Gagnez du temps et travaillez plus rapidement grâce aux flux de travail automatisés

S’applique à

Smartsheet

Les flux de travail automatisés vous permettent de gagner du temps et de conserver la cohérence de vos processus de travail grâce à une série d’actions connexes, comme les approbations automatisées avec plusieurs parties prenantes, qui sont affichées de manière graphique sur un seul écran. Voici l’exemple d’un flux de travail automatisé unique qui permet d’aider une équipe de rédaction à exécuter son travail plus rapidement :

  1. un rédacteur technique termine un brouillon et indique que sa tâche est terminée dans Smartsheet.
  2. Ceci déclenche une demande d’approbation est alors envoyée au réviseur technique approprié en fonction du sujet de l’article.
  3. Lorsque le réviseur technique approuve le brouillon, une autre demande d’approbation est automatiquement envoyée à l’équipe web pour qu’elle vérifie et approuver le nouvel article à publier.
  4. Lorsque le nouvel article a été publié, le responsable des contenus reçoit une alerte automatique qui l’en informe.

Créer un flux de travail graphique

Vous pouvez créer des alertes et des rappels pour vous-même quel que soit votre niveau d’autorisations de partage. Si vous souhaitez créer ou modifier un flux de travail qui envoie des alertes ou des demandes d’action à d’autres personnes, vous devez toutefois avoir les autorisations de partage de niveau Administrateur pour la feuille. (Vous trouverez des informations complémentaires sur les autorisations ici.)

Lorsque vous avez ouvert la feuille :

  1. sélectionnez Automatisation en haut à gauche de celle-ci.

    Automatisation dans le menu
     
  2. Vous pouvez choisir le type d’automatisation de votre flux de travail ici. Votre choix dépend des types d’actions que vous voulez déclencher automatiquement.

    Vous trouverez de plus amples informations sur les différents types d’automatisation ici.
     
  3. Sélectionnez le type d’automatisation, puis configurez le bloc de déclencheurs, les chemins et les blocs de conditions ainsi que les blocs d’actions pour construire votre flux de travail. (Reportez-vous à Anatomie d’un flux de travail automatisé pour obtenir de plus amples informations sur les blocs et les chemins.)

    image de présentation d’un flux de travail automatisé
  4. Cliquez sur Enregistrer en bas à droite de l’outil de création de flux de travail lorsque vous êtes satisfait de la configuration de votre flux de travail.

Vous avez terminé ! Vous disposez maintenant d’un flux de travail qui exécutera automatiquement les actions lorsqu’elles seront déclenchées.

Créer un flux de travail de base

Vous pouvez créer un flux de travail simple qui effectue les actions suivantes :

  1. alerter quelqu’un en cas de modification :
    • lorsque des lignes sont ajoutées, modifiées ou supprimées
    • lorsque des commentaires sont ajoutés, modifiés ou supprimés sur une ligne ou sur une feuille
    • lorsque des pièces jointes sont ajoutées, modifiées ou supprimées sur une ligne ou sur une feuille
    • lorsque la feuille est partagée
  2. alerter quelqu’un lorsque la feuille est partagée
  3. alerter quelqu’un lorsqu’une colonne est supprimée

Pour créer un flux de travail de base :

  1. sélectionnez Automatisation en haut à gauche de votre feuille et choisissez Gérer les flux de travail... dans la liste déroulante.
  2. Dans Créer un flux de travail, ouvrez le menu déroulant et sélectionnez Flux de travail de base... en bas de la listeMenu des flux de travail de base

    La fenêtre Flux de travail de base s’ouvre.

  3. Vous pouvez y choisir le type de flux de travail que vous souhaitez créer.
  4. Sélectionnez Créer, vous pouvez ensuite modifier les déclencheurs, les destinataires et le message personnalisé du flux de travail.

    N’oubliez pas de lui donner un nom et de l’enregistrer lorsque vous êtes satisfait de la configuration. Vous avez maintenant créé un flux de travail de base.