Gestion et allocation des ressources

Grâce à la gestion des ressources, vous pouvez suivre et examiner la répartition des personnes entre tous les projets sur lesquels elles travaillent afin d'ajuster et de prendre de meilleures décisions concernant les charges de travail.

REMARQUE : Cet article traite de l'activation de la gestion des ressources au niveau de la feuille. Si vous souhaitez activer la gestion des ressources au niveau du compte, voir l’article Paramètres du compte global.

Voici une présentation du fonctionnement de la gestion des ressources (veuillez noter que les points ci-dessous offrent des liens vers d'autres articles d'aide) :

• Configurez les ressources et les spectateurs des ressources dans votre compte avec la Gestion des utilisateurs (administrateurs système uniquement).
• Activez la gestion des ressources dans les paramètres d'interdépendance de votre feuille de projet.
• Utilisez des affichages de ressources propres au projet et d’interdépendance pour une visualisation avancée de votre allocation de ressources.
• Lorsque vous attribuez des tâches aux autres utilisateurs de votre compte, Smartsheet vous alerte si une ressource est débordée. Vous pourrez alors gérer le pourcentage d'allocation de la ressource par tâche pour lui permettre de travailler sur plusieurs éléments en parallèle.
• Les utilisateurs désignés comme étant des afficheurs de ressources peuvent également accéder à des vues de ressources leur permettant de voir l'allocation de tous les membres de l'équipe Smartsheet aux différentes tâches d'une feuille, ou même de toutes les feuilles d'un projet.

REMARQUE : Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les forfaits à utilisateur unique. (Vous n’êtes pas sûr du type de forfait que vous avez ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet).

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Créer des personnes sur votre compte en tant que ressources

Seules les personnes qui ont été ajoutées à votre compte peuvent être suivies par la gestion des ressources. Cela inclut les personnes qui sont autorisées, non autorisées, invitées et actives. Pour s'assurer que les bonnes personnes sont incluses dans le compte, un Administrateur système peut utiliser la fenêtre Gestion des utilisateurs pour examiner, ajouter et gérer les utilisateurs.

ASTUCE : Si une personne de votre compte n'a pas besoin de créer de feuilles, décochez la case Utilisateur sous licence lors de l'envoi de l'invitation. Cette personne sera invitée sur votre compte en tant que membre gratuit, et elle ne sera pas prise en compte dans votre limite d'utilisateurs.

Mettre en place des afficheurs de ressources

Pour voir comment les personnes sont réparties entre les projets, vous devez être un afficheur de ressources désigné. Tout administrateur système peut effectuer la configuration dans Compte > Gestion des utilisateurs. (Notez que vous devez être un utilisateur sous licence pour être un afficheur de ressources)

Si vous souhaitez consulter des ressources, contactez votre administrateur système Smartsheet. Reportez-vous à Gestion des utilisateurs d’un forfait multi-utilisateurs afin d’obtenir des informations complémentaires.

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Permettre à la gestion des ressources de prendre des décisions concernant les charges de travail

Les propriétaires de feuilles et les membres de l'équipe sur le même compte qui partagent la feuille avec des autorisations de niveau administrateur peuvent activer la gestion des ressources dans la feuille afin que les afficheurs de ressources puissent suivre et prendre des décisions concernant les charges de travail.

Pour activer la gestion des ressources dans une feuille de projet existante :

1. Assurez-vous que votre fiche comporte une colonne Liste des contacts afin que vous puissiez affecter des ressources aux tâches. (Plus d'informations à ce sujet dans Affecter des personnes à une tâche.)
2. Tapez les contacts dans la colonne Liste des contacts pour affecter les membres de l'équipe à chaque tâche.
3. Cliquez sur la flèche déroulante située sous l’en-tête d’une colonne et sélectionnez Modifier les paramètres du projet. Vérifiez que la case Interdépendances activées est cochée.
   
4. Cliquez sur l'onglet Gestion des ressources.
   
   Le formulaire Gestion des ressources apparaît.
   
   
    
5. Cochez la case Gestion des ressources activée et désignez votre colonne Ressource attribuée en sélectionnant une colonne Liste des contacts dans la liste déroulante.
6. Cliquez sur OK.

Les tâches attribuées aux membres de l'équipe sur cette feuille apparaissent désormais dans les vues de ressources. Pour obtenir des instructions, astuces et meilleures pratiques, consultez notre article intitulé Attribuer des personnes à une tâche.

REMARQUES :

• Les tâches parent attribuées à vos ressources ne seront pas incluses dans les vues de ressources car les tâches parent résument les tâches enfant. Pour plus d'informations à ce sujet, voir nos articles sur la hiérarchie : Ajouter un retrait positif ou ajouter un retrait négatif aux lignes et une fonctionnalité de regroupement parent.
• Les formules ne peuvent pas être utilisées dans la colonne Liste des contacts utilisée pour la gestion des ressources. Vous pouvez toutefois faire référence à des champs de gestion des ressources dans des formules qui sont placées dans des champs qui ne sont pas utilisés pour la gestion des ressources.

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Suivre et allouer les ressources

Les afficheurs de ressources peuvent voir les vues de ressources d’interdépendance depuis la page d'accueil dans le panneau de gauche et les vues spécifiques au projet depuis les feuilles de projet.

Voir les vues de ressources depuis la page d’accueil (menu de navigation)

1. cliquez sur l’icône Menu (coin supérieur gauche de la fenêtre Smartsheet) > Accueil.
2. Cliquez sur Vues des ressources.
3. Sélectionnez la vue de la ressource que vous souhaitez afficher.

D'ici, vous pourrez effectuer les opérations suivantes :

• Voir une icône rouge sur les personnes surutilisées et des barres rouges sur les jours surutilisés ;
• Développer chaque ressource pour voir tous les projets auxquels elle est affectée ;
• Cliquer pour ouvrir un projet afin de résoudre les problèmes d'allocation
• Cliquer sur Modifier pour afficher les ressources par projet, utilisateur ou groupe
• Enregistrer une nouvelle vue pour une vue personnalisée de personnes ou de projets sélectionnés

REMARQUE : Si vous n'êtes pas associé à une feuille de projet à laquelle une ressource est affectée, vous verrez « Autre » au lieu du nom du projet.

Voir les vues de ressources d'une feuille de projet

Pour ouvrir la vue des ressources du projet pour une feuille, passez en Mode Gantt, puis sélectionnez l’icône Vue des ressources  dans le coin supérieur droit du mode Gantt.

REMARQUE : Si vous ne voyez pas l’icône Vue des ressources, contactez votre Administrateur système pour devenir un Afficheur de ressources.

Une icône d’alerte d’allocation rouge vous alertera lorsque des personnes sont surutilisées dans le projet. En tant qu'afficheur de ressources, cliquez sur l'icône d'alerte d'allocation pour ouvrir la Vue des ressources de projets qui répertorie les feuilles dans lesquelles des tâches sont affectées aux ressources.

ASTUCE : Si une ressource est surutilisée, sélectionnez son nom pour vérifier son allocation par projet. Cliquez sur le nom d'une feuille pour ouvrir toutes les feuilles auxquelles vous êtes associé. Si un utilisateur est surutilisé, envisagez de réaffecter certaines tâches à une autre ressource ou d'ajuster l'allocation de la tâche.

Allouer les ressources

L'allocation est le pourcentage que les ressources doivent consacrer chaque jour à une tâche particulière. Par défaut, Smartsheet suppose que les tâches nécessitent 100 % de la journée des ressources affectées lorsque vous attribuez une tâche aux ressources. En outre, vous pouvez ajuster ce pourcentage en entrant une nouvelle valeur dans la cellule.

Lorsqu'une ressource se voit attribuer plusieurs tâches le même jour qui font que son allocation totale dépasse 100 %, Smartsheet affichera l'icône rouge d'alerte d'allocation dans la colonne Indicateurs d'action des lignes. Survolez l'icône pour voir les détails de l'alerte et accédez à la vue des ressources.

Indiquez une colonne de pourcentage d'allocation dans les paramètres du projet si vous souhaitez spécifier des pourcentages d'allocation inférieurs à 100 % afin que vos ressources puissent travailler sur plusieurs tâches par jour. Pour chaque tâche, les ressources que vous attribuez seront allouées au pourcentage que vous spécifiez.

Pour répartir une ressource entre deux ou plusieurs tâches, vous devez créer une colonne de pourcentage d'allocation :

1. Insérez une colonne Texte/nombre dans votre projet. Nommez-la de manière à ce que vous sachiez qu'elle sera utilisée comme colonne de pourcentage d'allocation.
2. Formatez les Propriétés de la colonne en pourcentage (%). Voir les options de formatage pour plus de détails.
3. Naviguez vers Modifier les paramètres du projet > Gestion des ressources et choisissez votre nouvelle colonne comme colonne de pourcentage d'allocation Pour modifier les paramètres du projet, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur n'importe quel en-tête de colonne pour sélectionner Modifier les paramètres du projet dans le menu.
4. Modifier l'attribution des tâches qui se chevauchent : par exemple, modifier l'allocation à 50 % pour deux tâches simultanées.

REMARQUE : L'icône d'alerte d'allocation ne s'affiche pas sur les lignes sur-allouées si la date de fin de la tâche se situe dans le passé. En revanche, elle apparaît dans les vues des ressources.

ASTUCE : Si vous autorisez l'affectation de plusieurs contacts à une tâche, le pourcentage d'allocation de la tâche sera appliqué à toutes les ressources affectées. Si vous souhaitez affecter chaque ressource à la même tâche avec des allocations différentes, vous pouvez inscrire la même tâche sur plusieurs lignes de votre feuille et attribuer chaque tâche en double à une personne différente. Consultez Insérer ou supprimer des lignes ou des tâches pour plus d’informations.