Demandes d'approbation : demander automatiquement une validation sur des éléments de travail

Une demande d'approbation est un moyen de demander automatiquement à une personne d'approuver ou de refuser un élément de votre feuille. Par exemple, configurez une demande d'approbation pour que Smartsheet envoie automatiquement une demande à un membre du département Finance afin d'obtenir une validation si une commande est supérieure à un certain montant en dollars.

REMARQUE : les demandes d'approbation automatiques sont disponibles aux bénéficiaires d'un forfait Affaire ou Entreprise. Consultez la page Tarification Smartsheet pour plus d'informations ou contactez nous.

Conditions requises pour la création et la réception de demandes d'approbation

Utilisez le tableau suivant comme référence pour savoir si vous pouvez créer ou modifier vos rappels ou ceux d'autres utilisateurs en fonction des autorisations de partage des feuilles.

  Propriétaire Administrateur Éditeur Spectateur Non partagé
Créer des règles de demande d'approbation Oui Oui* Non Non Non
Modifier des règles de demande d'approbation Oui Oui* Non Non Non
Recevoir des demandes d'approbation et intervenir Oui Oui Oui Oui Oui**

*Vous devez également être un utilisateur sous licence bénéficiant d'un forfait Affaire ou Entreprise pour pouvoir créer et modifier des règles de demande d'approbation. Consultez la page Tarification Smartsheet pour plus d'informations ou contactez nous.

**Un paramètre supplémentaire devra potentiellement être ajusté afin de permettre à toute personne possédant une adresse électronique valide de recevoir des demandes d'approbation. Pour plus de détails, consultez la section Définissez les personnes qui peuvent recevoir des demandes d'approbation.

Définissez les personnes qui peuvent recevoir des demandes d'approbation

Par défaut, les notifications ne sont envoyées qu'aux personnes partagées de la feuille. Si vous souhaitez que les notifications soient envoyées à toute personne possédant une adresse électronique valide au niveau de la feuille ou du compte, consultez les articles d'aide suivants :


Créer une demande d'approbation

Pour créer une règle de demande d'approbation :

  1. Sélectionnez l'onglet Alertes et Actions en bas de la feuille.
    Bouton Alertes et Actions
    La fenêtre Alertes et Actions apparaît. (Cette fenêtre répertorie toutes les alertes et actions existantes sur votre feuille.)
     
  2. Sélectionnez Envoyer une demande d'actualisation à partir de la première liste déroulante 
  3. Cliquez sur Suivant. Le formulaire Nouvelle règle apparaît.

Lorsque vous configurez une règle de demande d'approbation, vous devez spécifier les critères suivants :

  • Quand — Indiquez les types de modifications qui déclenchent la demande d'approbation. 
  • Sur une ligne où — Envoyez seulement des lignes contenant certaines valeurs. (Dès que la condition Quand est satisfaite).
  • Envoyer l'approbation à — Choisissez vos destinataires : soit des adresses éléctroniques spécifiques, soit une colonne de contact de votre feuille.
  • Colonne d'approbation déroulante — créez une nouvelle colonne déroulante dans la feuille ou choisissez une colonne déroulante existante comme emplacement de stockage des réponses d'approbation.
  • Fréquence de la demande d'approbation, colonnes incluses et le message inclus. (Cliquez sur Paramètres de distribution pour personnaliser.)
  • Statut d'approbation de stockage dans la colonne — Créez une nouvelle colonne déroulante ou sélectionnez en une existante pour enregistrer la réponse de l'approbateur (approbation ou refus).
  • Texte des boutons et valeurs déroulantes associées — Personnalisez le texte des boutons utilisés par l'approbateur pour valider ou refuser la demande, ainsi que les valeurs présentes dans votre feuille en fonction de la réponse de l'approbateur. (Cliquez sur Paramètres avancés pour personnaliser.)

C'est terminé ! À présent, l'approbateur peut recevoir une demande d'approbation par message électronique, par notification push sur un mobile et dans l'application du navigateur de l'ordinateur (en fonction des paramètres de son compte). Consultez Centre de notifications : Recevez des alertes directement dans Smartsheet pour plus de détails sur la réception d'alertes.
 

demande-dapprobation

Leur approbation ou leur refus sera enregistré dans votre feuille.

approuvé

Spécifiez des conditions supplémentaires pour votre règle

Assurez-vous qu'une demande d'approbation est envoyée uniquement lorsque cela est nécessaire en spécifiant des conditions supplémentaires dans Quand et Dans une ligne où... critères de votre règle.

Cliquez sur Ajouter une colonne (Quand) et Ajouter une condition (Dans une ligne où...) pour ajouter des champs de critères supplémentaires.

approbation-ajouter-conditions

Personnalisez le message, la fréquence et le contenu inclus

Cliquez sur Paramètres de distribution pour personnaliser le sujet, le message, les colonnes incluses, ainsi que la fréquence de livraison de la demande d'approbation.

distribution-approbation

Personnalisez les boutons Approuver et Refuser ainsi que les valeurs déroulantes

Cliquez sur Paramètres avancés pour personnaliser le texte du bouton affiché à l'approbateur lors de la demande, ainsi que les valeurs stockées dans la colonne déroulante de votre feuille.

valider

Par exemple, vous pouvez modifier le texte du bouton Approuver et saisir "Valider" à la place. L'approbateur recevra un formulaire de demande avec comme texte du bouton : "Valider". S'il clique sur Valider, "Approuvé" sera enregistré dans la feuille.

REMARQUE : dans le champ Soumettre, vous pouvez modifier la valeur déroulante qui s'enregistre dans votre feuille lorsqu'une demande d'approbation est envoyée et que l'approbateur n'a pas encore pris d'action sur la demande.

Modifiez, désactivez ou supprimez des règles existantes

Pour désactiver ou modifier les conditions, les destinataires, la fréquence ou les colonnes d'une règle :

  1. Cliquez sur l'onglet Alertes et Actions en bas de la feuille. La fenêtre Alertes et Actions apparaît.
  2. Cliquez sur la flêche-du-bas flèche-du-bas dans le coin supérieur droit de la règle que vous souhaitez modifier ou désactiver.

          sélectionner-flèche-du-bas

Utilisez cette commande Pour effectuer ceci
Désactiver Désactiver la règle provisoirement. (Utilisez cette commande si vous souhaitez utiliser la règle ultérieurement.)
Modifier Renommer ou modifier les critères d'une règle.

Vous pouvez également utiliser cette commande pour accéder au lien Personnaliser le courrier électronique et modifier l'objet, le corps ou les colonnes.
Cloner Créer une copie de la règle.
Se désabonner Arrêter la réception d'une alerte.

ASTUCE : vous pouvez également vous désabonner directement depuis l'alerte ou l'action reçue en cliquant sur le lien Se désabonner visible en bas du message, à côté de la mention « Vous ne souhaitez pas recevoir cette notification ? ».
Supprimer Supprimer la règle définitivement. (Cette action ne peut pas être annulée.)