approbateur utilisera pour approuver ou rejeter la demande, ainsi que les valeurs qui apparaissent dans votre feuille en fonction de la réponse de l’approbateur. (Cliquez sur Paramètres avancés pour personnaliser.)

Et voilà ! Désormais, l’approbateur reçoit une demande d’approbation dans un e-mail, une notification push mobile et dans l’application du navigateur de l’ordinateur (en fonction des paramètres de son compte). Consultez Centre de notifications : Recevoir des alertes directement dans Smartsheet pour plus de détails sur la procédure de réception d’alertes.

L’approbation ou le refus apparaîtra dans votre feuille.

approuvé

Spécifier des conditions supplémentaires pour votre règle

Assurez-vous qu’une demande d’approbation n’est envoyée que lorsque cela est nécessaire en spécifiant des conditions supplémentaires dans les critères « Lorsque » et « Dans tout ligne où » de votre règle.

Cliquez sur Ajouter une colonne (Lorsque) et Ajouter une condition (Dans toute ligne où...) pour ajouter des champs de critères.

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Personnaliser le message, la fréquence et le contenu inclus

Cliquez sur Paramètres de livraison pour personnaliser l’objet, le message, les colonnes incluses, ainsi que la fréquence de livraison de la demande d’approbation.

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Personnaliser les boutons Approuver et Refuser et les valeurs déroulantes

Cliquez sur Paramètres avancés pour personnaliser le texte du bouton que l’approbateur verra lorsque la demande lui sera envoyée, ainsi que les valeurs stockées dans la colonne déroulante de votre feuille.

approbation

Par exemple, vous pouvez remplacer le texte du bouton Approuvé par « Approbation ». L’approbateur obtiendra un formulaire de demande dont le texte du bouton sera « Approbation ». S’il clique sur « Approbation », la mention « Approuvé » apparaîtra dans la feuille.

REMARQUE : Avec le champ Envoyé, vous pouvez modifier la valeur déroulante qui apparaît dans votre feuille lorsqu’une demande d’approbation est envoyée, mais que l’approbateur n’a pas encore effectuer d’action sur la demande.

Modifier, désactiver ou supprimer des règles existantes

Pour désactiver une règle ou modifier les conditions, les destinataires, la fréquence ou les colonnes incluses de la règle :

  1. Cliquez sur l’onglet Alertes et actions en bas de la feuille. La fenêtre Alertes et actions apparaît.
  2. Cliquez sur la flèche vers le bas flèche vers le bas dans l’angle supérieur droit de la règle que vous souhaitez modifier ou désactiver.
Utiliser cette commande Pour exécuter cette action
Désactiver Désactiver temporairement la règle. (Utilisez cette commande si vous souhaitez utiliser la règle ultérieurement.)
Modifier Renommer ou modifier les critères de la règle.

Vous pouvez également utiliser cette commande pour accéder au lien Personnaliser l’e-mail afin de pouvoir modifier l’objet, le corps ou les colonnes incluses.
Cloner Créer une copie du tableau de bord.
Se désabonner Ne plus recevoir l’alerte.

ASTUCE : vous pouvez également vous désabonner directement depuis l’alerte ou l’action que vous recevez en cliquant sur le lien Se désabonner près du texte « Vous ne souhaitez pas recevoir cette notification ? » en bas du message.
Supprimer Supprimer la notification complètement. (Cette action est irréversible.)