Interagir avec des éléments de Smartsheet dans Microsoft Teams

Publiez une feuille, un rapport ou un Sight Smartsheet™ sur une chaîne Microsoft Teams pour transformer des conversations en actes. Ajoutez une feuille depuis Smartsheet sous forme d’onglet dans une chaîne, pour par exemple fournir un outil de gestion du travail aux personnes avec lequel elles peuvent interagir depuis Microsoft Teams.

Pour en savoir plus sur Microsoft Teams, consultez le site Microsoft Products.

Sujets abordés dans cet article :
Avant de commencer
        Conditions d’autorisation de partage Smartsheet
        Conditions à remplir pour utiliser Microsoft Teams
Ajouter un élément de Smartsheet comme onglet
Modifier des paramètres, renommer ou supprimer l’onglet
Conseils pour utiliser Smartsheet pour Équipes
Résolution des problèmes de Smartsheet pour Équipes


Avant de commencer

Lorsque vous travaillez avec Smartsheet et une équipe Microsoft Teams, vous utiliserez une version publiée d’un élément de Smartsheet (feuille, rapport ou Sight) dans une chaîne. Avant de connecter des éléments de Smartsheet à une chaîne Microsoft Teams, vérifiez que vous remplissez les conditions suivantes dans Smartsheet et Microsoft Teams.

Conditions d’autorisation de partage de Smartsheet

Vous devez être le propriétaire ou disposer d’autorisations de partage de niveau administrateur à l’élément de Smartsheet que vous souhaitez ajouter comme onglet à votre chaîne Teams. Lisez l’article Niveaux d’autorisation de partage pour en savoir plus.

IMPORTANT : si un élément de Smartsheet a déjà été publié, directement depuis Smartsheet ou après avoir été ajouté à une chaîne, les personnes qui disposent d’autorisations de partage sur l’élément de Smartsheet peuvent ajouter l’élément déjà publié (uniquement avec les options de publication précédemment configurées) à des chaînes. Pour obtenir plus d’informations sur les différentes versions d’un élément de Smartsheet tels que En lecture seule ou Modifiable à souhait qui peut être publié, consultez l’article Publier des éléments de Smartsheet.

Conditions à remplir pour utiliser Microsoft Teams

Vous devez posséder Microsoft Teams (une application intégrée à Office 365 Entreprise) et au moins une chaîne dans une équipe pour ajouter un élément Smartsheet sous forme d’onglet.

REMARQUE : Smartsheet pour Équipes est compatible avec le navigateur et les versions de bureau de l’application Microsoft Teams.

Présentation : travailler avec Smartsheet dans une équipe Microsoft Teams

Lorsque vous travaillez avec Smartsheet et une équipe Microsoft Teams, vous utiliserez une version publiée d’un élément de Smartsheet (feuille, rapport ou Sight) dans une chaîne. 

IMPORTANT : pour utiliser des informations de Smartsheet dans une chaîne, certaines autorisations sont nécessaires dans Smartsheet et dans Microsoft Teams. Consultez la rubrique Avant de commencer pour en savoir plus.

Ajouter un élément Smartsheet comme onglet

Publiez des éléments de Smartsheet (feuilles, rapports, Sights) sur leurs propres onglets et donnez accès aux données de Smartsheet à toutes les personnes abonnées à votre chaîne Microsoft Teams. 

Pour ajouter un élément de Smartsheet à une chaîne dans Microsoft Teams :

  1. Ouvrez Microsoft Teams et sélectionnez la chaîne de votre choix.
  2. Cliquez sur l’icône Plusicône Plus sous le nom de la chaîne.

    La liste des onglets disponibles qui peuvent être ajoutés à la chaîne s’affichera.
     
  3. Sélectionnez Smartsheet pour Équipes, puis cliquez sur Accepter pour accepter le contrat de licence de Smartsheet.
  4. Cliquez sur Se connecter à Smartsheet, puis cliquez sur Autoriser pour donner accès à Smartsheet pour s’intégrer à Microsoft Teams.

    Il se peut que vous soyez invité à ouvrir une session dans Smartsheet.
     
  5. Retrouvez l’élément Smartsheet dans l’onglet, en le recherchant par son nom ou en accédant au dossier Accueil, puis sélectionnez l’élément et cliquez sur Enregistrer.
  6. Définissez comment les abonnés à la chaîne peuvent interagir avec l’élément Smartsheet en choisissant l’une des options suivantes :
    • En lecture seule - Version complète Tous les abonnés à la chaîne Teams peuvent afficher la feuille, le rapport ou le Sight complet, mais pas les modifier.
    • Modifiable à souhait Tous les abonnés à la chaîne Teams peuvent consulter et modifier la feuille ou le rapport dans son intégralité. (Cette option n’est pas disponible pour les Sights.)

      REMARQUE : l’option permettant de publier une version de la feuille comme modifiable à souhait dans votre domaine n’est pas prise en charge dans Smartsheet for Microsoft Teams. Si la feuille que vous avez sélectionnée a été déjà publiée directement dans Smartsheet avec cette option, celle-ci sera grisée dans Microsoft Teams. Consultez l’article Publier des éléments de Smartsheet pour en savoir plus.
       
  7. Si l’élément n’a pas été encore publié dans Smartsheet avec les options que vous avez sélectionnées, cochez la case Publier cette feuille dans la version publiée sélectionnée.

    CONSEILS :
    • cochez la case Afficher l’onglet en mode Plein écran pour afficher l’élément Smartsheet en entier dans l’onglet. Ce faisant, vous masquez votre marque personnalisée. Vous trouverez plus d’informations sur la personnalisation des éléments de Smartsheet dans l’article Habiller Smartsheet à votre effigie en ajoutant vos couleurs et votre logo.
    • Si vous souhaitez éviter qu’un message soit envoyé à la chaîne concernant le nouvel onglet, décochez la case Publier sur la chaîne sur cet onglet.
       
  8. Cliquez sur Enregistrer.

C’est terminé. Votre élément de Smartsheet (feuille, rapport, Sight) sera disponible dans son propre onglet à tous ceux qui se sont abonnés à votre chaîne. Les abonnés à votre chaîne peuvent afficher et modifier (si vous avez autorisé les modifications) des données de Smartsheet dans Microsoft Teams.

Vous pouvez modifier au besoin des paramètres, renommer ou supprimer l’onglet.

Modifier des paramètres, renommer ou supprimer l’onglet.

Si vous souhaitez modifier les actions que les abonnés à votre chaîne peuvent effectuer sur votre élément Smartsheet dans l’onglet, modifiez le nom de l’onglet, ou supprimez-le, cliquez sur la flèche du bas sur la droite du nom de l’onglet et sélectionnez l’action souhaitée.

Flèche du bas Teams

Modifier un paramètre de l’onglet

Sélectionnez Paramètres pour modifier les actions que les abonnés à la chaîne peuvent effectuer sur l’élément Smartsheet en choisissant l’une des options de publication suivantes :

  • En lecture seule - Version complète Tous les abonnés à la chaîne Teams peuvent afficher la feuille, le rapport ou le Sight complet, mais pas les modifier.
  • Modifiable à souhait Tous les abonnés à la chaîne Teams peuvent consulter et modifier la feuille, le rapport ou le Sight entier.

CONSEILS :

  • cochez la case Afficher l’onglet en mode Plein écran pour afficher l’élément Smartsheet en entier dans l’onglet. Ce faisant, vous masquez votre marque personnalisée. Vous trouverez plus d’informations sur la personnalisation des éléments de Smartsheet dans l’article Habiller Smartsheet à votre effigie en ajoutant vos couleurs et votre logo.
  • Si vous souhaitez éviter qu’un message soit envoyé à la chaîne concernant le nouvel onglet, décochez la case Publier sur la chaîne sur cet onglet.

Renommer ou supprimer l’onglet

Sélectionnez Renommer pour modifier le nom de l’onglet. (Le nom de l’élément Smartsheet ne sera pas modifié.)

Sélectionnez Supprimer pour supprimer complètement l’onglet de la chaîne. Cette action est irréversible. (L’élément ne sera pas supprimé de Smartsheet.)


Conseils pour utiliser Smartsheet pour Équipes

Voici quelques astuces qui vous aideront à tirer le meilleur parti de Smartsheet pour Équipes.

Lancer une discussion sur le contenu dans l’onglet Smartsheet 

Sélectionnez l’icône de la messagerie instantanée Teams dans l’onglet Smartsheet pour lancer une discussion sur cet élément Smartsheet dans Microsoft Teams. Le fil de discussion que vous démarrez s’affichera dans l’onglet Smartsheet, ainsi que dans l’onglet Général de la chaîne.

Vous pouvez également attirer l’attention d’un autre membre de votre équipe en le @citant dans la conversation. Vous trouverez plus d’informations dans l’article de Microsoft Support intitulé Travailler en équipes et utiliser des chaînes.

Gagnez en visibilité avec le mode Plein écran

Si vous souhaitez voir la feuille, le rapport ou le Sight en entier dans l’onglet, cochez la case Afficher l’onglet en mode Plein écran au moment d’ajouter un élément de Smartsheet comme nouvel onglet ou en modifiant les paramètres pour un onglet existant.

REMARQUE : l’habillage personnalisé à l’effigie de votre marque sera masqué si vous utilisez l’option Afficher l’onglet en mode Plein écran. Vous trouverez plus d’informations sur la personnalisation des éléments de Smartsheet dans l’article Habiller Smartsheet à votre effigie en ajoutant vos couleurs et votre logo.

Ajouter un formulaire Web Smartsheet à votre chaîne

Vous pouvez inclure un formulaire Web dans une chaîne Teams autrement qu’en ajoutant des feuilles, des rapports et des Sights à une chaîne, pour permettre aux personnes de pouvoir envoyer rapidement des formulaires Web depuis la chaîne. Ajoutez un formulaire Web à une chaîne, afin de permettre aux abonnés de la chaîne d’envoyer des demandes de travail qui prennent la forme de nouvelles lignes dans une feuille Smartsheet.

Pour ajouter un formulaire Web Smartsheet à une chaîne :

  1. Ouvrez Smartsheet dans une nouvelle fenêtre du navigateur, puis recherchez et ouvrez la feuille souhaitée.
  2. Cliquez sur l’onglet Formulaires Web en bas de la feuille.

    La fenêtre Formulaires Web s’affiche à l’écran.
     
  3. Sélectionnez et copiez l’URL du formulaire de votre choix. Si vous n’avez pas encore créé de formulaire, consultez l’article Utiliser des formulaires Web.
  4. Ouvrez Microsoft Teams et accédez à la chaîne à laquelle vous souhaitez ajouter le formulaire.
  5. Cliquez sur l’icône Plusicône Plus sous le nom de la chaîne.
  6. Sélectionnez Site Internetsite Internet dans la fenêtre Ajouter un onglet.
     
  7. Saisissez un nom dans le champ Nom de l’onglet. Collez le lien du formulaire Web dans le champ URL et cliquez sur Enregistrer.

C’est ça ! Votre équipe peut désormais effectuer des envois avec un formulaire Web qui sont ajoutés comme nouvelles lignes à une feuille dans Smartsheet, le tout sans avoir à quitter l’application Microsoft Teams.


Résoudre les problèmes de Smartsheet pour Équipes

Smartsheet n’apparaît pas dans les options disponibles lorsque j’essaie d’ajouter un élément Smartsheet comme onglet.

Il est possible que vous ne voyiez pas Smartsheet pour Équipes dans les options pour les raisons suivantes :

  1. Si vous utilisez l’application de bureau, vous devrez installer la dernière version de Microsoft Teams. La dernière version de Teams pour ordinateurs de bureau est disponible ici : https://teams.microsoft.com/downloads

    Vous pouvez également utiliser l’application en ligne sur https://teams.microsoft.com.
     
  2. Si vous ne voyez pas l’option Smartsheet pour Équipes sur le bureau ou l’application en ligne, votre administrateur Microsoft peut activer des Bots and Tabs. Pour en savoir plus, consultez la FAQ de Microsoft.

Le message d’erreur suivant s’affiche lorsque je sélectionne Smartsheet pour Équipes :

La page Web https://msaddins.smartsheet.com/d/msteams/tabconfig peut être temporairement indisponible ou son adresse URL a été définitivement modifiée.

Erreur Teams

Pour résoudre ce problème et afficher la liste des éléments Smartsheet disponibles, actualisez votre cache DNS sur votre appareil. Cette procédure varie selon l’appareil et vous devrez peut-être faire appel au service informatique de votre entreprise.

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