Économisez du temps et travaillez plus vite grâce aux flux de travail automatisés

Grâce aux flux de travail automatisés, vous gagnez du temps et conservez la cohérence dans votre processus de travail à l'aide de séries d'actions connectées (comme les approbations automatisées avec plusieurs parties prenantes) qui apparaissent sur un écran unique. Voici un exemple de flux de travail automatisé unique pouvant aider une équipe de rédaction à travailler plus vite :

  1. Un rédacteur technique termine son brouillon et marque sa tâche comme étant terminée dans Smartsheet. 
  2. Cela déclenche une demande d'approbation envoyée au relecteur technique pertinent en fonction du thème de l'article.
  3. Lorsque le relecteur technique approuve le brouillon, une autre demande d'approbation est automatiquement envoyée à l'équipe web pour révision et approbation, le tout avant publication de l'article. 
  4. Une fois publié, le directeur des contenus reçoit une alerte automatisée selon laquelle le nouveau contenu a été publié.

Créer un flux de travail 

Vous pouvez créer des alertes et des rappels pour vous-même indépendamment de votre niveau d'autorisation de partage. Toutefois, si vous souhaitez créer ou modifier un flux de travail qui émet des alertes ou demande des actions de la part de tiers, vous devez disposer d'autorisations de partage de niveau Administrateur sur la feuille. (de plus amples informations sur les autorisations sont disponibles ici.)

Une fois la feuille ouverte :

  1. Sélectionnez Automatisation dans le coin supérieur gauche de votre feuille.

    Automatisation dans le menu
     
  2. Ici, vous pouvez choisir un type d'automatisation pour votre flux de travail. Votre choix dépendra des types d'actions que vous souhaitez déclencher automatiquement. 

    De plus amples informations sur les divers types d'automatisations sont disponibles ici.
     
  3. Après avoir choisi le type d'automatisation, vous configurerez le bloc de déclencheurs, les chemins et les blocs des conditions ainsi que les blocs d'actions pour élaborer votre flux de travail. (reportez-vous à Anatomie d'un flux de travail automatisé pour de plus amples informations sur les blocs et les chemins.)

    aperçu illustré du flux de travail automatisé
  4. Une fois que la configuration de votre flux de travail vous convient, cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit du générateur de flux de travail.

C'est terminé ! Vous disposez à présent d'un flux de travail qui lancera automatiquement des actions lorsqu'elles seront déclenchées.

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