Rejoindre un forfait Smartsheet existant dans votre organisation

Vous avez essayé Smartsheet, vous l’aimez et vous êtes prêt à obtenir une licence pour pouvoir profiter de toutes les fonctionnalités de Smartsheet. Quel est le moyen le plus simple pour effectuer cette opération ? Une façon rapide d’obtenir une licence pour Smartsheet est d’en demander une pour un compte qui existe déjà dans votre organisation. Pour ce faire, vous devez contacter directement l’administrateur système du compte.

Selon la façon dont les administrateurs système de votre organisation ont configuré Smartsheet, vous pourrez peut-être faire cette demande directement à partir de l’application Smartsheet.

REMARQUE : si vous êtes l’administrateur système, vous avez le contrôle total de la disponibilité de cette fonctionnalité pour les comptes Smartsheet que vous gérez. Pour en savoir plus, consultez le site Informations pour les administrateurs système plus loin dans cet article.

Demander à rejoindre un compte existant

Si un administrateur système Smartsheet de votre organisation a activé la découverte des comptes, vous pourrez vous ajouter à un compte existant en utilisant l’une des méthodes suivantes :

• Répondez au message « Rejoindre un compte ». Si vous recevez un message vous demandant si vous souhaitez rejoindre un compte existant, sélectionnez le nom du compte que vous souhaitez rejoindre et cliquez sur Demander à rejoindre.
   
• Rejoignez un compte via la page Forfait et facturation dans votre propre instance de Smartsheet. Cliquez ici pour ouvrir et utiliser l’outil de découverte des comptes.Ou bien, naviguez à partir de Smartsheet. Commencez par sélectionner Compte (dans l’angle inférieur gauche de la fenêtre Smartsheet). Dans le volet de gauche, sélectionnez Forfait et facturation et cliquez sur Rejoindre un compte.

Remplissez les informations de la demande et cliquez sur Envoyer.

Et voilà ! Vous avez fait votre part, votre administrateur système fera le reste. Vous saurez que vous avez réussi lorsque vous recevrez un e-mail indiquant que l’administrateur système souhaite vous ajouter au compte.

Informations pour les administrateurs système

La découverte des comptes vous permet d’ajouter facilement des personnes à votre compte et de gérer les utilisateurs de votre organisation.

Les personnes de votre organisation qui utilisent Smartsheet en tant que collaborateurs à titre gratuit, ou qui l’essaient, auront une visibilité sur les comptes Smartsheet de votre organisation qu’ils peuvent rejoindre. Ils pourront facilement vous demander une licence, et vous pourrez l’approuver en un clic directement depuis votre e-mail.

Afin de permettre aux personnes de votre organisation de découvrir votre compte et de demander une licence pour celui-ci, vous et votre compte devez remplir les critères suivants :

• Vous devez être un administrateur système avec une licence payée pour le compte.
• Le compte doit utiliser une adresse de domaine valide appartenant à votre organisation. Les adresses qui utilisent les domaines courants des fournisseurs de services Internet (FSI), tels que @gmail.com, ne sont pas admissibles.
• Le domaine utilisé avec un forfait que vous gérez ne doit pas avoir l’option Provisionnement automatique d’utilisateurs activée. Pour en savoir plus, consultez Ajouter automatiquement des utilisateurs à un compte d’entreprise avec le provisionnement automatique des utilisateurs.

Mettre à niveau un utilisateur et lui accorder une licence

Une fois la fonctionnalité de découverte des comptes est activée, vous commencerez probablement à recevoir des demandes de personnes de votre organisation souhaitant être ajoutées à votre compte Smartsheet. Vous recevrez des demandes par e-mail avec un texte similaire au suivant : Veuillez m’ajouter aux utilisateurs sous licence pour le compte Smartsheet.

Notez que trois e-mails seront envoyés :Le 1er est envoyé immédiatement, le second est envoyé après 48 heures, et le 3e est envoyé 10 jours après la demande.

Lorsque vous recevez un message de ce type, cliquez sur Ajouter au compte pour accéder au formulaire Administration du compte. De là, vous pourrez lui accorder une licence et configurer son compte.

Activer ou désactiver la découverte des comptes

Pour activer ou désactiver la découverte des comptes :

1. Sélectionnez Compte (dans l’angle inférieur gauche de la fenêtre Smartsheet) > Forfait et facturation > Paramètres du compte.
2. Cliquez sur Modifier à côté de Découverte des comptes. Vérifiez que la case Activé est cochée et cliquez sur Enregistrer (décochez la case pour désactiver cette fonctionnalité).

ASTUCE : si vous activez cette fonctionnalité, assurez-vous que le nom de votre compte reflète clairement le nom du service ou du groupe qui le possède. Par exemple, si vous êtes un administrateur Smartsheet pour un compte utilisé par le service Marketing de MBF Corp., un nom de compte de MBF Marketing aidera les autres membres de votre organisation à mieux le distinguer, par exemple, du service de comptabilité de MBF Corp.

Pour savoir comment mettre à jour le nom de votre compte Smartsheet, consultez Changer le nom du contact principal et du compte.

Dépannage des problèmes d’administration avec la découverte des comptes

Si vous recevez des demandes de personnes qui, selon vous, ne devraient pas demander l’accès à votre compte, veuillez contacter notre équipe d’assistance.